1、 廣州科技有限 公司合同管理辦法目 錄一、 總 則二、 合同管理機構、人員職責 三、 合同的擬定及談判 四、 合同的審核及簽訂 五、 合同的履行 六、 合同的變更及解除七、 合同的歸檔八、 附則一、總 則第一條 為了加強對公司合同的管理，維護本公司的合法權益，減少經濟糾紛的發生，使公司的合同管理制度化、規范化，特制定本辦法。第二條 本辦法是根據中華人民共和國合同法及國家其他有關法律、法規并結合本公司的實際制定的。第三條 本辦法所稱合同是指本公司作為一方當事人與其他法律關系主體所簽訂的各類合同，及其他具有合同性質的意向書、協議書等。本辦法所稱職能部門是指本公司各業務執行部門及分支機構。第四條 本

2、辦法所稱的合同管理是指本公司對所簽訂的合同進行擬定、審查、監督、登記、歸檔等處理。具體包括資信調查、意向接觸、商務談判、合同的簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理等全過程的管理。二、合同管理機構、人員職責第五條 本公司合同的綜合管理工作統一由 財務 部負責。 財務 部設立公司合同管理員，負責全公司合同的登記、編號、送審、統計等工作。第六條 各職能部門合同的擬定、洽談由本部門負責人委派專人負責，并應設立部門合同管理員，具體負責本部門合同管理的日常工作。第七條 財務 部的合同管理職能： 1制定、完善本公司的合同管理辦法和合同審查流程，并組織各職能部門及分支機構實施。（流程見附件）2 宣傳有關合同管理的

3、法律、法規知識，總結推廣合同管理工作經驗，通報合同管理中出現的問題。3 對合同進行編號，聯系顧問律師進行初審，并定期檢查合同履行情況。4 負責本公司格式合同的制訂和審批。5 對各職能部門合同管理進行監督、檢查。6 負責本公司所簽訂、批準合同的最終歸檔工作。7 負責本公司合同專用章的保管和使用。第八條 各職能部門的合同管理職責：1 配合 財務 部做好合同管理及擬定、審批、簽署、歸檔等各項工作，及時向 財務 部反饋合同管理工作中存在的問題。2 認真學習合同法，向本部門員工做好合同法及相關法律、法規的宣傳貫徹工作。及時向本部門負責人匯報合同管理工作中出現的有關情況。3 負責將本部門承辦的合同（包括需

4、要變更、解除、作廢的合同）交由 財務 部進行審查。4 負責對交給 財務 部審核的合同內容進行解釋和說明。5 建立本部門的合同管理臺帳及統計報表，對合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等情況進行登記。合同臺帳是指反映全公司或承辦部門合同訂立、履行情況及記載合同主要內容的帳薄。6 負責對尚未交本公司 財務 部的合同進行歸檔整理，同時對標的類別、標的名稱、雙方當事人全稱、標的金額和數量、交付期限、談判記錄、執行記錄、欠交數量等情況進行登記。7 負責將合同正本交本公司 財務 部歸檔。8 對所簽訂合同負有認真執行的責任，并要及時掌握和檢查合同履行情況，及時向 部通報在履行過程中發生的問題，提出解決問題的

5、建議。三、合同的擬定及談判第九條 擬定合同前應對合同對方進行資信調查，具體要求審明下列情況：1 企業法人營業執照或其它證照；2 企業法定代表人證明書；3 企業法定代表人的授權委托書；4 工程合同的合同對方必須提供從事建筑、安裝、監理、裝飾、消防等工程的許可證書和資質證書。5 廣告代理合同的合同對方必須提供從事廣告代理資格的法律文件。6 房屋租賃合同的合同對方必須提供租賃許可證書，沒有租賃許可證書的，應當提供房屋所有權證明資料。7 房屋購買合同的合同對方應當是房屋所有權的完全擁有者，并應當提供房屋所有權證明資料。8 履行能力，包括但不限于最新會計年審報表，最新的工商年審資料。需提供擔保的合同，還

