金龍公司采購管理制度?一、總則（一）目的為規范金龍公司（以下簡稱"公司"）采購管理工作，確保采購活動的合法性、規范性、合理性，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務的質量，滿足公司生產經營需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及的物資采購、工程采購、服務采購等各類采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，確保采購過程公平、公正，維護公司利益。3.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本最低，提高采購效益。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確采購部門職責，確保采購工作有序進行。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購管理委員會，作為采購決策的最高機構。采購管理委員會由公司高層領導、相關部門負責人組成。其職責包括：1.審議公司采購戰略、政策和制度。2.審批重大采購項目，包括采購預算、采購方式、供應商選擇等。3.協調解決采購過程中的重大問題。（二）采購執行部門公司采購部為采購執行部門，負責具體采購業務的實施。其職責如下：1.制定采購計劃和采購方案。2.組織供應商選擇、評審和管理。3.執行采購合同，跟蹤采購進度，協調解決采購過程中的問題。4.收集、整理采購信息，建立采購檔案。5.配合相關部門進行采購物資的驗收、付款等工作。（三）需求部門各需求部門負責提出采購需求，提供技術規格、質量標準等要求，并參與采購過程中的技術交流、驗收等工作。其職責包括：1.根據公司生產經營計劃和實際需要，準確及時地提出采購需求。2.對采購物資的技術規格、質量標準等進行明確和細化。3.參與供應商考察、樣品檢驗、到貨驗收等工作。4.負責采購物資的使用、保管和質量反饋。（四）其他部門1.財務部：負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購款項的支付和財務核算等工作。2.質量部：負責對采購物資進行質量檢驗和監督，參與供應商質量管理體系審核，提供質量標準和檢驗方法等技術支持。3.法務部：負責審查采購合同的合法性、合規性，提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應于每年末根據公司年度生產經營計劃和業務發展需求，編制本部門下一年度采購預算，明確采購項目、數量、規格、預計采購金額等內容。2.采購部對各部門提交的采購預算進行匯總、審核和平衡，結合公司資金狀況和市場價格波動情況，編制公司年度采購預算草案，報采購管理委員會審議。3.經采購管理委員會審議通過后的采購預算，報公司總經理審批后執行。（二）預算執行1.采購部應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行申報和審批。2.各需求部門應控制采購需求，確保采購項目符合預算要求。對于超預算的采購申請，必須詳細說明原因，并經采購管理委員會批準后方可實施。（三）預算監督與考核1.財務部負責對采購預算的執行情況進行監督和檢查，定期向采購管理委員會匯報預算執行情況。2.公司將采購預算執行情況納入部門績效考核體系，對預算執行良好的部門給予獎勵，對預算執行不力的部門進行問責。四、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購項目名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性、準確性進行審核，簽署意見后報采購部。（二）采購審批1.采購部收到采購申請后，對申請內容進行初審，包括采購項目是否在預算范圍內、采購方式是否符合規定等。2.對于金額較小的常規采購項目，由采購部負責人審批；對于金額較大或重要的采購項目，采購部初審后提交采購管理委員會審批。3.經審批通過的采購申請，采購部下達采購任務通知，明確采購要求和時間節點。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫，包括供應商基本情況、資質證書、產品質量、價格水平、售后服務等方面的內容。根據采購需求，從供應商信息庫中篩選潛在供應商，或通過市場調研、行業推薦等方式開發新的供應商。2.供應商評估采購部組織相關部門對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、交貨期、售后服務等方面。評估方式可采用實地考察、樣品檢驗、問卷調查、供應商業績評價等多種形式。根據評估結果，對供應商進行分級管理，分為合格供應商、優秀供應商和淘汰供應商。3.供應商選擇對于一般采購項目，采購部在合格供應商范圍內選擇不少于三家供應商進行詢價或招標，根據報價、質量、交貨期等因素綜合比較，選擇最優供應商。對于重大采購項目，采購部應組織相關部門進行公開招標，按照法定程序確定中標供應商。4.供應商管理采購部與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購部定期對供應商進行評價和考核，根據考核結果調整供應商等級，對于不合格供應商及時進行淘汰，并尋找新的替代供應商。（四）采購合同簽訂1.采購合同由采購部負責起草，法務部審核合同條款的合法性、合規性。2.采購合同經雙方簽字蓋章后生效，采購部應及時將合同副本分發給相關部門，如需求部門、財務部、質量部等，以便各部門履行相應職責。（五）采購執行與跟蹤1.采購部根據采購合同要求，及時向供應商下達訂單，明確交貨時間、地點、方式等要求。2.