1、秘書實務篇秘書實務篇第四章第四章 會議管理工作會議管理工作一一 會議工作概述會議工作概述一、會議的概念一、會議的概念第一種：會議是人們有組織的會晤、議事的行為過第一種：會議是人們有組織的會晤、議事的行為過程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，為程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，為了某個確定的問題展開討論，以求解決方式，如工了某個確定的問題展開討論，以求解決方式，如工作會議、記者招待會、產品展銷訂貨會等。作會議、記者招待會、產品展銷訂貨會等。第二種：會議是一種經常商討并處理重要事務的常第二種：會議是一種經常商討并處理重要事務的常設機構或組織，如每年三月召開的全國兩會、上海設機構或組織

2、，如每年三月召開的全國兩會、上海經濟合作領導人會議等。經濟合作領導人會議等。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節第一節 會議工作概述會議工作概述二、會議的內涵二、會議的內涵v 會議會議:人類群體有組織地會晤、議事人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程的行為或過程 v 會見會見:又稱接見、拜會又稱接見、拜會 v 會談會談:是指雙方或多方就某些重大的是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題，以及其政治、經濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見他共同關心的問題交換意見 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節第一節 會議工作概述會議工作概述二、會議的內涵二、會議的

3、內涵 會議的構成要素會議的構成要素基本要素：基本要素：目的、時間、會址、主持者、目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程等組織者、與會者、議題、議程等 其他要素：其他要素：名稱、服務機構、秘書機構、名稱、服務機構、秘書機構、經費、文件材料、專用設備工具、各種經費、文件材料、專用設備工具、各種消耗性材料等消耗性材料等 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節第一節 會議工作概述會議工作概述三、會議的主要種類三、會議的主要種類v 按組織類型按組織類型 內部會議內部會議 外部會議外部會議 正式會議正式會議 非正式會議非正式會議v 按時間方面的規定性按時間方面的規定性 定期會議定期會議

4、 不定期會議不定期會議v 按出席對象按出席對象 聯席會聯席會 內部會內部會 代表會代表會 群眾會群眾會 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節第一節 會議工作概述會議工作概述按功能性質按功能性質 決策性決策性 講座性講座性 執行性執行性 告知性告知性 學術性學術性協調性協調性 報告性報告性 談判性談判性 動員性動員性 紀念性等紀念性等按議題性質按議題性質 專題性專題性 綜合性綜合性 按規模大小按規模大小 特大型特大型 大型大型 中型中型 小型小型按會議采用的方式手段按會議采用的方式手段常規會常規會 廣播會廣播會 電話會電話會 電視會電視會 網絡會網絡會第四章第四章 會議管理工作會議管理工

5、作第一節第一節 會議工作概述會議工作概述四、公司常見會議的類型（內部）四、公司常見會議的類型（內部） v 經理例會與特別會議經理例會與特別會議 v 員工例會員工例會 v 股東大會和董事會議股東大會和董事會議 v 公司年會公司年會 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節第一節 會議工作概述會議工作概述四、公司常見會議的類型（外部）四、公司常見會議的類型（外部） v 客戶咨詢會客戶咨詢會 v 產品展銷訂貨會產品展銷訂貨會 v 業務洽談會業務洽談會 v 新產品新聞發布會新產品新聞發布會五、會議的意義五、會議的意義 1會議是一個集思廣益的渠道會議是一個集思廣益的渠道第四章第四章 會議管理工作會議

6、管理工作第一節第一節 會議工作概述會議工作概述2 2顯示一個組織或一個部門的存在顯示一個組織或一個部門的存在3會議是一種群體溝通的方式會議是一種群體溝通的方式第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節第一節 會議工作概述會議工作概述 六、會議的目的六、會議的目的開展有效的溝通傳達資訊監督員工、協調矛盾達成協議與解決問題 資源共享開發創意激勵士氣鞏固主管地位第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第一節第一節 會議工作概述會議工作概述情景案例情景案例（一）制定會議方案的一般原則（一）制定會議方案的一般原則 v減少會議次數原則減少會議次數原則 v嚴守時間原則嚴守時間原則v會議通知的明確性原則會議通

7、知的明確性原則 v缺席遲到的事前聯絡原則缺席遲到的事前聯絡原則 v效率性原則效率性原則 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作一、會議籌備方案的擬定一、會議籌備方案的擬定（二）（二）會議籌備方案的內容會議籌備方案的內容 確定會議的主題與議題確定會議的主題與議題 確定會議的名稱確定會議的名稱 確定會議的議程確定會議的議程 確定會議的時間和日期確定會議的時間和日期 確定會議所需設備和工具確定會議所需設備和工具 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作一、會議籌備方案的擬定一、會議籌備方案的擬定v確定會議與會代表的組成

