會議通管理辦法?一、總則1.目的為了加強公司會議管理，提高會議效率，確保會議信息的準確傳達和有效執行，特制定本會議通管理辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司內部各類會議的組織、安排、記錄、跟蹤及相關信息的管理。3.原則（1）精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議內容和流程，避免冗長、繁瑣的會議形式，提高會議效率。（2）信息準確原則：會議傳遞的信息應準確、清晰，避免模糊、歧義的表述，確保參會人員能夠準確理解會議內容。（3）責任明確原則：明確會議組織、主持、記錄等各環節的責任，確保會議各項工作有序進行。二、會議分類及流程1.會議分類（1）公司級會議：包括公司年度會議、季度會議、月度會議等，由公司高層領導主持，各部門負責人及相關人員參加。（2）部門級會議：由各部門自行組織召開，包括部門周會、月會、專題會議等，部門負責人主持，部門內員工參加。（3）跨部門會議：涉及多個部門協作事項的會議，由相關部門共同組織，指定負責人主持，各相關部門人員參加。2.會議流程（1）會議籌備確定會議主題和目的：根據公司業務需求和工作安排，明確會議要討論的核心問題和預期達成的目標。確定參會人員：根據會議主題和目的，確定參會的部門、人員名單，并提前通知相關人員。確定會議時間和地點：選擇合適的時間和地點召開會議，確保參會人員能夠按時參加，會議地點應具備良好的會議條件。準備會議資料：根據會議主題和議程，準備相關的文件、報告、數據等資料，提前發送給參會人員，以便其提前了解會議內容，做好準備。（2）會議通知提前通知：會議組織者應提前[X]個工作日將會議通知發送給參會人員，通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、會議資料等信息。確認參會人員：在會議召開前[X]小時，再次確認參會人員是否能夠按時參加會議，對于不能參加的人員，要了解原因，并及時調整會議安排。（3）會議組織會議簽到：參會人員應提前到達會議地點，進行簽到。會議組織者應安排專人負責簽到工作，記錄參會人員的姓名、部門、簽到時間等信息。會議開場：會議主持人應準時開場，介紹會議主題、目的、議程和參會人員，簡要說明會議的規則和要求。會議進行：按照會議議程，依次進行各項議題的討論。主持人應引導參會人員積極發言，充分發表意見和建議，確保會議討論的深入和有效。對于討論中的爭議問題，應及時協調解決，避免會議陷入僵局。會議記錄：會議組織者應安排專人負責會議記錄，記錄會議討論的主要內容、達成的共識、提出的問題和解決方案等信息。會議記錄應準確、完整、清晰，能夠真實反映會議的全過程。（4）會議結束總結歸納：會議主持人應對會議進行總結，歸納會議討論的主要內容、達成的共識、提出的問題和解決方案等，強調會議的重點和下一步工作要求。會議決議：對于會議達成的決議，應明確責任人和完成時間，形成會議紀要，并及時發送給參會人員。會議紀要應包括會議基本信息、會議議程、會議討論內容、會議決議等內容，經主持人審核后發布。跟蹤落實：會議組織者應負責對會議決議的執行情況進行跟蹤和督促，確保決議得到有效落實。對于執行過程中出現的問題，應及時協調解決，并向相關領導匯報。三、會議通使用規范1.賬號管理（1）公司為每位員工分配會議通賬號，員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得泄露給他人。（2）如員工離職或崗位變動，所在部門應及時通知會議通管理員，管理員應及時注銷或調整其賬號權限。2.會議預約（1）員工如需召開會議，應提前使用會議通系統進行會議預約，填寫會議主題、時間、地點、參會人員、會議內容等信息。（2）會議預約應至少提前[X]個工作日進行，以便相關人員有足夠的時間準備和安排工作。（3）對于臨時召開的緊急會議，應在會議召開前[X]小時內進行預約，并及時通知參會人員。3.會議通知（1）會議預約成功后，會議組織者應通過會議通系統向參會人員發送會議通知，通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、會議資料等信息。（2）會議通知應確保準確無誤，避免因通知內容不清晰或錯誤導致參會人員誤解或無法按時參加會議。（3）參會人員收到會議通知后，應及時查看并確認是否能夠按時參加會議。如不能參加，應在會議召開前[X]小時內向會議組織者請假，并說明原因。4.會議記錄（1）會議組織者應安排專人負責會議記錄，記錄人員應在會議開始前打開會議通系統的記錄功能，實時記錄會議討論的主要內容、達成的共識、提出的問題和解決方案等信息。（2）會議記錄應采用規范的格式和語言，準確、完整、清晰地反映會議的全過程。記錄人員應在會議結束后及時整理會議記錄，并提交給會議組織者審核。（3）會議組織者審核通過后，會議記錄應及時上傳至會議通系統，供參會人員查閱和下載。5.會議紀要（1）會議結束后，會議組織者應及時整理會議紀要，會議紀要應包括會議基本信息、會議議程、會議討論內容、會議決議等內容。（2）會議紀要應經主持人審核后發布，發布后應及時通知參會人員查閱。參會人員如有異議，應在[X]個工作日內提出，會議組織者應及時進行修改和完善。（3）會議紀要應作為公司重要的文件資料進行存檔，保存期限為[X]年。四、會議通系統維護與管理1.系統維護（1）公司指定專人負責會議通系統的日常維護和管理，確保系統的正常運行。（2）系統管理員應定期對系統進行檢查和維護，包括服務器性能、網絡連接、數據備份等方面，及時發現并解決系統出現的問題。（3）對于系統升級、更新等操作，系統管理員應提前做好備份和測試工作，確保操作的安全性和穩定性。在升級、更新完成后，應及時通知用戶進行測試和使用。2.數據管理（1）會議通系統應定期進行數據備份，備份數據應存儲在安全可靠的位置，保存期限為[X]年。（2）系統管理員應定期對備份數據進行檢查和驗證，確保數據的完整性和可用性。如發現數據丟失或損壞，應及時進行恢復和處理。（3）對于會議通系統中的用戶信息、會議記錄、會議紀要等數據，應嚴格按照公司的信息安全管理規定進行管理，確保數據的保密性、完整性和可用性。3.用戶培訓（1）公司應定期組織會議通系統的用戶培訓，提高用戶的操作技能和使用水平。培訓內容應包括系統功能介紹、操作流程演示、常見問題解答等方面。（2）新員工入職時，應及時進行會議通系統的培訓，確保其能夠熟練使用系統進行會議預約、通知、記錄等操作。（3）對于用戶在使用過程中遇到的問題，系統管理員應及時提供技術支持和幫助，確保用戶能夠順利使用系統。五、會議評估與改進1.會議評估（1）公司定期對會議的組織、效果等進行評估，評估方式包括問卷調查、參會人員反饋、會議記錄分析等。（2）會議評估內容應包括會議主題明確性、議程合理性、時間控制、參會人員參與度、會議決議執行情況等方面。（3）會議評估結果應形成報告，報告內容應包括評估基本情況、存在問題、改進建議等，提交給公司領導和相關部門參考。2.改進措施（1）根據會議評估結果，針對存在的問題，制定相應的改進措施，并明確責任人和完成時間。（2）改進措施應具有針對性和可操作性，能夠有效解決會議中存在的問題，提高會議效率和質量。（3）公司應定期