1、第1章 認識Microsoft Visio1.1 前言全球化、并購和管理制度的重建顯然是現今商業界的主要潮流。若要在其中取得一席之地、站穩自己腳步，共四企業組織便不能再像過去一樣只是守成而已。更重要的是必須能迅速地跟上市場的變化、滿足其多樣化的需求，并要求員工隨時存取實時的信息，也難怪越來越多的企業都覺得現有的通訊架構已不能完全負荷它們的業務需求了。當企業組織企圖尋找一種既無法掌握又充滿理想的通訊工具時，常常會忽略其中一個最有效分享信息的方法：可視化。現在，我們都會直覺地認為以有效的繪圖表現信息，會比任何書面檔更能清楚地傳遞想法、過程或程序。人類往往會本能地可視化問題的解答，您是否曾注意到，我

2、看到(I see)和我了解(I understand)是相同的意思呢？此外，正確的可視化表現方式還能跨越部門、語言、文化與地理界線通訊等限制。就現今的商業交易速度而言，可視化通訊的重要性是無可比擬的，成功的共四企業組織需要一個好用的工具以接收及溝通企業里的信息。就視覺通訊的軟件而言，Microsoft Visio 2000就是這種工具，它能提供清楚的認知，讓我們迅速地達成共識。1.2 Visio的版本歷史共四Visio是Visio研發的，與1992年發布了Visio 1.0版本，接著Visio共四又退出了Visio2.0、Visio 3.0、Visio 4.0等幾個版本，1999年微軟收購了V

3、isio共四，繼續完善Visio功能，并陸續發布了相應版本。Visio的發展歷史如下表所示。Visio 版本表1992年Visio 1.01993年Visio 2.01995年Visio 3.01997年Visio 4.01999年Visio 20002001年Visio 20022003年Visio 20032006年Microsoft Visio 20071.3 Visio的系統要求安裝Visio 2003的最低系統配置要求如下表所示。系統配置要求表組件要求計算機和處理器500兆赫(MHz)或更快的處理器內存256兆字節(MB)或更大的RAM硬盤1.5千兆字節(GB)；如果在安裝后從硬盤上

4、刪除原始下載軟件包，將釋放部分磁盤空間。驅動器CD-ROM或DVD驅動器顯示器1024x768或更高分辨率的監視器操作系統Microsoft Windows XP Service Pack (SP)2、Windows Server 2003 SP1或更高版本的操作系統1第2章 Microsoft Visio在日常辦公中的應用2.1 流程圖的制作與應用用Visio，您可以制作出完整的企業流程令人一目了然。舉例來說，共四內部的請假流程可以用文字來描述，但利用圖片來呈現一定會讓人更清楚易懂。再者，不同共四之間的請款流程，若能繪制出可視化的流程圖，管理者即可藉由制程流程圖來了解或溝通制程上的作業，進而

5、有效率地改善制程。2.2 人事組織圖的制作與應用透過組織圖，我們能夠綜觀整個共四的情形，或是看到其中某個部門的狀況。比如說：用鼠標在工具列按鈕上按一下，便能改變現有組織圖的表現方式。就現有的數據，能使用精靈工具快速地產生組織圖。能在圖表中快速地變更設計、顏色及位置。存員工數據，如薪水、職稱、部門及電話號碼。利用Visio可以快速制作出各種人事組織圖，建立簡單的組織圖，使用Visio，您可以簡單地建立組織圖。只要先找到最頂端的圖件，把它放置好，Visio便會自動建立連接并排好位置。2.3 建立項目綜觀的圖表Microsoft Visio也幫我們追蹤項目的工作進度與資源分配，舉例來說：1）利用時間

6、時程圖來顯示工作、資源以及由誰負責等內容。2）利用行事歷來顯示每月、每季及每年的目標。如此一來，同事便能輕松地了解項目的內容及進度，或把它匯到另一個應用程序里展示例如Microsoft PowerPoint，此外，您也可以利用時間時程圖來顯示每階段的目標。2.4 產品營銷圖的制作除了利用Visio來繪制流程圖外，我們也可以用它來建造出多種商業用途上相當有幫助的圖表，以輔助企業或提升我們的簡報制作。Visio提供了超過75種有關營銷的圖件可以幫助我們建造圖表及矩陣圖。利用Visio所制作的商用圖表能大大地提升簡報的視覺效果在Visio的圖表圖件中，您可以輕易地制作像是共四的比較分析圖。Visio

