部門文件檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司部門文件檔案的規范化管理，提高文件檔案的利用效率，確保文件檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門文件檔案的管理工作。（三）定義1.文件：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括紙質文件、電子文件等。2.檔案：指經過整理、歸檔，具有查考利用價值的文件集合。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司各部門的文件檔案由公司指定的部門或專人進行集中管理。2.真實性原則：確保文件檔案內容真實、準確地反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：保證文件檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.時效性原則：及時對文件進行整理、歸檔，確保文件檔案的時效性。5.保密性原則：對涉及公司機密的文件檔案，嚴格按照保密規定進行管理。二、文件檔案管理職責（一）公司檔案管理部門職責1.制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類文件檔案的集中收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導和監督各部門的文件檔案管理工作，對各部門文件檔案管理情況進行檢查和考核。4.定期對公司文件檔案進行清理和鑒定，對已失去保存價值的文件檔案提出銷毀意見，報公司領導批準后實施。5.負責公司檔案信息化建設，建立和維護公司檔案管理信息系統，實現文件檔案的電子化管理和資源共享。（二）部門文件檔案管理人員職責1.負責本部門文件的收集、整理、保管和定期歸檔工作，確保文件的完整性和準確性。2.按照公司文件檔案管理制度的要求，對本部門的文件進行分類、編號、編目等工作，建立本部門文件檔案目錄清單。3.嚴格遵守公司文件檔案保密規定，妥善保管本部門的文件檔案，防止文件檔案的丟失、損壞和泄密。4.積極配合公司檔案管理部門的工作，及時將本部門應歸檔的文件移交公司檔案管理部門，并協助公司檔案管理部門做好文件檔案的整理、歸檔等工作。5.根據工作需要，為本部門人員提供文件檔案的查閱和利用服務，并做好查閱登記工作。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.公司各部門在工作過程中應及時形成各類文件，文件的內容應符合國家法律法規和公司相關規定的要求。2.文件的起草應做到內容準確、表述清晰、格式規范，涉及多個部門的文件應經相關部門會簽后印發。（二）文件收集1.各部門應指定專人負責文件的收集工作，確保文件收集的及時性和完整性。2.文件收集范圍包括：上級機關下發的與本部門工作相關的文件、本部門形成的各類文件、下級單位報送的與本部門工作相關的文件、與公司業務往來單位發送的文件等。3.對于重要文件，應及時收集原件；對于電子文件，應及時進行備份，并確保備份文件的可讀性和完整性。四、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.各部門應定期對收集到的文件進行整理，按照文件的類別、時間順序等進行分類。2.對紙質文件，應去除文件上的金屬物、訂書釘等，對破損的文件進行修補，對紙張大小不一致的文件進行折疊或粘貼，使其規格統一。3.對電子文件，應按照文件的類別、名稱、日期等進行分類命名，并建立清晰的文件夾結構，確保電子文件的存儲規范、有序。（二）文件編號1.公司對各類文件實行統一編號管理，編號應具有唯一性和系統性。2.文件編號應包含文件類別代碼、年份、序號等信息，具體編號規則由公司檔案管理部門制定。3.各部門在文件形成后，應及時按照編號規則進行編號，并在文件的相應位置標注編號。（三）文件編目1.對整理好的文件應進行編目，編目內容包括文件編號、文件名稱、文件日期、文件來源、文件頁數、保管期限等。2.編目應準確、完整，以便于文件的查找和利用。3.各部門應建立本部門文件檔案目錄清單，并定期進行更新。（四）文件歸檔1.各部門應按照公司規定的時間和要求，將整理好的文件定期移交公司檔案管理部門進行歸檔。2.歸檔文件應編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨文件移交公司檔案管理部門，一份由本部門留存備查。3.公司檔案管理部門在接收歸檔文件時，應認真核對歸檔文件目錄與實際文件是否一致，對不符合要求的文件應及時退回原部門進行整改。五、檔案的保管與利用（一）檔案保管1.公司檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。3.對電子檔案，應采用安全可靠的存儲介質進行存儲，并定期進行備份，防止電子檔案數據丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，及時發現并處理檔案保管過程中出現的問題，如檔案損壞、丟失、霉變等。（二）檔案利用1.公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據《檔案查閱申請表》提供的查閱范圍，為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱登記工作，登記內容包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內容、查閱目的等。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案管理人員指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。4.涉及公司機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守公司保密規定，未經公司領導批準，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容。5.公司外部單位或人員因工作需要查閱公司檔案時，應持單位介紹信或相關證明材料，經公司領導批準后，方可到公司檔案管理部門查閱。查閱檔案的程序和要求與公司內部人員相同。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準由公司檔案管理部門根據國家有關規定和公司實際情況制定。3.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由公司檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組應按照檔案鑒定標準，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應按照公司規定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應填寫《檔案銷毀申請表》，經公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監督，銷毀完畢后，監督人員應在《檔案銷毀申請表》上簽字確認。5.檔案銷毀記錄應長期保存，以備查考。七、文件檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司文件檔案管理信息系統，實現文件檔案的電子化管理、在線查閱、資源共享和協同辦公，提高文件檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理流程1.文件的電子化錄入：各部門在文件形成后，應及時將文件內容錄入公司文件檔案管理信息系統，并按照系統要求進行分類、編號、編目等操作。2.電子文件的存儲與備份：公司文件檔案管理信息系統應采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，對電子文件進行集中存儲，并定期進行備份，確保電子文件數據的安全。3.電子文件的檢索與利用：公司內部人員可通過公司文件檔案管理信息系統，按照權限進行電子文件的檢索和查閱利用。系統應提供多種檢索方式，如按文件編號、文件名稱、文件日期、文件來源等進行檢索，方便用戶快速查找所需文件。4.電子文件的審批與流轉：對于需要審批的文件，可通過公司文件檔案管理信息系統進行在線審批，審批流程可根據公司實際情況進行定制。文件在流轉過程中，系統應記錄文件的流轉軌跡和審批意見，確保文件流轉的規范化和透明化。（三）信息化安全管理1.建立健全公司文件檔案管理信息系統安全管理制度，加強對系統的安全防護，防止信息泄露、病毒感染等安全事件的發生。2.對系統用戶進行嚴格的權限管理，根據用戶的工作職責和業務需求，分配相應的系統操作權限，確保用戶只能訪問和操作其權限范圍內的文件檔案信息。3.定期對公司文件檔案管理信息系統進行安全檢查和評估，及時發現并修復系統存在的安全漏洞，對系統數據進行定期備份，防止數據丟失。4.加強對公司員工的信息化安全培訓，提高員工的安全意識和操作技能，防止因員工誤操作或違規操作導致信息安全事故的發生。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司檔案管理部門應定期對各部門的文件檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文件的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.監督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行，對檢查中發現的問題，應及時向被檢查部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司將各部門文件檔案管理工作納入績效考核體系，對文件檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力、造成文件檔案損失或違反檔案管理制度的部門和個人進行批評教育，并視情節輕重給予相應的處罰。2.考核評價指