公司制度建設及執行情況分析體系與IT管理部 目錄 CONTENTS 制度執行情況分析 制度建設基本情況 制度體系架構 2個管理手冊 38個程序文件 82個制度及182個作業指導書 394個四級表單 制度建設基本情況 2016年公司啟動制度流程優化項目工作 歷時2年 通過公司高層及各部門負責人根據實際操作流程結合公司現狀進行評估和討論 將原有的341個制度流程和465個表單優化至現在的304個制度流程和394個表單 具體如下 管理手冊2個 管理手冊2個 程序文件38個 程序文件38個 管理制度82個 作業指導書182個 管理制度116個 作業指導書195個 2016年 2018年 制度建設滿意度調查情況 制度建設執行情況 內部審核情況 注 2016年至今一共審核發現120項不符合 未按制度執行的23項 未實施到位97項 制度建設執行情況 2017 18外部審核情況 制度建設執行情況 2017 18內部稽核情況 總結 當前 公司制度建設的現狀總體是向好的 主要表現在 一是制度體系比較健全 各類制度涵蓋了企業管理的方方面面 各個層次 二是制度規定的執行和落實相對來說比較到位 整體執行率大于80 企業逐步實現了用制度管人理事 由 人治 向 法治 的轉變 員工制度意識 規范意識 執行力 落實力有了明顯提高 三是各部門對制度建設的目標要求更加重視 更加明確 對違反制度的行為 責任定性更加準確 追究更加到位 四是隨著公司發展和具體管理的需要 相關制度的出臺更加及時 其內容更具有針對性 可操作性和實效性 制度建設執行情況 從公司制度建設的整體情況來看 雖然制度的數量很多 但整個制度體系還不夠完善 不夠系統 不夠規范 存在一些 盲點 和 死區 制度的系統性不夠 一些制度的建立其縱向的深度和橫向的廣度不夠 制度體系覆蓋面 一般規定原則性強 具體規定不實不細 可執行性差 缺乏實際指導意義 一些制度的制定突出了問題的主要方面 但在解決問題的具體規定和措施上不夠全面 操作過程中隨意性大 制度內容的描述過于口語化 理解和執行起來比較困難 制度之間的配套性差 關聯度不夠 接口不清晰 甚至存在相互抵觸 大多制度缺乏明確的權責劃分及度量考核指標 檢查考核措施手段不完善 制度體系的內容 制度建設長期以來存在的問題 制度的形成不系統 繁多雜亂 政出多門 本位主義嚴重 缺乏統一的管理 制度的形成 制度的推行及執行 執行效果檢查 制度的更新和完善 問題分析 繁多雜亂 制度多而分散 發現一個問題解決一個問題就出臺一個制度 不成體系 政出多門 各部門各自制定自己職能范圍內的制度 制度之間的銜接和匹配性較差 甚至還存在彼此矛盾的地方 本位主義 各部門都是以自己的權力為中心來制定制度 抓權攬權的現象較為突出 缺乏統一協調和平衡 制度的合理性難以保證 嚴密性差 有的制度訂得太寬泛 出現漏洞 就不斷以 補充通知 的形式來應付 制度建設長期以來存在的問題 制度的推行缺乏宣貫 在執行過程中形多實少 隨意性大 制度的形成 制度的推行及執行 執行效果檢查 制度的更新和完善 問題分析 缺乏宣貫 制度發布后雖然有通知 但缺乏必要的宣貫 形多實少 一些制度在執行過程中形多實少 流于形式 制度難以發揮其應有的激勵和約束力 有章不循 制度執行隨意性大 管理者不能以身作則 憑主觀意志辦事 經常帶頭打破制度的嚴肅性 長官意志仍然存在 形成有章不循 制度成為 擺設 執章不嚴 在有人觸犯制度規定時 管理者往往息事寧人 怕得罪人 得過且過 制度建設長期以來存在的問題 制度的執行缺乏強有力的監督檢查機制 制度的形成 制度的推行及執行 執行效果檢查 制度的更新和完善 問題分析 反饋與評估不足 對制度執行過程中存在的問題 沒有建立起反饋機制 同時缺乏客觀的評估方法和標準 對制度的執行情況很少有評估 缺乏監督措施 制度在執行過程中沒有約束和監督機制 