銷售回執管理制度模板?一、總則（一）目的為規范公司銷售回執的管理，確保銷售信息的準確傳遞、客戶反饋的及時收集以及銷售流程的順暢進行，特制定本制度。本制度旨在加強公司與客戶之間的溝通與互動，提高客戶滿意度，促進銷售業務的持續增長，保障公司銷售工作的高效開展和銷售成果的有效鞏固。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售業務涉及的銷售回執管理，包括但不限于各類產品銷售、服務銷售等。涉及公司內部各銷售部門、與銷售業務相關的其他部門（如市場部、客服部、財務部等）以及所有參與銷售業務的員工均需遵守本制度。（三）定義1.銷售回執：指客戶在購買公司產品或服務后，對銷售過程及結果進行確認的書面文件。它是客戶與公司之間銷售交易的重要憑證，包含了客戶對所購產品或服務的詳細信息確認、購買金額、付款方式、交貨或服務提供要求等關鍵內容，同時也是公司后續進行客戶跟進、售后服務、財務核算等工作的重要依據。2.銷售業務人員：指直接與客戶進行銷售溝通、洽談、促成交易并負責銷售回執管理的公司員工，包括銷售代表、銷售經理等各級銷售人員。二、銷售回執的內容規范（一）基本信息1.客戶信息明確記錄客戶的公司名稱、聯系人姓名、聯系電話、聯系地址、電子郵箱等詳細信息，確保信息準確無誤，以便公司后續能夠順利與客戶進行溝通和聯系。對于個人客戶，需記錄客戶姓名、身份證號碼（如有必要）、常用聯系電話及地址等信息。2.銷售信息填寫銷售訂單編號，該編號應具有唯一性，便于公司對每一筆銷售業務進行準確標識和跟蹤管理。記錄銷售日期，精確到年、月、日，以便清晰界定銷售業務發生的時間節點。注明銷售產品或服務的詳細名稱、規格型號、數量、單價、總價等信息，確保產品或服務信息的完整性和準確性，避免因信息模糊導致后續交易糾紛。（二）產品或服務描述1.產品規格與特性針對銷售的產品，詳細描述其規格參數、性能特點、質量標準等內容，使客戶能夠清楚了解所購產品的具體情況，同時也為公司后續的生產、發貨、售后服務等環節提供明確依據。對于服務類銷售，應明確服務內容、服務標準、服務期限、服務方式等關鍵要素，確保客戶對所享有的服務權益有清晰認知。2.配置與附件若產品包含多種配置或附件，需逐一列出清單，并詳細說明每種配置或附件的具體內容和功能，避免在產品交付過程中因配置或附件的遺漏或誤解引發客戶不滿。（三）交貨或服務條款1.交貨方式與時間明確產品的交貨方式，如自提、送貨上門（注明送貨地址及是否包含運費等）、郵寄等，并約定具體的交貨時間。交貨時間應盡量精確，如有特殊情況可能影響交貨，需提前與客戶溝通并在銷售回執中注明相關說明。對于服務類銷售，應規定服務開始的時間、服務周期以及服務提供的具體時間安排，確保客戶對服務進度有清晰的預期。2.安裝與調試（如有）若產品需要安裝與調試，需在銷售回執中詳細說明安裝調試的內容、時間、地點以及由哪方負責等事項。明確安裝調試的標準和要求，確保產品安裝后能夠正常運行，達到客戶滿意的使用效果。（四）付款條款1.付款方式清晰列出客戶選擇的付款方式，如現金支付、銀行轉賬、支票支付、電子支付等，并注明具體的付款賬號信息（如銀行名稱、賬號等）。對于銀行轉賬，需要求客戶在轉賬備注中注明銷售訂單編號，以便公司準確核對款項來源。如涉及分期付款，應明確各期付款的金額、時間節點以及逾期付款的相關規定，保障公司的資金流轉和合法權益。2.付款期限規定客戶應在多長時間內完成付款，明確逾期付款的違約責任，如按照未付款項的一定比例收取滯納金等。同時，注明公司在客戶逾期付款情況下可采取的措施，如暫停發貨、解除合同等，以維護公司的正常銷售秩序。（五）客戶確認與簽字1.確認欄在銷售回執中設置專門的客戶確認欄，內容涵蓋客戶對銷售產品或服務的各項信息確認、交貨或服務條款確認、付款條款確認等。客戶需對銷售回執中的所有內容進行逐一核對，并在確認欄中簽字或蓋章，表明其對銷售交易內容的認可。2.簽字蓋章要求客戶簽字應使用真實姓名，并確保簽字清晰可辨。對于公司客戶，需加蓋公司公章或合同專用章；對于個人客戶，需由本人簽字確認。如因特殊原因無法簽字蓋章，需在銷售回執中注明原因，并提供有效的授權證明或其他可替代的確認方式。三、銷售回執的生成與傳遞（一）生成1.銷售業務人員負責：銷售業務人員在與客戶達成銷售意向并確定各項交易條款后，應及時根據雙方溝通的結果填寫銷售回執。銷售回執的內容必須真實、準確、完整，確保涵蓋銷售業務的所有關鍵信息，不得遺漏或隱瞞重要事項。2.