項目部工程資料文件歸檔管理辦法330?一、總則1.目的為加強項目部工程資料文件的規范化管理，確保工程資料的完整性、準確性和系統性，為工程建設、竣工驗收及后期維護提供可靠依據，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于項目部承擔的所有工程項目資料文件的歸檔管理工作。3.管理原則工程資料文件歸檔管理遵循真實性、完整性、準確性、及時性和規范性的原則。二、職責分工1.項目經理負責全面領導和監督項目部工程資料文件歸檔管理工作。協調解決資料歸檔管理工作中出現的重大問題。2.項目技術負責人組織制定工程資料文件歸檔管理計劃和方案。指導和審核工程資料文件的編制、整理和歸檔工作。3.各部門負責人負責本部門工程資料文件的收集、整理和初步審核工作。確保本部門提供的資料符合歸檔要求，并按時移交至資料管理部門。4.資料管理人員負責工程資料文件的集中收集、分類整理、編目裝訂、存儲保管和檢索利用等工作。對歸檔資料的完整性、準確性和規范性進行檢查和審核。建立工程資料文件管理臺賬，記錄資料的收集、整理、移交、借閱等情況。三、資料分類與歸檔范圍1.工程前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告等。建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。工程招投標文件、合同協議等。2.施工技術文件施工組織設計、施工方案、技術交底等。工程測量記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知等。施工日志、工程質量檢驗批驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。材料、構配件、設備的質量證明文件、檢驗檢測報告等。3.工程質量控制文件工程質量事故報告及處理記錄。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。工程質量檢驗報告、功能性試驗報告等。4.工程安全與文明施工文件安全生產許可證、安全專項施工方案等。安全檢查記錄、安全教育培訓記錄、安全事故報告及處理記錄等。文明施工方案、文明施工檢查記錄等。5.工程進度文件總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃等。進度計劃執行情況報告、進度調整記錄等。6.工程造價文件工程預算書、工程結算書、工程變更費用簽證等。工程款支付申請表、工程款支付證書等。7.工程竣工驗收文件單位工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表等。工程竣工圖（包括建筑、結構、電氣、給排水等專業圖紙）。工程質量保修書、使用說明書等。8.其他文件與工程有關的會議紀要、來往信函、通知等。工程影像資料，如照片、錄像等。四、資料收集與整理1.收集要求各部門應指定專人負責工程資料文件的收集工作，確保資料的及時、完整收集。收集的資料應真實、有效，具有可追溯性。對于外來文件，如設計變更通知、監理指令等，應及時簽收、登記，并按要求傳遞給相關部門。2.整理要求資料管理人員應按照歸檔范圍和分類標準，對收集到的資料進行分類整理。資料應統一采用A4紙張打印或復印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。對于圖紙資料，應折疊成A4規格，并在右下角加蓋竣工圖章。資料應按照順序編號，編制目錄，便于查找和檢索。五、資料編目與裝訂1.編目要求工程資料文件應編制卷內目錄，目錄內容包括序號、文件題名、日期、頁次、備注等。卷內目錄應排列在卷內文件首頁之前。案卷封面應填寫工程名稱、項目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內容。案卷脊背應填寫檔號、案卷題名等內容。2.裝訂要求資料應采用線裝或膠裝方式裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得有散頁、掉頁現象。裝訂時應去除金屬物，如訂書釘、回形針等。六、資料存儲與保管1.存儲方式工程資料文件應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式存儲。紙質檔案應分類存放于專用的檔案柜中，檔案柜應標識清晰，便于查找。電子檔案應存儲于專用的存儲設備中，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。2.保管要求資料管理部門應建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。檔案存放地點應保持干燥、通風，溫度和濕度應符合檔案保管要求。對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。檔案保管期限應按照國家和地方有關規定執行，重要檔案應長期保存。七、資料檢索與利用1.檢索方式建立工程資料文件檢索系統，提供多種檢索方式，如按工程名稱、項目名稱、文件題名、日期等進行檢索。資料管理人員應定期維護檢索系統，確保檢索信息的準確性和及時性。2.利用要求因工作需要查閱工程資料文件的，應填寫借閱申請表，經相關部門負責人批準后，方可借閱。借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得損壞、丟失、涂改或轉借他人。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。歸還資料時，資料管理人員應認真檢查資料的完整性和完好性，如有問題，應及時與借閱人員溝通解決。八、資料歸檔流程1.資料形成部門整理各部門在工程建設過程中，應按照資料收集與整理要求，及時對本部門形成的資料進行整理，并移交至資料管理部門。2.資料管理部門審核資料管理部門收到各部門移交的資料后，應進行審核，檢查資料的完整性、準確性和規范性。對于不符合要求的資料，應退回形成部門進行補充或修正。3.資料編目與裝訂審核通過的資料，資料管理部門應按照編目與裝訂要求進行編目和裝訂。4.資料存儲與保管編目裝訂后的資料應及時存儲于檔案柜或電子存儲設備中，并按照保管要求進行保管。5.資料歸檔備案在工程竣工驗收前，資料管理部門應將整理好的工程資料文件進行歸檔備案，確保工程資料符合竣工驗收要求。九、監督與考核1.監督檢查項目部應定期對工程資料文件歸檔管理工作進行監督檢查，及時發現和解決存在的問題。對于違反本辦法規定的行為，應責令限期整改，并對相關責任人進行批評教育。2.考核評價建立工程資料文件歸檔管理工作考核評價機制，對各部門和資料管理人員的