1、* * * * 公司職位說明書編寫指南、乙刖 百職位管理是人力資源管理的基礎工作.職位管理的重點輸出是職位說明書，又稱崗位說明書，它以文檔形式正確客觀地記錄職位的固定角色與責任.通過職位說明書，企業可以確認職位的職能、 責任和結構，配備合適人員以有效地開展工作，提升組織效率，其意義具體體現在：1、幫助職位任職者清楚了解任職職位的職責及產出結果。職位說明書是任職者及其上司對該職位的職責范圍、責任的一種書面認同，也方便任職者向上級尋求更有針對性的指導，是任職素質提升的參考依據。2、幫助管理者清晰掌握所管轄職位的設置與職位要求，合理地分派工作，以及對員工進行管理，如：制定職位發展計劃，對該職位員工的

2、績效進行管理，為員工提供更好的輔導和支持。3、幫助人力資源管理部門做好人力資源管理的基礎工作。人力資源工作者在開展招聘、培訓、績效管理、薪酬管理等工作時，職位說明書都可以作為重要的參考材料。為規范、科學的撰寫公司的職位說明書，特編寫* *公司職位說明書編寫指南供相關人員參考。本指南主要對職位說明書各部分需要收集的資料及信息的規范填寫做出了指導建議，希望您在填寫之前仔細閱讀該指南所列出的解釋，如仍有疑問，請與人力資源部或顧問組聯系，謝謝！深圳清溢和衡管理咨詢有限公司顧問組年 月 日第一部分：職位及職位說明書基本概念 02第二部分：職位說明書編寫說明 03第三部分：職位說明書編寫常用詞匯解釋 06

3、第四部分：職位說明書編制流程和特別提示 08附件1 :不同層級職位共性職責 09附件2:職位說明書編號規則 10附件3:常見知識、能力及勝任素質辭典 11第一部分：職位及職位說明書的定義職位? 職位是組織中的某個位置。? 職位是指承擔一系列工作職責的某一任職者所對應的組織位置，它是組織的基本構成單位，是公司里最小的單位.職位 說明書? 職位說明書是對基于組織的職位工作內容與職位任職標準的概括，反映了組織、職位、任職者三者之間的內在關聯性。? 職位說明書中主要包括職位基本信息、職位概要、工作職責及對應的關鍵績效指標、對外工作聯系、任職人員教育背景、 專業、經驗、知識、技能以及勝任素質等要求.職位

4、基本 信息? 主要是通過職位名稱、編號、所屬部門、職位類別、直接上級、直接T級等，形成職位的基本信息，以便對職位在組織中的位置與類別進行標識職位概要 描述? 職位概要就是職位在組織中預期的責任和最高追求目標。對一個職位所“期望”達到什么及“如何達到”的簡短、準確的表述。一般只用一兩句非常簡潔和明確的話 來表述該職位存在的價值和理由。工作職責? 主要指該職位通過一系列什么樣的活動來實現組織的目標，來完成部門的職能，完成職位的使命與目標。關鍵績效 指標?是指和工作職責每一個模塊或類別相對應的用來衡量工作績效表現的指標.工作聯系 （對外）? 是指什展職位工作時接觸的對外聯系單位、機構和政府部門等。職

5、位任職 資格? 指為了完成工作，取得好的工作績效，任職者所需具備的教育背景、專業、經驗、 知識、技能以及職業素養等要求 .備注? 需要特別說明的其它事項，如工作環境、工作時間要求或其它特別要求。第二部分：職位說明書編寫說明內容說明舉例職 位 基 本 信 息職位 名稱?填寫該職位的名稱，名稱須簡潔規范 .?例如：人力資源部經理.職位 編P?該職位在公司的唯一性編號。?具體編號原則和方法見職位說明書編 號規則（見附件2）。所屬 部門?本職位直屬的部門名稱。?例如：人力資源部、總經辦等 .直接 上級?該職位在組織結構圖中的直接行政領導 的職位名稱。通常有權直接任免或者直 接建議任免該職位任職者，擁有