審核確認：銷售回執填寫完成后，銷售業務人員應提交給上級主管進行審核。上級主管需對銷售回執的內容進行仔細核對，重點審查交易條款的合理性、客戶信息的準確性、產品或服務描述的完整性等。如發現問題，應及時與銷售業務人員溝通并進行修改，確保銷售回執的質量。審核通過后，上級主管在銷售回執上簽字確認。（二）傳遞1.客戶送達：銷售業務人員應在銷售回執審核通過后的[X]個工作日內，將銷售回執原件送達客戶。送達方式可根據客戶要求或實際情況選擇當面遞交、郵寄等方式，并保留送達憑證（如快遞單號、簽收記錄等）。當面遞交時，需請客戶在銷售回執的送達記錄欄中簽字確認收到回執。2.公司內部存檔：銷售業務人員在將銷售回執送達客戶后，應及時將銷售回執副本提交給公司銷售內勤人員。銷售內勤人員負責對銷售回執副本進行整理、編號，并按照公司檔案管理規定進行存檔。存檔的銷售回執應按照銷售訂單編號順序進行排列，便于查詢和檢索。3.相關部門抄送：銷售內勤人員還應根據銷售業務涉及的部門，將銷售回執副本抄送給市場部、客服部、財務部等相關部門。市場部可據此了解市場銷售動態，為市場分析和營銷策略調整提供數據支持；客服部可提前做好客戶跟進和售后服務準備工作；財務部可根據銷售回執中的付款條款進行財務核算和資金管理。四、銷售回執的跟蹤與管理（一）客戶跟進1.定期回訪：銷售業務人員應根據銷售回執中約定的交貨或服務時間節點，在交貨前[X]天或服務開始前[X]天對客戶進行回訪，確認客戶是否仍有其他需求或疑問，提醒客戶做好接收產品或服務的準備工作。回訪方式可采用電話、郵件、短信等多種形式，并記錄回訪情況。2.解決問題：在回訪過程中，如客戶提出任何問題或意見，銷售業務人員應及時進行解答和處理。對于能夠當場解決的問題，應立即給予客戶滿意的答復；對于需要協調其他部門解決的問題，銷售業務人員應及時將問題反饋給相關部門，并跟蹤問題解決進度，及時向客戶反饋處理結果，確保客戶問題得到妥善解決。（二）交貨跟蹤1.生產部門協調：對于需要生產的產品，銷售業務人員應根據銷售回執中的交貨時間要求，與生產部門進行溝通協調，確保生產計劃能夠按時完成。如因生產過程中出現問題可能影響交貨時間，銷售業務人員應及時與生產部門共同商討解決方案，并及時向客戶說明情況，爭取客戶的理解和支持。2.物流配送跟蹤：在產品生產完成后，銷售業務人員應協助物流部門安排發貨，并跟蹤物流配送情況。及時掌握產品的運輸狀態，如發貨時間、預計到達時間等，確保產品能夠按時、安全送達客戶手中。如因物流原因導致交貨延遲，銷售業務人員應及時與物流部門溝通，了解延遲原因，并向客戶解釋說明，同時采取相應的補救措施，如提供物流進度查詢方式、給予客戶一定的補償等，以減少客戶的不滿。（三）服務跟蹤1.服務執行監督：對于服務類銷售，銷售業務人員應跟蹤服務部門的服務執行情況，確保服務按照銷售回執中約定的標準和時間要求進行提供。定期與服務部門溝通，了解服務進展情況，及時協調解決服務過程中出現的問題。2.客戶反饋收集：在服務結束后，銷售業務人員應及時收集客戶對服務的反饋意見。通過電話回訪、問卷調查、客戶滿意度調查等方式，了解客戶對服務質量、服務效果的評價，以及客戶是否還有其他需求或建議。對客戶反饋的問題進行認真分析和總結，及時反饋給服務部門，以便服務部門不斷改進服務質量。（四）付款跟蹤1.財務部門協作：銷售業務人員應與財務部門密切協作，及時了解客戶的付款情況。財務部門應定期向銷售業務人員提供客戶付款明細，包括已付款金額、未付款金額、逾期未付款情況等信息。銷售業務人員根據財務提供的信息，對客戶付款進行跟蹤管理。2.逾期提醒：對于逾期未付款的客戶，銷售業務人員應按照銷售回執中約定的逾期付款規定，及時向客戶發送逾期付款提醒。提醒方式可采用電話、郵件、短信等多種形式，明確告知客戶逾期付款的后果，并要求客戶盡快安排付款。如客戶仍未按時付款，銷售業務人員應進一步與客戶溝通，了解原因，協商解決方案，必要時可采取法律手段維護公司的合法權益。五、銷售回執的變更與作廢（一）變更1.變更情形：在銷售業務執行過程中，如因客戶需求變更、產品規格調整、交貨時間更改、付款方式變更等原因需要對銷售回執的內容進行變更，銷售業務人員應及時與客戶溝通協商，并達成一致意見。2.變更流程：銷售業務人員需填寫銷售回執變更申請表，詳細說明變更的原因、內容及涉及的相關事項。申請表經上級主管審核批準后，銷售業務人員根據批準的變更內容對銷售回執進行修改，并重新提交給上級主管審核確認。審核通過后，按照銷售回執的生成與傳遞流程，將變更后的銷售回執送達客戶，并抄送相關部門。