銷售合同信息管理制度?一、總則（一）目的為加強公司銷售合同信息管理，規(guī)范銷售合同簽訂、執(zhí)行、變更及終止等環(huán)節(jié)的信息處理流程，確保銷售合同信息的準確性、完整性和及時性，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的信息管理，包括但不限于國內(nèi)銷售合同、國際銷售合同、代銷合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則銷售合同信息管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。2.準確完整原則合同信息應(yīng)準確反映合同條款、交易內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)等，不得遺漏重要信息。3.及時更新原則隨著合同執(zhí)行過程中各項事宜的發(fā)生，應(yīng)及時更新合同信息，保證信息的時效性。4.保密原則涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等合同信息應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、銷售合同信息的分類與編號（一）分類1.按照銷售產(chǎn)品或服務(wù)類型分類，如電子產(chǎn)品銷售合同、軟件服務(wù)銷售合同等。2.按照銷售區(qū)域分類，如國內(nèi)銷售合同、國外銷售合同等。3.按照銷售方式分類，如直銷合同、代銷合同等。（二）編號1.編號規(guī)則銷售合同編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號格式為：銷售年份（兩位數(shù)字）+銷售區(qū)域代碼（兩位字母）+銷售類型代碼（兩位字母）+順序號（四位數(shù)字）。例如：23CNDX0001，其中"23"表示2023年，"CN"表示中國銷售區(qū)域，"DX"表示直銷類型，"0001"為順序號。2.編號分配銷售合同簽訂后，由合同管理部門按照編號規(guī)則進行編號，并在合同文本及相關(guān)文件上注明編號。三、銷售合同信息的收集與錄入（一）收集1.合同簽訂前銷售部門負責收集客戶基本信息、需求信息、詢價單、報價單等與銷售合同相關(guān)的資料。同時，對客戶的信用狀況進行初步評估，填寫客戶信用評估表，提交給信用管理部門。2.合同簽訂過程中銷售部門應(yīng)及時收集合同談判過程中的各項記錄，包括往來郵件、電話溝通記錄、會議紀要等，作為合同信息的一部分。3.合同簽訂后銷售部門將簽訂后的合同文本原件及時提交給合同管理部門，并確保合同文本內(nèi)容完整、清晰。合同管理部門負責檢查合同文本的格式、條款等是否符合公司要求。（二）錄入1.合同管理部門收到銷售合同文本后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將合同信息錄入公司銷售合同管理系統(tǒng)。錄入內(nèi)容包括合同編號、簽訂日期、客戶信息、產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、違約責任等。2.對于合同中的重要條款和特殊約定，應(yīng)進行詳細備注說明，以便后續(xù)查詢和參考。3.在錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)合同信息有誤或不完整，應(yīng)及時與銷售部門溝通核實，并進行修改補充。四、銷售合同信息的審核與審批（一）審核1.合同管理部門錄入合同信息后，首先由部門負責人進行初審。初審內(nèi)容包括合同信息的準確性、完整性、格式規(guī)范性等，確保合同符合公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。2.初審?fù)ㄟ^后，合同管理部門將合同信息提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性，防范法律風險。對合同中存在的法律問題，及時提出修改意見和建議。3.財務(wù)部門對合同的付款方式、結(jié)算周期、價格條款等涉及財務(wù)事項進行審核，確保合同符合公司財務(wù)政策和風險控制要求。（二）審批1.根據(jù)合同金額大小和重要程度，按照公司授權(quán)審批制度進行審批。一般合同由銷售部門負責人、合同管理部門負責人、法務(wù)部門負責人和財務(wù)部門負責人審批；重大合同還需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)認真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。如同意審批，應(yīng)明確簽署"同意"字樣及日期；如不同意，應(yīng)詳細說明理由，并退回合同管理部門進行修改。3.合同管理部門根據(jù)審批意見，對合同進行相應(yīng)處理。如合同需要修改，及時通知銷售部門與客戶協(xié)商修改，并重新進行審核和審批。五、銷售合同信息的存儲與保管（一）存儲1.銷售合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的數(shù)據(jù)存儲功能，對錄入的合同信息進行安全、可靠的存儲。數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.除電子存儲外，合同管理部門還應(yīng)將重要合同文本進行紙質(zhì)歸檔。紙質(zhì)合同應(yīng)按照編號順序整理成冊，妥善保管。（二）保管1.合同保管期限根據(jù)公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。一般合同保管期限為[X]年，重要合同和涉及法律糾紛的合同應(yīng)長期保管。2.合同保管地點應(yīng)具備安全防護措施，防止合同文件損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。3.定期對合同檔案進行清查盤點，確保合同檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進行處理。