6、對職位 任職者績效的直接考核權。?例如：薪酬績效主管的直接上級是人力 資源部經理，切忌直接填寫領導姓名， 如：某某某。直接 下級?該職位在組織結構圖中的直接下級職位 名稱。?例如：人力資源部經理的直接下級是招 聘培訓主管，切忌直接填寫卜屬姓名， 如：某某某.職位 類別?該職位在公田職族結構圖中所處的職族 類別。?例如：公司將其所有職位共劃分五大職 族：管理職位族/技術職位族/營銷職位 族/專業事務職位族/輔助職位族。?例如:HR部經理的職族是管理類、人事 專員的職族是專業事務類、清潔工的職族是輔助類。職位概要編寫格式：?根據：公司發展戰略及目標；國家 有美法律法規；領導要求、部門工作 計劃、部

7、門目標；公司規章制度；業務需要（如訂單需要、采購需要等 ；?通過：職位職責的概括：（一般是將該職 位的各項一級職能進行歸總就可以了）；達到：職位職責的直接目的。?注思事項：大概念與小概念；并列關系；先后關系.例如：?管理副總：根據公司年度經營規劃，通 過建設和不斷完善公司管理體系，不斷提升公司管理水平.?人力資源部經理：根據公司發展戰略， 通過組織相關資源，建設、完善企業管 理體系，不斷提升企業管理能力，并建 設高效的人力資源隊伍。?產品設計經理：根據公司產品研發規 戈L通過有效的技術開發和管理體系， 提高公司產品的技術含量，為公司提供 技術支持和保障。工 作 職 責職責 表述? 主要指職位為

8、實現組織目標所需要完成的關鍵職責，描述為了實現該職位目的，要在哪些主要業務領域履行什么主要職責、產出什么樣的結果? 每個職位的職責來源主要有三個：部門職責/制度流程（根據公司制度流程提煉 ）/共性職責（見附件1）;? 職位職責的描述：C及以上層級職位的一級職能按照：組織計劃、執行、協助配合、審核/審批、分析改進；C層級以下職位的一級職能可直接套用本部門一級職能.工 作 職 責工作 任務? 對關鍵工作職責展開作詳細的描述，是完成職責的具體任務。? 填寫的時候請根據職責，并結合公司流程進行任務分解，仔細想想每個職責所進行的活動，即為了完成一項工作職責需要具體做哪幾件事，即需要進行的單項工作任務，一

9、般每項關鍵工作職責卜的工作任務不要超過6條。關鍵 績效 指標工作職責編寫注意事項工作聯系(對外)職任職?績效指標主要是指本崗位工作達到何種標準可保證工作要求。崗位關鍵績效指標應聚焦崗位工作重點和難點。關鍵績效指標的制定應遵循“SMART原則：S (Specific)代表具體，指績效考核要切中特定的工作指標,不能籠統；M M (Measurable)代表可度量,指績效指標是數量化或者行為化的,驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的；A A (Acceptable) 代表雙方同意認可并承諾。_生R (Realistic) 代表可實現，指績效指標在付出努力的情況下可以實現，避免設 立過高或過低的

10、目標；T T (Time Limited )代表有時限，注重完成績效指標的特定期限。例如：人力資源部經理培訓管理模塊涉及到的關鍵績效指標包括：培訓計劃完成率、培訓預算達標率、培訓滿意度和培訓考核合格率等? 填寫要求是：能夠涵蓋本崗位應完成的工作任務和應達到的標準。要能夠與上級崗位的考核指標相銜接。要與“二級職能”密切聯系，但不必一一對應。關鍵績效考核指標由本人填寫，上級主管確定。各職位關鍵績效指標設計可參考部門常用關鍵績效指標辭典。?職位的關鍵工作職責應與部門內其他職位以及公司內其他部門的責任有合理的邏輯關聯。當職責邊界不清的時候，需要相關部門協商、界定之后明確責任，再填寫?編寫過程中需要注意

11、：組織與計劃是兩個概念；原則上堅持誰“執行”誰“分析改進”的原則 ；審核與審批也是兩個不同的概念，涉及到權力的分配問題；注意每句話開頭與結尾的用詞 ；注意避免病句.? 按照一級職責的重要性程度對職責條目進行降序排列，相對重要的工作事項應寫在前面，相對次要的放在后面。? 條理清晰，層次分明。注意各條款間沒有邏輯層次上的混亂、交叉，職責中不應包 含模糊、不確定的內容。? 不能根據現有任職者的工作內容或該人員能不能完成來制定職責，而是考慮要完成職位目的，該職位需要完成的具體職責.? 所使用的關鍵動詞與該職位所屬層級能擔負的責任相對應。要準確使用動詞，注意不同動詞所描述的角色特點和職責范圍和層次不同，