8、確定會議與會代表的組成v確定會議文件的范圍，做好文件的印確定會議文件的范圍，做好文件的印制和發放工作制和發放工作 v確定會議經費預算確定會議經費預算 v確定會議住宿和餐飲安排確定會議住宿和餐飲安排 v確定會議的籌備機構確定會議的籌備機構 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作一、會議籌備方案的擬定一、會議籌備方案的擬定（三）會議籌備方案的作用（三）會議籌備方案的作用 v確保會議的周密安排確保會議的周密安排 v確保會議服務質量和溝通協調到位確保會議服務質量和溝通協調到位v確保領導的意圖得以貫徹執行確保領導的意圖得以貫徹執行 第四章第四章 會議管理工作會議

9、管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作一、會議籌備方案的擬定一、會議籌備方案的擬定（四）電話會議及視頻會議的知識（四）電話會議及視頻會議的知識 1、電話會議、電話會議v是利用程控電話的是利用程控電話的“會議電話會議電話”功能召集不同地點的人功能召集不同地點的人員舉行會議。員舉行會議。v適用于規模不大、辦公地點集中的企業適用于規模不大、辦公地點集中的企業2、視頻會議、視頻會議v利用通信網絡傳遞圖像文字和聲音信號的一種現代化會利用通信網絡傳遞圖像文字和聲音信號的一種現代化會議方式。議方式。v布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等第四章第四章

10、 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作一、會議籌備方案的擬定一、會議籌備方案的擬定（五）會務機構分工的要求（五）會務機構分工的要求 1 1、根據會議的規模和類型組織人員隊伍。、根據會議的規模和類型組織人員隊伍。2 2、會務機構要分工明確、責任到人。、會務機構要分工明確、責任到人。3 3、加強協調，定期溝通。、加強協調，定期溝通。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作一、會議籌備方案的擬定一、會議籌備方案的擬定可信公司技術訓練專題研討會籌備方案可信公司技術訓練專題研討會籌備方案會議籌備方案示例如下：會議籌備方案示例如下：第四

11、章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作一、會議籌備方案的擬定一、會議籌備方案的擬定 會議籌備方案的內容要盡可能全面和具體，開頭要會議籌備方案的內容要盡可能全面和具體，開頭要闡述會議召開的依據和目的，主體部分要條分縷析，逐闡述會議召開的依據和目的，主體部分要條分縷析，逐條說明，使人一目了然。對于會議的經費、組織機構、條說明，使人一目了然。對于會議的經費、組織機構、會議議程和會議服務等問題要充分協調，并將具體的安會議議程和會議服務等問題要充分協調，并將具體的安排以附件的形式一起報送領導。排以附件的形式一起報送領導。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第

12、二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序組建會議組建會議籌備委員會籌備委員會分成籌分成籌備小組備小組形成籌形成籌備方案備方案領導審領導審核方案核方案1 1主題主題 會議主題是會議討論的中心議題，例如會議主題是會議討論的中心議題，例如“雙代會雙代會”的主題是選出新一屆學生會和團委會的干部。的主題是選出新一屆學生會和團委會的干部。2. 2. 議題議題 會議議題是會議討論的內容，這個內容可以是若會議議題是會議討論的內容，這個內容可以是若干項的，如干項的，如“雙代會雙代會”召開的議程中包括的內容。召開的議程中包括的內容。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二

13、節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序（一）會議主題和議題（一）會議主題和議題1確定會議的時間確定會議的時間 2會議議程與會議日程會議議程與會議日程 會議議程：會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來 會議日程：會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排是指會議在一定時間內的具體安排 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序（二）會議時間的安排（二）會議時間的

14、安排安排會議議程和日程要注意的問題安排會議議程和日程要注意的問題1）要把握會議目的，即了解會議召開的原因2）先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議，根據多數人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參加會議3）例會原則上定時召開，且時間不宜過長。4）如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序（二）會議時間的安排（二）會議時間的安排大中型會議的議程一般安排：大中型會議的議程一般安排：開幕式、上司和來賓致辭開幕式、上司和來賓致辭上司做報告上司做報告分組討論

15、分組討論大會發言大會發言參觀或其他活動；參觀或其他活動； 會議總結，宣讀決議；會議總結，宣讀決議； 閉幕式。閉幕式。 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序（二）會議時間的安排（二）會議時間的安排會議議程示例會議議程示例 英豪公司銷售團隊會議議程英豪公司銷售團隊會議議程 公司銷售團隊會議將在公司銷售團隊會議將在5月月25日星期一上日星期一上午午9：00在公司總部的三號會議室舉行。在公司總部的三號會議室舉行。 一、宣布議程。一、宣布議程。 二、說明有關人員缺席情況。二、說明有關人員缺席情況。 三、宣讀并通過上次會議

