行政藥品采購管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司行政藥品采購管理，規(guī)范采購行為，確保藥品質(zhì)量，保障員工用藥安全，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部行政藥品的采購活動，包括但不限于常用藥品、急救藥品、醫(yī)療器械等。基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購藥品符合國家藥品標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和員工監(jiān)督。4.成本效益原則：在保證藥品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。采購計劃與預(yù)算采購需求預(yù)測1.各部門應(yīng)根據(jù)員工人數(shù)、工作性質(zhì)、季節(jié)變化等因素，定期預(yù)測行政藥品的需求情況，并填寫《行政藥品需求預(yù)測表》，提交給行政部門。2.行政部門匯總各部門的需求預(yù)測表，結(jié)合公司歷史用藥數(shù)據(jù)和實際情況，進(jìn)行綜合分析，制定年度行政藥品采購計劃初稿。采購預(yù)算編制1.行政部門根據(jù)年度采購計劃初稿，結(jié)合市場價格走勢和公司財務(wù)預(yù)算，編制行政藥品采購預(yù)算草案，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出修改意見，經(jīng)行政部門調(diào)整后，報公司管理層審批。3.經(jīng)審批后的采購預(yù)算作為年度采購活動的控制依據(jù)，不得隨意突破。采購計劃調(diào)整1.在采購執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，相關(guān)部門應(yīng)填寫《行政藥品采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，提交給行政部門。2.行政部門對調(diào)整申請表進(jìn)行審核，如涉及預(yù)算調(diào)整，還需提交財務(wù)部門審核，經(jīng)公司管理層審批后，方可進(jìn)行調(diào)整。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有合法資質(zhì)、良好信譽(yù)和穩(wěn)定質(zhì)量的供應(yīng)商，并簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。供應(yīng)商評價與考核1.行政部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價和考核，填寫《供應(yīng)商評價考核表》。2.根據(jù)評價考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不合格的供應(yīng)商及時進(jìn)行淘汰。3.建立供應(yīng)商黑名單制度，對于有嚴(yán)重違規(guī)行為或提供不合格藥品的供應(yīng)商，列入黑名單，禁止其進(jìn)入公司采購體系。供應(yīng)商溝通與合作1.行政部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解藥品的生產(chǎn)、供應(yīng)情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.定期與供應(yīng)商召開會議，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，共同探討改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化合作關(guān)系。采購流程采購申請1.各部門因工作需要采購行政藥品時，應(yīng)填寫《行政藥品采購申請表》，注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，提交給行政部門。2.行政部門對采購申請表進(jìn)行審核，核實采購需求的合理性和必要性，對于不符合要求的申請予以退回，并說明原因。采購審批1.經(jīng)行政部門審核通過的采購申請表，按照公司審批流程進(jìn)行審批。審批權(quán)限根據(jù)采購金額大小設(shè)定，一般采購金額在[x]元以下的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額在[x]元以上的，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后的采購申請表交采購人員進(jìn)行采購操作。采購實施1.采購人員根據(jù)審批后的采購申請表，在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購訂單，明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并確保合同或訂單的合法性和有效性。3.跟蹤采購進(jìn)度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保藥品按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。驗收與入庫1.藥品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門和質(zhì)量管理人員進(jìn)行驗收。2.驗收人員按照國家藥品標(biāo)準(zhǔn)和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對藥品的外觀、包裝、數(shù)量、規(guī)格、有效期等進(jìn)行檢查驗收，并填寫《行政藥品驗收單》。3.對于驗收合格的藥品，辦理入庫手續(xù)，填寫《行政藥品入庫單》，并將藥品存放于指定的倉庫位置。對于驗收不合格的藥品，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同、驗收單、入庫單等憑證，審核采購款項的支付申請。2.審核通過后，按照公司財務(wù)制度和合同約定的付款方式進(jìn)行付款，并做好付款記錄。藥品質(zhì)量控制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.行政部門應(yīng)根據(jù)國家藥品標(biāo)準(zhǔn)和公司實際需求，制定行政藥品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確藥品的質(zhì)量要求、檢驗方法、驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，確保其符合國家法律法規(guī)和市場變化的要求。檢驗與驗收1.質(zhì)量管理人員應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購的藥品進(jìn)行檢驗和驗收，確保藥品質(zhì)量符合要求。2.檢驗內(nèi)容包括藥品的外觀、性狀、鑒別、檢查、含量測定等項目。對于首次采購的藥品或質(zhì)量不穩(wěn)定的藥品，應(yīng)增加檢驗項目和檢驗頻次。3.驗收合格的藥品方可入庫使用，對于驗收不合格的藥品，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如退貨、換貨、報廢等。儲存與養(yǎng)護(hù)1.倉庫管理人員應(yīng)按照藥品的儲存條件要求，對入庫藥品進(jìn)行分類存放，并做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。2.定期對庫存藥品進(jìn)行盤點和養(yǎng)護(hù)檢查，發(fā)現(xiàn)藥品有質(zhì)量問題或過期失效等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對行政藥品采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、藥品質(zhì)量控制情況、采購資金的使用情況等。2.行政部門應(yīng)配合審計部門的工作，提供相關(guān)資料和信息，對于審計發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。員工監(jiān)督1.鼓勵公司員工對行政藥品采購活動進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或質(zhì)量問題，可向行政部門或公司管理層舉報。2.對于員工的舉報，公司應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并對舉報人給予保護(hù)和獎勵。培訓(xùn)與教育采購人員培訓(xùn)1.定期組織采購人員參加相關(guān)法律法規(guī)、采購業(yè)務(wù)知識、藥品質(zhì)量知識等方面的培訓(xùn)，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家藥品采購政策法規(guī)、采購流程與技巧、供應(yīng)商管理、藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與檢驗方法等。員工用藥培訓(xùn)1.為員工提供用藥知識培訓(xùn)，提高員工的自我保健意識和合理用藥水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括常見