12、如："審批報告”和“審核報告”就代表了不同的權責層次。注意區分工作行為的介入程度，參考下表:間接管理指導(實施)管理介入組織(實施)直接介入實施輕度介入協助(實施)應使用符合中文習慣的語句，關鍵動詞一般放在句前。?是指開展職位工作時接觸的對外聯系單位、機構和政府部門等。如人力資源部經理工作聯系涉外單位主要包括社保局、勞動局、專業培訓機構等等。?是驅動員工產生優秀工作績效的各種顯性和隱性特征的集合，它反映的是員工以不同位 任 職 資 格資格方式所表現出來的知識、技能、經驗、職業素養等。教育 背景?偏重于準入條件，在招聘員工時作為基本條件。填寫時可米用“最低學歷以上”，按照國家正規學歷教

13、育的程度 ，堅持適合的原則，最好采用確定某一學歷或界定在某一個特定的，也圍之內.比如：高中文化程度、高中或中專學歷、大專、本科以上等專業?按照國家正規學歷教育結構設置的學科體系進行劃分，如市場營銷、工商管理、分析化學.培訓 經歷?指與本職位相關的培訓經歷,如人力資源部經理可以填寫參加高級人力資源管理師培 訓班等經歷。?特殊要求：如果該崗位需要有國家或行業規定的特殊從業資格的，需要在這里注明， 如電工證、司爐證、駕駛證、計量員證、壓力容器證等。工作 經驗?指執行某項工作的時間累積程度，包括工作經驗、行業經驗、職位經驗；?工作經驗：指在不同企業或不同職位所有工作時間的總和，部分職位的工作特點可能對

14、工作經驗有一定的要求；?行業經驗：指在本行業所有工作時間的總和，部分職位的工作特點可能對該行業的工作經驗有一定的要求； 如：“2年以上外貿行業銷售經驗， 擔任管理工作1年以上”。?職位經驗：指在與公司相同或類似職位所有工作時間的總和，部分職位的工作特點可能對職位經驗有一定的要求。知識? 寸土一個人在一個特定領域所擁有的各種信息的總和，包括基本知識、專業知識；?基本知識包括公司文化、規章制度、工作流程、公司產品知識、行業基礎知識等；?專業知識包括從事本職位工作所需白專業知識及相關專業知識?選擇該職位所要求的最主要的知識內容，并對每項知識內容提出其掌握的程度，要求為“了解、掌握、熟練/熟悉、精通”

15、等級別?！傲私狻敝盖宄?；“掌握”指熟知 并能運用；“熟練/熟悉”指熟知并運用得順手；“精通”指透徹理解，運用自如，并能融會貫通.如：某會計核算職位對成本管理和財務軟件方面需要具備深入的知識,但對其他范圍后寬廣的知識，在此部分，口列出職位的最主要知識要求，如：精通成本管理，熟練使用財務軟件。?知識、技能、勝任素質的分類及相關定義，請參見附件3常見知識、能力及勝任素質辭典。技能 技巧?指結構化運用知識執行某項有形或無形工作的能力，包括基本技能、專業技能、潛在能力。?該職位要求具備的技術技能（如：特定的技術技能或計算機基本操作技能），以及對個人行為能力的要求（如：人員管理、領導能力、分析能力、

16、成果導向、主動、創 造性、對數字敏感、能夠承受壓力等）。勝任 素質?勝任素質是指該職位對任職者最需要的個性或特質的要求，素質要求一般不宜多，一到兩個核心的要求即可；?常見的基本素質有：情緒穩定性、心理承受力、忠誠、自我認識、團隊合作精神、全 局意識、人際敏感性、責任心、原則性、成就動機、魄力。備注?填寫與職位相關的工作環境、危險程度、工作時間以及體能要求等其它內容。編制人?由職位說明書的起草人簽名審核人?由職位說明書報批前的審核人簽名批準人?由職位說明書發布的批準人簽名第三部分：職位說明書編寫常用詞匯解釋內容說明舉例組織計劃?組織：按照一定的目的、任務和形式 加以編制、進行安排，使組成的形式