7、在營銷圖表、營銷美工圖案及圖表圖件模版中提供了許多即拖即用的營銷用圖表模板，您只要用鼠標拖曳到頁面上，加入一些文字說明就能完成了，非常的簡單。雖然這些都是預設好的圖件，但您仍然可以依照特殊的需求作修訂，以滿足實際狀況。1章名使用樣式“標題1”，并居中，編號格式為：第X章，其中X為自動排序（如第1章）。 2. 小節名使用樣式“標題2”，左對齊，編號格式為：多級符號：X.Y，X為章數字序號，Y為節數字序號(例：1.1)。 3. 新建樣式，樣式名為“樣式0001”；其中： (1) 字體：中文字體為“楷體_GB2312”，西文字體為“Times New Roman”，字號為“小四” (2) 段落：首行

8、縮進2字符，行距1.5倍4. 將文中出現的"1.2."或"1)2)"等編號改為自動編號，編號形式不變；將"樣式0001"應用到正文中除章節標題、題注、表格、圖片和自動編號以外的所有文字。5. 對正文中的表添加題注： 1) 標簽為“表”，編號包含章節號(例如第1章中第1張表，題注標簽編號為： 表1-1)； 2) 題注標簽編號位于表上方一行文字的左側，題注及表居中。6. 對正文中出現“如下表所示”中的“下表”兩字，使用交叉引用，改為“表X-Y”，其中“X-Y”為表題注的編號。7. 將全文中的“共四”替換為“公司”，格式為“紅色，加粗”。8

9、. 將頁眉設置為“介紹Visio”，頁腳為“第X頁”(X為自動編號)。9. 在全文的尾部插入分節符(下一頁)；在插入的空白頁中輸入文字“目錄”，“目錄”使用樣式“標題1”，并居中，“目錄”下為目錄項。7.1.1 操作步驟參考操作與練習1操作步驟如下：1.單擊“開始”選項卡中“段落”分組中“多級列表”右側下拉箭頭，在對話框中選擇“定義新的多級列表”，在出現的定義界面中，點擊左下角的“更多”,得到如圖 71對話框，在“輸入編號的格式”中，輸入“第章”，將插入點光標置于“第”和“章”之間，在“此級別的編號樣式”中選擇“1,2,3”，將自動編號設置完成。右邊的選項“將級別鏈接到樣式”默認是“無樣式”，

10、把一級列表鏈接到標題1，二級列表鏈接到標題2，依此類推，單擊“確定”退出。圖 Error! No text of specified style in document.1“定義新多級列表”對話框2.插入點置于“第1章認識Microsoft Visio”任意位置，單擊“樣式”分組中的“標題1”按鈕，刪除輸入的“第1章”，在自動編號“第1章”和“認識Microsoft Visio”之間 插入一個空格。3.依次對文章中其他幾章的標題按次序進行設置，方法同2。操作與練習2操作步驟如下：1.將光標定位在第1章的第一小節前，單擊“開始”選項卡中“段落”分組中“多級列表”右側下拉箭頭，在對話框中選擇“定義

11、新的多級列表”，在出現的定義界面中，點擊左下角的“更多”,得到如圖 72對話框，選擇編號格式的級別為2，在“前一級別編號中”選擇“級別1”后，“編號格式”中自動出現“1”，在“1”后輸入“.” “此級別編號樣式”選擇為“1，2，3”，此時“編號格式”中自動出現“1.1.”，點擊”確定”。右邊的選項“將級別鏈接到樣式”默認是“無樣式”，把二級列表鏈接到標題2，依此類推，單擊“確定”退出。圖 Error! No text of specified style in document.2“定義新多級列表”對話框2.插入點置于“1.1前言”任意位置，單擊“樣式”分組中的“標題2”按鈕，刪除輸入的“1.

