進貨查檢記錄管理制度?總則目的為加強公司進貨管理，規范進貨查檢記錄工作，確保所采購的貨物符合質量要求，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有采購貨物的進貨查檢記錄管理，包括原材料、零部件、輔助材料、包裝材料等。基本原則1.真實性原則：進貨查檢記錄應如實反映貨物的實際情況，確保記錄信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋進貨過程的各個環節，包括采購訂單、到貨憑證、檢驗報告等相關資料，保證記錄的完整性。3.可追溯性原則：通過進貨查檢記錄，能夠清晰追溯貨物的來源、采購時間、檢驗情況等信息，便于質量追溯和問題處理。4.及時性原則：進貨查檢記錄應在規定時間內完成填寫和歸檔，確保信息的時效性。進貨查檢記錄職責分工采購部門1.負責采購訂單的下達，確保訂單信息準確無誤，包括貨物名稱、規格型號、數量、交貨時間、交貨地點等。2.及時跟進采購訂單的執行情況，與供應商溝通協調，確保貨物按時、按質、按量到貨。3.在貨物到貨前，提前通知質量檢驗部門做好檢驗準備工作。質量檢驗部門1.制定進貨檢驗計劃和標準，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次等。2.按照規定的檢驗標準和方法，對到貨貨物進行嚴格檢驗，確保貨物質量符合要求。3.如實填寫進貨檢驗報告，記錄檢驗結果，對檢驗合格的貨物出具合格證明，對不合格貨物出具不合格報告，并注明不合格原因。4.負責對不合格貨物的處理進行跟蹤和監督，確保不合格貨物得到妥善處置。倉庫管理部門1.在貨物到貨時，負責核對到貨憑證與采購訂單的一致性，檢查貨物的外包裝、數量等是否與訂單相符。2.協助質量檢驗部門進行貨物的檢驗工作，提供必要的場地和設備支持。3.根據檢驗結果，辦理貨物的入庫手續。對合格貨物，按照規定的存儲方式進行存放；對不合格貨物，按照規定進行標識和隔離，防止不合格貨物混入合格批次。4.負責建立貨物庫存臺賬，記錄貨物的出入庫情況，確保賬物相符。財務部門1.審核采購訂單、進貨發票等相關憑證，確保采購業務的真實性、合法性和合理性。2.根據進貨查檢記錄和相關憑證，辦理貨款支付手續，確保貨款支付與貨物實際到貨情況相符。進貨查檢記錄流程采購訂單下達1.采購部門根據公司生產經營計劃和庫存情況，確定采購需求，編制采購訂單。采購訂單應明確貨物的詳細信息，包括名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點等。2.采購訂單經采購部門負責人審核后，發送給供應商，并留存一份采購訂單副本作為進貨查檢記錄的原始資料。到貨通知1.采購部門應在貨物預計到貨前[X]個工作日，通知質量檢驗部門和倉庫管理部門做好檢驗和收貨準備工作。通知內容應包括采購訂單編號、貨物名稱、規格型號、數量、預計到貨時間等。2.質量檢驗部門根據到貨通知，安排檢驗人員和檢驗設備，制定具體的檢驗計劃。貨物檢驗1.貨物到貨時，倉庫管理部門首先對到貨憑證與采購訂單進行核對，檢查貨物的外包裝、數量等是否與訂單相符。核對無誤后，在到貨憑證上簽字確認，并將貨物暫存于待檢區。2.質量檢驗部門按照制定的檢驗計劃和標準，對貨物進行檢驗。檢驗項目可包括外觀質量、尺寸規格、性能指標、理化特性等。檢驗方法可采用目視檢查、量具測量、儀器檢測、抽樣試驗等。3.檢驗人員應如實填寫進貨檢驗報告，記錄檢驗項目、檢驗結果、檢驗日期、檢驗人員等信息。檢驗合格的貨物，檢驗人員在貨物外包裝上粘貼合格標識，并出具合格證明；檢驗不合格的貨物，檢驗人員在貨物外包裝上粘貼不合格標識，出具不合格報告，并注明不合格原因。不合格貨物處理1.對于檢驗不合格的貨物，質量檢驗部門應及時通知采購部門和倉庫管理部門。采購部門負責與供應商溝通協調，確定不合格貨物的處理方式，如退貨、換貨、補貨等。2.倉庫管理部門負責對不合格貨物進行標識和隔離，防止不合格貨物混入合格批次。在不合格貨物處理期間，應妥善保管不合格貨物，確保其安全和完整。