合同科管理制度?一、總則（一）目的為加強公司合同科的管理，規范合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司合同科及與合同簽訂、履行相關的各部門和人員。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規和政策的規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業務部門提出簽訂合同需求，填寫《合同申請表》，詳細說明合同的基本情況，包括合同名稱、對方當事人信息、合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等內容，并附上相關背景資料和業務說明。2.《合同申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給合同科。3.合同科對《合同申請表》及相關資料進行初審，重點審查合同的必要性、可行性、合法性以及條款的完整性、準確性等。如發現問題，及時與業務部門溝通并提出修改意見。4.初審通過后，合同科組織相關部門對合同條款進行會審。會審部門包括但不限于法務部門、財務部門、技術部門等，各部門根據自身職責對合同條款進行審查，并提出專業意見。5.根據會審意見，業務部門對合同進行修改完善，再次提交給合同科。6.合同科對修改后的合同進行終審，確保合同內容符合公司利益和法律法規要求。終審通過后，由合同科負責起草正式合同文本。7.合同文本起草完成后，交業務部門與對方當事人進行協商。協商一致后，雙方在合同上簽字蓋章。8.合同簽訂后，合同科負責將合同原件歸檔保存，并將合同副本分發給相關部門，以便各部門履行合同職責。（二）合同簽訂注意事項1.合同當事人的主體資格審查：確保對方當事人具有合法的經營資格和履約能力，要求對方提供營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等相關文件，并進行核實。2.合同條款的明確性和完整性：合同條款應清晰、明確，避免模糊不清或歧義性表述。對合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等重要條款應詳細約定，確保合同雙方的權利義務明確。3.合同的合法性審查：合同內容不得違反法律法規的強制性規定，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。對于涉及重大利益或法律風險較高的合同，應提交法務部門進行合法性審查。4.合同的簽字蓋章要求：合同應由雙方當事人的法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋雙方單位的公章或合同專用章。簽字蓋章應清晰、完整，符合法律規定的形式要求。5.合同的編號管理：合同簽訂后，合同科應及時為合同編制唯一的編號，以便于合同的管理和查詢。合同編號應遵循一定的規則，體現合同的類別、年份、順序等信息。三、合同履行管理（一）合同履行責任分工1.業務部門負責合同的具體履行工作，按照合同約定的時間、地點、方式等要求，組織實施合同標的的交付、服務的提供等行為。2.合同科負責對合同履行情況進行跟蹤和監督，及時掌握合同履行進度，協調解決合同履行過程中出現的問題。3.其他相關部門根據各自職責，配合業務部門做好合同履行工作，如財務部門負責合同款項的收付管理，法務部門負責提供法律支持和風險防范等。（二）合同履行跟蹤與監督1.合同科建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行進度、款項收付情況等信息。定期對合同履行臺賬進行更新和檢查，確保合同履行情況得到及時準確的反映。2.合同科定期對合同履行情況進行跟蹤，通過與業務部門溝通、查看相關文件和資料等方式，了解合同履行進度是否符合約定要求。如發現合同履行過程中出現異常情況，應及時向業務部門了解原因，并督促業務部門采取措施加以解決。3.對于涉及重要合同或合同履行過程中出現重大問題的，合同科應組織相關部門進行專題研究，分析問題產生的原因，制定解決方案，并跟蹤方案的執行情況。（三）合同變更與解除管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化或雙方協商一致需要變更合同內容的，業務部門應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及對合同履行的影響等，并附上相關證明材料。2.《合同變更申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給合同科。3.合同科對《合同變更申請表》及相關資料進行審查，組織相關部門進行會審，確保合同變更的必要性、合法性以及對公司利益的影響等。4.根據會審意見，業務部門與對方當事人協商簽訂合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、生效時間、雙方的權利義務等，并按照合同簽訂流程進行審批和簽字蓋章。5.如因不可抗力或其他原因導致合同無法繼續履行需要解除合同的，業務部門應及時通知對方當事人，并填寫《合同解除申請表》，說明解除合同的原因及相關情況。6.《合同解除申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給合同科。合同科組織相關部門進行審查，確保合同解除的合法性以及對公司利益的影響等。7.