16、的記錄。三、宣讀并通過上次會議的記錄。 四、東部地區銷售活動的總結。四、東部地區銷售活動的總結。 五、銷售一部關于團隊溝通問題的發言。五、銷售一部關于團隊溝通問題的發言。 六、公司銷售人員的招聘和重組。六、公司銷售人員的招聘和重組。 七、銷售二部經理的人選。七、銷售二部經理的人選。 八、下季度銷售目標。八、下季度銷售目標。 會議日程表示例：會議日程表示例：日期日期時間時間內容安排內容安排地點地點參加人參加人負責人負責人備注備注2015年年6月月20日日8：00報到報到會議大廳會議大廳鐘秘書鐘秘書簽到桌簽到桌 紙紙 筆筆9：00-10：00總經理講話總經理講話小會議廳小會議廳全體代表全體代表投影

17、儀投影儀 錄音錄音 錄像錄像10：00-10：20休息休息10：20-11：50公司顧問講話公司顧問講話小會議廳小會議廳全體代表全體代表12：00午餐午餐天地賓館天地賓館全體代表全體代表高秘書高秘書自助餐自助餐14：00-15：30分組討論分組討論小會議廳小會議廳全體代表全體代表15：30-15：50休息休息15：50-17：30各組代表發言各組代表發言小會議廳小會議廳全體代表全體代表18：00-20：00聚餐聚餐天地賓館天地賓館全體代表全體代表趙秘書趙秘書20：00離會離會會場位置必須讓上司和與會者方便前往會場位置必須讓上司和與會者方便前往 會場的大小應與會議規模相符會場的大小應與會議規模相

18、符 場地要有良好的設備配置場地要有良好的設備配置 場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區選擇會議地點應考慮有無停車場所選擇會議地點應考慮有無停車場所 場地租借的費用必須合理場地租借的費用必須合理 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序（三）確定會議地點（三）確定會議地點（四）正確確定會人員范圍（四）正確確定會人員范圍 （五）準備會議文件資料（五）準備會議文件資料 為上司撰寫會議文稿為上司撰寫會議文稿 為上司準備材料為上司準備材料 組織好發言人的文稿組織好發言人的文稿 準備資料袋準

19、備資料袋 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序（六）發送會議通知（六）發送會議通知 1、會議通知的作用、會議通知的作用 周知作用周知作用 提醒作用提醒作用 憑證作用憑證作用 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作2、會議通知的發送、會議通知的發送為了規范公司的管理及運作，除了非正式會議和每為了規范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會，均應正式打印

20、會議通知，以示正規和鄭重日例會，均應正式打印會議通知，以示正規和鄭重人數較少的非正式會議，可用多種方式進行通知。人數較少的非正式會議，可用多種方式進行通知。一些會議在發送通知時應按規定的會議規則行事，一些會議在發送通知時應按規定的會議規則行事，如股東會議附上代理委托書如股東會議附上代理委托書如有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會如有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發一份者事先了解的情況，應隨信寄發一份第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作需要回復的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地需要回復的會議可夾一張明信片，

21、上面注明本公司地址、郵編、電話、發信人姓名址、郵編、電話、發信人姓名對于經常參加某類會議的會員，可用計算機打印出多對于經常參加某類會議的會員，可用計算機打印出多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新址要注意隨情況變化不斷更新可將會中使用的票證與會議通知一并發出可將會中使用的票證與會議通知一并發出如果與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回如果與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執單，要求與會者告知具體的到達和反程時間，并說執單，要求與會者告知具體的到達和反程時間，并說明到達會址的汽車、火車等交通工具線路明到

22、達會址的汽車、火車等交通工具線路會議通知樣本要作為檔案保存會議通知樣本要作為檔案保存第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作3、會議通知的內容、會議通知的內容要有具體的會議名稱要有具體的會議名稱日期、時間、場所要準確無誤日期、時間、場所要準確無誤議題應盡量具體議題應盡量具體有附加資料時，應寫明資料名稱及頁數有附加資料時，應寫明資料名稱及頁數會議通知示例會議通知示例 會議通知會議通知尊敬的客戶：尊敬的客戶： 為了進一步加強與貴公司的協作關系，聽取客戶對我公為了進一步加強與貴公司的協作關系，聽取客戶對我公司產品和服務的意見，我公司擬于司產品和服務的意見，我公

