BT-x03項目宣傳檔案管理及款項撥付管理制度?一、總則（一）目的為加強BTx03項目宣傳檔案管理，規范款項撥付流程，確保項目宣傳工作的順利開展，保障項目資金的合理使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于BTx03項目宣傳活動的檔案管理及相關款項的撥付管理。（三）基本原則1.檔案管理原則集中統一管理原則：項目宣傳檔案由專門部門或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統性。真實性原則：檔案內容必須真實反映項目宣傳活動的實際情況。完整性原則：涵蓋項目宣傳活動的各個環節，包括策劃、執行、總結等過程中形成的各類文件資料。保密性原則：對涉及項目機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。2.款項撥付原則合規性原則：款項撥付必須符合國家法律法規、項目合同及相關財務制度的規定。準確性原則：確保撥付金額準確無誤，依據充分。及時性原則：按照規定的時間和程序及時撥付款項，保障項目宣傳工作的正常推進。二、宣傳檔案管理（一）檔案分類1.策劃類檔案項目宣傳策劃方案：包括整體宣傳策略、階段性宣傳計劃、活動策劃書等。市場調研資料：如項目目標受眾分析、市場競爭對手情況調研等。2.執行類檔案宣傳活動執行方案：詳細描述各項宣傳活動的具體實施步驟、人員安排、時間進度等。宣傳物料制作資料：如海報設計稿、宣傳單頁小樣、視頻腳本等，包括初稿、修改稿及最終定稿。媒體合作資料：與各類媒體簽訂的合作協議、媒體投放計劃及執行記錄等。活動現場照片、視頻資料：記錄宣傳活動現場的實際情況，包括活動場景、參與人員、互動環節等。3.總結類檔案項目宣傳活動總結報告：對宣傳活動的效果、經驗教訓進行總結分析，提出改進建議。宣傳效果評估報告：通過數據分析、受眾反饋等方式對宣傳活動的效果進行量化評估。客戶反饋資料：收集客戶對項目宣傳活動的意見和建議。（二）檔案收集1.項目宣傳活動啟動后，各相關部門和人員應及時將各自工作中形成的文件資料整理收集，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應指定專人負責跟蹤檔案收集情況，對未按時移交的部門和人員進行督促。（三）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標準對收集到的文件資料進行分類整理，確保同一類檔案集中存放。2.對每份文件資料進行編號、編目，建立清晰的檔案索引，便于查找和利用。3.對紙質檔案進行裝訂、裝盒，對電子檔案進行分類存儲，并做好備份。（四）檔案保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.建立檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和盤點，及時發現并處理檔案保管過程中出現的問題。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，檔案管理人員應做好檔案借閱登記和歸還記錄。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等信息。2.經檔案管理部門負責人批準后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印檔案，如需復印，需經檔案管理部門同意。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發現問題，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。（六）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表。2.經項目負責人審核、公司領導批準后，按照規定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息，記錄由檔案管理人員和監銷人員簽字確認。三、款項撥付管理（一）款項撥付流程1.申請項目宣傳活動執行部門根據工作進度和實際需要，填寫款項撥付申請表，詳細說明申請撥付的款項用途、金額、依據等信息。申請表經部門負責人審核簽字后，提交至項目財務部門。2.審核項目財務部門收到款項撥付申請表后，對申請內容進行審核，包括款項用途的合理性、金額計算的準確性、相關憑證的完整性等。財務部門審核通過后，將申請表提交至項目負責人審批。3.審批項目負責人對款項撥付申請表進行審批，重點審查申請款項是否符合項目預算、是否與項目宣傳活動實際進展相符等。審批通過后，申請表流轉至公司財務部門。4.撥付公司財務部門根據審批后的款項撥付申請表，按照規定的支付方式和時間，將款項撥付至項目宣傳活動執行部門指定的賬戶。財務部門在款項撥付后，應及時進行賬務處理，并將相關憑證歸檔保存。（二）款項撥付依據1.項目宣傳活動合同：明確雙方的權利義務、服務內容、費用標準及支付方式等條款，款項撥付應嚴格按照合同約定執行。2.項目宣傳活動預算：經公司審批通過的項目宣傳活動預算是款項撥付的重要參考依據，確保款項使用在預算范圍內。3.實際工作進度和成果：根據項目宣傳活動的實際執行情況，如已完成的宣傳任務、達到的宣傳效果等，作為款項撥付的重要考量因素。（三）款項撥付監督1.公司內部審計部門定期對項目宣傳款項的撥付情況進行審計監督，檢查款項撥付是否符合規定的流程和依據。2.項目財務部門應建立款項撥付臺賬，詳細記錄每筆款項的撥付時間、金額、用途、支付對象等信息，便于查詢和核對。3.對于發現的款項撥付違規問題，應及時進行整改，并追究相關責任人的責任。四、附則（一）解釋權本制度由BTx03項目管理團隊負責解釋。（二）修訂與完善本制度將根據項目宣傳工作的實際情況和國家法律法規、公司制度的變化，適時進行修訂和完善。（三