食品招標采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司食品招標采購工作，確保所采購食品的質量安全，降低采購成本，提高采購效率，加強對采購過程的監督與管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有食品采購項目，包括但不限于原材料、包裝材料、成品等。（三）基本原則1.質量第一原則：優先選擇質量可靠、符合食品安全標準的食品供應商，確保所采購食品能滿足公司生產經營及客戶需求。2.公平公正原則：招標采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司及供應商的合法權益，杜絕不正當競爭行為。3.成本效益原則：在保證食品質量的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低采購成本，提高經濟效益。4.誠信合作原則：與供應商建立長期穩定、誠信合作的關系，共同應對市場變化，實現互利共贏。二、職責分工（一）采購部門1.負責食品采購項目的具體實施，包括制定采購計劃、組織招標采購活動、與供應商洽談合同等。2.對潛在供應商進行調查、評估和篩選，建立供應商檔案。3.跟蹤采購合同的執行情況，協調解決采購過程中的問題。（二）質量控制部門1.參與食品采購招標工作，負責對投標食品的質量標準進行審核。2.對采購食品進行質量檢驗和驗收，確保所采購食品符合質量要求和食品安全標準。3.協助處理采購食品的質量問題，提出整改意見和建議。（三）財務部門1.負責審核采購預算和采購合同，確保采購資金的合理使用。2.辦理采購款項的支付手續，對采購成本進行核算和分析。（四）法務部門1.為食品招標采購活動提供法律支持，審核采購合同條款，確保合同的合法性和有效性。2.協助處理采購過程中的法律糾紛和風險防范工作。（五）需求部門1.根據公司生產經營需求，提出食品采購申請，明確采購食品的品種、規格、數量、質量要求等。2.參與采購合同的評審，對采購食品的適用性和使用效果進行評估。三、采購計劃管理（一）計劃制定1.需求部門應根據公司年度生產經營計劃、銷售預測、庫存狀況等因素，提前制定食品采購計劃，并提交至采購部門。2.采購計劃應明確采購食品的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等詳細信息。（二）計劃審批1.采購部門收到需求部門提交的采購計劃后，應進行審核，核實計劃的合理性和準確性。2.審核通過后的采購計劃提交至財務部門進行預算審核，財務部門根據公司資金狀況對采購計劃進行審批。3.經財務部門審批后的采購計劃報公司管理層批準后實施。（三）計劃調整1.在采購計劃執行過程中，如因市場變化、生產經營調整等原因需要對采購計劃進行調整，需求部門應及時向采購部門提出書面申請。2.采購部門收到調整申請后，應重新評估調整的必要性和可行性，并按照計劃制定和審批流程進行相應調整。四、供應商管理（一）供應商篩選1.采購部門應通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，篩選內容包括供應商的營業執照、食品生產許可證、產品質量認證、生產規模、生產工藝、價格水平、信譽口碑等。3.組織對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、食品安全保障措施等情況。（二）供應商評估1.建立供應商評估指標體系，從質量、價格、交貨期、服務等方面對供應商進行綜合評估。2.定期（每季度或半年）對供應商進行評估，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。3.根據供應商評估結果，對供應商進行分類管理，優先選擇優秀供應商合作，對不合格供應商及時淘汰。（三）供應商準入1.對于評估合格的供應商，采購部門應與其簽訂供應商準入協議，明確雙方的權利和義務。2.要求供應商提供相關資質證明文件和產品樣品，經質量控制部門檢驗合格后，方可納入合格供應商名錄。（四）供應商動態管理1.定期對供應商進行回訪，了解其合作情況和存在的問題，及時溝通解決。2.對供應商的生產經營狀況、產品質量等進行動態跟蹤，如發現供應商出現重大質量問題、經營異常等情況，應及時暫停與其合作，并進行調查處理。3.根據供應商的表現和市場變化，適時調整供應商名錄，優化供應商結構。五、招標采購流程（一）招標采購方式選擇1.根據采購食品的金額、性質、市場供應情況等因素，選擇合適的招標采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等。2.達到下列標準之一的采購項目，應當采用公開招標方式：采購金額較大的；采購項目技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。4.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。5.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（二）招標文件編制1.對于采用招標方式采購的項目，采購部門應編制招標文件。2.招標文件應包括招標公告（邀請書）、投標人須知、評標辦法、合同條款及格式、采購需求、投標文件格式等內容。3.明確招標項目的技術規格、質量要求、交貨期、售后服務等實質性內容，確保招標文件的準確性和完整性。（三）發布招標信息1.