1、管理效率的計算方法1 引言經(jīng)濟的現(xiàn)代化有賴于管理的現(xiàn)代化，經(jīng)濟的落后歸根結(jié)底是管理的落后。隨著我國經(jīng)濟改革的不斷深入，“管理出效益”和“向管理要效益”可以說已經(jīng)成了管理學界許多人的共識。這其中的道理是不難理解的，因為管理的首要任務(wù)，乃在于實現(xiàn)各種生產(chǎn)要素間的有機結(jié)合，而這種結(jié)合的狀況如何，就在客觀上決定了每一種生產(chǎn)要素的利用效率。如果各種生產(chǎn)要素的配合不當，要實現(xiàn)生產(chǎn)要素的高效運轉(zhuǎn)是根本不可能的。要實現(xiàn)生產(chǎn)要素使用的高效率，各種生產(chǎn)要素就必須合理配合，而這正是管理的任務(wù)所在。實際上，從宏觀上優(yōu)化生產(chǎn)要素組合，實現(xiàn)資源的合理配置和高效運轉(zhuǎn)，也正是我們目前正在全面實施的經(jīng)濟體制改革的實質(zhì)性任務(wù)所在

2、。然而正如眾所周知，由于多方面的原因，我國管理的整體水平不高，總體上目前仍然屬于傳統(tǒng)管理，這主要的表現(xiàn)就是管理的效率不高，這在現(xiàn)實生活中的例子很多。比如，有人說在我國的一些地區(qū)，一個項目從動議到最后批下來，一般要經(jīng)過200 多個關(guān)口，蓋200 多個戳子。這樣的管理效率又如何能夠適應(yīng)經(jīng)濟現(xiàn)代化的要求呢？實踐表明， 管理的效率不高這已經(jīng)成為障礙我國社會經(jīng)濟發(fā)展的一個嚴重的制約因素。然而，究竟如何提高管理的效率，這就需要我們從管理效率的影響因素入手進行深入扎實的研究工作，這也就必然涉及到如何對管理效率進行評價的問題。毫無疑問，影響管理效率的因素很多，比如管理體制、文化傳統(tǒng)、生活習慣、價值觀念以及人們

3、的行為方式等等，都會在一定的程度上影響到管理效率的高低。然而，如何對 管理效率進行評價和定量分析， 這在理論上至今仍然是一個沒有很好解決的問題。在習慣上，人們通常把管理效率簡單地歸結(jié)為就是辦事效率，并使用下述簡單的公式來表達1 ：毫無疑問，辦事效率是管理效率的一個重要方面，使用這一公式也可以在一定程度上說明辦事效率的狀況。然而在實踐應(yīng)用中，這一公式的使用卻存在著許多的問題。第一，在管理上一個司空見慣的現(xiàn)象便是苦樂不均，一個單位或者一個人，在一定的時間內(nèi)應(yīng)辦的事件多少并不完全相同，有的多些有的少些。比如，有甲乙兩個職能科室，甲科室在一周內(nèi)應(yīng)辦的事項是8件，實際辦理的是6 件；而乙科室在一周內(nèi)應(yīng)辦

4、的事項只有2 件，實際辦理的也是 2 件，難道我們能說乙科室比甲科室的辦事效率更高嗎？顯然不能。第二，管理中需要辦理的事項有大有小，有難有易。比如有一位管理者在一周之內(nèi)處理了一件非常棘手久拖不決的事情， 另有一位管理者在一周之內(nèi)卻辦理了 5 件相對比較容易的事情， 難道我們能說后者比前者的辦事效率更高嗎？顯然也不能。那么應(yīng)該怎么辦呢？無疑我們只能探討管理效率和辦事效率更科學的測量方法。這一問題長期以來沒有引起人們的更多關(guān)注，其原因在于，在大多數(shù)人們的心目中， 管理效率或辦事效率就是辦事的速度， 這是不言而喻的。其實不然，這里涉及到的問題很多，這不僅是因為影響管理效率的因素多，而且更重要的是這里

5、的許多因素都很難得量化。因此，為了能夠全面準確地把握這一問題，我們必須首先解決一個首當其沖的問題，這便是關(guān)于管理活動的實質(zhì)。2 管理活動的實質(zhì)我們已經(jīng)知道，影響管理效率的因素很多，有管理體制、文化傳統(tǒng)、生活習慣、價值觀念以及人們的行為方式等等。因此。要對管理效率的量化指標做出比較準確的界定，就要求我們必須弄清楚管理活動的實質(zhì)。這不僅僅是探討管理效率量化指標的需要，實際上，要提高管理效率，要從根本上改變我國管理效率不高的現(xiàn)狀， 也要求我們必須從根本上弄清楚管理活動的實質(zhì)。究竟什么是管理活動的實質(zhì)？不同的管理學家必然會有不同的看法。 但是，這并不妨礙我們?nèi)ケM最大可能地認識事物的本來面目。對這一問題

