1、合同管理規范1目的規范公司合同管理工作，確保公司簽訂的合同合法、有效，降低或避免因合同 風險帶來的經濟損失。2適用范圍本規范適用于廣東XX科技有限公司所簽訂的各類合同（勞動合同除外）。3 定義3.1本規范中所稱的“合同”：指以明確當事人之間民事權利義務關系為內容 的法律文件（含債權合同和物權性質合同，不含勞動合同），形式包括但不限于協 議、合約、契約、訂單、確認書等。3. 2本規范中所稱的“合同文件”：是指與合同的簽訂、履行、變更、解除及糾 紛處理相關的法律性文件。4內容4。1總則：4. Io 1公司各部門不得以自己的名義對外簽訂合同.4.1。2合同應半采用書面形式確認。4。1. 3凡國家或本

2、公司有標準文本或示范文本的，應當優先適用，并應按照 標準文本或示范文本的要求填寫.4. 1. 4如無國家或公司標準示范合同文本的，合同的起草工作應爭取山己方或以 己方為主承擔，語言應嚴謹、簡練、準確，條款齊全、權利義務清楚。4.1.5合同正式文本應當打印或印刷制成。合同文本原則上應使用中文，涉外合 同諸如技術轉讓、服務、銷售代理、年度長期合同等應優先考慮適用中國法律, 但涉及至對外貿易時可按國際通行規則訂立英文合同。合同存在兩個或兩個以上 版本的，應在合同中約定以其中一個版本為準。4。2合同管理：4. 2. I人事行政部為公司合同的管理單位。4。2.2合同審核實行分類專項管理，財務部負責合同的

3、財務審核，相關業務部 門負責合同的業務審核工作.4. 2.3公司的業務、財務、法務人員（公司未設專職法務人員時曲公司法律顧問 承擔相關職責）有權依據各自職責對合同進行審核監督，相關部門應給予支持和 配合.4。2. 4公司合同管理實行承辦人責任制，相關部門的承辦人應對其職務行為負 責。4. 3合同的訂立：4o 3.1合同簽訂前，合同承辦部門須確定一位具體負責的承辦人.重大的或涉外 的合同談判，應由法務人員會同經濟、技術等專業人員組成談判小組參加，必要 時外聘法律顧問參與合同談判。4. 3。2合同簽訂前，合同承辦部門承辦人應對合同另一方當事人的主體資格、 資信狀況、履行能力、經營狀況、市場需求、產

4、品、服務質量、價格等背景資料 進行了解和調查。4。3。3合同的審批程序：合同承辦人準備好合同草案及合同有關資料一填寫合同審批表一合同 承辦部門負責人審核一財務部負責人審核一（法務人員審核）一人事行政部審核 一根據簽批權限呈總經理、董事長、董事會審批.4 . 3. 4合同的簽具權：4. 3.4. I公司的法定代表人具有合同的簽具權。4。3.4o 2公司法定代表人因客觀原因無法行使合同簽具權時，可簽署書面授權 委托書由其指定的授權代表代為行使。授權委托書應載明授權代表姓名、授權權 限、授權期限,并山公司法定代表人簽字方可生效。在無明確書面授權的情況下， 任何人不得擅自對外簽署合同.4. 3.4.

5、3授權代表應按照授權人的意圖和公司相關制度的規定行使合同簽具權, 法定代表人須對授權代表的簽具行為負責。4. 3.5合同審核人員對出具的意見負責。審核的意見應明確、具體，禁止使用 “原則同意” “基本可行”等模糊性語言，一旦使用，視為未對合同審核.4.3.6合同承辦部門負責人、財務人員、法務人員在審核合同草案時，可根據 需要要求承辦人提供與合同相關的補充證明材料，承辦人應予以配合。4. 3. 7對各審核部門審核意見不齊備的合同草案，簽具人或授權代表應拒絕 簽署。4.3.8合同承辦部門負責人對合同審核的內容包括：4 . 3。8。1合同的經濟性：(1)市場供應、需求情況經調研屬實；(2)市場供應、

