1、巧用表格定位法精確設置公文格式楊琇瑋 黃愛華摘要：通過表格屬性的巧妙設置，能夠精確定位公文發文機關標志及各種分隔線。本文詳細介紹表格定位法在公文格式處理中的幾種應用方法，旨在解決使用word 文檔處理公文格式的最大疑難問題。主題詞：公文格式 word 表格定位法一、前言多年來，如何使用word 文檔精準處理公文格式一直是許多秘書工作者大傷腦經的問題。登陸百度搜索，類似“如何用word 處理公文格式”的提問為數不少。一些網友在百度文庫上傳如何用word 制作常用公文、怎樣用Word 文檔制作公文、word 制作公文模板等文章，亦有學者就相關問題刊文或著書，惜之未能提供精確的公文格式設置法。有網友

2、甚至認為Word 是依據西方人的排版習慣設計和制造的軟件，其長度單位用“磅”，而非我國通用的“毫米”、“厘米”，聲稱公文格式使用word “要實現精準的排版操作很難”。此言不然。word 文檔具有強大的排版功能，只要認真探索，就能找到既精確處理公文格式的方法。經過反復實踐，本文認為表格定位法是設置黨政機關公文格式若干要素最精準的方法。二、公文若干要素的幾種不當定位法無論是新執行的黨政機關公文格式（下稱新格式），還是已廢止的國家行政機關公文格式（下稱舊格式），俱明確規定對各要素的排列位置。使用word 文檔處理公文格式時，要求居于版心某行的很容易處理，但要求居于某厘米或某毫米的，就較難處理了，如

3、發文機關標志、分隔線的定位。這兩個定位也正是廣大秘書工- 1 -作者感到最棘手、最難辦的問題。秘書工作者一般采用行距定位法或文本框定位法設置發文機關標志，用采用圖片定位法設置分隔線。（一）行距定位法山東外貿職業學院經濟管理系譚書旺老師在秘書雜志2009年第5期36頁稱：“利用輸入回車符并設置回車符的大小和行距，來精確地定位公文中某個要素的位置”，并舉例：下行文發文機關標識的上邊緣至版心的上邊緣距離為25mm （舊格式規定筆者按），我們就可以在版心的第一行輸入一個高度為71磅（即25mm ）的回車符在第二行輸入發文機關標識的內容這就使發文機關標識的位置完全滿足格式的要求。我們把這種利用調整行距大

4、小來定位發文機關標志的方法稱為“行距定位法”。細致考察磅值與毫米的等值關系，即發現1磅約等于0.35毫米，而非絕對等于，如此，71磅約等于24.85毫米，此法何談精確定位發文機關標志？況且，發文機關標志之上若要輸入相關要素，得依據實際需要計算上一要素與發文機關之間的磅值，豈非繁瑣不堪。主張此法的還有很多專家。傅祥和鄭珺露編著的電子公文制作與傳輸主張在發文機關標志前調整行距倍數，以定位機關標志位置。實際上，這一做法是以三號字為標準加大行距倍數，而字號與磅值之間亦是約等于的關系，故兩位專家主張的方法與譚書旺之主張雖有操作形式的不同，卻有本質的相同性。（二）文本框定位法百度文庫有一篇名為如何用wor

5、d 制作常用公文的文章，采用“文本框定位”制作發文機關標志。該法大概分三步，第一步插入一個橫排文本框，第二步輸入發文機關標志，第三步設置文本框格式。通過實踐驗證，若行文機關為單一或奇數，此法可行，但若為偶數個機關行文，則不好處理。（三）圖片定位法無論新、舊格式，均要求版頭分隔線（舊格式指紅色反線）距離發文字- 2 -號4mm ，譚書旺在秘書雜志2009年第6期36頁稱把文檔第六行的行距設置為“固定值”11磅，再以“自選圖形”的形式插入橫線，并“設置自選圖形格式”就可精確設置。本文將此法稱為“圖片定位法”。因11磅之值非絕對等于4mm ，故“圖片定位法”亦不妥。不止版頭，一般格式和紀要格式的版記

6、處需加印三條分割線，信函格式首頁底部亦需加印上細下粗的紅色雙線，采用圖片定位法設置這些分割線，不容易固定位置，往往隨著文字增益而發生位移，導致定位失誤。綜上，行距定位法、文本框定位法和圖片定位法俱非發文機關標志、分割線精確設置之法。三、表格定位法及其應用經過反復摸索和實踐，確定通過巧妙地設置表格屬性，可以精確地將發文機關標志、分隔線等要素定位于規定位置，本文將此法定義為“表格定位法”。下文根據新格式的規定，介紹表格定位法的妙用。（一）精確設置版頭1單一機關行文的版頭設置分三步設置。第一步，插入單行單列表格。第二步，在表格內輸入發文機關標志之內容，將字體設為小標宋體，字號調為二號，顏色改為紅色。