6、的正確認識，涉及到管理的任務(wù)、職能和目標。我們已經(jīng)知道，管理的首要任務(wù)乃在于實現(xiàn)各種資源或生產(chǎn)要素的有機結(jié)合，沒有各種生產(chǎn)要素的有機結(jié)合，任何有用產(chǎn)品都不可能生產(chǎn)出來。這一點應(yīng)該是不成問題的。關(guān)于管理的職能，不同的管理學家分歧很大。但無論如何，管理的決策職能、計劃職能、組織職能、協(xié)調(diào)職能以及控制職能，則是任何管理活動都不可沒有的。另外，有的管理學家還認為，領(lǐng)導、指揮、激勵也是管理非常重要的職能。近年來，還有不少的管理學家認為，服務(wù)也是管理的重要職能。再從管理的目標來看，對于不同領(lǐng)域的管理活動管理的具體目標雖然可能不完全相同，但是有一點是肯定的，那就是實現(xiàn)系統(tǒng)的有序運行，力爭獲得盡可能多的有用產(chǎn)

7、出。將管理活動的任務(wù)、職能和目標結(jié)合起來思考，我們就不難得出結(jié)論，管理活動的實質(zhì)就是信息的溝通。這一點，我們可以從幾個方面得到論 證。其次， 從管理的方法來看， 我們知道， 管理的基本方法包括行政的方法、法律的方法、經(jīng)濟的方法和教育的方法等等。從管理活動的實質(zhì)來看，這些不同的管理方法其實都是在從不同的角度進行著信息的溝通。 行政的方法和法律的方法屬于權(quán)威性溝通，經(jīng)濟的方法屬于利益性溝通，而教育的方法則屬于真理性溝通。 因此，在管理中這些方法的有效性程度，實際也就取決于使用相應(yīng)方法的管理內(nèi)容的權(quán)威性或利益性或真理性程度。也就是說，行政方法和法律方法的有效性取決于管理內(nèi)容的權(quán)威性， 經(jīng)濟方法的有效

8、性取決于管理內(nèi)容的利益性，而教育方法的有效性則取決于管理內(nèi)容的真理性。這在管理實踐中是不難理解的。毫無疑問，使用的方法越是有效，管理的效率也就越高。很顯然，方法的有效性程度也就是信息溝通的程度。所以，管理的效率實際也就歸結(jié)為信息溝通的效率。再從管理活動的實踐來看，任何一個組織的有序程度，無疑都取決于該組織內(nèi)部的全體成員為實現(xiàn)組織的目標默契協(xié)作的狀況和程度。 而這種默契的程度又取決于其全體成員對于組織目標了解和認同的程度。其中，了解的程度必然與組織內(nèi)部信息溝通的狀況有關(guān)， 換言之即與對組織目標的宣傳有關(guān)。而認同的程度，則與組織目標的權(quán)威性、利益性和真理性等狀況密切相關(guān)。換言之即，組織成員對組織目

9、標認同的程度就取決于：（ 1）組織的目標與國家或地區(qū)的社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展目標是否相一致；（ 2）組織目標的實現(xiàn)能否為組織成員帶來實實在在的利益；（3 ）組織目標內(nèi)在的真理性程度如何等等。當然，對組織目標的了解并不等于就是信息的溝通，信息的溝通是雙向的，而不是單向的，所以只有對組織目標的認同即自覺地將組織目標作為自己行動的目標，才算實現(xiàn)了信息的溝通。很顯然，通過各種有效的方式促使組織成員實現(xiàn)對組織目標的認同，這正是管理的職能。由此看來，管理活動的實質(zhì)顯然不是別的，正是信息的溝通。因此管理的效率，最終也就歸結(jié)為信息溝通的效率。再次， 從管理活動的具體管理對象來看， 雖然管理的對象包括了人、 財、物

10、、時間和空間等各種不同要素，但是在這里最活躍的因素是人，而不是別的。對于人的管理效率何，直接決定著其它要素的管理效率。在對人的管理中，管理的效率如何，直接地取決于管理者與管理對象之間的相互溝通，或者說是人際關(guān)系的改善，這是不言而喻的。而人際關(guān)系的溝通，無疑是屬于信息溝通的范疇。最后，再從管理活動的起源來看，在原始社會在當人們單槍匹馬地從事狩獵活動的時候，根本不需要管理。而隨著集體勞動的出現(xiàn)，人們?yōu)榱诉M行相互的溝通和協(xié)調(diào)，才逐漸地出現(xiàn)了管理。正如馬克思所說，一個單獨的小提琴手是自己指揮自己，而是一個樂隊就需要有一個指揮，以便協(xié)調(diào)大家的行動。顯然，管理在這里所發(fā)揮的作用主要地也是信息溝通。3 管理

