財務(wù)公司會議管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范財務(wù)公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財務(wù)公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于股東大會、董事會、監(jiān)事會、管理層辦公會、部門例會、專題會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)注重實效，精簡議程，提高決策效率，避免形式主義。2.充分溝通原則：會議應(yīng)提供充分的交流平臺，確保參會人員充分發(fā)表意見，促進信息共享和溝通。3.民主集中原則：會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，在充分討論的基礎(chǔ)上，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則形成決議。4.嚴格保密原則：涉及公司機密的會議內(nèi)容，參會人員應(yīng)嚴格保密，不得泄露。二、會議分類及組織（一）股東大會1.定義：股東大會是公司的最高權(quán)力機構(gòu)，由全體股東組成，對公司重大事項進行決策。2.召集：由董事會負責召集，董事長主持。董事會不能履行或者不履行召集股東大會會議職責的，監(jiān)事會應(yīng)當及時召集和主持；監(jiān)事會不召集和主持的，連續(xù)九十日以上單獨或者合計持有公司百分之十以上股份的股東可以自行召集和主持。3.召開頻率：每年定期召開一次年度股東大會，每半年召開一次臨時股東大會。4.會議議程：主要包括審議董事會工作報告、監(jiān)事會工作報告、年度財務(wù)預(yù)算方案、決算方案、利潤分配方案、彌補虧損方案、增加或者減少注冊資本的方案、發(fā)行公司債券的方案、公司章程的修改方案、公司合并、分立、解散或者變更公司形式的方案等。5.參會人員：全體股東或其授權(quán)代表。（二）董事會1.定義：董事會是公司的決策機構(gòu)，對股東大會負責，負責公司的經(jīng)營決策和管理。2.召集：由董事長召集和主持，董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。3.召開頻率：每年度至少召開兩次定期會議，每次會議應(yīng)當于會議召開十日前通知全體董事和監(jiān)事。代表十分之一以上表決權(quán)的股東、三分之一以上董事或者監(jiān)事會，可以提議召開董事會臨時會議。董事長應(yīng)當自接到提議后十日內(nèi)，召集和主持董事會會議。董事會召開臨時會議，可以另定召集董事會的通知方式和通知時限。4.會議議程：主要包括審議公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營計劃、投資方案、財務(wù)預(yù)算、利潤分配、重大資產(chǎn)處置、人事任免等事項。5.參會人員：全體董事，監(jiān)事列席會議，根據(jù)需要可邀請高級管理人員及相關(guān)部門負責人列席會議。（三）監(jiān)事會1.定義：監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機構(gòu)，對股東大會負責，監(jiān)督公司董事、高級管理人員的履職情況和公司財務(wù)狀況。2.召集：由監(jiān)事會主席召集和主持，監(jiān)事會主席不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上監(jiān)事共同推舉一名監(jiān)事召集和主持。3.召開頻率：每年度至少召開兩次定期會議，監(jiān)事可以提議召開臨時監(jiān)事會會議。監(jiān)事會主席應(yīng)當自接到提議后十日內(nèi)，召集和主持監(jiān)事會會議。監(jiān)事會召開臨時會議，可以另定召集監(jiān)事會的通知方式和通知時限。4.會議議程：主要包括檢查公司財務(wù)、對董事、高級管理人員執(zhí)行公司職務(wù)的行為進行監(jiān)督、對違反法律、行政法規(guī)、公司章程或者股東大會決議的董事、高級管理人員提出罷免的建議、當董事、高級管理人員的行為損害公司的利益時，要求董事、高級管理人員予以糾正等。5.參會人員：全體監(jiān)事。（四）管理層辦公會1.定義：管理層辦公會是公司管理層對日常經(jīng)營管理工作進行決策和協(xié)調(diào)的會議。2.召集：由總經(jīng)理召集和主持，總經(jīng)理不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副總經(jīng)理召集和主持。3.召開頻率：每周召開一次，如有需要可臨時召開。4.會議議程：主要包括傳達上級指示精神、匯報上周工作進展、討論本周工作計劃、協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題等。5.參會人員：公司領(lǐng)導班子成員、各部門負責人。（五）部門例會1.定義：部門例會是各部門內(nèi)部對本部門工作進行總結(jié)、計劃和溝通的會議。2.召集：由部門負責人召集和主持。3.召開頻率：每周召開一次，如有需要可臨時召開。4.會議議程：主要包括總結(jié)上周工作完成情況、分析存在的問題、安排本周工作計劃、傳達公司相關(guān)文件精神等。5.參會人員：部門全體員工。（六）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一特定事項或問題召開的會議，旨在深入研究和解決相關(guān)問題。2.召集：根據(jù)會議主題，由相關(guān)部門或領(lǐng)導召集和主持。3.召開頻率：根據(jù)需要不定期召開。4.會議議程：根據(jù)會議主題確定，一般包括對特定事項的詳細匯報、分析討論、提出解決方案等。5.參會人員：與會議主題相關(guān)的部門負責人、專業(yè)人員及其他相關(guān)人員。三、會議籌備（一）會議通知1.通知內(nèi)容：包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、會議要求等。2.通知方式：根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍，可采用郵件、電話、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式進行通知。對于重要會議，應(yīng)提前以書面形式發(fā)出通知。3.通知時間：一般情況下，定期會議應(yīng)提前[x]天通知參會人員，臨時會議應(yīng)提前[x]小時通知參會人員，但緊急會議除外。（二）會議資料準備1.資料內(nèi)容：根據(jù)會議議程，準備相關(guān)的報告、文件、數(shù)據(jù)、圖表等資料，確保參會人員能夠充分了解會議議題。2.資料整理：對準備好的會議資料進行整理、裝訂，確保資料的完整性和規(guī)范性。