17、或組成部分之間系統化、 后序地集合 起來；?計劃：人們為了達到一定目的， 對未 來時期的活動所作的部署和安排；計劃可能包括預測、確定目標、發展戰 略，建立優先權，執行時間和順利、 預算，發展政策和程序.?如召集組織一項活動或組織履彳L項職能 或任務。?組織編制、申報工作計劃，并根據工作計 劃開展工作。?如年終、日常的各項工作計劃 .執行?完成、執行（政策）、根據已啟的計 劃執行與實施，向目標前進，投入到 實踐中去。? 一個人力資源部經理會定期對被免除職務 的員工進行績效評估.?總經理有責任確*-項政策方針可在公司 內部貫徹執行。協助配合?援助，幫助，支持。支持一項任務或職 能的履行。? 一個特

18、殊項目要在部門經理的協助下完成 （部門經理可能是給予指導性報告或提議性解決問題的方法）.在此，部門經理對最 終的結果有大部分影響，而一些重要卜屬 也會被叫來協助部門經理完成一篇報告， 收集和分析此報告依據的數據，其影響是 積極的。審核/審批?審核：是對某項任務或活動的審查與 核對、校正；?審批：是批準同意進行某項任務或活 動，或同意授權給某人，表示贊同或 許可.?公司經理會授權業務經理進行招聘、選擇、定位業務代表。分析改進?把整個事情分割成不同的部分，以便更好的發現它的本質、比例、作用和 內在關系等.?仔細研究檢查所有部分。步步地徹底 調查、辨別并確定被分成許多部分的事情 的真相和原理.建議?

19、建議包括：提供建議或忠告，推薦或 暗示、通知或通報、告之、教導開導、 指導。?建議包括：提供建議或忠告，推薦或暗示、 通知或通報、告之、教導開導、指導。資源分配?排除特殊原因為了一個特別的目的 指派任務，根據計劃進行庫存分發分配、托運、標識。? 一個市場部經理會為公司的某特定產品的 廣告和促銷活動指配/、同的市場預算金 者貝。預見/期望?提前感知、預見、提前行動以防止事 務向壞的方向發展。?為了適當地激發員工的積極性，一個管理人員在為下屬定薪資制度時，應該提前預見下屬員工對此激勵員工薪資制度的反 應。評估?當在評判下屬的工作業績時， 一般是 評估和判斷完成任務的數量和質量、 價值、效率、工作方

20、法。? 一個保安經理可能會用事故發生的量化頻 率和嚴重性來評估一個新員工事故防止計 劃的效力.分配/指派?指定卜屬完成特殊任務。? 一個維修主管可能會指派下屬去完成一項 修理工作。保證/確保?確信某事，使懷疑的事情得到確認。 當及時完成某一項目或有效地執行 銷售計劃時，使可靠的承諾、誓言得 到保證而負責任。?人事經理可保證在招聘員工時使用某些測 試，但可將實際的管理、打分和對這些測 試的解釋工作委托在人事方面很優秀的員 I O考勤?指出席.?為代表經理出席會議，指定的下屬會參加 那些會議，出席并不意味著具有代理的權 力。控制?通過所建立的標準抑制及控制不良 影響完成預定的計劃，在完成工作的 過

21、程中不斷觀察，發現問題，討論問 題，解決問題.?部門經理應該對下屬工作失誤后可能造成 的損失或風險進行控制。協調?做出正確的指導和判斷，為達到共同 目標系統全面的引導組織下屬員工 行動。? 一個經理不得不統一協調各部門專家們的 各自行動，以便完成一項艱巨的項目或設 計普完成當地公共關系活動或廣告活動。創新?使存在、形成、引發、發生，以公司 或名譽投資,通過并產生結果。? 一個工程師可能會創造一種新的、更后效 的生產產品的方法，此方法可以降低產品 的單位生產成本。單純的研究工作要求在 職人員以新穎的非重復的方式工作。這種 情況要求在職人員開發新理念，并能用富 于創造性的、幻想性的方式來解決復雜的

