1、總經辦文員作業指導書 版本/修改狀態：a/0第一章 職位說明書第一節 崗位職責職位名稱：總經辦文員直接隸屬：總經辦主任直接下屬：無協調部門：集團各部門、分公司人行部崗位描述：在總經辦主任領導下，負責集團內部文件和外部文件的收取、編號、傳送、歸檔；負責總部的文件打印、復印、計算機管理與應用，傳真和電子信箱的收發,辦公用品應用及管理、后勤庫存管理及出入庫登記工作。崗位職責：1、負責集團文件的打印，外部文件的收取、編號、發送、整理、歸檔、立卷工作；嚴格遵守保密制度。2、負責總部的文件打印、復印、計算機管理與應用，傳真和電子信箱的收發工作。3、嚴格履行文件發送交接登記手續，避免、因交接登記失誤而造成公

2、文遺失等現象發生。4、負責集團內部刊物、重要文件的收發、傳遞和保管。5、負責集團印信的管理工作。6、負責集團刊物希波視界的采編與發行工作。7、負責對圖書資料的建檔與借閱工作。8、負責來電來訪的接待、記錄、送達工作。9、負責總經理辦公室及本部門的內務整理。10、負責集團所有計算機查殺毒的監督工作。11、負責后勤庫存管理及出入庫登記工作。12、嚴格控制辦公費用指標，每月報辦公費用考核表。13、按時完成總經辦主任交辦的其他工作。第二節 主要權利1、對非本部門發文手續不全、書寫不符合要求的文件，有權拒絕打印。2、對發文手續不全、書寫不符合要求的文件，有權拒絕下發。3、有權拒絕帶毒軟盤的接收使用。4、有

3、權對集團所有計算機查、殺毒工作進行周期性監督。第二章 日常規工作內容第一節 衛生清理工作 1、提前十分鐘到崗，清理辦公室室內衛生。 2、負責辦公室地面、墻壁、窗、門、桌椅、文件柜等設施的清潔。第二節 辦公設備開機準備工作1、接通計算機電源。 2、接通傳真機電源。 3、打印機、復印機使用時方可開機。 第三節 整理呈報材料 1、整理好報紙及代各部門轉交總經理的各種材料，夾在文件夾內，呈報總經理。 2、呈送時直接檢查總經理辦公室內水、茶、杯等備品是否足量。第四節 接收傳真、電話 1、及時接聽電話，按電話內容給予解答、回絕或轉報，需要轉報的電話內容直接填寫在待辦單上。 2、接收傳真件時詢問清楚對方屬哪

4、單位、傳真大致內容、傳真發給部門、接收人等，按工作需要決定是否接收（一般征費性廣告單位不需接收）。 3、通知接收部門領取傳真件，監督其登記。 4、注意事項：a、不可將董事長、總經理的辦公室電話、手機號碼告知非本公司人員，對方詢問可禮貌回絕。b、不可將董事長、副董事長、總經理的辦公地點、出差地點、路線隨便告知任何人。c、不可透露傳真內容。第五節 圖書借閱 1、詢問借閱人需要哪類書籍，書庫是否擁有。 2、按圖書管理規定由借閱人在圖書借閱一覽表中登記后借閱。 3、借閱期限為一個月，到期后跟催借閱人歸還或履行續借手續。 4、辭職員工須查閱圖書借閱一覽表，確認其是否有借閱書籍。第六節 報刊收發 1、各類

5、報刊除董事長、總經理訂閱的報刊、信件外，均由收發事門衛分發。 2、董事長、總經理的報刊、信件在每天8：30前送至董事長、總經理辦公室。 3、董事長、總經理外出時，將收集的報刊、信件按時間順序擺放整齊。 4、董事長、總經理信件屬廣告、宣傳類的可交總經辦主任拆閱后，決定是否呈報。第七節 文件的打印、下發、歸檔 1、按照公司統公文處理規定制作各種文件。 2、對非本部門制定的會簽后文件進行文字驗收及排版檢查，打印。打印時檢查軟盤是否有病毒，采取殺毒措施后，再讀取信息。3、按文件會簽單確定的下發范圍進行復印、下發。 4、下發后文件歸檔登記： a、書面文件歸檔按照文件所屬類別及發放先后順序歸類存檔。 b、

6、計算機中文件分別按文件所屬類別歸類存檔和建立時間存檔。 c、文件類別按2003年8月 文件匯編中子類別確定。第八節 印章信證的提供 1、按“印章信證管理”中規定，檢查用印請示單填寫是否規范、全面，批示人是否屬權限范圍內。 2、符合用印審批手續的，請示辦公室主任，同意簽字后，親自加蓋印章。 3、介紹信按用印請示單中填報的內容填寫。4、將用印請示單統一保存，必要的資料需復制后與用印請示單一同保存，以便查閱（如：對外函件、財務報表等）。 5、介紹信存根聯與相應的用印請示單一同保存。 第九節 檔案管理工作 1、對接收的各種資料如：新購置的辦公設備使用說明書、圖書進行編號、登記造冊、歸檔。2、對歸檔后的