23、司擬于2003年年8月月15日上午日上午9：00至下午至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯誼會。敬請回復及光在燕豐賓館召開客戶咨詢聯誼會。敬請回復及光臨。臨。 附：會議日程及路線圖附：會議日程及路線圖回執回執 請于請于7月月30日以前將回執寄至：北京市朝陽區天地大廈天日以前將回執寄至：北京市朝陽區天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：地公司銷售部孫萌小姐，郵編：100110，電話：，電話我公司參加此次會議，參加人數：我公司參加此次會議，參加人數：我公司不能參加此次會議。我公司不能參加此次會議。 姓名：姓名： 公司：公司：（七）布置會場（七）布置會場 1會場的整體格

24、局會場的整體格局 面門為上面門為上 居中為上居中為上 以遠為上以遠為上 前排為上前排為上 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序2 2主席臺座次的安排主席臺座次的安排 前排高于后排前排高于后排 中央高于兩側中央高于兩側 國內政務會議左高右低國內政務會議左高右低 國際會議右高左低國際會議右高左低 主持人：居中設座主持人：居中設座 自由擇座自由擇座 發言人：就座位置發言發言人：就座位置發言 國內會議主席團前面中間位置國內會議主席團前面中間位置 國際會議前排右前方發言國際會議前排右前方發言 第四章第四章 會議管理工作會

25、議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作3 3會場的整體布局類型會場的整體布局類型大中型：方形大中型：方形 半圓形半圓形小小 型：圓形型：圓形 大小方形大小方形 環形環形 回字形回字形 馬蹄形馬蹄形 等等第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序會場類型會場類型與會者主席團方方 形形會場類型會場類型半圓形半圓形會場布置的各種會場布置的各種必要設施必要設施 1.1.橫幅：一般懸橫幅：一般懸

26、掛于來賓入口、掛于來賓入口、酒店大堂或是會酒店大堂或是會議主席臺上方，議主席臺上方，以作歡迎和明示以作歡迎和明示主題之用主題之用. .第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序2. 2. 指示牌：指示標志對指示牌：指示標志對于來賓們迅速地找到會場于來賓們迅速地找到會場位置非常重要，往往周到位置非常重要，往往周到的細節安排也會使與會者的細節安排也會使與會者更能體會到服務的周到，更能體會到服務的周到，指示牌也要注意統一整個指示牌也要注意統一整個會議的標識；會議的標識；第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會

27、議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序3. 3. 桌牌：在簽桌牌：在簽到處和貴賓位置到處和貴賓位置設備桌牌非常重設備桌牌非常重要，使來賓能根要，使來賓能根據桌牌快速找到據桌牌快速找到自己的簽到或接自己的簽到或接待位置；待位置；第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序4. 4. 胸牌：設置統胸牌：設置統一的胸牌，可用一的胸牌，可用不同的顏色及文不同的顏色及文字區分會場人員字區分會場人員的身份，更加容的身份，更加容易識別和協調人易識別和協調人員員. .第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第

28、二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序5. 5. 簽到處：供來賓簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理簽到或咨詢以及辦理手續的地方；手續的地方；6. 6. 簽到處背景板：簽到處背景板：在簽到處的后方設置在簽到處的后方設置簽到處背景板，更能簽到處背景板，更能體現會議的專業性；體現會議的專業性；第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序7. 7. 會場主背景會場主背景板板/ /背景墻：會背景墻：會議主席臺后方通議主席臺后方通常會搭建起一塊常會搭建起一塊主題背景，上有主題背景，上有會議主

29、題及主辦會議主題及主辦機構信息機構信息第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序（八）準備會議所需物品、設備（八）準備會議所需物品、設備 （九）安排食宿（九）安排食宿 （十）大型會議的接（十）大型會議的接(送送)站、報到站、報到第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序（十一）大型會議的經費預算（十一）大型會議的經費預算 會議資料費會議資料費郵電通訊費用郵電通訊費用會議設備和用品費會議設備和用品費會議辦公費會議辦公費會議宣傳交際費會議宣傳交

30、際費會議住宿補貼費會議住宿補貼費會議伙食補貼會議伙食補貼會議交通費會議交通費第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序1.會議的時間成本 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序 2.直接的會議成本 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序會議籌備工作程序3.效率損失成本 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作二、二、會議籌備工作程序

31、會議籌備工作程序（一）會務籌備情況檢查的主要內容（一）會務籌備情況檢查的主要內容 1 1、會議準備是否充分。、會議準備是否充分。 2 2、會議期間能否排除各種干擾。、會議期間能否排除各種干擾。 3 3、環境條件與用品準備。、環境條件與用品準備。 4 4、文件材料的準備情況、文件材料的準備情況 5 5、會場布置情況的檢查、會場布置情況的檢查 6 6、會議保衛工作的檢查、會議保衛工作的檢查第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作三、檢查會務的籌備情況三、檢查會務的籌備情況（二）會務籌備情況檢查結果的形式（二）會務籌備情況檢查結果的形式 1 1、書面形式、書面