根據審查意見，業務部門與對方當事人協商簽訂合同解除協議。合同解除協議應明確解除合同的原因、時間、雙方的權利義務等，并按照合同簽訂流程進行審批和簽字蓋章。（四）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時向合同科報告，并提供相關證據材料。合同科應組織相關部門進行分析研究，制定糾紛處理方案。2.對于一般性合同糾紛，可由合同科與業務部門共同與對方當事人進行協商解決。協商過程中，應遵循合法、合理、公平的原則，爭取達成雙方都能接受的解決方案。3.如協商不成，可根據合同約定或法律法規的規定，選擇通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，合同科應及時收集、整理相關證據材料，配合法務部門做好仲裁或訴訟的準備工作。4.合同糾紛處理結束后，合同科應及時總結經驗教訓，分析糾紛產生的原因，提出改進措施，避免類似糾紛的再次發生。四、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，合同科應及時收集合同的相關資料，包括合同文本、《合同申請表》、《合同變更申請表》、《合同解除申請表》、對方當事人的資質文件、會審意見、履行過程中的相關文件和資料等。2.合同科對收集到的合同資料進行整理，按照合同類別、簽訂時間等順序進行分類歸檔，確保合同檔案的完整性和系統性。3.對合同檔案中的文件和資料進行編號、編目，建立合同檔案索引，便于查詢和檢索。（二）合同檔案的保管與借閱1.合同科應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案室應保持整潔、干燥、通風良好，防止合同檔案受潮、發霉、蟲蛀等。2.建立合同檔案保管制度，明確合同檔案的保管期限、保管要求等。合同檔案的保管期限應根據法律法規和公司規定執行，一般重要合同的檔案保管期限為長期，一般合同的檔案保管期限為一定年限（如5年或10年等）。3.嚴格控制合同檔案的借閱，確因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱的原因、內容、期限等，并經部門負責人批準。借閱人員應在規定的期限內歸還合同檔案，如因特殊原因需要延長借閱期限的，應辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、復印、轉借或丟失合同檔案。如發現合同檔案有損壞或丟失的情況，應及時報告合同科，并承擔相應的責任。（三）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期滿后，合同科應按照公司規定的程序對合同檔案進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由合同科組織相關部門進行，對保管期滿的合同檔案進行逐一審查，確定是否仍有保存價值。2.對于確無保存價值的合同檔案，應填寫《合同檔案銷毀申請表》，經部門負責人審核簽字后，報公司領導批準。3.合同檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的合規性和徹底性。銷毀記錄應妥善保存，以備查考。五、合同風險防范（一）風險識別與評估1.合同科定期組織對合同風險進行識別和評估，分析合同簽訂、履行過程中可能存在的風險因素，如法律風險、信用風險、市場風險等。2.建立合同風險識別與評估機制，采用定性與定量相結合的方法，對合同風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。3.根據合同風險識別與評估的結果，制定相應的風險應對措施，明確風險防范的責任部門和責任人。（二）風險應對措施1.法律風險防范：加強合同的合法性審查，對于重大合同或法律風險較高的合同，應提交法務部門進行專業審查。同時，加強對法律法規的學習和研究，及時掌握法律法規的變化，確保合同內容符合法律法規的要求。2.信用風險防范：在簽訂合同前，對對方當事人的信用狀況進行調查和評估，要求對方提供信用證明或進行信用查詢。對于信用狀況不佳的客戶，應謹慎簽訂合同或采取相應的風險防范措施，如要求提供擔保、增加預付款比例等。3.市場風險防范：關注市場動態，及時了解市場價格、供求關系等變化情況，合理確定合同價格和履行期限。對于市場風險較大的合同，可采用套期保值、價格調整條款等方式進行風險防范。4.內部管理風險防范：加強合同科自身建設，提高合同管理人員的業務素質和風險防范意識。完善合同管理制度和流程，加強對合同簽訂、履行等環節的監督和管理，確保合同管理工作的規范有序。六、合同科人員管理（一）人員配備與職責分工1.合同科應根據工作需要，合理配備合同管理人員，明確各人員的職責分工。合同管理人員應具備法律、經濟、管理等相關專業知識和豐富的合同管理經驗。2.合同科負責人負責合同科的全面管理工作，制定工作計劃和目標，組織實施合同管理制度和流程，協調解決合同管理工作中出現的問題。3.合同審查人員負責對合同文本進行審查，提出審查意見，確保合同的合法性、完整性和準確性。4.合同簽訂與履行管理人員負責合同的簽訂、履行跟蹤、變更與解除等工作，及時掌握合同履行情況，協調解決合同履行過程中出現的問題。5.合同檔案管理人員負責合同檔案的收集、整理、保管和借閱等工作，確保合同檔案的安全和完整。（二）培訓與考核1.定期組織合同科人員參加業務培訓，提高合同管理人員的業務素質和專業水平。培訓內容包括法律法規、合同管理知識、風險防范等方面。2.建立合同科