公司紅頭文管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紅頭文件的規(guī)范化管理，提高文件處理效率，確保文件傳達(dá)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部以紅頭文件形式發(fā)布的各類正式文件，包括但不限于通知、決定、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。（三）紅頭文件定義公司紅頭文件是指公司在管理活動(dòng)中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)公司政策、發(fā)布工作指令、溝通信息、指導(dǎo)工作、商洽事務(wù)、請示答復(fù)問題等的重要工具。文件首頁使用公司統(tǒng)一格式的紅頭，標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期等要素齊全。（四）管理原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)公司意圖，符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行，確保文件及時(shí)傳達(dá)，高效執(zhí)行。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的保密管理，防止文件信息泄露。二、紅頭文件的格式規(guī)范（一）文件頭1.公司標(biāo)識(shí)：使用公司全稱，字體為[具體字體]，顏色為[具體顏色]，位于文件首頁頂端居中位置。2.文件編號(hào)：由年份、部門代碼、文件順序號(hào)組成，如"[年份][部門代碼][順序號(hào)]"，年份用公元紀(jì)年全稱，4位數(shù)字表示，部門代碼按照公司部門編碼規(guī)則確定，順序號(hào)為3位數(shù)字，編號(hào)位于公司標(biāo)識(shí)下方橫線處右側(cè)。3.文件一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，字體為[具體字體]，字號(hào)為[具體字號(hào)]，位于文件編號(hào)下方居中位置。標(biāo)題應(yīng)避免使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。4.主送單位：頂格書寫，使用全稱或規(guī)范化簡稱，后加冒號(hào)。如涉及多個(gè)主送單位，應(yīng)按照重要程度依次排列，不同主送單位之間用逗號(hào)隔開，最后一個(gè)主送單位后用冒號(hào)。（二）正文1.字體字號(hào)：正文一般用[具體字體]，字號(hào)為[具體字號(hào)]，每自然段首行縮進(jìn)2個(gè)字符，回行頂格。2.段落間距：行距一般為[具體行距]，根據(jù)內(nèi)容多少適當(dāng)調(diào)整。3.層次結(jié)構(gòu)：正文層次結(jié)構(gòu)依次用"一、""（一）""1.""（1）"標(biāo)注。"一、"為一級(jí)標(biāo)題，字體為[具體字體]，字號(hào)為[具體字號(hào)]，加粗；"（一）"為二級(jí)標(biāo)題，字體為[具體字體]，字號(hào)為[具體字號(hào)]，加粗；"1."為三級(jí)標(biāo)題，字體為[具體字體]，字號(hào)為[具體字號(hào)]，加粗；"（1）"為四級(jí)標(biāo)題，字體為[具體字體]，字號(hào)為[具體字號(hào)]。（三）附件1.附件標(biāo)識(shí)：如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)"附件"，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如"附件：1.[附件名稱]"）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.附件排版：附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)"附件"，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。（四）發(fā)文單位1.署名：一般為公司全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文右下方。2.日期：以公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），位于發(fā)文單位下方。（五）頁碼1.標(biāo)識(shí)位置：用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。2.特殊情況處理：公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。三、紅頭文件的起草（一）起草部門及人員1.公司各類紅頭文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)起草，起草人應(yīng)熟悉公司業(yè)務(wù)和相關(guān)政策法規(guī)，具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和邏輯思維能力。2.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見。（二）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文件內(nèi)容應(yīng)符合公司實(shí)際情況和發(fā)展戰(zhàn)略，準(zhǔn)確傳達(dá)公司意圖，避免模糊不清或歧義性表述。2.結(jié)構(gòu)合理：文件結(jié)構(gòu)應(yīng)清晰，層次分明，開頭說明發(fā)文目的，中間闡述主要內(nèi)容，結(jié)尾提出執(zhí)行要求或明確下一步工作方向。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，文字簡潔明了，避免使用生僻字、錯(cuò)別字和語病。4.格式符合要求：嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的格式進(jìn)行起草，確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。（三）起草流程1.明確起草任務(wù)：根據(jù)公司工作安排和實(shí)際需要，確定文件起草任務(wù)，明確起草部門和起草人。2.收集資料：起草人收集與文件相關(guān)的政策法規(guī)、公司制度、工作數(shù)據(jù)、案例等資料，為文件起草提供依據(jù)。3.撰寫初稿：起草人按照起草要求，結(jié)合收集的資料，撰寫文件初稿。在撰寫過程中，可與相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通交流，廣泛征求意見。4.內(nèi)部審核：初稿完成后，起草部門負(fù)責(zé)人對初稿進(jìn)行審核，檢查文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)是否合理、語言是否規(guī)范、格式是否符合要求等，提出修改意見。起草人根據(jù)審核意見對初稿進(jìn)行修改完善，形成送審稿。