1、對外函件管理辦法FX/QG-FW 201505-05第一章 總 則第一條 為促進對外函件制訂、接收、發放及存檔工作的程序化、制度化、規范化，確保函件的合法性，防范法律風險，維護公司的合法權益，制定本辦法。第二條 本辦法所稱對外函件，指集團及各單位在經營管理過程中與權利義務相對方、政府機關、司法機關、社會公眾等之間形成的以紙質或電子方式為載體的往來書函、公文等，包括：各種承諾、表格、數據、文字、單位證明、報告、情況說明、單位介紹等。第三條 本辦法適用下列對外函件：1. 政府職能部門往來文函：一類：不涉及權利義務的文函；關于免責、避責、延期履行義務等的請示、匯報、報告；二類：除一類函件外的，費用減

2、免、政策優惠、資金扶持文函及其他文函；三類：對行政處罰的回復、答辯、申訴等；2.司法文書：一類：司法文書的簽收及送達；二類：所有司法文書及相關請示報告、情況說明；3.客戶往來文函：一類：按集團規定范本和內容簽發的通知函、催告函、解除函、承諾函及利益主張要求的回復等；對客戶利益主張及要求，按集團頒發的標準內容進行的書面回復；二類：樓書、要約（招商）書；廣告推廣資料；客戶索賠事件。三類：非集團規定范本的通知函、催告函、解除函、承諾函及利益主張要求的回復等。4.合同相對方往來文函：一類：一般工作聯系函，如通知、催告函、知會函、邀請函等；二類：我方律師函、解除函及對方律師函、解除函的回函；合同履行變更

3、、異議、中止等文書（工程合同履行過程中的變更、簽證按房產事業部專項制度執行）；中介機構鑒定文書等。5.各類外部委托、授權文書。第二章 收函、發函及復函第一條 職責（一）綜合部：接收、登記函件，按照函件內容分發相關部門/責任人，發函，復印，存檔。 （二）經辦部門/責任人：上報函件內容，填寫函件處理申報表并出具初步處理意見，草擬函件，填寫函件審批責任單，按審批意見執行。（三）法務中心：審查函件，出具法律意見。（四）子公司董事長：審查、審批、指導、監督發函（按權限）。（五）事業部總經理：審查、審批、指導、監督發函（按權限）。（六）集團分管領導：審查、審批、指導、監督發函（按權限）。（七）集團董事長：

4、審查、審批、指導、監督發函（按權限）。第二條 流程（一）收函流程：綜合部收函登記臺賬分發經辦部門/人上報子公司董事長審查法務中心出具意見事業部總經理審閱、審批（按權限）集團分管領導審閱、審批（按權限）集團董事長審批（按權限）經辦部門執行登臺帳函件原件、批件經辦部門存檔（二）發函流程：經辦部門/人擬稿法務中心審查子公司董事長審查、審批（按權限）事業部總經理審查、審批（按權限）集團分管領導審查、審批（按權限）集團董事長審批（按權限）經辦部門執行綜合部或指定專人送達、郵寄登臺帳批件、函件復印件、發送回執存檔第三條 審批權限函件類別審批人子公司負責人事業部總經理集團分管領導/董事長1.對政府職能部門不

5、涉及權利義務的文函關于免責、避責、延期履行義務等的請示、匯報、報告費用減免、政策優惠、資金扶持金額為30萬元（含）以下金額為30-100萬元（不含）金額為100萬元（含）以上對行政處罰的回復、答辯、申訴金額為5萬元（含）以下金額為5-15萬元（不含）金額為15萬元（含）以上除上述事項外的其他文函一般性函件（函件性質）比較重要，涉及到金額、企業形象，比較大的事項重大函件，涉及到金額較大2. 司法文書司法文書的簽收及送達所有司法文書及相關請示報告、情況說明金額為20萬元（不含）以下金額為20萬元（含）以上3.客戶往來文函按集團規定范本和內容簽發的通知函、催告函、解除函、承諾函及利益主張要求的回復等

6、非集團規定范本的通知函、催告函、解除函、承諾函及利益主張要求的回復等對客戶利益主張及要求，按集團頒發的標準內容進行的書面回復樓書、要約（招商）書廣告推廣資料不涉及具體承諾、無法律風險的推廣資料涉及具體承諾、有法律風險的推廣資料客戶索賠事件金額為10萬元（不含）以下金額為10萬元（含）以上4. 合同相對方往來文函一般工作聯系函對外招標要約邀請函件按專項制度權限執行中標通知書按專項制度權限執行我方律師函、解除函及對方律師函、解除函的回函減免對方義務或增加我方義務2萬以下減免對方義務或增加我方義務2-10萬減免對方義務或增加我方義務10萬以上可能對我方權益造成影響的或影響合同正常履行的函件合同履行變