6、必須查明擔保人的擔保資格和擔保能力；9 合同對方以往工作評估報告；10 其他所需要的相關文件。 各職能部門完成資信調查后，應將資信調查文件的原件（或復印件）一起提交審核。第十條 各職能部門擬定的合同應做到：條款齊全、責任明確、邏輯性強、文字表達清楚。合同應包括的基本內容及應注意的問題如下：1 首部。包括：(1) 合同名稱；(2) 合同當事人的名稱、地址、法定代表人、聯系電話、聯系人、開戶銀行等基本資料；(3) 訂約的目的、依據。2 正文。詳細內容及要求如下：(1) 合同標的、數量、質量、價格或酬金、履行期限、地點和方式及違約責任。(2) 應包括根據法律規定或按合同性質必須具備的條款及當事人雙方

7、要求訂立的條款。(3) 數量和質量條款應符合國家計量法規和質量法規的規定。(4) 價金條款應符合國家物價法規和國家金融法規，一般應寫明物品單價、總價、計價單位、支付手段和支付方法及時間。(5) 對于違約責任條款，如該類合同有法定違約金規定的，按規定予以明確。否則，應具體寫明約定的違約金額或計算方法。(6) 確定合同爭議的解決方式。根據具體情況和協商結果，確定合同爭議的解決途徑以及管轄條款。3 結尾和附則。(1) 合同結尾部分包括：合同正本及副本的份數，發送單位，合同有效期限，簽約地點和日期，并須有雙方代表簽名及蓋章。(2) 合同文本超過兩頁的，應加蓋騎縫章。(3) 應將合同的附件作為合同的組成

8、部分，具有與合同同樣的法律效力。第十一條 合同雙方協商變更、修改合同條款的補充協議、文書等是合同的組成部分。合同雙方履行合同過程中的各種書面往來文件（包括傳真、圖表、單據、確認書、對賬單等）也是合同的組成部分。 第十二條 公司有格式合同的，應統一使用格式合同。使用格式合同，應做到：條款齊全、內容具體、用詞準確、字跡清楚，嚴格按示范文本的要求填寫。第十三條 合同談判由承辦部門負責組織、安排。主談人是合同主要參與談判人，100萬元標的以上的合同至少有三名主談人。第十四條 合同談判須有合同主辦人全程參與。合同承辦部門負責人負責監督、指導主辦人。根據需要，承辦部門負責人應當親自參加全部或階段性合同談判

9、。合同金額超過人民幣100萬元的，合同談判應當有顧問律師參與，涉及重大事項應當由顧問律師主持談判工作。合同金額不足人民幣100萬元的，如本公司與合同對方對擬簽合同付款條件及支付方式有重大爭議，合同最后一輪談判應當有計劃財務部參加；如本公司與合同對方對擬簽合同其他條款有重大爭議，合同最后一輪談判應當有顧問律師參加。第十五條 沒有承辦部門負責人參加的合同談判中，合同金額的變動須報承辦部門負責人審核，如有需要，根據財務管理規定，承辦部門并報計劃財務部審核。沒有顧問律師參加的合同談判，合同其他條款的變動須報 財務 部顧問律師審核。第十六條 合同最后一輪談判須就合同擬簽文本的每一條款都加以落實。第十七條

10、 負責履行或參與履行擬簽合同的部門，應當參與合同談判。沒有上述相關部門的參與，合同承辦部門不得獨自進行合同談判。第十八條 進行合同談判時，承辦部門應當記錄合同洽談情況。合同洽談記錄須隨合同一并報批。合同洽談記錄應當包括以下內容：1 合同編號、項目名稱、主管部門、洽談對方；2 洽談雙方參加人員；3 洽談次數，洽談時間、地點；4 洽談內容摘要；5 主辦人意見及承辦部門負責人意見；6 相關部門負責人意見。第十九條 合同金額在500萬以上或對本公司有重大影響的合同，應由本公司副總經理以上人員主持談判。四、合同的審核及簽訂第二十條 合同談判結束并落實全部合同條款后，承辦部門應當制作合同報批文本，填寫合同