四、紅頭文件的審核（一）審核部門及人員1.文件送審稿由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)審核，綜合管理部門應(yīng)指定專人對文件進(jìn)行審核。2.涉及重要事項(xiàng)、重大決策或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行會(huì)審。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，是否存在違法違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。2.合規(guī)性審核：文件是否符合公司內(nèi)部管理流程和規(guī)章制度，是否與公司其他文件相協(xié)調(diào)。3.準(zhǔn)確性審核：文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否真實(shí)可靠，表述是否清晰明確。4.格式規(guī)范性審核：文件格式是否符合本制度規(guī)定，排版是否整齊美觀，字體、字號(hào)、行距等是否統(tǒng)一。（三）審核流程1.送審：起草部門將送審稿及相關(guān)資料一并提交給綜合管理部門審核。送審稿應(yīng)注明起草部門、起草人、文件主題、送審日期等信息。2.初審：綜合管理部門審核人員對送審稿進(jìn)行初審，提出初步審核意見，填寫《紅頭文件審核表》。初審內(nèi)容包括文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性和格式規(guī)范性等方面。3.會(huì)審（如有需要）：對于涉及重要事項(xiàng)、重大決策或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的文件，綜合管理部門組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審過程中，各部門和專家應(yīng)充分發(fā)表意見，對文件內(nèi)容進(jìn)行深入討論和論證。審核人員根據(jù)會(huì)審意見對送審稿進(jìn)行修改完善。4.終審：綜合管理部門負(fù)責(zé)人對審核后的送審稿進(jìn)行終審，簽署審核意見。終審?fù)ㄟ^的文件方可進(jìn)入簽發(fā)環(huán)節(jié)。五、紅頭文件的簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.公司一般性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.涉及公司重大事項(xiàng)、重要決策、全局性工作等文件，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.送簽：審核通過的文件送審稿及《紅頭文件審核表》一并提交給有權(quán)簽發(fā)人。送簽時(shí)應(yīng)注明文件主題、審核情況、送簽日期等信息。2.簽發(fā)：有權(quán)簽發(fā)人對送審稿進(jìn)行審閱，簽署簽發(fā)意見。簽發(fā)意見應(yīng)明確文件是否同意發(fā)布，如有修改意見應(yīng)提出具體修改要求。3.登記：綜合管理部門對簽發(fā)后的文件進(jìn)行登記，記錄文件名稱、文號(hào)、簽發(fā)人、簽發(fā)日期等信息，建立紅頭文件臺(tái)賬。六、紅頭文件的印發(fā)（一）印發(fā)部門及人員1.紅頭文件由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)印發(fā)。2.綜合管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的排版、校對、印刷、分發(fā)等工作。（二）印發(fā)要求1.排版準(zhǔn)確：按照本制度規(guī)定的格式進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。排版過程中應(yīng)注意字體、字號(hào)、行距、頁碼等細(xì)節(jié)，保證文件整體美觀。2.校對嚴(yán)格：校對人員應(yīng)對文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的校對，確保文字表述準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確。校對過程中應(yīng)至少進(jìn)行兩次校對，一次為初校，一次為復(fù)校，重要文件應(yīng)增加校對次數(shù)。3.印刷清晰：印刷人員應(yīng)按照排版要求進(jìn)行印刷，確保文件字跡清晰、圖案完整、墨色均勻。印刷質(zhì)量應(yīng)符合公司文件印刷標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)模糊、重影、缺頁等問題。4.分發(fā)及時(shí)：文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給主送單位和抄送單位。分發(fā)方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇紙質(zhì)文件郵寄、電子文件發(fā)送等方式。對于重要文件，應(yīng)采用專人送達(dá)或機(jī)要傳遞等方式，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。（三）印發(fā)流程1.排版：排版人員根據(jù)簽發(fā)后的文件送審稿進(jìn)行排版，生成文件電子稿。排版過程中應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的格式要求進(jìn)行操作，確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。2.校對：校對人員對排版后的文件電子稿進(jìn)行校對，檢查文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，格式是否符合要求。校對過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與起草部門或排版人員溝通修改。3.審核：綜合管理部門負(fù)責(zé)人對校對后的文件電子稿進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字同意印刷。4.印刷：印刷人員按照審核后的文件電子稿進(jìn)行印刷，印刷完成后對文件進(jìn)行清點(diǎn)、整理，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。5.分發(fā)：文件印刷完成后，分發(fā)人員根據(jù)文件主送單位和抄送單位名單，及時(shí)將文件分發(fā)給各單位。分發(fā)過程中應(yīng)做好文件發(fā)放記錄，記錄文件名稱、文號(hào)、發(fā)放日期、發(fā)放單位、領(lǐng)取人等信息。七、紅頭文件的歸檔與保管（一）歸檔部門及人員1.紅頭文件由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸檔保管。2.綜合管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集、整理、歸檔、保管等工作。