7、新購置辦公設備、圖書發票上簽字表示該設備、說明書已存入資料庫。3、按“企業文檔管理”相關規定，隨時整理各種檔案。第十節 電子郵件的查收 每日定時查看電子郵件，根郵件重要性決定轉發、刪除或打印。第十一節 考勤填寫1、集團董事長、總經理、各常務副總、經營副總、總經辦全體、駐集團分公司人員考勤均屬總經辦考勤記錄范圍。2、每天班后對考勤范圍內人員出勤情況真實、準確記錄。3、對請假人員的假條（一式兩份）存底，另一份交人力資源部。第十二節 填寫待辦單及工作總結1、待辦單要放在辦公桌上的明顯位置，便于提醒自己。2、隨時記錄待辦事項，經常查看待辦事項，排列好各事項工作順序，一個工作日的工作完成后，要認真進行總

8、結，并制定次日工作計劃，填寫待辦單。上一個工作日的待辦事項未完成，應謄寫到次日待辦單上。3、將當日工作項目記錄，做出總結。第十三節 辦公用品領用流程接到集團各部門辦公用品領用單根據各部門辦公費用指標，決定是否發放根據庫存情況，決定發放或購買后發放 第十四節 安全檢查 1、下班后關閉計算機，切斷計算機及所有附屬設備的電源。 2、切斷復印機、傳真機等用電設備的電源（如有預約業務可將傳真機置于自動傳真狀態，接通電源）。 3、檢查各文件柜是否上鎖，關好窗，傾倒垃圾，關燈鎖門。第三章 周期性常規工作內容第一節 周定期工作1、每周一記錄部務會會議內容，并在會上匯報上周工作、工作中的困難、整改措施、建議等。

9、2、每周六提示總經辦主任是否可按時召開周六會，根據指示電話通報集團各部門開會時間、地點、參加人。3、每周六出席記錄集團周六會議內容，按“會議規程”相關要求整理，下周一上報總經辦主任審核后打印下發參加會議人/部門。4、每周六14：00前對辦公室進行全面清理，包括地面、墻壁、門、門牌、窗、窗臺、玻璃、文件柜、辦公桌椅、衣帽架等所有設施進行清理，必要時整理文件柜、辦公桌內物品，保證室內清潔、物品擺放整齊。5、每周六提示總經辦主任按iso9000質量管理體系文件中規定對集團各科室進行衛生檢查，并隨同記錄，填寫環境衛生檢查記錄qr-6.4-3 第二節 月常規工作1、每月15日前收集各部門集團刊物希波視界

10、的投稿，并進行整理，按固定刊號、版頁內容、格式編輯排版打印，經總經辦主任、常務副總、總經理逐級審核后28日下發集團各副總、各部門、分公司采用電子郵件形式下發，并通知分公司人行部文員查收。2、每月26日提示辦公室主任制定下月計劃任務書；并整理打印，28日呈交常務副總批示，批示后再整理，30日前交人力資源部。3、每月最后一天清點庫存物資，對帳。4、每月最后一天清點圖書，按圖書借閱登記表對到期的借閱，跟催借閱人歸還或履行續借手續。5、每月25日檢查各種常規用表是否齊全，如有缺少、缺損及時打印、復印。6、每月末匯總各部門辦公費用明細表，并核算是否超標，上報財務部副經理辦公費考核標準。 7、每月最后一天

11、統計考勤，總經辦主任簽字、總經理簽字后交報人力資源部（有請假人員應附請假條）。8、建立本部門資產登記記錄，臨時增添的物資及時入帳，每月月末對其進行盤點。9、每月30日將本月工作總結按公司要求的固定格式填寫后上報總經辦主任。第四章 異常工作糾正及預防措施第一節 停電狀況的處理1、如果提前通知停電時間，則提前將停電具體時間通知到各部門，提醒各部門提前做好電腦備份處理，提前通知分公司總機停機時間，如有電話業務打到有直撥電話的部門。2、如果是突發性停電，則馬上與電業部門取得聯系，確定停電原因與停電時間，再根據實際情況作好相應的處理措施。第二節 停水狀況的處理1、如果提前通知停水時間，則提前將停水時間通知食堂儲備用水，保證員工能夠正常用餐。通知衛生員儲水并關閉各樓層的水門，防止來水時造成不必要的浪費。并打一份停水通知貼在各樓層衛生間。2、如果是突發性停水，則立即通知衛生員關閉各樓層水門，與自來水公司聯系，確定停水原因與停水時間，再根據停水時間的長短通知食堂應該采取哪些相應的處理措施。第三節 印章丟失狀況的處理如果印章丟失，則馬上報案，在公安機關印章簽發部門登記，征其同意后登報聲明此印章作廢，相根據相應規定重新制作。第四節 借閱圖書丟失狀況的