7、更、異議、中止等文書（工程合同履行過程中的變更、簽證按房產事業部專項制度執行）金額2萬以下金額2-10萬金額10萬以上中介機構鑒定文書等5. 外部委托、授權文書獲益事項外部委托、授權文書增加我方義務外部委托、授權文書以集團名義出具外部委托、授權文書集團分管領導在上述函件審批范圍內把握不準，涉及到情況復雜、問題大、產生后果嚴重的相關審批事項，應向集團董事長匯報、審批說明：本條款未列明事項，按照印鑒使用管理辦法審批權限執行。第四條 收函、發函、回函要求(一)未按流程、審批權限辦理，未造成損失的，處相關責任人500-1000元/項的罰款，其中，經辦人承擔70%，主要領導承擔30%；造成損失的，由相關

8、責任人賠償損失金額的10-20%，并處2000元以上的罰款，其中，經辦人承擔70%，單位主要領導承擔30%。(二)重大函件應當在簽收當日分發相關部門。未按要求辦理，未造成損失的，處相關責任人500-1000元/條的罰款，其中，經辦人承擔70%，主要領導承擔30%；造成損失的，由相關責任人賠償損失金額的10-30%，并處2000元以上的罰款，其中，經辦人承擔70%，單位主要領導承擔30%。(三)簽收司法文書，簽收人應當在送達回執上簽收，并寫上簽收日期，簽收當天應立即將文書上報法務中心。未按要求辦理，未造成損失的，處相關責任人500-1000元/條的罰款，其中，經辦人承擔70%，主要領導承擔30%

9、；造成損失的，由相關責任人賠償損失金額的10-30%，并處2000元以上的罰款，其中，經辦人承擔70%，單位主要領導承擔30%。(四)函件簽收需符合工作指南要求，不得擅自簽收函件，未按要求辦理，未造成損失的，處相關責任人500-1000元/條的罰款，其中，經辦人承擔70%，主要領導承擔30%；造成損失的，由相關責任人賠償損失金額的10-30%，并處2000元以上的罰款，其中，經辦人承擔70%，單位主要領導承擔30%。(五)相關單位、部門人員應當在收到送審函件之日起兩個工作日內審查完畢。未按要求辦理的，處相關責任人50-200元/天的罰款。(六)重大函件必須按程序報審簽發；函件審批人應當在收到函

10、件之日起一個工作日內審批。未按要求辦理，未造成損失的，處相關責任人500-1000元的罰款，其中，經辦人承擔70%，主要領導承擔30%；造成損失的，由相關責任人賠償損失金額的10-30%，并處2000元以上的罰款，其中，經辦人承擔70%，單位主要領導承擔30%。(七)有糾紛的涉及時效的未完事項，責任單位和法務部門應把中斷時效的復函列入年工作計劃，及時回復。對來函規定了回復期限的，函件審查人、審批人應確保在回復期限內向對方復函。未按要求辦理，未造成損失的，處相關責任人500-1000元/條的罰款，其中，經辦人承擔70%，主要領導承擔30%；造成損失的，由相關責任人賠償損失金額的10-30%，并處

11、2000元以上的罰款，其中，經辦人承擔70%，單位主要領導承擔30%。(八)發函及回函必須嚴格按照審批內容修改，函件必須經審批權人簽字確認后方可對外發送。未按要求辦理，未造成損失的，處相關責任人500-1000元/條的罰款，其中，經辦人承擔70%，主要領導承擔30%；造成損失的，由相關責任人賠償損失金額的10-30%，并處2000元以上的罰款，其中，經辦人承擔70%，單位主要領導承擔30%。(九)各單位綜合部、部門專管員應建立完備、準確的對外函件臺賬，對于所有對外函件逐一登記，不得漏登，臺賬內容必須包括函件名稱、收發雙方、收發時間、基本內容、頁碼、送達回執登記時間等。寄送函件時必須寫明文件名稱

12、，并留存對方簽收回執或快遞回執單。未建立臺賬和留存回執的，處罰相關負責人2000元以上，臺賬建立不清晰、內容不完整，處罰相關負責人500-1000元，其中，經辦人承擔70%，單位主要領導承擔30%；造成損失的，由相關責任人賠償損失金額的10-30%，并處2000元以上的罰款，其中，經辦人承擔70%，單位主要領導承擔30%。第五條 工作指南一、收函工作指南(一)函件簽收人應做好簽收記錄，包括簽收時間、簽收人員等。對于簽收的函件應充分重視，所有來函應保留存檔以備查詢。 (二)函件原則上由各單位綜合部簽收，傳達室（保安室）人員不得簽收任何函件。若能明確函件所涉部門/人的，綜合部應當通知該部門/責任人簽收或者經該部門/責任人同意后代簽收。 (三)函件簽收后，由綜合部按照函件內容分發相關部門/責任人。(四)收函單位對于函件存在異議應及時回函，及時回函澄清，表明觀點。二、發函工作指南(一)函件經辦人應按合同簽訂審批流程及規定權限審批、用印。函件的起草、審查與審批均應附上函件審批責任單，由相關責任人簽署意見。(二)對審批權限有爭議的，應跨級請示確定審批權限。(三)各單位綜合部、部門專管員應建立對外函件發送表，所有發函須詳細登記備案（包括函件名稱、主要內容、接收方、發送時間、發送方式、