3.如供應商同意退貨，采購部門應及時辦理退貨手續，安排運輸車輛將不合格貨物退回供應商，并取得供應商的退貨憑證。退貨憑證應作為進貨查檢記錄的補充資料進行歸檔。4.如供應商同意換貨或補貨，采購部門應與供應商協商確定換貨或補貨的時間和方式。倉庫管理部門在收到換貨或補貨貨物后，應重新進行檢驗，確保貨物質量符合要求。貨物入庫1.經檢驗合格的貨物，倉庫管理部門根據檢驗報告和合格證明，辦理貨物入庫手續。入庫單應詳細記錄貨物的名稱、規格型號、數量、入庫日期、存放位置等信息。2.倉庫管理人員按照規定的存儲方式，將貨物存放于相應的倉庫區域，并更新庫存臺賬，確保賬物相符。進貨查檢記錄歸檔1.采購部門、質量檢驗部門和倉庫管理部門應及時將進貨查檢記錄相關資料進行整理和歸檔。歸檔資料應包括采購訂單、到貨憑證、進貨檢驗報告、合格證明、不合格報告、退貨憑證、入庫單等。2.進貨查檢記錄應按照時間順序和類別進行分類存放，便于查閱和檢索。同時，應建立電子檔案備份，確保記錄的安全性和可追溯性。進貨查檢記錄要求記錄內容1.采購訂單：應包含訂單編號、貨物名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點、采購部門、采購人員等信息。2.到貨憑證：如送貨單、發票等，應記錄到貨日期、供應商名稱、貨物名稱、規格型號、數量等信息。3.進貨檢驗報告：應詳細記錄檢驗項目、檢驗方法、檢驗結果、檢驗日期、檢驗人員等信息。對于不合格貨物，還應注明不合格原因和處理意見。4.合格證明：應明確貨物的檢驗合格結論，并加蓋質量檢驗部門的公章或檢驗專用章。5.不合格報告：應記錄不合格貨物的詳細信息、不合格原因、處理情況等。6.退貨憑證：應包含退貨日期、供應商名稱、貨物名稱、規格型號、數量、退貨原因等信息。7.入庫單：應記錄貨物的名稱、規格型號、數量、入庫日期、存放位置、倉庫管理人員等信息。記錄格式1.進貨查檢記錄應采用統一的格式，確保記錄內容的規范性和一致性。格式可包括紙質表格和電子文檔兩種形式，紙質表格應使用A4紙張打印，電子文檔應采用常見的辦公軟件格式，如Excel、Word等。2.記錄表格應設置清晰的表頭，注明各項記錄內容的名稱和填寫要求。表格內容應簡潔明了，易于填寫和理解。記錄填寫1.記錄填寫應使用藍黑墨水或碳素筆，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆填寫。填寫應工整、清晰，不得涂改、刮擦。如確需修改，應在修改處加蓋修改人印章或簽字確認。2.記錄內容應完整、準確，不得遺漏重要信息。對于檢驗結果、不合格原因等關鍵信息，應詳細描述，確保記錄的可追溯性。3.記錄填寫完成后，應由填寫人簽字確認，并注明填寫日期。多人參與的記錄，應按照職責分工分別簽字確認。記錄保存期限進貨查檢記錄應保存[X]年，以滿足質量追溯和法律法規要求。保存期限屆滿后，經公司主管領導批準，可按照規定程序進行銷毀。銷毀記錄時，應做好銷毀記錄，包括銷毀日期、銷毀內容、銷毀方式、監銷人員等信息。進貨查檢記錄監督與考核監督檢查1.公司內部審計部門定期對進貨查檢記錄管理情況進行監督檢查，檢查內容包括記錄的真實性、完整性、及時性、規范性等。2.質量保證部門不定期對進貨查檢記錄進行抽查，核實貨物的檢驗情況和質量狀況，確保進貨質量符合要求。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。考核辦法1.建立進貨查檢記錄管理考核機制，對采購部門、質量檢驗部門、倉庫管理部門等相關部門的進貨查檢記錄工作進行考核評價。2.考核指標包括記錄的準確性、完整性、及時性、歸檔規范性等。考核方式可采用定期考核與不定期抽查相結合的方式，考核結果與部門和個人的績效掛鉤。3.對于在進貨查檢記錄管理工作中表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反本制度規定，導致進貨查檢記錄不完整、不準確或延誤歸檔的部門和個人，視情節輕重給予批評教育、經濟處罰或行政處分。附則解