中展集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強中展集團(tuán)公司（以下簡稱"集團(tuán)公司"）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于集團(tuán)公司總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。3.檔案定義本規(guī)定所稱檔案是指集團(tuán)公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門集團(tuán)公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全公司的檔案工作。各子公司、分公司應(yīng)根據(jù)實際情況設(shè)立相應(yīng)的檔案管理崗位或部門，配備專（兼）職檔案管理人員。2.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善集團(tuán)公司檔案管理制度，并組織實施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用集團(tuán)公司及所屬單位的各類檔案。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查所屬單位的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。參與集團(tuán)公司重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。3.專（兼）職檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管工作，確保檔案的質(zhì)量。按照檔案管理制度的要求，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，便于檔案的查找和利用。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全與完整，對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。配合檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動，參與檔案管理工作的考核與評估。三、檔案的收集與整理1.收集范圍集團(tuán)公司在行政管理、經(jīng)營管理、財務(wù)管理、人力資源管理、項目建設(shè)、科研開發(fā)等各項活動中形成的文件材料。所屬單位上報的各類文件、報表、總結(jié)、合同等資料。集團(tuán)公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件。重要會議、活動形成的文件、記錄、紀(jì)要等材料。科研成果、技術(shù)資料、專利文件等。員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料，如工作報告、調(diào)研報告、獲獎證書等。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在形成后及時送交檔案管理部門或?qū)＃妫┞殭n案管理人員。收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時修復(fù)或補充。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。3.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.整理方法按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、經(jīng)營管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、項目建設(shè)類、科研開發(fā)類等。對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識和管理。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息。四、檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。同時，應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案裝具，如檔案柜、電腦、打印機、復(fù)印機等。2.保管要求檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。3.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映集團(tuán)公司主要職能活動和歷史面貌的，對集團(tuán)公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映集團(tuán)公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對集團(tuán)公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映集團(tuán)公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對集團(tuán)公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。4.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同有關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的價值進(jìn)行評估，提出存毀意見。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。五、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.利用范圍集團(tuán)公司內(nèi)部各部門因工作需要可以查閱、借閱檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱集團(tuán)公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.利用手續(xù)集團(tuán)公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。外部單位查閱、借閱集團(tuán)公司檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍和時間等，經(jīng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案資料。查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查閱、借閱檔案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)制檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時間、人員、檔案名稱、用途、歸還時間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)集團(tuán)公司檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和自動化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.信息化管理要求建立檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案信息的實時錄入、查詢、統(tǒng)計和分析。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行管理，便于長期保存和利用。加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案管理電子檔案的收集、整理、歸檔應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號、編目等管理，與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系，便于查找和利用。電子檔案的存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞和丟失。嚴(yán)格遵守電子檔案的保密制度，對涉及公司機密的電子檔案應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。七、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，集團(tuán)公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括通報表揚、頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等。2.處罰對違反本規(guī)定的單位和個人，集團(tuán)公司將視情節(jié)輕重給予