（二）歸檔范圍1.公司內(nèi)部以紅頭文件形式發(fā)布的各類正式文件，包括但不限于通知、決定、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.與紅頭文件相關(guān)的附件、補(bǔ)充說明材料等。3.紅頭文件的起草稿、審核稿、修改稿等過程性文件。（三）歸檔要求1.分類準(zhǔn)確：按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，建立清晰的檔案分類體系。2.編號(hào)規(guī)范：對歸檔文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.整理有序：對歸檔文件進(jìn)行整理，確保文件排列整齊、目錄清晰、裝訂牢固。4.標(biāo)識(shí)明確：在文件首頁右上角加蓋"歸檔"章，注明歸檔年度、保管期限、件號(hào)等信息。（四）保管期限1.紅頭文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.涉及公司重大事項(xiàng)、重要決策、歷史沿革、產(chǎn)權(quán)關(guān)系等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的文件，應(yīng)列為永久保管。3.在一定時(shí)期內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件，可列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。4.在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件，可列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（五）保管流程1.收集：綜合管理部門定期收集各部門已辦理完畢的紅頭文件，確保文件收集齊全、完整。2.整理：對收集到的文件進(jìn)行整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等操作，形成歸檔文件。3.歸檔：將整理好的歸檔文件移交至公司檔案室進(jìn)行歸檔保管，填寫《紅頭文件歸檔登記表》，記錄文件名稱、文號(hào)、歸檔日期、保管期限等信息。4.保管：檔案室應(yīng)妥善保管歸檔文件，確保文件安全、完整。定期對文件進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。同時(shí)，應(yīng)建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，防止文件丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。八、紅頭文件的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱紅頭文件，可向綜合管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.涉及公司機(jī)密的紅頭文件，僅限公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和特定部門人員查閱，查閱前需簽訂保密協(xié)議。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《紅頭文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、文號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，提交給綜合管理部門。2.審批：綜合管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)查閱權(quán)限和文件保密級(jí)別進(jìn)行審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并加蓋公章。3.查閱：查閱人憑審批通過的申請表到綜合管理部門指定地點(diǎn)查閱文件，查閱過程中應(yīng)遵守查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照、傳播文件內(nèi)容。4.登記：綜合管理部門對查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱文件名稱、文號(hào)等信息。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因特殊原因需要借閱紅頭文件，可向綜合管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.申請：借閱人填寫《紅頭文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，提交給綜合管理部門。2.審批：綜合管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)借閱權(quán)限和文件保密級(jí)別進(jìn)行審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并加蓋公章。3.借閱：借閱人憑審批通過的申請表到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱文件。借閱時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對文件數(shù)量、內(nèi)容，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱文件，歸還時(shí)應(yīng)確保文件完整、無損壞、無丟失。綜合管理部門對歸還的文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。九、紅頭文件的廢止與修訂（一）廢止1.紅頭文件在下列情況下應(yīng)予以廢止：已被新的法律法規(guī)、政策文件所取代；已完成其歷史使命，不再具有實(shí)際指導(dǎo)意義；因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，文件規(guī)定的事項(xiàng)已不再適用；文件內(nèi)容存在嚴(yán)重錯(cuò)誤或與公司實(shí)際情況不符，無法繼續(xù)執(zhí)行。2.廢止紅頭文件應(yīng)發(fā)布廢止通知，明確廢止文件的名稱、文號(hào)、廢止日期等信息。廢止通知應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。3.廢止的紅頭文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，從公司檔案室和辦公系統(tǒng)中刪除，防止誤查、誤用。（二）修訂1.紅頭文件在下列情況下應(yīng)進(jìn)行修訂：法律法規(guī)、政策文件發(fā)生變化，需要對文件內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整；公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營方針、管理體制等發(fā)生重大變化，文件規(guī)定的事項(xiàng)需要進(jìn)行修