海運(yùn)公司技術(shù)檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各船舶涉及的技術(shù)檔案管理工作。3.定義技術(shù)檔案是指公司在船舶建造、運(yùn)營、維護(hù)、技術(shù)改造等活動中形成的，具有保存價(jià)值的圖紙、文件、資料、數(shù)據(jù)等各類載體的文件材料。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司技術(shù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司技術(shù)檔案，對各部門、各船舶提交的技術(shù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管和利用。定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。組織開展技術(shù)檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。2.各部門、各船舶職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本船舶技術(shù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保技術(shù)文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。明確專人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案管理工作，按照公司檔案管理部門的要求及時提交技術(shù)檔案。在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后，對形成的技術(shù)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檔案移交清單，向公司檔案管理部門移交。配合公司檔案管理部門做好技術(shù)檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作。三、技術(shù)檔案的形成與積累1.船舶建造過程船舶設(shè)計(jì)階段形成的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)格書、設(shè)計(jì)變更通知等。船舶建造合同、協(xié)議及相關(guān)商務(wù)文件。船舶建造過程中的施工圖紙、工藝文件、檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量證明文件等。船舶試驗(yàn)報(bào)告、試航報(bào)告、驗(yàn)收文件等。2.船舶運(yùn)營與維護(hù)船舶設(shè)備的操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維修記錄、零部件更換記錄等。船舶航行日志、輪機(jī)日志、氣象記錄、貨物運(yùn)輸記錄等。船舶安全檢查報(bào)告、事故報(bào)告及處理文件。船舶技術(shù)改造方案、實(shí)施記錄及驗(yàn)收文件。3.技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新公司開展的各類科研項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告等。新技術(shù)、新工藝、新材料的應(yīng)用方案、試驗(yàn)報(bào)告及推廣應(yīng)用情況。技術(shù)創(chuàng)新獎勵申報(bào)材料及相關(guān)證明文件。四、技術(shù)檔案的整理與歸檔1.整理原則遵循技術(shù)文件材料的形成規(guī)律，保持其內(nèi)在聯(lián)系。分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。便于保管和利用。2.分類方法船舶檔案：按照船舶名稱分類，包括船舶基本信息、建造檔案、運(yùn)營檔案、維護(hù)檔案等。設(shè)備檔案：按照設(shè)備類型分類，如主機(jī)、輔機(jī)、電氣設(shè)備、通信設(shè)備等，每類設(shè)備檔案再按設(shè)備型號細(xì)分。科研項(xiàng)目檔案：按照項(xiàng)目名稱分類，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果驗(yàn)收等文件材料。其他技術(shù)檔案：如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)總結(jié)等，按其性質(zhì)分類。3.整理要求對收集到的技術(shù)文件材料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無效的文件。對文件材料進(jìn)行分類、編號，編制卷內(nèi)目錄。圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露，按順序排列。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并與紙質(zhì)文件建立對應(yīng)關(guān)系。4.歸檔要求各部門、各船舶應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的技術(shù)檔案移交公司檔案管理部門。移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時間等信息，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對、檢查，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、技術(shù)檔案的保管1.保管期限船舶建造檔案、重要設(shè)備檔案等長期保存。船舶運(yùn)營與維護(hù)檔案、一般性科研項(xiàng)目檔案等保存期限為[X]年。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等參考性檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。2.保管條件檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃，濕度控制在[X]%。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。3.檔案數(shù)字化為提高技術(shù)檔案的利用效率，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。對重要的技術(shù)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。六、技術(shù)檔案的利用1.利用原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司的保密制度。確保技術(shù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。方便公司內(nèi)部各部門和員工合理利用技術(shù)檔案。2.利用方式查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要可到檔案管理部門查閱技術(shù)檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱等信息。借閱：因特殊情況需要借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。出具證明：檔案管理部門可根據(jù)公司需求，為有關(guān)部門或單位出具技術(shù)檔案證明材料。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)對技術(shù)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱人、借閱時間、歸還時間等信息。定期對利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門定期組織對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、專業(yè)技術(shù)人員等組成的鑒定小組。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案鑒定銷毀審批表。2.銷毀審批檔案鑒定銷毀審批表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。重大項(xiàng)目或重要檔案的銷毀，需報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞酱_保檔案信息無法恢復(fù)，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，參與銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查1.公司定期對各部門、各船舶的技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對違反本辦法規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、責(zé)令改正等處理；造成檔案損