12、1”，在自動編號“1.1”和“前言”之間 插入一個空格。3.依次對文章中其他幾章的小節名按次序進行設置，方法同2。操作與練習3操作步驟如下：單擊“開始”選項卡“樣式”分組中的“樣式”對話框按鈕 ，打開如圖 73所示“樣式”對話框。 選中樣式中的”正文”,在“樣式”對話框的左下角，單擊“新建樣式”，打開如圖 73所示“根據格式設置創建樣式”對話框， 在“名稱”框中鍵入樣式的名稱“樣式0001”，在“樣式類型”框中，單擊“段落”以指定所創建的樣式類型。 圖 Error! No text of specified style in document.3“樣式”對話框 圖 Error! No text

13、 of specified style in document.4 “根據各市設置創建樣式”對話框點擊新建樣式中的“格式”，選擇“字體”，出現“字體”對話框，如圖 75所示。在“字體對話框”中選擇“中文字體”為“楷體_GB2312”，西文字體為“Times New Roman”，字號為“小四”，點擊“確定”。再在“格式”中選擇“段落”，如圖 75所示，在“段落對話框”中設置“特殊格式”為“首行縮進”，“度量值”為“2字符”；行距為“1.5倍行距”；其余格式默認設置，點擊“確定”。 圖 Error! No text of specified style in document.5 “字體”對話框

14、 圖 Error! No text of specified style in document.6 “段落”對話框操作與練習4操作步驟如下：1.選中正文中第一處出現編號的正文，單擊“開始”選項卡“段落”分組中“編號”，選擇“編號”，選擇一種與原來正文編號一樣的編號，圖 77所示，單擊即可應用為自動編號樣式。2.依次查找出現編號的地方，對不連續的編號用ctrl鍵的組合選定，并選擇重新開始編號，確定完成后刪除多余的符號。圖 Error! No text of specified style in document.7編號設置3.選擇第一個正文段落，單擊“開始”選項卡“樣式”分組中的“樣式0001

15、”，樣式應用于選定段落。對文中其它需要修改的地方用格式刷完成（雙擊格式刷）。操作與練習5操作步驟如下：將光標定位在表格上一行文字的開始位置，單擊“引用”選項卡中的“插入題注”按鈕，打開如圖 78，打開“題注”對話框，設置題注標簽為“表”若表標簽不存在，單擊“新建標簽”按鈕，打開如圖 78。單擊“編號”在“題注編號”對話框中選擇“格式”為“1，2，3”，勾選“包含章節號”復選項，“章節起始樣式”設為“標題1”，在“使用分隔符”下拉列表中選擇“-連字符”，單擊“確定”，按鈕插入表的題注。 圖 Error! No text of specified style in document.8 “題注”對

16、話框 圖 Error! No text of specified style in document.9 “新建標簽”對話框 圖 Error! No text of specified style in document.10 “題注編號”話框操 圖 Error! No text of specified style in document.11“交叉引用”對話框操作與練習6對作步驟如下：選中文中的“下表”，單擊“引用”選項卡中“交叉引用”按鈕，打開如圖 Error! No text of specified style in document.10對話框，在“引用類型”中選擇“表”，選擇所要

17、引用的題注，在“引用內容”中選擇“只用標簽和編號”，點擊“插入”。逐一檢查文中需要把表作交叉引用，方法類似。操作與練習7操作步驟如下：1.將插入點定位在文檔開頭位置。2.單擊“開始”選項卡中“編輯“組中的“替換”命令，打開“替換”對話框。在“查找內容”框內輸入要被替換的內容“共四”替換為，在“替換為”框內輸入替換后的內容“公司”。單擊“更多”按鈕，打開“高級查找”對話框，單擊“替換為”框內的“公司”后，再單擊“格式”按鈕，在其彈出的快捷菜單中單擊“字體”命令，在打開的“替換字體”對話框中設置 “字形”選擇“加粗”，“字體顏色”為“紅色”后，單擊“確定”按鈕。單擊“全部替換”按鈕即可替換完成。操作與練習8操作步驟如下：1.單擊“插入”選項卡 “頁眉和頁腳”組中的“頁眉”，選擇“編輯頁眉”命令，進入頁眉，在頁眉位置輸入“介紹Visio”。2.單擊“頁眉和頁腳工具”選項卡“導航”分組中的“轉至頁腳”，將插入點置于頁腳位置，輸入“第頁”，將插入點定位于“第”和“頁”之間，在“頁眉和頁腳工具”選項卡中“頁眉和頁腳“組，單擊“