7、第三步，設置表格屬性。第三步具體操作如下： 雙擊表格左上角的“”字符號，彈出“表格屬性”對話框。在“表格”附簽下依次單擊文字環繞-環繞-定位，將水平設為相對于頁邊距居中對齊。新格式規定：信函格式發文標志上邊緣至上頁邊為30mm ，命令（令）格式則是至版心上邊緣20mm ，紀要格式和文件格式是至版心上邊緣為35mm 。故垂直位置上，將信函格式設置為相對于頁面3厘米對齊，命令（令）格式設為相對于頁邊距2厘米對齊，紀要格式和文件格式設為相對于頁邊距3.5厘米對齊。同時，將距正文的所有數值設為0，全部去掉選項前的“”。確定，返回表格附簽。單擊邊框與底紋，顏色選為紅色，然后單擊預覽處上、左、右線條以去掉

8、表格相應線條的顏色，保留下線作為版頭分隔線（命令格式無版頭分隔線，此線無需保留）。信函格式還需將線型改為上粗下細的雙線。- 3 -返回表格附簽，單擊“列”附簽，把信函格式的列寬設為17厘米，命令格式、紀要格式和文件格式的列寬均設為15.6厘米。單擊確定，退出“表格屬性”對話框。信函格式直接在發文機關標志所在行執行格式-段落-間距，在“段后”右邊框內輸入“4毫米”。紀要格式和文件格式則在發文機關標志下空兩行，按要求輸入紀要編號和成文日期或發文字號和簽發人信息，并在紀要編號或發文字號所在行行執行格式-段落-間距，將段后設為4毫米。至此發文機關標志與版頭分隔線設置工作全面完成。2聯合行文的版頭設置命

9、令（令）格式、紀要格式和文件格式聯合行文時，需要自上而下依次排列合署機關名稱。機關個數為奇數，仍適用表格定位法。在中間的機關名稱后添加“文件”二字，其余機關名稱以中間機關名稱為基準左側對齊，其余設置與上文無二。機關個數為偶數時，既要保證發文機關名稱上下均勻排布，又要考慮“文件”二字在發文機關名稱右側上下居中排布，還要考慮發文字號和簽發人的編排，使用表格定位法設置頗為復雜，需分兩部分設置。第一部分，設置發文機關標志。建立一個橫排單行雙列表格，在左格輸入機關名稱，右格輸入“文件”二字，按規定調整字體、字號、顏色。把光標移到表格左上角“”符號處，執行右鍵單元格對齊方式，單擊垂直居中圖標，使文字垂直居

10、中。”字符號，參照單一機關行文的版頭設置法設置水平對齊和垂直對齊，返回雙擊“表格頁面后，再單擊“文字環繞”下的“無”選項，以使發文機關標志表格左右兩側留出空白。單擊邊框與底紋，去掉表格所有線條的顏色。之后，依次單擊“單元格”附簽選項，。“單元格選項對話框”內，單元格邊距默認左右為0.19厘米，故機關名稱與“文件”二字之間會有較大間隙。只要將這兩個數字改為“0”，間隙就會消失。退出“表格屬性”對話框，拖拽表格左右邊框，使表格與發文機關標志緊密結合。第二部分，設置版頭分隔線。合署發文時，只有紀要格式和一般格式需要制作版頭分隔線。將光標移到發文機關標志之下第三行，插入單行單列表格，輸入紀要編號和簽發

11、（通過）日期或發文字號和簽發人，并于紀要編號或發文字號所在行設置段后4毫米。水平對齊、垂直對齊、邊框與底紋及列寬設置與單一機關行文的版頭設置一- 4 -致。（二）精確設置版記文件格式和紀要格式要求在末頁底端設置版記。在末頁插入一個1列2行及固定列寬為15.6厘米的表格，輸入抄送機關（紀要格式是分送機關）、印發機關和印發日期的相關信息。將表格設為水平相對于頁邊距居中對齊，垂直相對于頁邊距底端對齊。邊框和底紋僅去掉左右線條顏色，將首末二線之高設為寬度1磅，即接近0.35毫米，將中線之高設為寬度3/4磅，即接近0.25毫米。由于格式只推薦此三線高度之數值，且表格線條的粗細只能設置磅值，不能以毫米為單

12、位設置，故此作接近式設置。信函格式末頁雖無分隔線印制要求，但要求在底端印制分送機關，可參照文件格式版記分隔線表格定位法處理，去掉所有邊框的顏色。（三）精確設置信函格式首頁底端的分隔線在首頁中部插入一個單行單列的表格，將表格定位為相對于頁邊距居中水平對齊和相對于頁面底端垂直對齊，改變線條顏色，采用上細下粗的線型，去掉左、右、下三線顏色，最后將行高和列寬設為2和17厘米即可。四、結束語在word 文檔里，表格定位法是唯一適用和精確實現所有發文機關標志及分割線排列規定的方法，廣大秘書工作者若能多加訓練，必然能夠又快又精準地解決公文排版中的兩大難題。參考文獻：1用Word 制作標準格式公文（上）J秘書秘書雜志社，2009年第5期 2用Word 制作標準格式公文（下）J秘書秘書雜志社，2009年第6期 3國家質檢總局、國家標準化管理委員會黨政機關公文格式M中國質檢