11、申請表，連同合同初稿及修改稿、合同談判文本及修改稿、合同對方資信評估報告及相關材料，按照合同申請表所列流程在合同擬簽定日前五個工作日送交有關部門審批。第二十一條 經辦人應當在合同申請表填寫如下內容：1 申請日期；2 項目名稱，應簡要概括合同項目的主要內容；3 合同金額，指合同涉及的總金額；4 合同對方，指與本公司簽署該份合同的相對方，如為三方合同，則需注明合同的另外兩個相對方；5 項目概況，應含合同標的、數量、單價、合同期限、履行時間及方式。6 項目概況欄簽名及日期。第二十二條 部門負責人意見：1 審核該合同項目是否符合本公司發展計劃及本公司領導的工作部署；2 合同條款、內容是否符合本辦法的規

12、定；3 合同主辦人是否按法律程序組織談判；4 審核后若合同符合上述內容，部門負責人應在“部門負責人意見”一欄填寫審核意見，并在該欄簽名、注明日期。 部門負責人應在合同主辦人報批后一個工作日內，就上述本項出具意見。第二十三條 部門負責人出具審核意見后，合同主辦人應在合同擬簽日期前四個工作日報計劃財務部審核。第二十四條 計劃財務部就如下事項進行審核：1 審批合同項目的財務可行性；2 合同價格條款及付款方式是否符合財務制度3 合同項目是否符合本公司年度財務計劃；4 合同項目經費的資金來源；5 審核后若合同符合上述內容，計劃財務部經理在“計劃財務部意見”一欄填寫“該項目符合財務計劃、資金來源、同意項目

13、執行”等字樣，并在該欄簽名，注明日期。 計劃財務部應當在主辦人報批后一個工作日內，就上述事項出具具體意見。第二十五條 計劃財務部出具審核意見后，合同主辦人應在合同擬簽日期前三個工作日，報 財務 部及顧問律師審核。第二十六條 財務 部及顧問律師就合同的合法性進行審核，主要審查以下三方面的內容：1 合同主體的審查。即依照合同承辦部門提供的相關材料審查對方當事人是否具備合同主體資格、是否超越營業執照或其他證照規定的經營范圍，以及對方經辦人員代理權限情況進行審查。2 合同內容的審查。即審查合同內容是否合法，條款是否完備和齊全，權利義務是否明確，違約責任是否清楚，爭議處理條款是否具備。3 合同文字的審查

14、。包括審查合同用語是否規范、文字表達是否準確。 財務 部及顧問律師應當在經辦人報批后一個工作日內，在合同審批表律師審核欄應上述事項出具具體意見，并在意見欄右下方簽名并注明日期。第二十七條 顧問律師出具審核意見后，主辦人依據前述全部審核意見對合同進行修改定稿，定稿后主辦人將合同呈遞 財務 部最后審核。第二十八條 財務 部就下述事項進行審核：1 審核該合同的審批流程是否符合本辦法規定；2 審核合同內容，及是否按律師意見修改；3 參考以上各部門的意見，決定合同是否上報；4 在審核以上內容后，在該欄填寫對以上內容的詳細評價及審批的意見，簽名并注明日期。第二十九條 如合同屬部門負責人審批權限內合同，承辦

