項目部工程資料文件歸檔管理辦法?一、總則1.目的為加強項目部工程資料文件的規(guī)范化管理，確保工程資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為工程建設、竣工驗收及后期維護提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于項目部負責的所有工程項目資料文件的歸檔管理工作，包括但不限于工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。3.管理原則遵循真實性、完整性、準確性、系統(tǒng)性、及時性的原則，確保工程資料能夠如實反映工程建設全過程，便于查閱和利用。二、職責分工1.項目經(jīng)理全面負責項目部工程資料文件歸檔管理工作的領導和協(xié)調(diào)。確保歸檔管理工作所需的資源配置，包括人員、設備、資金等。對工程資料文件歸檔管理工作的整體情況進行監(jiān)督和檢查。2.項目技術負責人負責制定工程資料文件歸檔管理的技術標準和規(guī)范。指導和審核工程資料文件的編制、整理和歸檔工作，確保資料的準確性和完整性。參與重要工程資料文件的審核和把關。3.資料員具體負責工程資料文件的收集、整理、分類、編號、裝訂、保管和歸檔工作。按照規(guī)定的格式和要求，對工程資料進行規(guī)范化處理，建立資料臺賬。定期對工程資料進行清查和核對，確保資料的安全和完整。協(xié)助相關部門和人員查閱和利用工程資料。4.各部門及崗位人員負責本部門及崗位工作中產(chǎn)生的工程資料文件的及時收集、整理，并移交資料員。對所提供資料的真實性、準確性和完整性負責。三、工程資料文件分類及內(nèi)容1.工程前期文件項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復等。規(guī)劃設計文件：建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、設計圖紙（初步設計、施工圖設計等）、設計變更文件等。招投標文件：招標文件、投標文件、中標通知書等。合同文件：工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設備采購合同等。其他前期文件：環(huán)境影響評價報告、安全評價報告、地質(zhì)勘察報告等。2.施工過程文件施工管理文件施工組織設計、施工方案、技術交底記錄等。工程開工報告、工程復工報告、工程暫停令等。施工日志、工程大事記等。質(zhì)量控制文件原材料、構(gòu)配件、設備質(zhì)量證明文件及檢驗檢測報告，如鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件、復試報告，設備的質(zhì)量合格證書、檢驗報告等。分項、分部、單位工程質(zhì)量檢驗評定記錄，隱蔽工程驗收記錄，檢驗批驗收記錄等。工程質(zhì)量問題處理記錄，質(zhì)量事故報告及處理方案等。安全管理文件安全生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)責任制、安全管理制度等。安全檢查記錄、安全教育培訓記錄、安全事故報告及處理記錄等。安全防護設施驗收記錄、臨時用電驗收記錄等。進度管理文件工程總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃等。進度計劃執(zhí)行情況檢查記錄、進度調(diào)整記錄等。造價管理文件工程預算書、工程結(jié)算書、工程變更費用報審表等。工程款支付申請、支付證書等。其他施工過程文件：施工照片、影像資料、會議紀要、來往函件等。3.竣工驗收文件工程竣工驗收報告：包括工程概況、施工情況、驗收意見等。單位工程竣工驗收記錄：各單位工程的質(zhì)量驗收情況匯總。工程質(zhì)量保修書：明確工程質(zhì)量保修范圍、期限和責任等?？⒐D：包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等各專業(yè)竣工圖，應與工程實際相符。其他竣工驗收文件：如消防驗收意見書、環(huán)保驗收報告、規(guī)劃驗收合格證等。四、工程資料文件編制要求1.資料內(nèi)容要求工程資料應如實反映工程建設的實際情況，數(shù)據(jù)準確、字跡清晰、簽字蓋章齊全。資料內(nèi)容應完整，涵蓋工程建設全過程的各個環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。資料中的各項記錄應具有可追溯性，能夠清晰反映事件的發(fā)生時間、地點、參與人員、過程及結(jié)果等。2.資料格式要求工程資料應采用統(tǒng)一規(guī)定的格式，如表格、文本等，確保整齊規(guī)范。資料紙張應符合檔案保存要求，一般采用A4幅面，圖紙應折疊成A4幅面并加蓋竣工圖章。資料文字應使用規(guī)范的漢字，數(shù)字應采用阿拉伯數(shù)字，計量單位應符合國家規(guī)定。3.簽字蓋章要求工程資料中的各類簽字應真實有效，簽字人應具備相應的資格和權(quán)限。