行政公文歸檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政公文的歸檔管理，確保公文資料的完整性、準(zhǔn)確性和可查性，提高公司行政管理效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類行政公文，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、工作計(jì)劃與總結(jié)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司行政公文的歸檔工作由公司綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保歸檔資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔公文應(yīng)如實(shí)反映公司行政管理活動(dòng)的真實(shí)情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，不得偽造、篡改。3.便于利用原則：歸檔公文的整理應(yīng)便于查閱和利用，按照一定的分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，提高檢索效率。4.及時(shí)歸檔原則：公文承辦部門或承辦人員應(yīng)在公文辦理完畢后及時(shí)將相關(guān)資料移交歸檔，不得拖延或積壓。二、公文歸檔范圍（一）上級(jí)來文1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類政策性文件、指示、通知等。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重要批示、講話等。（二）公司發(fā)文1.公司制發(fā)的各類正式文件，包括但不限于公司章程、規(guī)章制度、決定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、報(bào)告、指示等。（三）部門文件1.各部門自行制發(fā)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、函等。2.部門內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)等。（四）會(huì)議文件1.公司各類會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。2.參加上級(jí)會(huì)議帶回的文件、資料等。（五）合同協(xié)議1.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。2.合同協(xié)議的變更、補(bǔ)充、解除等相關(guān)文件。（六）人事文件1.員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件。2.員工勞動(dòng)合同、離職手續(xù)等相關(guān)文件。（七）財(cái)務(wù)文件1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。（八）其他文件1.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等相關(guān)資料。2.公司與外部單位往來的重要信函、傳真、電子郵件等。3.公司行政管理活動(dòng)中形成的其他具有保存價(jià)值的文件資料。三、公文歸檔要求（一）公文原件歸檔歸檔公文應(yīng)盡量采用原件，確因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供與原件核對(duì)無誤的復(fù)印件，并注明原件保存處。（二）公文格式規(guī)范歸檔公文應(yīng)符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)和公司公文格式要求，包括標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期、印章等要素齊全、規(guī)范。（三）公文內(nèi)容完整歸檔公文應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，如有附件應(yīng)一并歸檔。對(duì)于重要公文，應(yīng)同時(shí)歸檔電子文檔。（四）公文整理有序歸檔公文應(yīng)按照一定的分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，做到分類合理、編號(hào)連續(xù)、排列有序。（五）公文標(biāo)識(shí)清晰歸檔公文應(yīng)在首頁右上角加蓋"歸檔"章，并注明歸檔年度、保管期限、件號(hào)等信息。四、公文歸檔流程（一）公文收集1.公文承辦部門或承辦人員在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將公文及相關(guān)資料收集齊全。2.對(duì)于需要多個(gè)部門共同辦理的公文，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集整理相關(guān)資料，并及時(shí)移交歸檔。（二）公文整理1.收集到的公文應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行初步整理，包括去除無關(guān)的附件、對(duì)破損或褪色的公文進(jìn)行修復(fù)等。2.按照公文的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，確定每份公文的編號(hào)。（三）公文裝訂1.對(duì)整理好的公文進(jìn)行裝訂，確保公文整齊、牢固，便于查閱和保管。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持公文的原貌，不得對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行裁剪或粘貼。（四）公文編目1.根據(jù)公文整理和裝訂情況，編制公文目錄，包括公文編號(hào)、標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、發(fā)文日期、保管期限等信息。2.公文目錄應(yīng)一式兩份，一份隨公文一同歸檔，一份作為索引單獨(dú)保存。（五）公文裝盒1.將編目后的公文按照保管期限和類別分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)排列整齊，存放在檔案柜中。（六）公文移交1.公文承辦部門或承辦人員整理好的公文及相關(guān)資料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交公司綜合管理部門歸檔。2.移交時(shí)應(yīng)填寫公文移交清單，雙方簽字確認(rèn)。五、公文保管期限（一）永久保管1.公司章程、規(guī)章制度、重要合同協(xié)議等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件。2.公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件。3.公司獲得的重要榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等相關(guān)資料。4.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的具有長(zhǎng)期指導(dǎo)意義的政策性文件。（二）定期保管1.保管期限為30年的文件：公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.保管期限為10年的文件：公司一般性會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)等。3.保管期限為5年的文件：公司臨時(shí)性通知、函等。（三）保管期限的確定與調(diào)整1.公文保管期限由公司綜合管理部門根據(jù)公文的性質(zhì)、重要程度、歷史價(jià)值等因素確定。2.對(duì)于保管期限已滿但仍具有一定參考價(jià)值的公文，應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已無保存價(jià)值的公文，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。六、公文查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱行政公文，應(yīng)填寫公文查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要公文或涉及公司機(jī)密的公文，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司行政公文，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫公文查閱申請(qǐng)表，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到公司綜合管理部門查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人不得擅自將公文帶出檔案室。3.查閱人如需復(fù)印或摘錄公文內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)建立公文查閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱期限等信息。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）歸還要求1.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將公文歸還檔案管理人員，并在查閱登記簿上簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還的公文是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱人的責(zé)任。七、公文保密管理（一）保密原則1.公司行政公文的保密工作應(yīng)遵循"積極防范、突出重點(diǎn)、依法管理"的原則，確保公文信息的安全。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要公文，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露公文內(nèi)容。2.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保公文的安全保管。3.對(duì)重要公文應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍。4.在公文查閱利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人遵守保密規(guī)定，不得將公文內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（三）保密教育1.公司應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識(shí)和責(zé)任感。2.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行保密培訓(xùn)，使其了解公司的保密制度和要求。（四）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)公文泄密事件，應(yīng)立即采取措施，防止泄密范圍擴(kuò)大，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.對(duì)泄密責(zé)任人，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，依法依規(guī)給予相應(yīng)的處罰。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、公文銷毀管理（一）銷毀范圍1.保管期限已滿且已無保存價(jià)值的公文。2.因機(jī)構(gòu)撤銷、合并等原因不再使用的公文。3.經(jīng)鑒定確屬無效或不需要保存的公文。（二）銷毀程序1.由公司綜合管理部門提出公文銷毀清單，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.公文銷毀清單應(yīng)詳細(xì)記錄公文的編號(hào)、標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、保管期限等信息。3.銷毀公文時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在公文銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)公文，可采用