深圳地區污水管網工程檔案資料歸檔細則2?一、總則1.目的為加強深圳地區污水管網工程檔案資料的規范化管理，確保檔案資料的完整性、準確性和系統性，為工程建設、運行維護、管理決策等提供可靠依據，特制定本細則。2.適用范圍本細則適用于深圳地區新建、改建、擴建的污水管網工程檔案資料的歸檔管理。3.歸檔原則檔案資料歸檔應遵循真實性、完整性、準確性、系統性和及時性的原則，確保檔案資料能夠全面、準確地反映污水管網工程建設全過程。二、歸檔范圍1.前期文件項目立項批復、可行性研究報告及批復、環境影響評價報告及批復等。工程勘察報告、設計文件（初步設計、施工圖設計等）、設計變更文件等。建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。2.施工文件施工組織設計、施工方案、技術交底等。工程測量記錄、地質勘察記錄、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。材料、構配件、設備的質量證明文件、檢驗檢測報告、試驗記錄等。施工日志、工程洽商記錄、工程變更通知等。施工單位資質證書、人員資質證書等。3.監理文件監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理工作總結等。監理通知單、監理會議紀要、工程質量評估報告等。監理單位資質證書、人員資質證書等。4.竣工圖污水管網總平面圖、縱斷面圖、橫斷面圖等。管道安裝圖、檢查井及附屬設施結構圖等。竣工圖編制說明、圖紙會審記錄、設計變更通知單及相應的修改圖等。5.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表等。工程質量保修書、工程使用說明書等。工程竣工結算報告、審計報告等。工程聲像資料、電子檔案等。三、歸檔要求1.紙質檔案歸檔文件應使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙等。歸檔文件應字跡清晰，圖樣清楚，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。歸檔文件應按照分類方案和編號順序進行排列，編制頁碼，并填寫卷內目錄和備考表。案卷應采用統一規格的檔案盒進行裝訂，檔案盒應標明工程名稱、案卷題名、保管期限等信息。2.電子檔案電子檔案應與紙質檔案內容一致，采用通用格式進行存儲，如PDF、DOC、XLS等。電子檔案應按照工程建設階段和文件類別進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢和利用。電子檔案應定期進行備份，存儲介質應妥善保管，防止數據丟失。3.聲像檔案聲像檔案應真實反映污水管網工程建設全過程，包括工程開工、建設過程、竣工驗收等重要環節。聲像檔案應圖像清晰、聲音清楚，標注準確的拍攝時間、地點、內容等信息。聲像檔案應按照內容和時間順序進行整理，編制目錄，并刻錄成光盤進行存儲。四、歸檔流程1.文件收集施工單位、監理單位等各參建單位應指定專人負責檔案資料的收集工作，按照歸檔范圍及時收集本單位形成的各類文件資料。建設單位應定期對各參建單位的文件資料收集情況進行檢查和督促，確保文件資料的及時、完整收集。2.文件整理各參建單位應對收集到的文件資料進行分類整理，按照歸檔要求進行編目、裝訂等工作，確保文件資料的規范、整齊。建設單位應組織對各參建單位整理好的文件資料進行審核，對不符合要求的文件資料及時返回原單位進行整改。3.文件歸檔經審核合格的文件資料，各參建單位應按照規定的時間和要求向建設單位進行歸檔。建設單位應設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案資料的接收、保管和整理工作，對歸檔的文件資料進行分類存放，并建立檔案臺賬。五、檔案保管期限1.永久保管項目立項批復、可行性研究報告及批復、環境影響評價報告及批復等。工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表等。工程質量保修書、工程使用說明書等。2.長期保管工程勘察報告、設計文件（初步設計、施工圖設計等）、設計變更文件等。施工組織設計、施工方案、技術交底等。工程測量記錄、地質勘察記錄、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。材料、構配件、設備的質量證明文件、檢驗檢測報告、試驗記錄等。監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理工作總結等。竣工圖。3.短期保管施工日志、工程洽商記錄、工程變更通知等。監理通知單、監理會議紀要、工程質量評估報告等。工程竣工結算報告、審計報告等。六、檔案利用1.借閱制度因工作需要查閱檔案資料的單位或個人，應填寫借閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱檔案資料應在規定的時間內歸還，如需延期借閱，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案資料，不得轉借、涂改、損壞、丟失檔案資料。2.查閱制度查閱檔案資料應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員應遵守檔案管理部門的各項規章制度。查閱重要檔案資料時，應有檔案管理人員在場陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案資料。3.檔案利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案資料的借閱、查閱情況進行詳細記錄，包括借閱（查閱）時間、單位、人員、檔案名稱、用途等信息，以便于統計和查詢。七、檔案信息化管理1.檔案管理系統建設建設單位應建立污水管網工程檔案管理系統，實現檔案資料的電子化管理和信息化檢索。檔案管理系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計、備份等功能，能夠滿足檔案管理工作的需要。2.檔案數據錄入檔案管理人員應按照檔案管理系統的要求，及時將紙質檔案資料進行電子化錄入，確保檔案數據的準確、完整。檔案數據錄入應嚴格按照檔案整理的分類和編號順序進行，確保檔案數據與紙質檔案資料的一致性。3.檔案信息安全檔案管理部門應加強檔案信息安全管理，采取必要的安全防護措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。檔案管理系統應設置不同的用戶權限，對檔案資料的訪問進行嚴格控制，確保檔案信息的安全性。八、檔案銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無保存價值的檔案資料。經鑒定確認的重復、無效或錯誤的檔案資料。2.銷毀程序檔案管理部門應定期對檔案資料進行清理和鑒定，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊應經檔案管理部門負責人審核、單位主管領導批準后，方可進行銷毀。檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行，并對銷毀過程進行記錄，確保檔案資料的徹底銷毀。3.銷毀監督檔案管理部門應定期對檔案銷毀情況進行檢查和監督，確保檔案銷毀工作符合規定要求，防止檔案資料的不當