1、1 目的為質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)安全健康管理體系運行的符合性、有效性提供客觀證據(jù)，為管理體系持續(xù)改進提供信息，以便采取糾正和預(yù)防措施。2 適用范圍本程序適用于公司管理體系運行過程中所涉及的記錄。包括原始記錄、過程記錄、統(tǒng)計報表、分析報告和來自相關(guān)方的質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)安全健康方面的管理記錄。3 職責質(zhì)量部負責質(zhì)量管理體系記錄設(shè)置的標識、收集、檢查和保存的控制；HR行政部負責環(huán)境和職業(yè)安全健康管理體系記錄設(shè)置的標識、收集、檢查和保存的控制；各部門負責本部門質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)安全健康記錄的設(shè)置、實施、控制和保存。4 術(shù)語（無）5 過程及要求5.1 過程流程圖責任部門記錄的設(shè)置過程流程圖相關(guān)記錄責任部門記錄控制一覽

2、表質(zhì)量部記錄的標識編目記錄控制一覽表供應(yīng)鏈部記錄的印刷責任部門記錄的填寫責任部門記錄的更改文件更改單責任部門記錄的收集責任部門記錄的分析利用質(zhì)量部/人事行政部記錄的檢查責任部門記錄的保存記錄控制一覽表責任部門記錄的處理記錄處置審批單5.2 實施要點5.2.1 記錄的設(shè)置質(zhì)管部質(zhì)量體系工程師和HR行政部體系工程師分別負責質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)安全健康記錄設(shè)置的策劃，責任部門負責本部門質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)安全健康記錄的設(shè)計。各部門設(shè)計的質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)安全健康記錄分別由質(zhì)量體系工程師和環(huán)境、安全健康體系工程師負責審核和批準。記錄設(shè)置要求：a) 記錄目的明確、記錄內(nèi)容齊全、表式結(jié)構(gòu)應(yīng)緊湊、填寫記錄內(nèi)容方便簡捷。b)

3、 記錄能滿足證實符合性及可追溯要求。c) 記錄應(yīng)與其他相關(guān)記錄協(xié)調(diào)和相容。必要時，責任部門應(yīng)對記錄的可操作性進行驗證。5.2.2 記錄的標識和編目審核批準的記錄由體系工程師負責按P-QM-QA001-LYP文件控制程序進行標識并納入公司記錄控制一覽表。記錄標識必須保證唯一可追溯性：a) 記錄標識通常采用編號方法，當記錄名稱或日期已具有唯一可追溯時，可不與予標識。b) 對供方提供的記錄應(yīng)單獨收集和編目,以便于查找。5.2.3 記錄的印刷責任部門負責記錄表式印刷的申請，物料部采購員負責質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)安全健康表式印刷的采購。5.2.4 記錄的填寫應(yīng)授權(quán)記錄填寫人，并提出記錄要求；a) 記錄規(guī)定的項目

4、必須逐項填寫，不得隨意刪減，如不需填寫時，可在該項目欄內(nèi)打“”表示，或在備注中說明；b) 記錄的填寫應(yīng)做到字跡清晰、易于識別，內(nèi)容真實、完整。不得隨意涂改、偽造記錄及在記錄上亂寫亂畫。c) 記錄填寫完成后，記錄填寫人應(yīng)在記錄表式上簽名（蓋章）及填寫記錄日期。5.2.5 記錄的更改當記錄填寫錯誤需更正時，更改者可將原錯誤記錄數(shù)據(jù)劃去，在錯誤數(shù)據(jù)旁的空白處書寫上正確的數(shù)據(jù)，并由更改者在更改處簽名。5.2.6 記錄的收集a) 明確記錄收集的部門、崗位及時間要求。b) 當記錄的收集采用報送、分發(fā)方式時，應(yīng)明確其傳遞方式及時間要求。c) 在收集、傳遞記錄過程中，應(yīng)防止記錄的丟失及損壞。5.2.7 記錄的

5、分析與利用a) 部門經(jīng)理應(yīng)整理、統(tǒng)計和分析記錄，以判定和證實管理體系的有效性和和適宜性。根據(jù)數(shù)據(jù)趨勢確定管理體系改進的機會和對潛在的主要問題采取糾正和預(yù)防措施。b) 可把記錄數(shù)據(jù)的分析和利用作為考核部門業(yè)績的依據(jù)之一。5.2.8 記錄的檢查部門經(jīng)理應(yīng)對本部門的記錄進行日常檢查和監(jiān)督，及時糾正和預(yù)防記錄實施過程中存在的違反本程序要求的錯誤事項。5.2.9 記錄的保存a) 記錄實施部門應(yīng)及時收集和整理本部門質(zhì)量/環(huán)境職業(yè)安全衛(wèi)生記錄、分類裝訂及編制本部門質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)安全健康記錄目錄b) 記錄應(yīng)儲存在干燥、清潔、防潮、防火、防盜的環(huán)境中，防止損壞、變質(zhì)和丟失；c) 記錄的儲存期限、保存地點、責任人

6、及處理方式詳見記錄控制一覽表；d) 查閱記錄時，查閱人不得涂改和損壞記錄，查閱完畢后應(yīng)及時歸還；e) 當顧客或供方需查閱記錄時，應(yīng)經(jīng)記錄部門經(jīng)理同意后方可查閱；f) 當合同或法律法規(guī)要求時，應(yīng)按合同或法律法規(guī)要求保存記錄；g) 對需歸檔的記錄必須按歸檔要求進行管理。需要歸檔的記錄一般是指具有永久保存價值或涉及商業(yè)/技術(shù)機密的記錄。 記錄的處置每年12月底，部門經(jīng)理應(yīng)對本部門保存的記錄進行一次鑒別，對無效的、超過保存期、無保存價值的記錄予以處理。處理記錄時應(yīng)填寫記錄處置審批單。處理方式有：粉碎、出售、焚毀等，應(yīng)整理一批，處理一批。 記錄的利用管理人員應(yīng)充分利用記錄提供的信息，并對記錄進行及時整理和分析，對記錄中反映的傾向化和潛在的可能引起質(zhì)量、安全和環(huán)境問題的信息進行分析，查找原因，采取糾正和預(yù)防措施。6 相關(guān)記錄（無）記錄控制一覽表記錄標號記錄名稱收集時間收集崗位保存期限保存地點F-QM-QA010-LYP記錄控制一覽表記錄表單增加或更新時文件管理員隨時更新質(zhì)量部F-QM-QA011-LYP記錄處置審批單每年部門文件管理員15年記錄處置部門7 參照文件（無）Revision History修訂記錄Revision Number:版本號Date Rev