3.資料分發(fā)：在會議召開前，將會議資料分發(fā)給參會人員，確保參會人員有足夠的時間閱讀和準備。（三）會議場地安排1.場地選擇：根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地，確保場地設(shè)施齊全、環(huán)境舒適、交通便利。2.場地布置：根據(jù)會議主題和氛圍，對會議場地進行布置，包括擺放桌椅、懸掛橫幅、設(shè)置投影儀、音響設(shè)備等。3.設(shè)備調(diào)試：在會議召開前，對會議場地的設(shè)備進行調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。（四）會議人員安排1.主持人：根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍，確定合適的主持人，主持人應(yīng)具備良好的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。2.記錄人：安排專人負責會議記錄，記錄人應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，確保記錄的準確性和完整性。3.服務(wù)人員：根據(jù)會議需要，安排相應(yīng)的服務(wù)人員，負責會議期間的茶水、餐飲、設(shè)備維護等服務(wù)工作。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.簽到方式：參會人員應(yīng)在會議簽到表上簽到，簽到表應(yīng)注明參會人員姓名、部門、職務(wù)等信息。2.簽到時間：參會人員應(yīng)在會議開始前[x]分鐘到達會議場地進行簽到。3.簽到統(tǒng)計：會議結(jié)束后，由會議組織者對簽到情況進行統(tǒng)計，確保參會人員按時參加會議。（二）會議開場1.主持人開場：主持人應(yīng)在會議開始時介紹會議主題、目的、議程安排及參會人員等信息，并宣布會議開始。2.領(lǐng)導講話：根據(jù)會議性質(zhì)，由相關(guān)領(lǐng)導發(fā)表講話，對會議主題進行闡述，提出會議要求和期望。（三）會議議程進行1.匯報與發(fā)言：按照會議議程安排，由相關(guān)人員進行匯報和發(fā)言，匯報和發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。2.討論與交流：參會人員應(yīng)積極參與討論和交流，充分發(fā)表意見和建議，對存在的問題進行深入分析和探討。3.主持人引導：主持人應(yīng)適時引導會議討論方向，確保會議按照預(yù)定議程進行，避免出現(xiàn)跑題或混亂情況。（四）會議記錄1.記錄內(nèi)容：會議記錄應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、主持人、記錄人、會議議程、匯報發(fā)言內(nèi)容、討論交流情況、會議決議等信息。2.記錄要求：記錄人應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，使用規(guī)范的語言和格式，確保記錄的準確性和完整性。會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并形成會議紀要。（五）會議決議1.決議形成：會議應(yīng)根據(jù)討論情況，對相關(guān)事項形成決議。決議應(yīng)明確、具體，具有可操作性。2.決議表決：對于重大事項的決議，應(yīng)進行表決。表決方式可采用舉手表決、投票表決等方式，表決結(jié)果應(yīng)記錄在案。3.決議執(zhí)行：會議決議形成后，相關(guān)部門和人員應(yīng)按照決議要求認真執(zhí)行，并及時反饋執(zhí)行情況。（六）會議結(jié)束1.主持人總結(jié)：主持人應(yīng)在會議結(jié)束時對會議進行總結(jié)，回顧會議主要內(nèi)容和決議，強調(diào)會議要求和注意事項。2.宣布會議結(jié)束：主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離開會議場地。五、會議紀要與跟進（一）會議紀要撰寫1.撰寫要求：會議紀要應(yīng)準確、客觀地反映會議內(nèi)容和決議，語言簡潔明了，重點突出。會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后[x]個工作日內(nèi)完成撰寫，并經(jīng)會議主持人審核后發(fā)布。2.紀要內(nèi)容：會議紀要應(yīng)包括會議基本信息、會議主要內(nèi)容、會議決議及執(zhí)行要求等內(nèi)容。對于重要會議，還應(yīng)附上相關(guān)的附件，如匯報材料、決議文件等。（二）會議紀要發(fā)布1.發(fā)布范圍：會議紀要應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍，分發(fā)給相關(guān)部門和人員。對于涉及公司機密的會議紀要，應(yīng)嚴格控制發(fā)放范圍。2.發(fā)布方式：會議紀要可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式進行發(fā)布。（三）會議決議跟進1.跟進責任：明確會議決議的執(zhí)行部門和責任人，負責對決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和反饋。2.跟進方式：可通過定期匯報、現(xiàn)場檢查、專項督辦等方式對會議決議的執(zhí)行情況進行跟進，確保決議得到有效執(zhí)行。3.結(jié)果反饋：執(zhí)行部門和責任人應(yīng)定期向會議組織者反饋決議執(zhí)行情況，對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時提出解決方案，確保決議執(zhí)行到位。六、會議紀律與監(jiān)督（一）會議紀律1.按時參會：參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織者請假。2.遵守秩序：參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等，確保會議正常進行。3.積極發(fā)言：參會人員應(yīng)認真準備，積極參與會議討論和交流，充分發(fā)表意見和建議。發(fā)言應(yīng)圍繞會議主題，不得偏離主題或進行無關(guān)討論。4.尊重他人：參會人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言和意見，不得打斷或貶低他人，營造良好的會議氛圍。（二）會議監(jiān)督1.監(jiān)督部門：公司辦公室負責對會議組織和執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容：包括會議通知是否及時、準確，會議資料是否齊全、規(guī)范，會議