某某公司檔案管理工作規(guī)定?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司經營管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的檔案管理工作。（三）檔案定義本規(guī)定所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導全公司的檔案管理工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：確保檔案的齊全完整，涵蓋公司運營的各個方面和環(huán)節(jié)。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，保持檔案之間的有機聯(lián)系。5.安全性原則：采取必要的安全防護措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理機構與職責（一）綜合管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責全公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督檢查，指導各部門做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.集中管理公司重要檔案，包括但不限于公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程，董事會決議，年度工作計劃與總結，重要合同協(xié)議等。4.組織開展檔案信息化建設，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和共享利用。5.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質。6.定期對公司檔案管理工作進行評估和總結，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）各部門1.負責本部門檔案工作的具體組織和實施，指定專人負責檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司檔案管理規(guī)定，及時將本部門在工作中形成的各類檔案進行分類整理，并定期移交至綜合管理部門。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，確保本部門檔案的安全和規(guī)范使用。4.協(xié)助綜合管理部門開展檔案信息化建設，提供必要的檔案信息數據。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)及公司檔案管理制度，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等基礎工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.妥善保管檔案，做好檔案的存儲、防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護工作，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內部各部門及外部相關單位提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和記錄工作。5.積極參與檔案信息化建設，負責檔案數據的錄入、維護和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行。6.定期對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進意見和建議，不斷提高檔案管理工作質量和效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如申請書、批復文件、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證等。2.公司制定的各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。3.公司年度工作計劃、總結、報告等文件。4.公司召開的各類會議記錄、紀要、決議等文件。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。6.公司財務報表、審計報告、稅務資料等文件。7.公司生產經營活動中形成的技術文件、圖紙、工藝資料等。8.公司員工的人事檔案、培訓記錄、考核資料等。9.公司的宣傳資料、企業(yè)文化建設資料等。10.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，負責本部門檔案的及時收集和整理。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，確保各類文件材料在形成后及時歸檔，不得積壓或遺漏。3.對重要文件和資料，應同時收集紙質版和電子版，確保兩種載體的信息一致。4.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于分類、編號、排列和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、財務審計類、人事檔案類等類別。每大類下可根據實際情況進一步細分小類。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案或每一組檔案進行編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用數字編號、字母編號或數字與字母相結合的方式。3.排列：按照分類和編號順序，對檔案進行排列上架，確保檔案存放有序。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度調節(jié)設備、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境整潔。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如公司章程、董事會決議、重要合同協(xié)議、財務審計報告等。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，應列為短期保管。保管期限一般為5年以下。2.各部門應根據檔案的實際情況，提出檔案保管期限的初步意見，報綜合管理部門審核確定。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失或變質等情況，應及時報告并采取相應措施。2.對電子檔案應進行定期備份，存儲于不同的介質和地點，防止數據丟失。備份數據應與原始數據進行核對，確保數據的一致性。3.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案庫房。4.對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.服務公司原則：檔案利用工作應以服務公司經營管理、決策支持等工作為出發(fā)點和落腳點，為公司各項工作提供有力的信息支持。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露，同時保障檔案實體的安全。（二）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱與其本人相關的檔案。3.外部單位因合作、審計、調查等工作需要，經公司批準查閱相關檔案。（三）利用程序1.內部查閱：公司內部各部門如需查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經部門負責人簽字同意后，提交至綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據申請表提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。2.內部借閱：如需借閱檔案，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、歸還日期等信息，經部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失，歸還時檔案管理人員應進行核對和檢查。3.外部查閱：外部單位如需查閱公司檔案，應提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、內容和范圍等信息。公司綜合管理部門對申請進行審核，報公司領導批準后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱過程中，外部人員不得擅自摘抄、復制或拍照檔案內容，確因工作需要的，應經公司同意并辦理相關手續(xù)。（四）利用登記檔案管理人員應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱、編號、查閱（借閱）期限、歸還日期等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案工作負責人和檔案管理人員。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標準1.依據檔案的保管期限和價值，對檔案進行全面審查和評估。2.對于已失去保存價值的檔案，如過期的文件、重復的資料、無利用價值的草稿等，應予以鑒定銷毀。3.對于保管期限已滿但仍具有一定參考價值的檔案，可適當延長保管期限或進行數字化備份后再行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對公司檔案進行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案管理人員對需要鑒定的檔案進行初步整理和審核，提供檔案的基本情況和相關背景信息。3.鑒定工作小組根據鑒定標準，對檔案進行逐一審查和討論，提出存毀意見。4.對于擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、鑒定意見等信息。5.《檔案銷毀清冊》經公司領導審批后，方可進行檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.對紙質檔案的銷毀，應采用焚燒或粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案的銷毀，應采用專業(yè)的數據擦除軟件進行徹底刪除，確保數據不可恢復，并做好銷毀記錄。3.檔案銷毀工作應在指定地點進行，由專人負責監(jiān)督，確保銷毀過程安全、徹底。銷毀后，監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化建設，提高檔案管理工作效率和服務質量，實現(xiàn)檔案信息的快速共享和有效利用。3.確保檔案電子數據的安全可靠，防止數據丟失、篡改和泄露。（二）信息化建設內容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設：選用適合公司檔案管理需求的信息化管理軟件，建立涵蓋檔案全生命周期管理的信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、分類編目、存儲管理、檢索查詢、借閱利用、統(tǒng)計分析等功能模塊。2.檔案數字化加工：對紙質檔案進行數字化掃描，將掃描圖像進行處理、存儲，建立電子檔案數據庫。數字化加工應確保圖像清晰、完整，數據準確無誤。3.數據安全保障：采取數據備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，保障檔案電子數據的安全。定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進行檔案信息的錄入、維護和管理。2.檔案電子數據應與紙質檔案同步更新，確保兩者信息一致。3.嚴格遵守檔案信息化管理的安全保密制度，不得擅自泄露檔案電子數據信息。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行數據備份，備份數據應存儲于安全可靠的介質和地點，并進行異地存放。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.各部門應積極配合綜合管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關檔案資料和工作情況。（二）考核評價1.公司將檔案管理工