（二）作廢1.作廢情形：若銷售業務取消、客戶退貨、銷售交易出現重大失誤等原因導致銷售回執不再有效，銷售業務人員應及時申請將銷售回執作廢。2.作廢流程：銷售業務人員填寫銷售回執作廢申請表，注明作廢的原因及銷售回執編號等信息。申請表經上級主管審核批準后，在銷售回執原件上加蓋"作廢"章，并將作廢的銷售回執副本與申請表一并存檔。同時，銷售業務人員應及時通知相關部門該銷售回執已作廢，避免因信息不一致導致工作混亂。六、銷售回執的檔案管理（一）檔案整理1.分類歸檔：銷售內勤人員應按照銷售業務的類別、時間順序等對銷售回執進行分類整理。將不同時間段、不同產品或服務類型的銷售回執分別存放，便于查找和管理。2.編號標識：為每份銷售回執賦予唯一的編號，并在銷售回執副本及相關檔案資料上標注編號，以便快速準確地定位和檢索特定的銷售回執信息。編號規則應簡潔明了，易于記憶和識別，同時應保證編號的連續性，避免出現編號重復或遺漏的情況。（二）存儲方式1.紙質檔案：將銷售回執原件及相關審批文件、送達憑證等紙質資料按照檔案管理要求進行裝訂成冊，并存放于專門的檔案柜中。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能，確保紙質檔案的安全保存。2.電子檔案：建立銷售回執電子檔案庫，將銷售回執副本及相關電子文檔（如掃描件、電子表格等）進行數字化存儲。電子檔案應按照與紙質檔案相同的分類方式進行整理，并建立索引目錄，方便快速查詢和調用。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。（三）保管期限1.短期保管：對于一些時效性較強、涉及交易金額較小或業務較為簡單的銷售回執，保管期限為自銷售業務完成之日起[X]年。在保管期限內，應確保檔案的完整性和可查閱性，以便在需要時能夠提供相關證明材料。2.長期保管：對于涉及重大銷售項目、交易金額較大、具有重要法律意義或對公司發展有重要參考價值的銷售回執，保管期限為自銷售業務完成之日起[X]年以上。長期保管的銷售回執檔案應進行嚴格的管理和維護，確保檔案的安全性和可靠性。（四）查閱與借閱1.查閱權限：公司內部員工因工作需要查閱銷售回執檔案時，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容及查閱時間等信息。申請表經部門負責人審核批準后，方可到檔案管理部門進行查閱。查閱過程中，檔案管理人員應進行現場監督，確保查閱人員遵守檔案查閱規定，不得擅自復印、涂改、損毀檔案資料。2.借閱規定：如因特殊原因需要借閱銷售回執檔案，借閱人員需填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等內容。申請表經公司主管領導審核批準后，借閱人員方可辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，確保檔案資料按時歸還。歸還時，檔案管理人員應對檔案資料進行認真核對，如發現有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。七、監督與考核（一）監督機制1.內部審計：公司內部審計部門定期對銷售回執的管理情況進行審計檢查，重點審查銷售回執的生成、傳遞、跟蹤、變更、作廢及檔案管理等環節是否符合本制度規定。審計過程中，如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常監督：銷售部門負責人及上級主管應對銷售業務人員的銷售回執管理工作進行日常監督，檢查銷售業務人員是否按照制度要求及時、準確地填寫銷售回執，是否認真跟蹤銷售業務執行情況，是否妥善處理客戶反饋等。對于發現的問題，應及時督促銷售業務人員進行整改，確保銷售回執管理工作的規范執行。（二）考核指標1.銷售回執填寫準確性：考核銷售業務人員填寫銷售回執的內容是否準確無誤，是否存在信息遺漏、錯誤或表述不清等情況。以銷售回執審核通過率作為衡量指標，審核通過率應達到[X]%以上。2.銷售回執傳遞及時性：考核銷售業務人員是否在規定時間內將銷售回執送達客戶，并及時將銷售回執副本提交給公司內部相關部門。以銷售回執按時送達率和按時提交率作為衡量指標，兩項指標應分別達到[X]%以上。3.銷售業務跟蹤有效性：考核銷售業務人員對銷售業務的跟蹤情況，包括客戶跟進、交貨跟蹤、服務跟蹤、付款跟蹤等方面。以客戶滿意