缺乏必要的一整套的執行 監督 改進辦法 沒有依靠制度來保障制度的執行 而是體現出人治 領導的干預和不堅決就可能使制度發生改變 檢查考核不力 對制度落實效果的考核力度不夠 執行與否與員工利益的關聯度較低 制度建設長期以來存在的問題 制度沒有得到及時的更新和完善 制度的形成 制度的推行及執行 執行效果檢查 制度的更新和完善 問題分析 更新慢 有些制度往往 幾年一貫制 不能根據公司的發展及時修改并下發執行 例如 在公司的組織機構調整后 許多制度沒有及時修訂 仍然沿用至今 推出滯后 當公司出現經營管理變動時 新制度往往滯后推出 形成 制度真空期 完善不及時 對于制度明顯存在的問題或制度間存有彼此矛盾的地方 沒有及時修改 令執行者無所適從 有的制度 試行 了好幾年 仍沒有 轉正 制度建設長期以來存在的問題 制度建設改善方案 一 把控好制度的 制定 環節主要體現在 一是要求發布的制度要簡潔 適用 有效 公司近兩年推出的各項管理制度 文字上基本上沒有 穿衣戴帽 的廢話 都是結合日常工作實際 有明確管控要求 可操作性強 二是要求制度要有相對的穩定性 同時相互之間不存在沖突 這兩個要求既是為了保證制度的嚴肅性 同時也是為了避免操作部門和人員 無所適從 同時通過 必要會簽 的環節 避免 各自為政 互不通氣 保證制度之間不發生沖突或遺漏 三是制度要成體系 有連貫性 要求各部門在制度制定過程中要實現公司 部門 員工自我管理幾個環節的無縫聯結 全面對接 使公司規章制度執行規范化 常態化 四是要對制度的內容 格式 描述方式等進行審核把關 確保公司規章制度的一致性 整體性 制度建設改善方案 二 抓好制度的 執行 環節主要體現在 一是組織學習 培訓 宣貫1 要有實際效果 將制度的關鍵點 核心內容準確傳達給員工 讓員工心中有數 2 要通過培訓 讓員工感受到公司的制度文化氛圍 從大的層面上領會到公司當前在做什么 怎么做 今后準備做什么 怎么做 二是對制度流程關鍵控制點進行考核1 要求各部門負責人針對部門內部的指導性文件制定考核方式進行考核 2 體系與IT管理部負責對跨部門及主業務流程制度進行考核 制度體系改善方案 二 抓好制度的 執行 環節主要體現在 三是領導作用從領導者做起 樹立遵守制度的榜樣 領導嚴格遵守了 自然會對員工產生影響 一個合格的領導就是要嚴格的要求自己 只有要嚴格要求自己 從自身做起 才能領導他人 員工才會心服口服 所以領導一定要嚴格遵守制度 這樣才能使員工遵守 四是營造自覺遵守制度的氛圍執行制度時 應加強指導和幫助 及時解決執行過程中出現的問題 主要應把制度作為一項重要的學習內容 同時還應將員工對制度的掌握程度作為對員工考核的重要內容 激勵員工自覺學習制度 在加強制度學習時還應運用發生的諸多違規案例開展警示教育 使大家充分認識不執行制度對公司和個人所造成的危害 從而自覺遵守制度 營造良好氛圍 制度建設改善方案 三 做好 監督檢查 工作主要體現在 一是通過制定制度運作管理及考核機制 加大中層管理團隊在規章制度方面的執行力度 對所有中層管理人員實行制度運行績效考核 中層干部的季度績效獎金直接與制度執行的質量等指標掛鉤 并將制度執行的質量納入各部門的月度 季度 年度評優中 二是在執行制度過程中 還應建立部門之間 員工之間相互監督的制衡機制 發現違規情況及時舉報 并對舉報人給予獎勵 對知情不報者 也應給予相應處罰 三是每月由體系與IT管理部針對各部門的執行情況至少進行一次抽查 并針對抽查結果按制度運行管理機制進行處罰 四是每季度由內審小組針對各部門的執行情況至少進行抽查 針對抽查結果按制度運行管理機制進行處罰 制度建設改善方案 四 及時 更新 優化 改善 主要體現在 一是根據執行情況對制度進行客觀的評估 對有缺陷或因工作任務的變化而需要改進的制度 及時進行修改 補充或重建 保持