房地產公司招標采購部制度?一、總則（一）目的為規范房地產公司招標采購部的工作流程，提高工作效率，確保采購質量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于房地產公司招標采購部的所有采購活動，包括但不限于工程建設、材料設備采購、服務采購等。（三）基本原則1.公開、公平、公正原則：招標采購活動應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與的機會，按照公正的程序進行評審和決策。2.質量優先原則：在滿足項目需求的前提下，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品，確保項目質量達到預期標準。3.成本控制原則：通過合理的采購策略和談判技巧，有效控制采購成本，實現項目經濟效益最大化。4.廉潔自律原則：招標采購人員應嚴格遵守法律法規和公司規定，廉潔奉公，杜絕任何形式的不正當交易。二、組織架構與職責（一）組織架構招標采購部設部門經理一名，下設招標主管、采購主管、招標專員、采購專員等崗位。（二）職責分工1.部門經理全面負責招標采購部的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。負責建立和完善招標采購管理制度和流程，確保工作規范有序進行。審核重大招標采購項目的招標文件、評標報告等重要文件，對招標采購結果進行決策。協調與其他部門的工作關系，及時解決工作中出現的問題。負責部門團隊建設，組織員工培訓和考核，提高團隊整體素質和業務能力。2.招標主管協助部門經理制定招標工作計劃和方案，組織實施各類招標活動。負責招標文件的編制、審核和發放工作，確保文件內容準確、完整、合法。組織開標、評標會議，負責評標過程的記錄和監督，確保評標活動公正、公平進行。負責與供應商溝通、答疑，收集整理供應商反饋信息，建立供應商信息庫。協助部門經理處理招標過程中的投訴和質疑，及時向上級匯報工作進展情況。3.采購主管制定采購計劃和預算，根據項目需求合理安排采購進度。負責供應商的開發、篩選、評估和管理工作，建立穩定的供應商合作關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和項目要求。跟蹤采購合同執行情況，協調解決合同履行過程中的問題，確保物資按時、按質、按量供應。負責采購成本的控制和分析，定期向上級匯報采購成本情況，提出降低成本的建議和措施。4.招標專員協助招標主管編制招標文件，收集和整理招標相關資料。負責招標公告的發布、投標文件的接收和整理工作。參與開標、評標會議的組織工作，做好會議記錄和相關文件的歸檔工作。協助處理招標過程中的文件傳遞、溝通協調等具體事務。5.采購專員協助采購主管制定采購計劃，執行采購任務。負責市場調研，收集供應商信息，為采購決策提供參考依據。參與采購談判，協助簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。負責采購物資的驗收、入庫等工作，確保物資質量符合要求。協助處理采購過程中的文件整理、報銷等工作。三、招標采購流程（一）招標采購計劃制定1.項目啟動階段，各部門根據項目進度和需求，向招標采購部提交招標采購申請，明確采購項目的名稱、規格、數量、技術要求、預算金額、交貨時間等詳細信息。2.招標采購部收到申請后，進行匯總和分析，結合項目整體進度計劃，制定招標采購計劃。計劃應明確招標采購項目的具體內容、時間安排、責任人等。3.招標采購計劃經部門經理審核后，報公司主管領導審批。審批通過后，嚴格按照計劃組織實施招標采購活動。（二）供應商選擇與管理1.供應商開發招標采購專員根據采購項目的特點和需求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，篩選出符合基本要求的供應商名單，并填寫《供應商信息登記表》。采購主管或招標主管對初步篩選后的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、售后服務能力等情況。考察結束后，撰寫考察報告，提出是否納入供應商庫的建議。2.供應商評估與準入建立供應商評估指標體系，從供應商的資質信譽、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估。定期或不定期對供應商進行評估，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為優秀和良好的供應商，可優先納入供應商庫；對于評估結果為不合格的供應商，及時淘汰出供應商庫。新供應商首次合作前，需經過嚴格的準入審核。采購專員負責收集供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件，并提交招標采購部進行審核。審核通過后，與供應商簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務。3.供應商庫管理建立完善的供應商信息庫，對供應商的基本信息、評估結果、合作記錄等進行詳細記錄和管理。定期對供應商庫進行更新和維護，刪除不再合作或不符合要求的供應商信息，補充新的優質供應商信息。根據項目需求和供應商表現，對供應商庫中的供應商進行分類管理，以便在招標采購時能夠快速準確地選擇合適的供應商。（三）招標文件編制1.招標主管根據采購項目的需求和特點，組織招標專員編制招標文件。招標文件應包括招標公告、投標人須知、評標辦法、合同條款、技術規格、投標文件格式等內容。2.在編制招標文件過程中，應充分考慮項目的實際情況和潛在投標人的合理需求，確保文件內容準確、完整、清晰，避免出現歧義或漏洞。3.招標文件編制完成后，提交部門經理審核。審核重點包括文件內容的合法性、合理性、完整性，以及評標辦法的公正性和可操作性等。審核通過后，報公司主管領導審批。（四）招標公告發布1.招標專員根據審批后的招標文件，在公司官網、行業媒體、公共資源交易平臺等指定媒體上發布招標公告。招標公告應明確招標項目的名稱、內容、要求、報名時間、地點、聯系方式等關鍵信息。2.對潛在投標人的報名信息進行收集和整理，在規定時間內對報名資格進行審查。審查合格的投標人，向其發放招標文件。（五）投標文件接收與整理1.在招標文件規定的投標截止時間前，接收投標人提交的投標文件。對投標文件進行檢查和登記，確保文件密封完好、簽字蓋章齊全。2.