涉及工程質(zhì)量驗收、技術核定、工程變更等重要文件，必須加蓋單位公章、項目章及相關人員的簽字章?？⒐D應加蓋竣工圖章，竣工圖章應使用不易褪色的印泥，蓋在圖標欄上方空白處。五、工程資料文件收集與整理1.收集要求各部門及崗位人員應按照職責分工，及時收集本部門及崗位工作中產(chǎn)生的工程資料文件，并在規(guī)定時間內(nèi)移交資料員。資料收集應確保全面、完整，不得遺漏重要資料。對于外來文件，如設計變更通知、監(jiān)理指令等，應及時簽收并登記。資料員應定期對各部門移交的資料進行檢查，對不符合要求的資料及時退回相關部門進行補充或修正。2.整理要求資料員收到工程資料文件后，應按照分類標準進行整理。首先對資料進行分類，然后按照時間順序或工程進度進行排序。對每份資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號規(guī)則應明確、簡單，易于識別和記憶。對資料進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得有散頁、掉頁現(xiàn)象。裝訂順序應符合資料的邏輯關系，一般按照封面、目錄、正文、附件等順序進行裝訂。建立工程資料臺賬，詳細記錄資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。六、工程資料文件歸檔1.歸檔時間工程前期文件應在項目前期工作完成后及時歸檔。施工過程文件應隨工程進度同步歸檔，每月底前完成當月資料的歸檔工作。竣工驗收文件應在工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)完成歸檔。2.歸檔范圍按照本辦法規(guī)定的工程資料文件分類及內(nèi)容，將整理好的工程資料全部歸檔。歸檔資料應包括紙質(zhì)文件和電子文件，電子文件應與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。3.歸檔流程資料員將整理好的工程資料進行核對，確保資料齊全、準確、完整。填寫工程資料歸檔清單，詳細列出歸檔資料的名稱、編號、份數(shù)等信息。將歸檔資料裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標明工程名稱、資料類別、歸檔日期等信息。將檔案盒或檔案袋存放在專門的檔案柜中，并按照檔案管理要求進行排列和編號。同時，將電子文件存儲在指定的存儲設備中，并建立相應的電子檔案目錄，以便于檢索和利用。七、工程資料文件保管與借閱1.保管要求設立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案應分類存放，按照工程資料文件的類別、年度、項目等進行排列，便于查找和管理。定期對檔案進行清查和盤點，檢查檔案的完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲設備應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.借閱要求因工作需要借閱工程資料文件的，應填寫借閱申請表，注明借閱資料的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。借閱申請表經(jīng)項目經(jīng)理或項目技術負責人批準后，方可到資料員處辦理借閱手續(xù)。資料員應對借閱情況進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應妥善保管借閱的資料文件，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如需復印，應經(jīng)項目經(jīng)理或項目技術負責人批準，并在資料員處登記備案。借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還資料文件。如因特殊原因需要延期借閱的，應重新辦理借閱手續(xù)。八、工程資料文件保密管理1.保密制度建立工程資料文件保密制度，明確保密責任和保密措施。對涉及工程機密、商業(yè)秘密、技術秘密等重要資料文件，應嚴格保密，防止泄露。2.保密措施檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。對保密資料文件應進行加密存儲，電子文件應設置訪問密碼。借閱保密資料文件時，應嚴格履行審批手續(xù)，借閱人應對保密資料文件的保密安全負責。在對外提供工程資料文件時，應進行保密審查，確保不泄露敏感信息。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查項目經(jīng)理應定期對工程資料文件歸檔管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。項目技術負責人應不定期對工程資料文件的編制、整理質(zhì)量進行檢查，確保資料符合要求。公司相關部門應定期對項目部工程資料文件歸檔管理工作進行抽查，對存在的問題提出整改意見。2.考核辦法建立工程資料文件歸檔管理工作考核機制，將考核結(jié)果與個人績效掛鉤?？己藘?nèi)容包括資料的完整性、準確性、及時性、