32、形式 2 2、口頭形式、口頭形式 3 3、協調會形式、協調會形式第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作三、檢查會務的籌備情況三、檢查會務的籌備情況（三）會務籌備情況檢查的方法（三）會務籌備情況檢查的方法 1 1、聽取會議籌備人員的匯報。、聽取會議籌備人員的匯報。 2 2、會前現場檢查。、會前現場檢查。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作三、檢查會務的籌備情況三、檢查會務的籌備情況（四）會務籌備情況檢查工作程序（四）會務籌備情況檢查工作程序 1 1、開會檢查的程序。、開會檢查的程序。 會議籌備機構對會議的準備情

33、況進行自我檢查，并以書面報告的形式報領導小組。 領導小組確定匯報會時間地點，發出協調會通知。 召開籌備檢查協調會，解決相關問題。 匯報會后對檢查中發現的問題予以催辦。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作三、檢查會務的籌備情況三、檢查會務的籌備情況（四）會務籌備情況檢查工作程序（四）會務籌備情況檢查工作程序 2 2、現場檢查的程序。、現場檢查的程序。 先制定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點，并通知有關籌備部門。 將現場檢查的項目支撐檢查單，以便記錄和匯總。 對既定項目逐一現場核對，作出明確標注。 對未達到檢查要求的項目提出整改意見。第四章第四章 會議

34、管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作三、檢查會務的籌備情況三、檢查會務的籌備情況（一）會議應急方案的內容（一）會議應急方案的內容 1 1、會議舉行過程中可能出現的問題。、會議舉行過程中可能出現的問題。 2 2、出現問題時負責解決的會議工作人員。、出現問題時負責解決的會議工作人員。 3 3、處理會議突發事件的方法。、處理會議突發事件的方法。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作四、擬定會議的應急方案四、擬定會議的應急方案1、會議舉行過程中可能出現的問題。、會議舉行過程中可能出現的問題。 人員問題。人員問題。 場地問題。場地問題。

35、 設備問題。設備問題。 資料問題。資料問題。 健康與安全問題。健康與安全問題。 行為問題。行為問題。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作四、擬定會議的應急方案四、擬定會議的應急方案2、出現問題時負責解決的會議工作人員。、出現問題時負責解決的會議工作人員。 在會議籌備方案中，需要明確各小組成員的職責，在會議籌備方案中，需要明確各小組成員的職責，同樣的，在會議應急方案中，也應明確同樣的，在會議應急方案中，也應明確在會議出現各在會議出現各種緊急和意外情況時種緊急和意外情況時，負責解決問題的工作人員，并，負責解決問題的工作人員，并在會前協調會中落實到人。在會

36、前協調會中落實到人。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作四、擬定會議的應急方案四、擬定會議的應急方案3、處理會議突發事件的方法。、處理會議突發事件的方法。 處理人員問題。處理人員問題。 處理場地問題。處理場地問題。 處理設備問題。處理設備問題。 處理資料問題。處理資料問題。 處理健康與安全問題。處理健康與安全問題。 處理行為問題。處理行為問題。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作四、擬定會議的應急方案四、擬定會議的應急方案第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作四、擬

37、定會議的應急方案四、擬定會議的應急方案預測情況預測情況準備應對準備應對備選方案備選方案討論會議討論會議緊急情況緊急情況確定會議確定會議應急方案應急方案（二）會議應急方案的工作程序（二）會議應急方案的工作程序（二）會議應急方案的工作程序（二）會議應急方案的工作程序 1 1、預測情況。、預測情況。 會議應急方案的制定首先要根據會議的具體情況認真分析此次會議哪些地方容易出問題，并能夠確切地知道籌備者可以采取哪些措施緩解問題和解決問題。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作四、擬定會議的應急方案四、擬定會議的應急方案（二）會議應急方案的工作程序（二）會議應急方

38、案的工作程序 2 2、準備應對備選方案。、準備應對備選方案。 提前準備應對各種問題的備選方案，考慮好備選的人員，準備好備選的場地、備用的設備和資料等。并在會議的籌備階段不斷對各種突發狀況進行復查和調整。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作四、擬定會議的應急方案四、擬定會議的應急方案（二）會議應急方案的工作程序（二）會議應急方案的工作程序 3 3、討論會議緊急情況。、討論會議緊急情況。 在會議正式召開前，要組織一次專題性的籌備檢查會，重點討論會議中可能出現的緊急情況和危機。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作