采購部跟蹤采購訂單執行情況，定期與供應商溝通，了解生產進度、質量狀況等，及時協調解決出現的問題，確保按時、按質、按量交貨。3.對于緊急采購項目，采購部應采取特殊措施，確保采購任務的完成。（六）到貨驗收1.物資到貨前，采購部應通知需求部門和質量部做好驗收準備工作。2.質量部按照質量標準和檢驗規范對采購物資進行檢驗，需求部門參與驗收過程，對物資的數量、規格、型號、外觀等進行核對。3.驗收合格的物資，由需求部門和質量部在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（七）付款結算1.采購物資驗收合格后，需求部門填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證，提交財務部審核。2.財務部按照公司財務制度和采購合同約定，對付款申請進行審核，審核無誤后報公司領導審批。3.經審批通過后，財務部辦理付款手續，支付采購款項。五、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術復雜、有眾多潛在供應商可供選擇的采購項目，如大型設備采購、工程建設項目等。2.招標方式：包括公開招標和邀請招標。公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標；邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。3.招標程序：采購部編制招標文件，明確招標項目的技術規格、數量、質量要求、交貨期、評標標準等內容。發布招標公告或投標邀請書，邀請潛在供應商報名參加投標。對報名供應商進行資格預審，確定合格投標人名單。組織投標人踏勘現場，召開投標答疑會。投標人編制投標文件，在規定時間內提交投標文件。開標、評標，確定中標候選人名單。公示中標候選人，如無異議，發出中標通知書。與中標人簽訂采購合同。（二）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、規格型號單一、市場貨源充足的采購項目，如辦公用品、通用耗材等。2.詢價程序：采購部向不少于三家合格供應商發出詢價通知書，明確采購項目的規格型號、數量、質量要求、交貨期等內容。供應商在規定時間內報價，采購部收集整理報價信息。采購部根據報價情況進行比較，選擇報價合理、質量可靠、交貨期有保障的供應商作為成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.談判程序：采購部制定談判文件，明確談判項目的技術規格、數量、質量要求、交貨期、談判程序、評標標準等內容。邀請不少于三家合格供應商參加談判，向供應商發出談判邀請書。組織供應商進行談判，談判過程中采購部應與供應商就采購項目的價格、技術、質量、服務等條款進行充分溝通和協商。談判結束后，供應商提交最終報價，采購部根據談判情況和最終報價確定成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：采購部填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格型號、數量、質量要求、采購原因等內容，并提交采購管理委員會審批。經采購管理委員會批準后，采購部與單一供應商進行協商談判，確定采購價格、交貨期、質量標準等條款。簽訂采購合同。六、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、物資供應短缺、供應商壟斷等風險，可能導致采購成本增加、采購任務無法按時完成等問題。2.質量風險：采購物資質量不符合要求，可能影響公司生產經營活動，導致產品質量問題、客戶投訴等。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，可能引發合同糾紛，給公司帶來經濟損失。4.供應商風險：供應商破產、倒閉、違約等，可能導致采購物資無法按時供應，影響公司生產進度。（二）風險評估1.采購部定期對采購風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，對風險進行分級管理，確定重點風險監控對象。（三）風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態，合理安排采購時機，降低價格波動風險。與多家供應商建立合作關系，避免對單一供應商過度依賴，降低供應短缺和供應商壟斷風險。2.質量風險應對加強供應商質量管理，對供應商的質量管理體系進行審核和評估，確保供應商具備穩定的質量控制能力。嚴格執行到貨驗收制度，加強對采購物資的質量檢驗，及時發現和處理質量問題。3.合同風險應對采購合同由法務部審核把關，確保合同條款合法、合規、明確、合理，避免合同糾紛。加強合同執行過程中的監督和管理，及時跟蹤合同履行情況，發現問題及時協商解決。4.供應商風險應對對供應商進行定期評估和考核，及時發現供應商存在的問題，采取相應措施進行整改或淘汰。要求供應商提供必要的擔保或保證金，降低供應商違約風險。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內，是否實現了成本節約。2.采購質量：評估采購物資的質量是否符合要求，是否滿足公司生產經營需要。3.采購效率：包括采購周期、訂單處理時間、交貨準時率等，評估采購工作是否高效完成。4.供應商管理：評估供應商的選擇、評價、考核等管理工作是否到位，供應商的滿意度和忠誠度如何。（二）評估方法1.定期收集采購數據，包括采購合同執行情況、物資驗收情況、付款記錄等。2.采用定量分析和定性分析相結合的方法，對采購績效進行評估。定量分析主要通過計算各項評估指標的數據來進行；定性分析主要通過問卷調查、供應商評價、內部反饋等方式收集相關信息，對采購工作進行綜合評價。3.根據評估結果，編制采購績效評估報告，分