1、投資公司綜合管理部行政秘書職務說明書崗位名稱行政秘書崗位編號所在部門綜合管理部崗位定員直接上級行政公文副經理工資等級直接下級無薪酬類型所轄人員無崗位分析日期2009年1月本職： 協助分管副經理負責綜合管理部的文書、行政事務、檔案管理和采購物資發放等工作職責與工作任務：職責一職責表述：負責公文處理及會議通知、布置工作工作時間百分比：30%工作任務登記、批分、送簽各類文件頻次：日常根據登文記錄和時間傳遞文件并督促辦理頻次：日常負責機要文件的交換和傳遞工作頻次：日常承擔公文及會議內容的安全和保密責任頻次：日常承擔公司總經理辦公會等會議的通知和會場布置頻次：日常職責二職責表述：負責采購物資入庫、保管、

2、發放等工作工作時間百分比：30%工作任務負責起草、完善公司物資管理制度，報請主管領導審批頻次：1次/年負責對入庫物資按照“入庫驗收單”驗收數量、規格、品質等項目，登記入庫，填寫相關單據，底聯送交相關部門備案頻次：2次/年根據入庫單對入庫物資進行分類、存放，定期整理、清檢入庫物資，維護物資保存環境清潔，進行日常安全檢查頻次：4次/年承擔物品的發放工作，包括審核、保存物資領用單據，查核被領用物資庫存，照單發放被領用物資等頻次：日常負責建立物資出庫賬目，按規定保管采購文件頻次：日常負責及時知會后勤管理專責各類庫存物資的動態存放數量，以確保公司常規性物資使用的連續性頻次：日常承擔準備、管理公司定期各類

3、禮品的工作頻次：日常職責三職責表述：承擔公司檔案整理、保管和使用的工作工作時間百分比：20%工作任務負責起草公司檔案管理制度，報請主管領導審批頻次：1次/年按照文書、基建類等檔案管理制度的規定對文件材料進行收集、登記、歸檔，并對所接收的文件資料進行分類、編號、組卷、復印副本、確定密級并辦理入庫手續頻次：日常負責入庫檔案的保管、整理工作，完成對檔案的入庫驗收、登記、檢索卡編制、檔案上架、保管和統計等工作，建立健全檔案數據庫，及時更新數據頻次：日常負責檔案的使用管理工作，包括辦理檔案的借閱手續，定期催還檔案；按規定進行檔案的復制、調撥和外來文件的處理，以及提供檔案借閱和使用咨詢并參與檔案的編研工作

4、等頻次：日常負責檔案庫房的管理，即定期清點庫藏檔案，保證帳、物、卡相符；及時修復破損檔案；定期參加檔案鑒定，對應銷毀檔案進行監銷，以及維護檔案庫房的清潔、衛生和安全工作，即落實對庫房的“七防”(防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜)等頻次：日常協助分管副經理監督、指導、檢查公司職能部門檔案管理工作頻次：日常職責四職責表述：負責印鑒、信證的管理工作時間百分比：5%工作任務保管印鑒、介紹信并對其使用進行權限內的管理，權限外上報分管副經理頻次：日常職責五職責表述：承擔其他行政事宜工作時間百分比：10%工作任務具體承擔公司領導的后勤保障、差旅費用的借還、外出機車票的訂購等工作頻次：日常接待來訪，接

5、聽、傳達日常電話，收發傳真，處理、回復信函頻次：日常負責打字工作，即及時、規范地完成規定范圍內的文稿錄入、校對和排版打印工作，存檔、上交、送還或銷毀錄入后的文稿，負責計算機內文件的安全和保密工作，并維護打字設備的頻次：日常承擔復印工作，即文檔的復印及復印記錄單的填寫、復印設備的日常維護等頻次：日常負責公司報刊征訂工作，即收集、匯總報刊征訂信息，具體辦理報刊征訂的交款和相關手續工作頻次：1次/年職責六職責表述：完成上級交辦的其他工作工作時間百分比：5%權力：辦公室文件傳遞的督促權印鑒、介紹信使用的審查權工作協作關系：內部協調關系公司各部門外部協調關系省政府、省委秘書處、省委企業工委、省財政廳、省工商局、省檔案局、省保密局、省技術監督局、人行太原中心支行、省委機要交換站任職資格：教育水平大學?？萍耙陨蠈W歷專業文秘專業、中文專業或者其他文科類專業培訓經歷經過文秘及相關專業的培訓經驗2年以上工作經驗知識具備相應的行政管理知識、秘書知識、文書撰寫知識技能技巧能夠熟練使用辦公自動化設備和辦公軟件；具備一定的寫作能力、表達能力其它：使用工具設備一