1、公司會計檔案管理辦法 公司會計檔案管理辦法 第一條 為了加強和規范 xxxx 發展有限公司（以下簡稱"公司'）的會計檔案管理，方便有權查閱公司會計檔案的有關部門和人員查閱會計檔案，根據中華人民共和國會計法和財政部、國家檔案局下發的會計檔案管理辦法，制定本辦法。 第二條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括： （一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。 （二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。 （三） 財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括財務

2、報表、附表、附注及文字說明；審計報告（內部審計報告、外部審計報告）；驗資報告、評估報告；其他財務報告。 （四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，資產盤點表，其他應當保存的會計核算專業資料，財務計劃，工作交接表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，電算化會計檔案（包括備份）。 第三條 公司財務部門設專人（會計檔案管理員）負責會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。會計檔案管理員要保持相對穩定，如有變動，必須辦好交接手續。出納人員不得兼任會計檔案管理員。 第四條 會計檔案管理員的崗位職責： （一）建立

3、和健計檔案管理制度，嚴格按有關規定執行； （二）督促有關人員將會計資料整理立卷或裝訂成冊，按期歸檔； （三）編制目錄清單，分類按序存放； （四）按規定辦理借閱、銷毀手續； （五）確保會計檔案資料安全、完整。 第五條 會計檔案的立卷。 會計檔案管理員督促有關會計人員按期將會計資料裝訂成冊，并在此基礎上整理立卷。 （一）會計憑證。會計憑證一般按月立卷。會計人員根據憑證登記帳簿后，應將各種記帳憑證按時間和原始憑證號順序組卷。每本為一卷。裝訂前要剔除金屬物，編寫卷號，做到整齊、結實、美觀。要填寫好憑證封面和脊背(注明單位名稱、年度、月份和起止日期，憑證種類、起止號碼)，并在封面加蓋裝訂人的印章。 （二

4、）會計帳簿。會計帳簿按年度立卷。在會計年度終了，進行整理立卷。帳簿須有固定格式和明確分類，立卷時要按帳簿的種類進行，一本帳簿為一卷。訂本帳簿應保持原來面目；活頁帳簿應撤出空白帳頁，編寫頁號，裝訂成冊。 （三）會計報表。會計報表按年度立卷。立卷時，要區分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分別組卷。本單位的報表與下屬單位上報的表，可根據保管期限的異同，分別裝訂 或合訂成卷。每卷均需編有頁號和加裝封面。 （四）其他會計資料按照整齊、美觀的原則整理裝訂。 第六條 會計檔案的歸檔。會計檔案管理員將裝訂成冊、整理立卷后的會計檔案按期歸檔，存入公司財務部門專用的會計檔案存放地點，并編制會計檔案管理目

5、錄。 第七條 會計檔案的保管。 （一） 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿之后，由會計檔案管理員編制移交清冊，移交公司人事業務部統一保管。 （二） 移交人事業務部保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，人事業務部應當會同財務部門會計檔案管理員共同拆封整理，以分清責任。 （三） 會計檔案保管的期限如下表： 序號 檔案名稱 最短保管期限 備注 1 會計憑證 15 年 2 銀行存款余額調節表 5 年 3 現金、銀行存款日記帳 25 年 4 總帳、明細帳 15 年 5 輔助登記簿 15 年 6 固定資產明細帳、卡 固定資產報廢清理后保存 5

6、年 7 主要財務指標快報 3 年 包括文字分析 8 月、季度會計報表 5 年 包括文字分析 9 年度會計報表 永久 包括文字分析 10 審計報表 永久 11 會計移交清冊 15 年 12 會計檔案保管清冊 永久 13 會計檔案銷毀清冊 永久 （四） 電算化會計資料最短保管期限等同于手工記帳會計資料最短保管期限。各種會計檔案的最短保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 第八條 會計檔案的查閱 （一）財務部內部人員查閱會計檔案資料，由財務部負責人批準，由檔案管理員接待查閱； （二）公司其他人員查閱會計檔案資料，經公司財務負責人批準，由檔案管理員接待，并辦理借閱登記手續； （三）外單位人員查閱會計

7、檔案資料，經公司總經理批準后，由檔案管理員接待查閱； （四）外單位人員需要復制會計檔案資料，經公司總經理和財務負責人批準，方可復制，并辦理登記手續，由公司檔案管理員、會計檔案管理員以及外單位經辦人員共同簽名； （五）未經批準，會計檔案資料一律不得對外借閱。 查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 第九條 會計檔案的銷毀 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀： （一）由檔案管理部門會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。 （二）董事長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 （三）銷毀會計檔案時，應當由人事業務部和財務部共同派員監銷。 （四）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告董事長。 第十條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到末了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 正在項目建設期間的