15、部門負責人審批簽字后交 財務 部加蓋合同專用章。部門負責人審批權限外合同，承辦部門負責人應簽署明確意見后交 部合同管理員。第三十條 財務 部合同管理員將合同呈送公司分管領導。屬公司分管領導審批權限合同，公司分管領導審批簽字后 財務 部加蓋合同專用章。公司分管領導審批權限外合同，公司分管領導應簽署明確意見。第三十一條 財務 部合同管理員將合同呈遞公司總經理。公司總經理審批簽字后交 部加蓋合同專用章。第三十二條 合同蓋章時必須提供以下資料：1 合同正本（至少一式四份）；2 填寫完備的合同申請書、合同洽談記錄（附后）；3 資信調查所得的材料。第三十三條 合同標的在1萬元以下的由部門負責人審批；合同標

16、的在1萬元以上的由公司分管領導審批；合同標的在10萬元以上或對公司有重大影響的合同由公司總經理審核。五、合同的履行第三十四條 合同承辦部門和經辦人應在合同履行過程中，對合同履行情況進行跟蹤檢查，并按下列不同情況作出不同處理。1合同的相對方如期履行合同約定的全部義務的，合同終止后一個月內，經辦人應對履行過程作簡要說明，并報交 財務 部；2合同的相以方如因情況變化，未能履行部份合同義務或中途不履行義務的，經辦人應在得知情況后2工作日內向 財務 部出具詳細說明，由 財務 部根據情況提出建議，采取相應措施；3合同的相對方完全不能履行合同或完全不履行合同的，經辦人應在得知情況后2 工作日內向 財務 部提

17、交詳細說明，由 財務 部征詢顧問律師后，采取非訴訟或訴訟方式解決。第三十五條 在上述處理過程中，合同經辦人同時應將下列有關履行過程的文件交 財務 部：1 我方所持的全部合同（包括補充合同）原件；2 相對方履行合同過程中出具的文件：如提貨單、欠款確認書、付款證明等；3 其他相前材料。第三十六條 合同經辦部門應在每個季度的最后一個星期內，對部門內未終止的合同作出全面核查，并作出報告，經 財務 部整理后交公司總經理。第三十七條 財務 部在合同簽訂后，應對合同的履行進行監察、檢查；對各部門出具的報告應即時作出處理。第三十八條 公司定期對合同簽訂、履行、管理和歸檔工作定期如開會議，不斷完善合同管理制度。

18、六、合同的變更和解除第三十九條 變更、解除合同的審批權限和程序，與原合同簽訂的審批權限和程序相同。第四十條 需要變更、解除合同，應在法律規定或合同約定的條件下，在合理期限內與對方當事人進行協商，書面函告，限期答復。第四十一條 合同承辦人在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報后，必須及時請示承辦部門領導立即處理。第四十二條 合同的變更、解除應注意以下事項：1 主體變更，應征得合同各方書面同意。2 有擔保條款的合同變更，應征求原擔保單位的同意并在變更協議上加蓋擔保單位的印章。3 經上級主管機關審批的合同，所達成的變更、解除協議應報原審批機關批準。4 經公證的合同，所達成的變更、解除協議

19、，應報原公證、鑒證機關備案。第四十三條 變更、解除合同的各方在尚未達成協議以前，原合同繼續有效，仍應履行。第四十四條 合同期限屆滿，各方未就合同續期達成一致的，合同自行失效。七、 合同的分類歸檔第四十五條 合同承辦部門應在合同簽訂后五日內應將合同正本交本部門合同管理員保管。合同管理員對已生效的合同應編號登記列具清單后，連同合同原件及與合同有關的文書、函件、圖表、電報、傳真等逐個建立檔案。清單內容包括：合同編號、名稱、主要內容、當事人名稱、價金、簽約時間、簽署和審批領導、經辦部門及人員、是否經律師審查及律師姓名、合同項目是否屬計劃內、經濟內容是否符合財務規定等。第四十六條 履行完畢的合同或已履行了一年的合同正本包括合同履行過程中的往來信函、單據、傳真件必須送綜合部檔案室進行編號歸檔。第四十七條 行政部門管理員每月25日至30日與承辦部門合同管理員核對上月承辦部門合同