11、效率的量化指標界定在這里，主要地需要解決好四個相關(guān)問題。第一，是信息溝通的內(nèi)容，即怎樣才算實現(xiàn)了信息的溝通。在這里，首 先需要肯定的是信息溝通必然地涉及到兩個方面， 它總是發(fā)生在管理者和被管理者兩者之間。另根據(jù)有關(guān)研究 3 ， 信息的溝通一般可分為三種情況：一是需要的滿足，二是態(tài)度的改變，三是挫折的調(diào)適。需要說明的是，這里所說的需要的滿足是管理學意義上的，而不是經(jīng)濟學意義上的，也就是說，一個消費者使用屬于自己的貨幣購買商品以滿足自身的需要不具備信息溝通的特點，不屬于信息溝通的范圍；此外，一個人通過學習和自省所實現(xiàn)的態(tài)度轉(zhuǎn)變和挫折調(diào)適也不屬于信息溝通的范圍，因為，在這里不存在進行溝通的兩個方面，

12、而信息溝通總是發(fā)生在溝通者和被溝通者兩者之間。也就是說，信息的溝通實質(zhì)就是在解決問題。第二，什么是管理效率，或者說管理效率究竟應(yīng)如何定義。根據(jù)管理活動的實質(zhì)，如果說管理活動的實質(zhì)是信息溝通，那么毫無疑問，管理效率就應(yīng)該是單位時間內(nèi)完成的信息溝通量。按照信息溝通的內(nèi)容，實際上管理效率也可以定義為單位時間內(nèi)解決問題的多少。因為，不管是滿足管理對象的需要，還是促使管理對象轉(zhuǎn)變態(tài)度，或者是幫助管理對象進行挫折調(diào)適，實際上都是管理者在解決問題。在管理學中，美國管理學家馬斯洛曾經(jīng)將人的需要分為五個等級， 這些需要都是需要通過管理者的管理活動才可以滿足要求的。而管理者幫助被管理者轉(zhuǎn)變態(tài)度和進行挫折調(diào)適，事實

13、上就是管理者在直接地解決問題。第三，是管理效率應(yīng)如何衡量。我們已經(jīng)知道，管理效率其實質(zhì)就是單位時間解決問題的多少，而一個問題的解決總會有各種不同的方案，方案越多問題的解決也就越復雜，就越是需要投入更多的時間和精力。按照這樣一個思路，我們就可以初步設(shè)想將管理效率的計量公式定義為：在這里， n 表示單位時間內(nèi)解決問題的多少，而 Ni 則表示所解決的第 i 個問題所包含的可能的方案數(shù)目，Me即為管理效率Managemenfefficiency , 其單位為 bit (比特)即一個二進制數(shù)位( binary digit )。該公式的提出源于信息量的計量公式：這一公式說明，一則信息其信息量 I 的大小，

14、是由它所包含的不確定性數(shù)目N決定的，其所包含的不確定性越多，其信息量也就越大，對信息的處理也就越復雜。計算信息量的另一個完全等價的公式是這一公式說明，一則信息信息量的大小，是由它所包含的不確定性數(shù)目N和每一種不確定性出現(xiàn)的概率的大小確定的，而這兩者很顯然是成反比例的，即信息內(nèi)容所包含的不確定性狀態(tài)越多，每一種狀態(tài)發(fā)生的概率就越小，相應(yīng)地其信息量也就越大。這一點與管理過程中信息溝通的情況及其類似。解決一個問題，其可能的方案數(shù)越多，每一個方案實現(xiàn)的可能性就越小，相應(yīng)地工作的難度也就越大，同時也就越是需要高效率的工作。這一點我們可以舉例予以說明。 例 有甲乙兩個職能科室，一周之內(nèi)應(yīng)完成的任務(wù)事項均為

15、6 項，實際完成的情況是甲科室完成了 5 項，乙科室完成了 4 項，每一項的可能方案數(shù)目如下表，試分析其工甲科室事項？ A1? A2? A3? A4? A5? A6可能方案？2? 8? 4? 2? 4? 8 乙科室事項？ B1? B2? B3? B4? B5? B6 可能方案？ 8?4? 8? 16? 4? 2 作效率情況。不難算出，甲科室的工作效率 Me1=9 bit ，乙科室的工作效率Me2=12 bit. 很顯然，由于乙科室的工作難度大，盡管其所完成的事項數(shù)目少，但其工作效率比甲科室要高的多。第四，是投入產(chǎn)出應(yīng)如何反映。任何管理活動總是需要投入一定的人力和物力，這是投入。在管理活動中，最重要的投入是人力，也就是投入管理者的多少。管理活動的直接產(chǎn)出就是問題的解決，或者說就是信息的溝通。我們研究管理效率，目的就是要提高效率，因此，在這里我們不能不考慮投入和產(chǎn)出問題。如果把投入也考慮進來，那么管理效率就可以定義為，在單位時間內(nèi)一個管理者所完成的信息溝通量，可用公式定義如下：在這里，w表示管理者人數(shù)的多少。在引入變量 w以后，Me的單位就變 為 bitpp ，即 bit per person ，也就是每人完成的信息溝通量。我們?nèi)匀皇褂蒙鲜龅睦觼磉M行分析， 現(xiàn)假定甲科室共有工作人員 4 人，乙科室共有工作人員 6 人，容易算出，甲科室的管理效率Me1=