縣檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強縣檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，為縣域經濟社會發展提供有力支持，根據國家有關檔案管理的法律法規，結合本縣實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本縣各級黨政機關、人民團體、企事業單位及其他社會組織形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：縣檔案行政管理部門負責對全縣檔案工作進行統籌規劃、組織協調和監督指導，各單位檔案機構負責本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.真實、完整、系統原則：確保檔案內容真實反映歷史事實，全面涵蓋各項工作活動，保持檔案之間的有機聯系和系統性。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用提供便利條件。二、檔案機構與人員（一）檔案行政管理部門縣檔案局是本縣檔案工作的行政管理部門，履行以下職責：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定本縣檔案工作規章制度并組織實施。2.組織、指導、監督和檢查本縣各級機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作。3.負責本縣檔案信息化建設的規劃、指導和監督工作。4.組織開展檔案宣傳、教育、培訓和科研工作。5.依法查處檔案違法行為。（二）單位檔案機構各單位應設立檔案工作機構或配備專（兼）職檔案人員，負責本單位檔案的管理工作。檔案工作機構或檔案人員的職責如下：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和本單位的檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準確和系統。3.開展檔案信息化建設，提高檔案管理和利用效率。4.編制檔案檢索工具，積極開發利用檔案信息資源，為單位各項工作提供服務。5.定期向縣檔案局報送檔案工作情況統計報表。（三）檔案人員要求1.檔案工作人員應具備檔案專業知識和技能，熟悉檔案管理業務流程。2.檔案工作人員應嚴格遵守檔案工作紀律，保守檔案機密。3.檔案工作人員應定期參加業務培訓，不斷提高自身素質。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括上級機關文件、本機關文件、下級機關文件、會議文件、內部文件等。2.科技檔案：涵蓋科研項目檔案、工程建設檔案、設備儀器檔案等。3.會計檔案：包含會計憑證、會計賬簿、財務報告等。4.人事檔案：涉及干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資等方面的材料。5.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案：包括各類電子文件、數據等。（二）收集要求1.各部門應及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，整理規范，定期移交本單位檔案機構。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，相關部門應指定專人負責收集，并在活動結束后及時歸檔。3.電子文件應按照規定進行實時收集，確保數據的完整性和真實性。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的歷史銜接。2.區分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.采用分類、編號、編目等方法，對檔案進行科學整理。（四）分類方案1.文書檔案按照年度機構保管期限分類。2.科技檔案按照項目類別進行分類。3.會計檔案按照會計年度分類。4.人事檔案按照干部職工個人進行分類。5.聲像檔案按照載體形式和內容分類。6.電子檔案按照信息類別和存儲方式分類。（五）編號規則1.檔案編號應具有唯一性和系統性，便于識別和管理。2.文書檔案編號格式為：年度+機構代碼+保管期限代碼+件號。3.科技檔案編號格式為：項目代碼+分類號+序號。4.會計檔案編號格式為：年度+類別代碼+案卷號。5.人事檔案編號格式為：個人檔案號。6.聲像檔案編號格式為：年度+類別代碼+順序號。7.電子檔案編號格式為：信息類別代碼+存儲路徑+文件名。（六）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄、電子檔案目錄等。2.目錄應準確反映檔案的內容和特征，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案裝具1.選用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤存儲盒等。2.檔案裝具應堅固耐用，便于存放和管理。（三）檔案上架1.按照檔案分類編號順序，將檔案整齊上架存放。2.同一類別的檔案應集中存放，便于查找和利用。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數量準確、內容完整。2.發現檔案缺失、損壞等情況，應及時查明原因，采取補救措施。（五）檔案數字化1.逐步推進檔案數字化工作，將重要檔案進行數字化掃描存儲。2.建立檔案數字化管理系統，實現檔案信息的快速檢索和利用。（六）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設備設施的安全檢查和維護。2.嚴格執行檔案借閱、利用登記制度，防止檔案丟失和泄密。3.制定檔案應急預案，定期組織演練，確保在突發情況下能夠有效保護檔案安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經本單位檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續。3.司法機關因辦案需要查閱、借閱檔案，應按照法律程序辦理。（二）利用方式1.查閱：在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經批準后辦理借閱手續，限期歸還。（三）利用登記1.建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄利用時間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數量等信息。2.利用者歸還檔案時，應進行核對，確認檔案完整無損后辦理歸還手續。（四）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫復制申請表，經批準后按照規定進行復制。2.復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明復制日期和用途。（五）檔案信息開發利用1.積極開展檔案信息開發利用工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等。2.通過舉辦檔案展覽、編發檔案信息簡報等形式，為社會提供檔案信息服務。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務人員和檔案專家組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。2.保管期限分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見。2.編制檔案鑒定銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限、鑒定意見等內容。3.檔案鑒定銷毀清冊經單位負責人審核批準后生效。（四）銷毀程序1.按照檔案鑒定銷毀清冊，對確無保存價值的檔案進行銷毀。2.檔案銷毀應在指定地點進行，由兩名以上工作人員監銷。3.監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀日期。4.檔案銷毀過程應進行記錄，留存相關影像資料。（五）特殊檔案處理對于涉及國家機密、商業秘密等特殊檔案的鑒定與銷毀，應按照國家有關法律法規執行。七、監督與檢查（一）監督檢查主體縣檔案局負責對本縣各級機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作進行監督檢查。（二）監督檢查內容1.檔案管理制度的建立和執行情況。2.檔案機構和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設情況。5.檔案安全管理情況。（三）監督檢查方式1.定期檢查：縣檔案局每年組織一次全縣檔案工作定期檢查，對各單位檔案工作進行全面評估。2.專項檢查：根據工作需要，針對重點領域、重點項目的檔案工作開展專項檢查。3.日常抽查：縣檔案局不定期對各單位檔案工作進行抽查，及時發現和解決問題。（四）檢查結果處理1.對于監督檢查中發現的問題，縣檔案局應