1、物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序公司程序文件 版 號(hào): A 修改號(hào): 0 EJ -QP4.15 物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序 頁 碼: 1/21.目的: 為了準(zhǔn)時(shí)、精確地把住戶的信件、報(bào)刊送到住戶手中，特制定本程序。 2.適用范圍:適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報(bào)刊服務(wù)。3.引用文件:3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章3.2 ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.9、4.13章4.職責(zé)： 收發(fā)員負(fù)責(zé)每日信件、報(bào)刊的收發(fā)，確保不丟失。 5.工作程序5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫報(bào)刊、信件缺損登記表,讓郵遞員簽字證明。5.2送到的報(bào)刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填

2、寫報(bào)刊、信件缺損登記表讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報(bào)刊缺損狀況,懇求補(bǔ)給。5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫住戶信件、報(bào)刊發(fā)放登記表親自送到住戶手中,由住戶簽收。5.4一般信件、報(bào)刊分發(fā)后將信件、報(bào)刊放入報(bào)刊存放柜中或依據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。5.4.1未訂報(bào)紙住戶的信件,工作人員負(fù)責(zé)通知住戶領(lǐng)取。5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清晰的信件。收發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認(rèn)后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認(rèn),應(yīng)準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后傳送給住戶。5.4.3若屬地址錯(cuò)寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后,收發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)退還郵局。5.4.4若住

3、戶的信件、報(bào)刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必需取走。5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報(bào)刊收發(fā)員應(yīng)妥當(dāng)收存,待住戶回來后,一并交于住戶。5.5報(bào)刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失狀況時(shí),收發(fā)員應(yīng)主動(dòng)向收件人賠禮賠禮,樂觀查找,由于失職造成的經(jīng)濟(jì)損失,由副總經(jīng)理打算賠償事宜。5.6住戶訂閱報(bào)刊時(shí),由住戶填寫代住戶訂閱單,并交納費(fèi)用,收發(fā)員將其次聯(lián)交給住戶,收發(fā)員準(zhǔn)時(shí)到郵局為住戶訂閱。5.7收發(fā)員訂閱報(bào)刊后,要準(zhǔn)時(shí)填寫代住戶訂閱登記表對郵局開回的票據(jù)、找錢,必需由住戶在代住戶訂閱單存根上簽收。5.8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語和物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為。6.支持性文件與質(zhì)量記錄:6.1代住戶訂閱登記表 EJ-QR-QP4.15-016.2代住戶訂閱單二聯(lián) EJ-QR-QP4.15-026.3住戶信件、報(bào)刊發(fā)放登記表 EJ-QR-QP4.15-036.4報(bào)刊信件缺損登記表 EJ-QR-QP4.15-046.5物業(yè)管