工程項(xiàng)目檔案管理制度匯編?一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理，確保工程項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)及后續(xù)管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、可行性研究、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收等全過程形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則工程項(xiàng)目檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則涵蓋工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的各類文件、資料、圖表等應(yīng)全面收集，確保無遺漏。4.及時性原則工程項(xiàng)目文件材料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔，保證檔案的時效性。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及工程項(xiàng)目機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工程項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理工程項(xiàng)目檔案，對接收的檔案進(jìn)行分類、整理、編目、上架等工作。4.建立工程項(xiàng)目檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目檔案的鑒定、銷毀工作。6.參與工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。（二）工程項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.建立健全本單位工程項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人。2.組織協(xié)調(diào)工程項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作，與檔案管理部門密切配合。3.負(fù)責(zé)收集、整理本單位形成的工程項(xiàng)目文件材料，并按要求向檔案管理部門移交。4.對各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行考核，確保檔案管理工作符合要求。（三）工程項(xiàng)目設(shè)計單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理工程項(xiàng)目設(shè)計過程中形成的各類文件材料，包括設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等。2.按照檔案管理要求，對設(shè)計文件進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保設(shè)計檔案的質(zhì)量。3.在工程竣工驗(yàn)收前，將完整的設(shè)計檔案移交建設(shè)單位。（四）工程項(xiàng)目施工單位職責(zé)1.建立工程項(xiàng)目檔案管理工作體系，配備專（兼）職檔案管理人員。2.負(fù)責(zé)收集、整理施工過程中形成的各類文件材料，包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。3.對施工文件材料進(jìn)行分類、組卷、編目，做到及時、準(zhǔn)確、完整，并按規(guī)定向建設(shè)單位移交。4.配合建設(shè)單位和檔案管理部門做好工程項(xiàng)目檔案的審查、驗(yàn)收工作。（五）工程項(xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)1.建立工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案管理制度，負(fù)責(zé)監(jiān)理過程中文件材料的收集、整理和歸檔。2.對施工單位報送的工程文件進(jìn)行審核，確保文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.整理監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等，并在工程竣工驗(yàn)收后移交建設(shè)單位。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.工程設(shè)計文件初步設(shè)計圖紙、說明書、計算書，施工圖設(shè)計圖紙、變更設(shè)計文件等。3.工程招投標(biāo)文件招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。4.工程施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測報告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。5.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。6.工程竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工決算報告等。7.其他與工程項(xiàng)目有關(guān)的文件如會議紀(jì)要、來往函件、聲像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效讀取，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。4.對重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類按照工程項(xiàng)目檔案的形成階段、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。2.組卷根據(jù)文件材料的性質(zhì)、數(shù)量等進(jìn)行組卷，同一卷內(nèi)的文件應(yīng)具有內(nèi)在聯(lián)系，不同卷之間應(yīng)保持相對獨(dú)立。卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列，編寫頁號。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。同時，編制案卷目錄，包括案卷編號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔時間1.工程項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時歸檔。2.工程設(shè)計文件應(yīng)在設(shè)計任務(wù)完成后歸檔。3.工程招投標(biāo)文件應(yīng)在招投標(biāo)活動結(jié)束后歸檔。4.工程施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月定期整理移交。5.工程監(jiān)理文件應(yīng)按監(jiān)理工作階段及時歸檔。6.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.各參建單位應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的格式和要求，對整理好的檔案進(jìn)行裝訂、編目，并編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.移交的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、整理規(guī)范、手續(xù)齊全，確保檔案質(zhì)量符合要求。（三）移交程序1.工程項(xiàng)目施工單位、監(jiān)理單位等在檔案整理完成后，向建設(shè)單位提出檔案移交申請。2.建設(shè)單位組織對檔案進(jìn)行審查，對不符合要求的檔案，退回原單位進(jìn)行整改。3.經(jīng)審查合格的檔案，由建設(shè)單位統(tǒng)一向檔案管理部門移交。4.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對、登記，辦理交接手續(xù)。五、檔案保管與利用（一）保管期限工程項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案涉及工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的重要文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗(yàn)收報告等。2.長期保存的檔案工程設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件等，保管期限一般為1030年。3.短期保存的檔案工程招投標(biāo)文件、一般性來往函件等，保管期限一般為5年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，同時做好電子檔案的安全防護(hù)工作。（三）檔案利用1.建立檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱流程和審批手續(xù)。2.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后方可查閱。查閱重要檔案還需經(jīng)工程項(xiàng)目建設(shè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.借閱檔案需填寫借閱申請表，注明借閱期限和歸還日期，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理注銷手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程項(xiàng)目建設(shè)單位及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、價值等進(jìn)行全面分析，確定檔案的保管期限是否合理。2.查閱檔案的利用情況，對利用率極低、已失去保存價值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和同類工程項(xiàng)目檔案的鑒定經(jīng)驗(yàn)，綜合判定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排監(jiān)銷人員在場監(jiān)督，監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對工程項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、歸檔移交情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。（二）