6、需求價格預測可靠、合理；(3)應予考慮的其他經濟因素。4。3. 8o 2合同的技術性：(1)技術依據真實、可幕；(2)技術描施完備、可彳丁；(3)技術標準和參數科學、真實、可行。4o 3。8. 3合同的可行性：(1)整體項U技術具有可靠性；(2)經濟效益或社會效益具有真實性；(3)合同履行具有可操作性。4.3.8o 4合同的安全性：(1)涉及的知識產權已采取相應的保護或限制措施；(2)無損公司商譽、商業秘密及其他利益；(3)合同承辦部門認為必須審核的其他內容。4.3.9財務部對合同審核的內容包括：4。3。9. 1合同涉及資金的使用符合公司統一的資金調度計劃。4. 3。9. 2資金、資產的合法性

7、：(1)資金來源合法，資產的所有權明確、合法；(2)資金使用和資產動用的審批手續合法；(3)資金、資產的用途及使用方式合法。4.3。9. 3價款、酬金和結算的合理、合法性：(I)價款、酬金的確定正確、合理、合法；(2)資金結算、酬金支付方式明確、具體、合法；(3)資產、資金使用效果的財務可行性；（4 ）與資金、資產等有關的其他事項。4。3. 9. 4財務部門認為需要審核的其他內容，如發票開具條款等。4。3. 1 0法務人員對合同的審核內容包括：4。3. 1 0。1合規合法性：（1）主體合法，簽約各方具有簽約的權利能力和行為能力；（2）內容合法，簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規、政策及

8、公 司經營策略與計劃，無規避法律行為，無顯失公平內容；無明顯屬于采取欺詐、 脅迫等手段訂立合同的情況；（3）形式合法，訂立合同的形式符合法律規定要求；（4）簽約程序合法，訂約等有關程療;應符合有關法律、政策的規定。4.3。10.2嚴密性：（I ）合同條款完整、齊備：（2）文字清楚準確，不致產生歧義；（3）設定的權利和義務具體、確切；（4）相應手續完備；G）相關附件完備；（6）附加條件適當、合法.4.3o 11人事行政部對合同的審核內容包括：4o 3. ! Io 1合同承辦形式審核：（1）承辦人無誤；（2）符合公司規定程序；（3）各審核部門審核建議書齊備；（4）合同文本文字無誤，正副本及附件份數

9、齊備.4o 3。12合同審批完成后，山法定代表人或授權代表簽署。4。3. 13合同承辦人向有關部門提交合同草案時，應預留至少2個工作日供其審 核，同時審核人、審批人必須在接到合同草案后2個工作日內回復意見。各審核 部門遇特殊悄況需延長審核時間時，向合同承辦人說明情況后可以適當延長，但 延長后累計審核時間最長不得超過10個工作日。涉外、重大合同的審核時限累 計最長不應超過20個工作日。4。3。14各審核部門在審核合同草案時，發現重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審 核意見中予以明確并提出修改意見，連同全部文件資料退還承辦人。合同承辦人 修改之后應將修改后版本連同原版本一起重新提請審核，審核期限重新汁算

10、。各 審核部門須及時地提出審核意見，不得拖延.4。3。15合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應與其簽訂合同。 必須簽訂合同時，應要求其提供有效的擔保.其中，以保證形式做出的擔保，其擔 保人必須是具有代償能力的獨立經濟實體或個人，并應對擔保人進行必要的審查。4。3. 16法定代表人或授權代表簽署合同后，由公章管理人員將合同文本加蓋 公章或合同專用章。4。3o 17合同必須呈報上級主管部門登記、批準或報工商管理部門鑒證、公證 處公證的，應辦理有關手續。4o 4合同的履行：4。4。1合同依法成立，即具有法律約束力。履行合同的部門必須嚴格履行合同 所規定的義務，積極行使合同賦予的權利。4。4

11、. 2合同履行涉及公司多個部門的，合同承辦人應當及時、準確地向有關部 門告知合同履行時需要協助的內容，有關部門應予以積極配合。4o 4. 3合同依法簽訂生效后，合同承辦人員應及時檢查、了解履行情況。發生 問題及時處理，并向合同承辦部門負責人匯報。4。4. 4公司員工發現對方不履行或不完全履行合同時,應立即通知承辦人。承 辦人應在法定、約定或合理期限內以法定、約定或沒有此種規定時以書面方式向 對方提出異議.收到對方履行異議時，合同承辦人亦應在法定、約定或合理期限 內以法定、約定方式或以書面方式予以答復.4. 4.5向對方提出異議的文件和對對方提出異議的答復文件須經法務人員審核, 并報人事行政部備