22、 問題。設計/策劃?設計，擬定草圖，在腦海中形成自己 的東西，計劃執行，安排整個事情的 細節以便事情更完善.? 一個設計師會設計出新的、更經濟的改良 產品。決定/確定?限制、定義，最后決定或提前決定， 決定或解決，經過思考和調查后做出 決定，確切地去發現，確定或探知， 由原因推知結果。?作升-個人力資源部經理可能決定應聘者 不適合杲職位。發展?使逐步變強、變大等,對于商業不斷 廣大，對一個好的想法把它變成行 動，向大家展示、透露。? 一個會計可能會形成一個新的表格來計劃 該部門下一年白財務預算 ，該表格會自動 處理數據而更容易進行財務分析 .檢查?詳細檢查，仔細分析，正式詢問以得 出事實的真相

23、。? 一個公司的總經理在決定讓度對方公司的 某財產時，所有的主要因素都要仔細考慮， 如有利或不利的相關信息和數據，該財產 的潛在的價值等。跟進?留意某項工作或活動值到完成。? 一個監督管理人員可能會全程跟隨下屬， 值到下屬完成任務。第四部分：職位說明書編制流程和特別提示步驟行為說明1上級向卜屬說明?部門的業務背景和部門內的分工?設定該職位的目的,以及該職位在部門內的重要作用?期待該職位承擔的職責和希望完成的目標?該職位可擁后的權限和資源2下屬向上級說明? 自己對該職位定位和職責的理解? 為啟效開展該職位工作，所需獲得的資源和支持? 對該職位在部門整體業務流程中如何充分發揮作用的相關建議3上級撰

24、寫職位說明書草稿? 參考與下屬溝通獲取的信息，撰寫初稿 .4上級與卜屬溝通? 修改職位說明書草稿? 就職位說明書的內容達成共識5人力資源部審閱職位說明書? 制定職位編號? 訂正職位說明書中不符合規范之處6審批? 部門經理級及以上職位說明書由總經理審批。? 部門經理級以下人員由人力資源部審批。7存檔? 人力資源部和部門分別留存 職位說明書 電子版文檔附件1:不同層級職位共性職責部門經理級職位共性職責部門經理級職位共性職責組織計劃?組織建立本部門的各項管理制度和工作流程?制定本部門年、季、月度工作計劃，并跟蹤監督計劃的實施情況執行?負責部門內部的職位設置、職責劃分以及部門內人員安排草案的提出。?負

25、責本部門職位說明書體系的動態維護。?協調、處理部門內部及本部門與其它部門之間的關系，并負責處理對本部門的 投訴。?負責本部門人員的績效考核工作、績效工資分配方案，并報上級領導審批。?負責宣導公司的企業文化，提高部門員工的凝聚力和活力。?負責公司管理制度、文件及上級指示的宣員與監督執行?負責監督、指導、抽查卜屬的工作，并提出建議。協助配合審核審批?審核下屬職位人員提交的各類報告、方案、報表和申請。?審核卜屬員工的工作計劃與總結。?審核和控制本部門歸口費用支出情況。分析改進?定期對本部門工作目標及員工工作績效進行分析，提出改進意見。?負責對本部門年度、月度工作目標與計劃的達成情況進行分析，并編制月

26、度和 年度工作總結。主管級職位共性職責主管級職位共性職責組織計劃?根據部門工作計劃，制定本職位年度工作計劃，報部門經理審核通過后，組織 實施。執行?負責公司管理制度、文件及上級指示的宣貫與監督執行。?負責監督、指導、抽查下屬的工作，并提出建議協助配合?協助部門經理編制部門管理制度、流程等。?協助部門經理培訓1、培養本部門的員工，宣導公司的企業文化，提高部門員工的凝聚力和活力.?協助部門經理制定部門工作計劃，制定、優化本職位的管理制度和流程，并推 動制度的執行。?協助部門經理進行績效考核。審核審批?審核下屬員工提交的工作計劃，工作總結。?審核下屬員工提交的方案、報告、報表、申請等。分析改進?定期