采用公開招標方式的，采購部門應在規定的媒體上發布招標公告，公告內容應包括招標項目名稱、招標內容、投標人資格要求、報名時間、開標時間及地點等。2.采用邀請招標方式的，采購部門應向符合資格條件的供應商發出投標邀請書。（四）投標報名及文件接收1.潛在供應商應在規定的時間內報名參加投標，并提交投標文件。2.采購部門負責接收投標文件，對投標文件的完整性和密封性進行檢查，不符合要求的投標文件應予以拒收。（五）開標評標1.按照招標文件規定的時間和地點組織開標會議，開標過程應公開進行，由采購部門、質量控制部門、財務部門等相關人員參加。2.開標后，由評標委員會對投標文件進行評審。評標委員會成員應從公司內部相關部門人員及外部專家中隨機抽取組成，人數為五人以上單數。3.評標委員會應按照招標文件規定的評標辦法進行評標，對投標供應商的報價、質量、交貨期、售后服務等方面進行綜合評價，推薦中標候選人。（六）中標通知1.根據評標委員會的推薦意見，確定中標供應商，并向中標供應商發出中標通知書。2.同時，將中標結果通知所有未中標的供應商。（七）合同簽訂1.采購部門應在中標通知書發出之日起規定時間內，與中標供應商簽訂采購合同。2.合同內容應明確雙方的權利和義務，包括食品品種、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。3.合同簽訂前，應提交法務部門進行合法性審核，確保合同的有效性和可操作性。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應按照招標采購結果簽訂，確保合同條款與招標文件和投標文件一致。2.合同簽訂雙方應具有相應的民事行為能力，合同內容應符合法律法規的規定。（二）合同執行1.采購部門應跟蹤采購合同的執行情況，及時掌握供應商的生產進度、發貨情況等信息。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、數量、質量等要求履行交貨義務，采購部門應及時組織驗收。（三）合同變更1.在合同執行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更合同條款，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。2.變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）合同終止1.采購合同履行完畢后，合同自然終止。2.如因一方違約或其他原因導致合同提前終止，雙方應按照合同約定辦理相關手續，并承擔相應的責任。（五）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至相關部門存檔，包括質量控制部門、財務部門、法務部門等。2.合同檔案應妥善保管，以備查閱和審計。七、采購驗收管理（一）驗收標準1.質量控制部門應根據國家相關食品安全標準、行業標準及公司內部質量要求，制定食品采購驗收標準。2.驗收標準應明確食品的外觀、包裝、規格、數量、感官指標、理化指標、微生物指標等方面的要求。（二）驗收程序1.食品到貨后，采購部門應及時通知質量控制部門進行驗收。2.質量控制部門應組織相關人員按照驗收標準對食品進行逐批驗收，包括核對送貨單、檢查食品質量、測量規格尺寸、清點數量等。3.驗收合格的食品應出具驗收報告，驗收報告應包括食品名稱、規格、數量、供應商、驗收日期、驗收結論等內容。4.驗收不合格的食品，質量控制部門應及時通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（三）驗收記錄1.質量控制部門應做好食品采購驗收記錄，記錄內容應真實、準確、完整。2.驗收記錄應包括食品名稱、規格、數量、供應商、驗收日期、驗收人員、驗收結果等信息，并妥善保存，保存期限不少于規定年限。八、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門應在收到供應商提供的發票及驗收合格證明后，按照合同約定的付款方式和時間，填寫付款申請單。2.付款申請單應包括采購合同編號、供應商名稱、發票號碼、付款金額、付款方式、付款理由等內容。（二）付款審批1.付款申請單提交至財務部門后，財務部門應按照公司財務管理制度進行審核，核實發票的真實性、合法性及與合同的一致性。2.審核通過后的付款申請單報公司管理層審批，管理層根據公司資金狀況和采購合同執行情況進行審批。（三）付款執行1.經公司管理層審批同意后，財務部門應按照付款申請單的要求及時辦理付款手續，確保款項按時足額支付給供應商。2.對于采用預付款方式的采購項目，財務部門應嚴格控制預付款比例和金額，確保預付款的安全和合理使用。九、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對食品招標采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用情況等。2.對于審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）供應商監督1.采購部門應加強對供應商的監督管理，建立供應商評價機制，定期對供應商的產品質量、交貨期、服務等方面進行評價。2.對于違反合同約定或出現質量問題的供應商，應采取相應的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。（三）考核制度1.建立食品招標采購工作