39、四、擬定會議的應急方案四、擬定會議的應急方案（二）會議應急方案的工作程序（二）會議應急方案的工作程序 4 4、確定會議應急方案。、確定會議應急方案。 在應急方案的制定過程中可以舉行有關人員的頭腦風暴會，大家把問題考慮的越全面，措施制定的越有創造性，會議的成功就越有保證。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第二節第二節 會議的準備工作會議的準備工作四、擬定會議的應急方案四、擬定會議的應急方案n經過充分的準備，會議召開了，是不是秘書的工作就大功告成了？n會議中秘書人員還有哪些工作要做？n會議后還有哪些收尾工作？第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務一、會中的服務工作

40、一、會中的服務工作 （一）會場中的組織服務工作（一）會場中的組織服務工作 1 1、會前檢查會場、會前檢查會場 2 2、接站報到簽到、接站報到簽到 3 3、引導就座、引導就座 4 4、分發文件、分發文件 5 5、維持會場秩序、維持會場秩序 6 6、內外聯系，傳遞信息、內外聯系，傳遞信息 7 7、處理臨時交辦事項、處理臨時交辦事項 8 8、做好會議記錄、做好會議記錄 9 9、收集會議資料、收集會議資料 1010、編寫會議簡報、編寫會議簡報 1111、其他服務工作、其他服務工作 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務如：桌椅、電源、照明、音響等設備及安全情況。發現問如：

41、桌椅、電源、照明、音響等設備及安全情況。發現問題及時解決。題及時解決。1 1、會前檢查會場、會前檢查會場n案例分析： 天一公司定于2003年2月15日在廣州召開為期兩天的新產品推廣會，邀請了國內外十幾家合作公司的管理人員、技術人員近百人參加。秘書李萌負責安排接站報到工作，但因春節后客流較大，她又缺乏一定的經驗，致使部分與會者沒能找到接站處，費了很大周折才找到報到地點，因而損害了企業的良好形象。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務2 2、接站報到簽到、接站報到簽到1）要有統一的指揮系統，掌握到會人員的名單以及飛機、火車的班次及抵達的準確時間，掌握到會人員的聯絡方式

42、。2）要備足夠的車輛和接站人員。3）對自備交通工具的人員，要通過傳真或電話告訴報到地點的詳細路線圖。4）在車站、機場設接待站。制作醒目的牌子，寫上公司的名字。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務n會議報到的方式n參加會議人員報到時，秘書人員要做好下的工作：1）查驗證件2）填登記表3）接收與會者帶來的材料4）分發會議文件、證件、文件袋等會議用品。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務2 2、接站報到簽到、接站報到簽到2 2、接站報到簽到、接站報到簽到 參加會議人員在進入會場時一定要簽到。會議簽到是為了準確地統計到會人數，更好地安排會議

43、工作。 簽到方法主要有以下幾種： a a小型會議由會議秘書人員、會議工作人員代為簽到。 b b大中型會議一般采用證卡簽到。 c c富有紀念意義的會議可采取簿式簽到的方法。 d d座次簽到方法。 e e電子計算機簽到。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務3 3、引導就座、引導就座 與會者第一次入場時，會議人員應做好必要的引導，以便與會人員找到座次。 日常的小型會議，與會人員一般都有自己的習慣座位，但多數會議需要與會者按照會前安排好的座位就座。 有些會議在桌上擺置名簽，并同時印制“座次表”發給與會人員。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中

44、服務3 3、引導就座、引導就座 小竅門 與會者的座位一定要事先安排好，可以以部門為單位集中就坐，也可以劃分會區。 大多數會議的人員并不熟悉會場，因此，會議工作人員要引導座位。為減輕會議工作人員的負擔，可以采用印刷“座次表”，還可以設座位標志，擺放名簽。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務4 4、分發文件、分發文件 一般在簽到時發放會議文件。5 5、維持會場秩序、維持會場秩序 禁止無關人員入會，保證會議安全、機密、無干擾。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務案例一 會議要保密會議要保密某高科技公司對新研制的產品開會鑒定。會議期間，發

45、現競爭對手某公司的職員悄悄進了會場。公司秘書立即向經理匯報了情況，建議停會休息，并及時要求該人員離場。因處理及時，保證了公司利益未受損失。點評分析：市場經濟下，誰掌握了高技術，誰就可能贏得競爭。而對公司技術的保密也顯得十分重要。一些對手的滲透可謂不擇手段。會議的保密工作不可小視。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務6 6、內外聯系，傳遞信息、內外聯系，傳遞信息 開會時一般不接尋找與會者的電話，接傳緊急電話時要注意安全保密。7 7、處理臨時交辦事項、處理臨時交辦事項 會議時出現一些臨時變動，應根據領導的指示，妥善解決。8 8、做好會議記錄、做好會議記錄 會議記錄的

