?蔬菜配送合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司蔬菜配送合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司合法權益，降低經營風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與供應商、客戶之間簽訂的蔬菜配送合同的管理。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規的規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害任何一方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業務部門提出簽訂合同的需求，填寫《合同申請表》，詳細說明合同的基本情況，包括供應商或客戶信息、蔬菜品種、數量、價格、配送時間、質量標準等。2.《合同申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門。3.法務部門對合同條款進行合法性、合規性審查，重點審查合同的主體資格、合同條款的完整性、權利義務的對等性、違約責任的明確性等。對于審查中發現的問題，及時與業務部門溝通并提出修改意見。4.業務部門根據法務部門的意見對合同進行修改完善后，提交至分管領導審批。5.分管領導審批通過后，由法定代表人或其授權代表簽訂合同。（二）合同文本管理1.合同文本應采用書面形式，明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款。2.合同文本應使用公司統一制定的格式文本，特殊情況需要使用非格式文本的，需經法務部門審核同意。3.合同文本應一式多份，雙方各執一份，公司留存備份的份數根據實際需要確定。（三）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：簽訂合同前，應對供應商或客戶的主體資格進行審查，確保其具有合法的經營資質和履約能力。2.合同條款審查：合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。對于重要條款，應進行重點審查，確保雙方的權利義務對等。3.合同風險評估：簽訂合同前，應對合同可能存在的風險進行評估，制定相應的風險防范措施。4.合同簽訂授權：簽訂合同的代表應具有法定代表人的授權委托書，明確授權范圍和期限。三、合同履行管理（一）合同履行責任分工1.業務部門負責合同的具體履行工作，包括與供應商或客戶溝通協調、組織蔬菜采購與配送、跟蹤合同執行情況等。2.質量檢驗部門負責對采購的蔬菜進行質量檢驗，確保蔬菜符合合同約定的質量標準。3.財務部門負責合同款項的收付管理，按照合同約定及時支付貨款或收取款項。4.法務部門負責對合同履行過程中的法律問題進行指導和監督，協助解決合同糾紛。（二）合同履行跟蹤與監督1.業務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的執行情況，包括蔬菜采購數量、配送時間、質量檢驗結果、款項收付情況等。2.業務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。對于重大問題，應及時向分管領導匯報。3.質量檢驗部門應按照合同約定的質量標準對采購的蔬菜進行嚴格檢驗，確保蔬菜質量合格。對于檢驗不合格的蔬菜，應及時通知業務部門處理。4.財務部門應按照合同約定及時支付貨款或收取款項，確保資金流轉順暢。對于逾期未支付或未收取的款項，應及時與對方溝通并采取相應的措施。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，業務部門應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容等。2.《合同變更申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門。3.法務部門對合同變更條款進行合法性、合規性審查，重點審查變更條款是否符合法律法規的規定、是否會對公司的權益造成不利影響等。對于審查中發現的問題，及時與業務部門溝通并提出修改意見。4.業務部門根據法務部門的意見對合同變更條款進行修改完善后，提交至分管領導審批。5.分管領導審批通過后，由法定代表人或其授權代表與對方簽訂合同變更協議。（四）合同終止管理1.合同履行完畢后，合同自然終止。2.合同履行過程中，如出現以下情形之一的，合同可以提前終止：雙方協商一致同意提前終止合同的；一方嚴重違反合同約定，另一方有權解除合同的；因不可抗力等原因導致合同無法繼續履行的。3.合同提前終止的，業務部門應填寫《合同終止申請表》，詳細說明終止的原因、時間等。4.《合同終止申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至法務部門。5.法務部門對合同終止事項進行審查，確保終止程序合法合規。6.合同終止后，業務部門應及時清理合同履行過程中的相關資料，包括合同文本、發票、送貨單、驗收單等，并按照公司檔案管理規定進行歸檔保存。四、合同糾紛管理（一）糾紛預防1.加強合同管理培訓，提高員工的合同法律意識和風險防范意識。2.在合同簽訂前，充分了解對方的資信狀況和履約能力，避免與信譽不佳的供應商或客戶簽訂合同。3.嚴格按照合同約定履行義務，確保合同的順利履行，減少糾紛的發生。4.定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發現并解決潛在的問題。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時向分管領導匯報，并與對方進行溝通協商，爭取通過友好協商解決糾紛。2.如協商不成，業務部門應及時收集相關證據，包括合同文本、送貨單、驗收單、發票、溝通記錄等，并將糾紛情況及相關證據提交至法務部門。3.法務部門對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛處理方案，必要時可聘請律師作為法律顧問參與糾紛處理。4.根據糾紛處理方案，法務部門與業務部門共同與對方進行談判或通過法律途徑解決糾紛。5.在糾紛處理過程中，應及時向公司領導匯報糾紛處理進展情況，確保公司領導了解糾紛處理情況并做出決策。（三）糾紛處理注意事項1.保持冷靜，避免情緒化處理糾紛，以免導致糾紛進一步惡化。2.及時收集和保存相關證據，確保證據的真實性、合法性和關聯性。3.嚴格按照法律法規和合同約定處理糾紛，不得采取違法違規或損害公司利益的行為。4.加強與對方的溝通協商，盡量通過友好協商解決糾紛，降低糾紛處理成本。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本、相關附件、審批文件等資料收集齊全，并移交至公司檔案管理部門。2.合同履行過程中產生的各種文件、資料，如送貨單、驗收單、發票、溝通記錄、變更協議、終止協議等，業務部門應定期整理歸檔，并移交至公司檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、編號等進行編號歸檔。2.合同檔案應包括合同文本、相關附件、審批文件、履行記錄、糾紛處理記錄等資料，確保檔案資料的完整性。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。3.合同檔案的保管期限應按照國家法律法規和公司檔案管理規定執行，期滿后如需銷毀，應按照規定的程序進行審批和銷毀。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應建立合同檔案查閱登記制度，詳細記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.查閱合同檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需復印或摘錄檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。六、合同審計與監督（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對合同管理情況進行審計，重點審查合同簽訂、履行、變更、終止等環節的合法性、合規性和有效性。2.審計部門應根據審計結果提出審計意見和建議，督促相關部門整改落實，確保合同管理工作規范有序。（二）監督檢查1.公司管理層定期對合同管理情