27、對本職位工作目標完成情況進行分析，編制分析報告D、所有職位共性職責所有職位共性職責共性職責?完成上級交辦的臨時性工作任務。附件2:職位說明書編號規則 編號格式：公司一部門-文件類型一序號1、公司編碼說明：2、部門編碼說明：部門名稱編碼說明部門名稱編碼說明人力資源部HR業務五部Dept。5財務部FD業務六部Dept.6總經辦GMO業務七部Dept.7監審部SAD業務八部Dept.8產品研發部R& D業務九部Dept.9電子商務部ECD業務十部Dept.10物業管理部PAD金屬部MD業務一部Dept.1貿易部BD業務二部Depto 2化工部CD業務三部Dept.3貿易二部BD2業務四部De

28、pt.4建材部BMD3、文件類型編碼說明:文件歸屬編碼說明公司組織架構圖A01工作流程圖A02管理制度A03崗位說明書A04部門組織架構圖B01部門職責B02工作流程圖B03管理制度B04職位說明書B054、序號說明：流程編號起碼是001。舉例說明：人力資源部經理職位說明書編號為：GFTC- HR-B05-001。附件3:常見知識、能力及勝任素質辭典知識公司知識包括行業知識、公司文化（發展歷史、價值觀等）、組織結構、基本規章 制度和業務流程等產品知識包括產品的名稱、性能與特點、主要優點、銷售狀況、與其他公司產品相 比的優劣勢、價格特點等管理知識包括管理學、經濟學、人力資源管理、戰略管理等法律知

29、識包括公司法、稅法、經濟法、證券法及國家頒布的有美財務會計的規定， 例如會計準則、企業財務通則等行政管理 知識包括日常行政事務處理、公文處理、檔案管理、后勤服務管理等方面知識營銷知識包括營銷心理學、公共關系學、客戶關系管理、營銷渠道管理、價格管理、終端管理、 預測與調研、營銷信息管理、市場策劃、品牌管理、廣告學、 推銷與銷售技巧、客戶服務技巧等商品知識包括商品的質量、性能、品種、包裝、貯存、使用等有關知識采購知識了解采購商品的基本知識，能按照采購計劃進行初級的采購作業以及供應 商的開發與管理工作，熟悉采購規則、制度、國際慣例，掌握采購技能、 商品及其檢驗、儲運、保險、通關知識，并有一定的采購經

30、驗，熟練掌握 三類知識的操作運用原理，精通各種采購、供應商管理以及各類貨物運輸 技巧供應商 管理知識包括供應商的開發、管埋及供應商信息管理等知識專業技術 知識指通過教育及在工作過程中所獲得的順利完成某一特定工作所需的特殊 知識戶口口質里 知識包括公司產品的名稱、性能與質量要求 ,概率論與數理統計、質量管理學、 質量檢驗、質量控制、全面質量管理、質量管理體系等相關知識客服知識包括客戶服務技巧、服務理念、服務方法、服務內容、服務環境等公共關系 知識包括公共關系對象、公共關系行為主體、公共關系過程管理等方面能力決策能力通過對多個可行方案進行分析和判斷，挑選出最適當的方案及實施時機，并能夠勇于承擔風險

31、，做出有利于推進工作的明晰決定的能力戰略 規劃能力通過對組織內外環境的分析判斷，制定組織的中長期發展目標，并能把具 體工作安排和整體發展目標有效結合起來的能力人際交往 能力與客戶建立或維持友善、和諧關系的能力組織協調 能力根據工作目標的需要，合理配置相關資源，協調各方面關系、調動各方面 的積極性，并及時處理和解決目標實現過程中各種問題的能力影響能力運用數據、事實等直接影響手段，或通過人際關系、個人魅力等間接策略 來影響他人，使其接受自己的觀點或使其產生預想行為的能力培養指導 能力有培養他人的意愿，通過關注下屬的潛能與可塑性,為下屬的工作提供正確的指導，必要的支持，通過與下屬分享經驗、評價反饋等方法提高其工 作績效的能力領導激勵 能力組織、協調內部關系，帶領、指導、激勵他人完成目標任務的能力市場開拓 能力運用數據、事實等直接影響手段，或通過人際關系、個人魅力等間接策略 來影響他人，使其接受自己的觀點或使其產生預想行為的能力溝通能力針對一定的受眾對象，通過傾聽、清晰表達自己的意見，公開進行反饋， 與他人進行信