46、形式可以多樣：速記、錄音、錄像。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務做好會議記錄應注意的事項n了解公司的業務情況，掌握專業領域的基本術語。n記錄原稿要統一編號，便于裝訂和復制。n會議主持人需向記錄員明確機密事項的范圍及處理的要求。n記錄原件要由專人負責保管。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務會議記錄示例：會議記錄示例： 藝海股份有限公司董事會例會記錄藝海股份有限公司董事會例會記錄 (2012年年4月月14日日)宣布：2012年4月14日上午10：00藝海股份有限公司董事會例會在北京海淀高科技大廈公司總部會議室召開。主持人為高杰，

47、有法定人數參加了會議，他們是：高杰(董事長)、劉明(副董事長)、白雪(秘書)、歐陽軍(財務主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龍董事、李忠董事、錢清董事。記錄：秘書白雪宣讀了2012年3月10日會議的記錄，并在宣讀后獲得通過。財務狀況：財務主管歐陽軍提出的一份財務報告顯示，2002年3月31日公司的流動資金余額為2576.98萬元。財務主管的報告在宣讀后獲得通過。公司其他活動報告：主管公司企劃部的副總經理郭利董事報告說，公司企業策劃活動的下一個項目是為北京護城河河道清淤項目捐款10萬元人民幣，這項公益活動將有助于提高企業的知名度。計劃在“五一”期間舉行捐款儀式，向北京市有關部門捐

48、款。關于此事全部細節情況的材料將于4月21號寄發給所有成員新的事項： 安慧董事提出在5月14日舉行的下一次董事會例會上，公司董事會應任命一人負責公司職工藝術節(將于8月初舉行)，同時董事會還應在下次會議上為職工藝術節確定一個主題。此建議得到了郭利董事的附議并獲一致通過。休會： 已無其他問題，會議于上午11：50結束。 秘書(簽名) 董事長(簽名）9 9、收集會議資料、收集會議資料 一些會議要求收集要討論的信息，及時反饋給會議的主持者。1010、編寫會議簡報、編寫會議簡報 會議簡報是會議交流性和指導性文件，要及時編寫分發。1111、其他服務工作、其他服務工作 會場的茶水供應，攝影留念安排、做好會

49、議記錄、組織參觀活動和娛樂活動等。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務（二）會議場外的服務工作（二）會議場外的服務工作 1 1、經費經費：會前做好經費預算，合理安排使用。提倡精打細算，節約開支；反對奢侈浪費，嚴防會議腐敗。 2 2、食宿食宿：根據與會人數預定房間、安排食宿。 3 3、交通交通：保證會議用車、停車，合理分配車次。 4 4、活動活動：會議期間的參觀、休閑、接見、宴請等活動，要安排細致，時間、地點、場所、人員都要細致落實。 5 5、醫療安保醫療安保：會議期間要做好會場、住宿的安全保衛工作，確保無重大事故發生。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節

50、第三節 會中服務會中服務（三）監督會議經費的使用（三）監督會議經費的使用 1 1、會議經費的類型、會議經費的類型a.a. 與會人員交費與會人員交費b.b. 參展商交費參展商交費c.c. 聯合主辦者交費聯合主辦者交費d.d. 廣告、贊助和捐助廣告、贊助和捐助e.e. 公司分配公司分配f.f. 其他收入項目其他收入項目第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務（三）監督會議經費的使用（三）監督會議經費的使用 2 2、會議經費使用的主要方面、會議經費使用的主要方面a.a.文件資料費文件資料費 b.b.郵電通訊費用郵電通訊費用c.c.會議設備和用品費會議設備和用品費 d.d.

51、會議場所租用費會議場所租用費e.e.會議辦公費會議辦公費 f.f.會議宣傳交際費會議宣傳交際費g.g.會議住宿補貼費會議住宿補貼費 h.h.會議伙食補貼會議伙食補貼i.i.會議交通費會議交通費 j.j.其他開支其他開支第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務（三）監督會議經費的使用（三）監督會議經費的使用 3 3、會議經費使用的程序為：、會議經費使用的程序為：1.1. 申請經費申請經費2.2. 主管領導審批主管領導審批3.3. 財務部審批財務部審批4.4. 財務人員提取現金或填寫支票財務人員提取現金或填寫支票5.5. 經費支出經費支出6.6. 審核會議經費支出。審核