12、案。4o 4. 6簽訂合同后，應當積極、全面履行。如遇合同不能履行或不能完全履行， 承辦人應減少損失，并由合同承辦人于3個工作日內通知對方。4. 4. 7遇有不可抗力等影響經濟合同履行的因素時，應當及時將有關情況向所 在部門、人事行政部、法務人員及公司領導報告，并由承辦人于不可抗力事件發 生3日內以書面形式通知對方，并收集有關證據。4. 4。8合同訂立后，不得因合同承辦人的變動而影響合同履行.在合同履行過 程中，合同承辦人變更時，應辦理交接手續。4.5合同的變更和解除：4o 5。1合同在履行過程中，需要進行變更或解除時，應與對方協商一致進行變 更或解除.法律有特別規定或合同有特別約定的，依據法

13、律規定或合同約定。4. 5.2變更、解除合同的審批權限和程序，與合同訂立的審批權限和程序相同。4. 5. 3變更、解除合同時，應在法律規定、合同約定或合理期限內與對方當事 人進行協商，書面函告并限期答復。4. 5。4合同承辦人在收到對方要求變更或解除合同的通知后，應及時提請所在 部門、人事行政部、法務人員處理。變更、解除合同應當采用書面形式。4。5. 5合同變更、解除應注意以下事項：4o 5. 5. 1主體變更、解除應征得合同各方同意.4. 5。5. 2有擔保條款的合同變更，應征求原擔保單位或個人的同意并在變更協 議上加蓋擔保單位的印章或簽字。4. 5。5. 3經登記、批準、鑒證、見證、公證的

14、合同，變更協議應重新登記、 批準、鑒證、見證、公證。4.5.5. 4合同中訂有保密條款或附有保密協議的，合同解除后，其效力并不受影 響。合同變更時，如果涉及到雙方當事人的變更或合同內容的變更,應變更保密條 款或保密協議。4o 5o 5. 5聯營、承包經營、涉外等合同的變更或解除，法律有特別規定的， 應依特別規定辦理.4. 5。6變更、解除合同的協議在達成之前，根據實際情況，應釆取繼續履行、 補救或中止履行等措施。4. 6合同糾紛的處理：4。6。1合同在履行過程中發生糾紛的，應按合同法、民事訴訟法等 有關法律、法規和本辦法處理.4。6. 2處理合同糾紛的原則：4o 6.2. 1及時處理。4. 6

15、。2.2雙方協商解決。4.6。2. 3維護公司合法權益。4. 6. 3糾紛發生后，承辦人應及時向所在部門、人事行政部、法務人員和公司 領導遞交合同糾紛說明，同時應迅速收集下列有關證據（原件或復印件）：4. 6。3. 1合同文件（包括變更、解除合同的協議、電報、電傳、傳真、信函、 圖表、視聽資料、廣告、授權委托書，介紹信及其他有關資料等）。4o 6。3. 2送貨、提貨、收貨、托運、驗收、發票等有關票證票據.4o 6.3.3貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關財務賬目。4.6.3.4作為質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報告、檢測結 果等.4. 6。3. 5證人證言。4.6。3. 6其他證據材料。4o 6.4法務人員根據悄況，在5個工作日內提出處理意見，提交公司領導審批。4。6. 5合同糾紛經雙方協商達成一致處理意見的，應訂立書面協議，由雙方代 表簽字并加蓋公司公章。4。6. 6對經協商無法解決的糾紛，如屬對方過錯或違約，經總經理同意，法務人 員可向仲裁委員會申請仲裁或向人民法院起訴；若對方已經向仲裁委員會申請仲 裁或向人民法院起訴，法務人員應積極參加仲裁或應訴，并應當在5個工作日 內提出參加仲裁或應訴意見，提交總經理審批。4。6.7糾紛處理完畢后，