開標前，對投標文件進行整理和分類，按照招標文件規定的格式和內容要求進行核對，確保投標文件的完整性和有效性。（六）開標、評標1.開標按照招標文件規定的時間和地點組織開標會議。開標會議由招標主管主持，招標專員、采購專員、監督人員等參加。開標時，當眾宣讀投標人名稱、投標價格、投標文件的主要內容等關鍵信息，并記錄在案。開標過程應進行全程錄像，確保開標活動的公開、公正。2.評標開標結束后，組織評標委員會進行評標。評標委員會由公司內部相關專業人員和外部專家組成，人數應符合法律法規規定。評標委員會成員應嚴格按照招標文件規定的評標辦法進行評標，對投標文件的技術方案、商務條款、價格等進行綜合評審和比較，推薦中標候選人。評標過程中，評標委員會成員應獨立評審，不得相互串通或受外界干擾。如有疑問或需要投標人澄清的問題，可要求投標人進行書面澄清或答辯。招標專員負責記錄評標過程和評標結果，整理評標報告。評標報告應包括評標基本情況、評標委員會成員名單、評標方法和標準、各投標人的評審情況、中標候選人推薦意見等內容。（七）中標通知與合同簽訂1.根據評標報告，確定中標人。向中標人發出中標通知書，并同時通知未中標人。中標通知書應明確中標項目的名稱、中標價格、中標工期等主要內容。2.中標人收到中標通知書后，在規定時間內與公司簽訂合同。合同簽訂前，由采購主管對合同條款進行審核，確保合同內容符合招標文件要求和公司利益。審核通過后，報公司主管領導審批。合同簽訂后，將合同副本分發給相關部門存檔。（八）采購合同執行與驗收1.采購合同執行采購專員負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按照合同約定的時間、地點、質量、數量等要求履行義務。如供應商在合同執行過程中出現違約行為，采購專員應及時向采購主管匯報，并根據合同約定采取相應的措施，如要求供應商承擔違約責任、解除合同等。2.驗收采購物資到貨前，采購專員應通知相關部門做好驗收準備工作。驗收人員應根據合同要求和相關標準，對采購物資的品種、規格、數量、質量等進行嚴格驗收。驗收合格的物資，辦理入庫手續；驗收不合格的物資，及時與供應商協商處理，要求供應商更換或退貨。如因供應商原因造成的損失，由供應商承擔相應責任。（九）付款管理1.采購專員根據合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，提交采購主管審核。付款申請單應包括采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式、發票號碼等信息。2.采購主管對付款申請單進行審核，重點審核合同執行情況、驗收結果、發票真實性等。審核通過后，報部門經理審批。3.部門經理審批通過后，提交公司財務部門辦理付款手續。財務部門按照公司財務管理制度和合同約定，對付款申請進行再次審核，審核無誤后支付款項。四、招標采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、原材料供應短缺等風險，可能導致采購成本增加、物資供應不及時等問題。2.質量風險：供應商提供的產品或服務質量不符合要求，可能影響項目質量和進度，給公司帶來損失。3.合同風險：合同條款不完善、合同執行過程中出現糾紛等風險，可能導致公司權益受損。4.人員風險：招標采購人員的專業素質、職業道德等問題，可能影響招標采購工作的公正、公平進行，給公司帶來風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。評估結果分為高、中、低三個等級。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略。對于高風險事件，應重點關注，采取積極有效的措施進行防范和控制；對于中風險事件，應密切關注，適時采取措施進行應對；對于低風險事件，可進行適當監控，定期評估其變化情況。（三）風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監測機制，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考依據。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低供應商壟斷風險。優化采購計劃，提前儲備一定數量的常用物資，應對原材料供應短缺風險。2.質量風險應對加強對供應商的質量管理，要求供應商提供質量保證文件，定期對供應商的產品質量進行抽檢。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強驗收環節的管理，確保采購物資質量符合要求。建立質量反饋機制，及時處理采購物資出現的質量問題，要求供應商采取整改措施，如更換產品、賠償損失等。3.合同風險應對加強合同管理，制定完善的合同管理制度和流程，確保合同條款明確、詳細、合法，避免出現漏洞和歧義。在簽訂合同前，對合同條款進行嚴格審核，確保合同內容符合公司利益和法律法規要求。建立合同執行跟蹤機制，及時掌握合同執行情況，發現問題及時協商解決，避免合同糾紛的發生。4.人員風險應對加強對招標采購人員的培訓和教育，提高其專業素質和業務能力，使其熟悉招標采購法律法規和公司制度流程。建立健全人員考核評價機制，對招標采購人員的工作表現進行定期考核評價，激勵其積極工作，提高工作質量。加強對招標采購人員的職業道德教育，嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕不正當交易行為。五、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對招標采購部的工作進行審計監督，檢查招標采購活動是否符合法律法規和公司制度規定，采購流程是否規范，采購成本是否合理等。2.設立專門的監督崗位或指定專人對招標采購過程進行全程監督，確保開標、評標等關鍵環節公正、公平進行。監督人員應及時發現和糾正違規行為，并向上級匯報。（二）外部監督1.主動接受政府相關部門的監督檢查，積極配合政府部門開展的招標采購專項整治等活動。2.對于重大招標采購項目，邀請社會公眾參與監督，提高招標采購活動的透明度。（三）考核管理1.建立招標采購部員工考核制度，制定明確的考核指標和評價標準。考核指標包括工作業績、工作能力、工作態度、團隊協作等方面。2.定期對員工進行考核評價，考核結果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