52、會議經費支出。第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第三節第三節 會中服務會中服務第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第四節第四節 秘書在會議中的角色與責任秘書在會議中的角色與責任一、會前的準備一、會前的準備1、根據個人觀點研究問題、根據個人觀點研究問題2、依據所提供的文件、資料，準備推斷分析的、依據所提供的文件、資料，準備推斷分析的論證材料。并提出意見或詢問事項論證材料。并提出意見或詢問事項3、準備在會間盡力發揮自己的角色、準備在會間盡力發揮自己的角色4、嚴格遵守開會時間，準時到會、嚴格遵守開會時間，準時到會第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第四節第四節 秘書在會議中的角色與責任秘書在

53、會議中的角色與責任二、會議期間的角色方寸二、會議期間的角色方寸 1 1、認真傾聽他人的觀點、認真傾聽他人的觀點盡量避免：盡量避免：1 1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調，）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調，自己又拿不出合理的論證自己又拿不出合理的論證2 2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話）在論證中喋喋不休，使他人無法插話3 3）盲目認同他人觀點）盲目認同他人觀點第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第四節第四節 秘書在會議中的角色與責任秘書在會議中的角色與責任2、積極發表自己的見解、積極發表自己的見解1）發言力求簡要明確，注意發言時機）發言力求簡要明確，注意發言時機2）讓自己的

54、行為富有積極性、合理性和說服力）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力3）發言要守時，動作、手勢要充滿自信，但不）發言要守時，動作、手勢要充滿自信，但不要固執己見要固執己見第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第四節第四節 秘書在會議中的角色與責任秘書在會議中的角色與責任3、關注正在討論的事項、關注正在討論的事項1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛2）不隨便打斷別人的發言，不隨便插言，不侵犯）不隨便打斷別人的發言，不隨便插言，不侵犯其他與會者的權利其他與會者的權利3）不隨便進進出出，影響他人的發言）不隨便進進出出，影響他人的發言4）自己的論點會

55、證明根據不足時，應當顯示自己）自己的論點會證明根據不足時，應當顯示自己的風度，放棄己見的風度，放棄己見5）應服從多數人的決定）應服從多數人的決定第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第四節第四節 秘書在會議中的角色與責任秘書在會議中的角色與責任三、控制會場的氣氛三、控制會場的氣氛開會時間準時，不能因為個別人對會議的冷漠態度開會時間準時，不能因為個別人對會議的冷漠態度或尚未到場而耽誤大家的時間或尚未到場而耽誤大家的時間當會議參加者進入會場時，要保證他們各有其座當會議參加者進入會場時，要保證他們各有其座會議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的目會議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每

56、一個與會者都明白會議的目的的，使每一個與會者都明白會議的目的鼓勵每一個人發表自己的見解鼓勵每一個人發表自己的見解在一段時間里要集中討論一個議題，避免跑題在一段時間里要集中討論一個議題，避免跑題第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第五節第五節 會后的工作會后的工作一、合理安排與會人員返程一、合理安排與會人員返程 做好與會人員的返程工作，對貴賓要做好與會人員的返程工作，對貴賓要先送行。會期長的，在會前或會中秘書人先送行。會期長的，在會前或會中秘書人員應做好車船機票的預訂工作，對需要送員應做好車船機票的預訂工作，對需要送行的要安排好交通工具。行的要安排好交通工具。二、提醒與會者及時做好各種物品的清

57、退二、提醒與會者及時做好各種物品的清退 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第五節第五節 會后的工作會后的工作三、清理會場和文件三、清理會場和文件 會后秘書人員要組織人員清理會場，保持會會后秘書人員要組織人員清理會場，保持會場原貌場原貌, ,帶回剩余材料、席簽等。帶回剩余材料、席簽等。 四、整理會議材料，立卷歸檔四、整理會議材料，立卷歸檔 v會議正式文件，如決定、決議、計劃、報告等。會議正式文件，如決定、決議、計劃、報告等。v會議參閱文件。會議參閱文件。v會議安排的發言稿。會議安排的發言稿。v會議上的講話記錄會議上的講話記錄 第四章第四章 會議管理工作會議管理工作第五節第五節 會后的工作會后的工作五、會議的總結五、會議的總結會議總結的要點會議總結的要點:1）會議工作總結要根據崗位責任制和工作任務）會議工作總結要根據崗位責任制和工作任務書的內容，逐條對照檢查書的內容，逐條對照檢查2）總結要將客觀標準和主觀標準相結合）總結要將客觀標準和主觀標準相結合3）總結要以總結經驗、激勵下屬為目的）總結要以總結經驗、激勵下屬為目的起草會議紀要或總結報告起草會議紀要或總結報告第四章