1、檔案管理制度為加強公司檔案管理，使檔案管理工作逐步達到規范化、標準化要求，更好地為公司發展服務，根據檔案法和企業實際制定本制度。一、 管理分工1、總經辦是公司檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的指導、管理以及公司檔案室的具體管理工作；2、各職能部門負責本部門檔案資料收集、整理、歸檔等具體工作。二、公司檔案室歸檔范圍和時間要求1、公司檔案室歸檔的范圍：在經營活動中形成的企業人事、勞動、經營、管理、科研等方面有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始材料。在公司檔案室未交付使用之前，各部門應移交檔案室的檔案資料暫由各部門保存。2、公司各部門隨時形成有保存價值的原始資料，根據部門工作特點和對

2、檔案資料的使用頻率，由總經辦和有關部門確定檔案資料在本部門保存的時間，一般最長不超過12個月。三、檔案的分類按照檔案資料的性質和使用范圍，分為如下十個類別：1、計劃性文件資料 包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。 2、批示性文件材料 包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。 3、法規性文件 包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件；公司內部檔案管理制度的各類規章制度。 4、公司的重要決議 包括由公司股東大會、董事會、總經理辦公會議及其他重要行政辦公會議所形成的文件和

3、會議材料、會議記錄等。 5、總結性文件 包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。 6、憑證性材料 包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。 7、匯報性材料 包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等；8、勞資人事資料 包括公司的人事任命、人事調整、員工考勤、人才引進和培訓考核、工資核定等相關資料。 9、調研性資料 包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材

4、料等。 10、證件性文書資料 包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。 四、檔案的查閱和借閱公司有關部門根據工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱登記表，并經檔案管理部門負責人批準，在檔案室現場查閱檔案資料，閱后隨時歸還。需要借閱的也要辦理借閱手續并經檔案管理部門負責人批準。五、檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。 六、檔案的保管1、檔案管理人員要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防霉工作。確保檔案資料的安全完整。2、為做好檔案的使用和管理工作，所有文件資料

5、要按照其性質和用途進行分類、組卷和歸檔工作。一般分為定期、永久兩個類別。具體規定如下：定期檔案保管期限一般在30年以內；具體由公司檔案管理部門根據檔案的用途和性質提出保管期限，分別報公司主管領導確定。永久檔案具體包括法規性文件 、證件性文書資料、公司重大決議 、批示性文件材料 、年度工作總結報告和年度會計決算報表，以及檔案管理部門認為需永久保存的其他文件資料。 七、檔案的銷毀公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案應及時做出銷毀處理意見，報董事長批準后予以銷毀。本制度自2011年1月1日起執行。2010年12月28日檔案資料 查閱/借閱 申請表(在方格中打鉤)序號檔案