礦山檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強礦山檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高礦山管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合本礦山實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于礦山各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統一管理原則礦山檔案工作實行統一領導、分級管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.真實可靠原則檔案內容必須真實反映礦山各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，滿足礦山生產、經營、管理等工作的需要。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立礦山綜合檔案室，負責集中統一管理礦山各類檔案。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定和完善檔案管理制度，并監督執行。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等。4.負責檔案的查閱、借閱服務，按照規定辦理查閱、借閱手續。5.對各部門檔案工作進行指導、監督和檢查，開展檔案業務培訓。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，定期向綜合檔案室移交。2.協助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作。3.接受檔案管理部門的業務指導和監督，遵守檔案管理制度。三、檔案的分類與編號（一）分類礦山檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括礦山行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度、證照、印章管理等檔案。2.人力資源類涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等方面的檔案。3.財務審計類包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預決算等檔案。4.生產技術類涉及礦山地質勘探資料、采礦設計方案、選礦工藝文件、設備技術資料、安全技術規程等檔案。5.基本建設類包括礦山建設項目的可行性研究報告、初步設計、施工圖、工程合同、竣工驗收資料等檔案。6.市場營銷類有市場調研報告、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳資料等檔案。7.環境保護類涉及礦山環境影響評價報告、污染防治措施、環境監測數據等檔案。（二）編號1.采用層次分類編號法，按照檔案類別設置一級代碼，再根據具體內容設置二級及以下代碼。2.例如：行政管理類檔案編號為XZ，其中XZ01表示行政文件，XZ02表示會議記錄等。編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的標識和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確兼職檔案員，負責及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，并確保其齊全、完整。2.文件材料形成后，承辦人員應在規定時間內將辦理完畢、具有保存價值的文件材料交本部門兼職檔案員整理。3.兼職檔案員應定期對收集到的文件材料進行檢查，發現問題及時督促承辦人員補充完善。4.對重要會議、重大活動形成的文件材料，承辦部門應指定專人負責收集，并在活動結束后及時移交綜合檔案室。（二）整理1.綜合檔案室對接收的檔案進行整理，按照分類方案進行分類、組卷。2.對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內文件目錄，標明文件的題名、日期、文號、責任者等信息。3.卷內文件應排列有序，按照重要程度或時間順序排列。4.裝訂成冊的檔案應拆除金屬物，破損的文件應進行修補或復制。5.編制檔案保管期限表，對每份檔案確定保管期限，保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應具備符合檔案保管要求的庫房，庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲藥、溫濕度計等。3.檔案架應堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案的存放1.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放于檔案架上，并建立檔案存放索引，標明檔案的類別、編號、存放位置等信息。2.不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和鑒定。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，異地存放。備份存儲設備應定期檢查，確保數據的安全性和完整性。（三）檔案的保管期限1.永久保管的檔案主要包括：礦山歷史沿革、重要會議紀要、重大決策文件、營業執照、采礦許可證等證照、年度財務決算報表、重要人事任免文件等。2.長期保管的檔案包括：一般行政管理文件、生產技術資料、基本建設項目的主要文件等。3.短期保管的檔案有：一般性業務文件、臨時性通知等。4.檔案保管期限屆滿后，應按照規定進行鑒定，對確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，經批準后予以銷毀。（四）檔案的清查1.綜合檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發現和解決檔案管理中存在的問題。2.清查內容包括檔案的數量、保管狀況、存放位置等，對清查結果進行記錄，并形成清查報告。3.如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，采取補救措施，并向上級報告。六、檔案的利用（一）查閱權限1.本礦山員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案的，需持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經礦山主管領導批準后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。3.涉及機密、絕密的檔案，查閱時應嚴格按照保密規定執行，未經批準，嚴禁復制、摘抄。（二）查閱手續1.查閱人員應在綜合檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、拆卷等。3.如需復制檔案，應經綜合檔案室負責人同意，并按照規定辦理復制手續。復制件應加蓋綜合檔案室印章，與原件具有同等效力。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人、礦山主管領導簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在借閱檔案上進行任何形式的處理。4.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應承擔相應的賠償責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限表，結合礦山實際情況，對檔案的保存價值進行鑒定。鑒定時應考慮檔案的內容、來源、時間、形式等因素，判斷其是否具有歷史憑證作用和現實利用價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應包括檔案的題名、編號、日期、保管期限、數量等信息，并經檔案鑒定小組成員簽字確認。3.銷毀清冊報礦山主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人負責監銷。監銷人員應認真核對銷毀檔案與銷毀清冊是否一致，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監銷人員應在銷毀清冊上簽字注明銷毀情況，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立礦山檔案管理信息系統，實現檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，將紙質檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統中的數據進行維護，更新檔案的狀態、利用記錄等信息。3.建立數據備份機制，定期對檔案管理信息系統的數據進行備份，防止數據丟失。（三）系統安全管理1.加強檔案管理信息系統的安全防護，設置用戶權限，確保不同人員只能訪問其權限范圍內的檔案信息。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進行系統漏洞掃描和病毒查殺，保障系統安全穩定運行。3.對系統操作人員進行安全培訓，提高其安全意識，防止因操作失誤導致數據泄露或系統故障。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