六、銷售合同信息的查詢與使用（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢銷售合同信息時，應(yīng)填寫合同信息查詢申請表，注明查詢目的、合同編號等相關(guān)信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交給合同管理部門。2.合同管理部門根據(jù)審批后的查詢申請表，在銷售合同管理系統(tǒng)中進行查詢，并將查詢結(jié)果提供給申請人。如涉及紙質(zhì)合同檔案查詢，應(yīng)按照檔案查閱流程辦理借閱手續(xù)。3.嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員查詢銷售合同信息。（二）使用1.銷售合同信息的使用應(yīng)嚴格遵循授權(quán)范圍和使用目的，僅限于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)需要。如用于銷售統(tǒng)計分析、客戶關(guān)系管理、合同執(zhí)行跟蹤等。2.如需對外提供銷售合同信息，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定進行處理，確保信息安全。3.在使用銷售合同信息過程中，不得擅自修改、刪除、泄露合同信息，如因工作失誤造成信息錯誤或泄露，應(yīng)追究相關(guān)人員責任。七、銷售合同執(zhí)行過程中的信息跟蹤與反饋（一）跟蹤1.銷售部門負責銷售合同執(zhí)行過程的跟蹤，及時掌握合同履行情況，包括貨物交付、安裝調(diào)試、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)。2.建立合同執(zhí)行進度跟蹤表，詳細記錄合同執(zhí)行的各個階段、時間節(jié)點、責任人等信息，并定期更新。3.如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或風險，如客戶延遲付款、產(chǎn)品質(zhì)量糾紛等，應(yīng)及時采取措施進行處理，并向合同管理部門反饋相關(guān)信息。（二）反饋1.銷售部門應(yīng)定期（每月/每季度）向合同管理部門提交合同執(zhí)行情況報告，內(nèi)容包括合同執(zhí)行進度、存在問題及解決方案、下一步工作計劃等。2.合同管理部門收到銷售部門的合同執(zhí)行情況報告后，進行匯總分析，并將相關(guān)信息反饋給公司其他相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、財務(wù)部門等，以便各部門協(xié)同工作，保障合同順利執(zhí)行。3.對于重大合同執(zhí)行情況，合同管理部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，確保公司領(lǐng)導(dǎo)及時掌握合同動態(tài)，做出決策。八、銷售合同變更與終止的信息管理（一）變更1.銷售合同履行過程中，如因客戶需求變更、市場情況變化等原因需要對合同進行變更，應(yīng)由銷售部門與客戶協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。2.銷售部門將合同變更協(xié)議提交給合同管理部門，合同管理部門按照合同簽訂時的審核與審批流程，對變更協(xié)議進行審核和審批。3.審核審批通過后，合同管理部門在銷售合同管理系統(tǒng)中對合同信息進行相應(yīng)修改，并及時更新合同執(zhí)行情況跟蹤表。同時，將合同變更信息通知公司其他相關(guān)部門。（二）終止1.銷售合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、因不可抗力或其他法定原因?qū)е潞贤瑹o法履行等情況下，合同將予以終止。2.銷售部門應(yīng)及時通知合同管理部門合同終止事宜，并提交合同終止申請及相關(guān)證明材料。3.合同管理部門對合同終止申請進行審核，確認合同終止條件滿足后，在銷售合同管理系統(tǒng)中對合同狀態(tài)進行更新，并將合同終止信息通知公司其他相關(guān)部門。4.合同終止后，按照合同保管期限要求，對合同檔案進行妥善處理。如涉及未結(jié)清款項、售后服務(wù)等事項，應(yīng)繼續(xù)跟蹤處理，直至全部事項完結(jié)。九、銷售合同信息的保密管理（一）保密范圍銷售合同信息中涉及的公司商業(yè)秘密、客戶信息、產(chǎn)品技術(shù)資料、價格條款、銷售策略等均屬于保密范圍。（二）保密措施1.與接觸銷售合同信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責任。2.對存儲銷售合同信息的電子設(shè)備和存儲介質(zhì)設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護，防止信息泄露。3.在對外提供銷售合同信息時，嚴格審查接收方的資質(zhì)和保密能力，簽訂保密協(xié)議，并要求接收方按照公司要求使用和保管信息。4.加強對員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識，杜絕因人為疏忽導(dǎo)致信息泄露。十、銷售合同信息管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的合同管理監(jiān)督小組，定期對銷售合同信息管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組檢查內(nèi)容包括合同信息的收集、錄入、審核、審批、存儲、查詢、使用、跟蹤反饋等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求，以及保密措施是否落實到位。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核1.建立銷售合同信息管理工作考核機制，對合同管理部門、銷售部門及相關(guān)人員的工作進行考核評價。2.考核指標包括合同信息準確性、完整性、及時性、審核審批通過率、合同執(zhí)行率、保