招標(biāo)投標(biāo)檔案管理暫行規(guī)定?一、總則（一）目的為加強(qiáng)招標(biāo)投標(biāo)檔案管理，規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的文件資料收集、整理、歸檔和保管等工作，確保招標(biāo)投標(biāo)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，維護(hù)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，特制定本暫行規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于各類依法必須進(jìn)行招標(biāo)的工程建設(shè)項(xiàng)目、貨物采購(gòu)項(xiàng)目、服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目等招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則招標(biāo)投標(biāo)檔案由招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)集中收集、整理和歸檔，實(shí)行統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.真實(shí)有效原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的全過(guò)程，文件資料應(yīng)來(lái)源可靠、內(nèi)容準(zhǔn)確、手續(xù)完備，不得偽造、篡改。3.分類科學(xué)原則按照招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的流程和文件資料的性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、查閱和保管。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）招標(biāo)人職責(zé)1.建立健全招標(biāo)投標(biāo)檔案管理制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)。2.組織、指導(dǎo)和監(jiān)督招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)及其他參與招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的單位做好檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中形成的文件資料，并對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門報(bào)送招標(biāo)投標(biāo)檔案，并接受監(jiān)督檢查。（二）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.在招標(biāo)人委托范圍內(nèi)，按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的文件資料。2.協(xié)助招標(biāo)人做好檔案管理工作，及時(shí)向招標(biāo)人移交檔案，并對(duì)檔案整理的規(guī)范性和完整性負(fù)責(zé)。3.接受招標(biāo)人及有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案資料。（三）其他參與單位職責(zé)參與招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的投標(biāo)人、評(píng)標(biāo)專家、監(jiān)督部門等單位，應(yīng)按照各自職責(zé)，妥善保管在活動(dòng)中形成的文件資料，并按照規(guī)定向招標(biāo)人或相關(guān)部門提供。三、檔案內(nèi)容及分類（一）前期準(zhǔn)備文件1.項(xiàng)目審批、核準(zhǔn)或備案文件，包括可行性研究報(bào)告批復(fù)、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.招標(biāo)代理委托合同，明確招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的職責(zé)、服務(wù)范圍、費(fèi)用等內(nèi)容。（二）招標(biāo)公告及相關(guān)文件1.招標(biāo)公告，包括招標(biāo)項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、規(guī)模、資金來(lái)源、招標(biāo)人及聯(lián)系方式等信息，應(yīng)在指定媒體發(fā)布。2.資格預(yù)審公告（如有），包含資格預(yù)審條件、標(biāo)準(zhǔn)和方法等內(nèi)容。3.招標(biāo)公告及資格預(yù)審公告發(fā)布的證明材料，如媒體發(fā)布截圖等。（三）資格審查文件1.資格預(yù)審文件，包括資格預(yù)審申請(qǐng)書格式、申請(qǐng)人須知、資格審查標(biāo)準(zhǔn)和方法等。2.資格預(yù)審申請(qǐng)文件，由潛在投標(biāo)人編制，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明、財(cái)務(wù)狀況、人員資質(zhì)等相關(guān)證明材料。3.資格后審文件（如有），包含資格后審的條件、標(biāo)準(zhǔn)和方法等，以及投標(biāo)人在投標(biāo)文件中提供的資格證明文件。（四）招標(biāo)文件1.招標(biāo)文件，涵蓋招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法、合同主要條款等內(nèi)容。2.招標(biāo)文件的澄清、修改文件，記錄對(duì)招標(biāo)文件的補(bǔ)充、修改內(nèi)容及通知發(fā)布方式和時(shí)間。（五）投標(biāo)文件1.投標(biāo)函，投標(biāo)人對(duì)投標(biāo)報(bào)價(jià)、工期、質(zhì)量等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的承諾。2.法定代表人身份證明或授權(quán)委托書，證明投標(biāo)人代表的身份和權(quán)限。3.投標(biāo)報(bào)價(jià)表，明確各項(xiàng)報(bào)價(jià)明細(xì)。4.技術(shù)規(guī)格偏離表，對(duì)比招標(biāo)文件技術(shù)要求，說(shuō)明投標(biāo)文件的技術(shù)響應(yīng)情況。5.商務(wù)條款偏離表，闡述投標(biāo)文件對(duì)商務(wù)條款的響應(yīng)差異。6.資格證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明、財(cái)務(wù)狀況、人員資質(zhì)等相關(guān)材料。7.其他投標(biāo)文件內(nèi)容，如技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等。（六）開標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件1.開標(biāo)記錄，記錄開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件密封情況等。2.評(píng)標(biāo)委員會(huì)組成文件，包括評(píng)標(biāo)專家名單及專家資格證明材料。3.評(píng)標(biāo)報(bào)告，詳細(xì)記錄評(píng)標(biāo)過(guò)程、評(píng)標(biāo)結(jié)果，包括評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)各投標(biāo)人的評(píng)審意見、推薦中標(biāo)候選人名單及理由等。4.評(píng)標(biāo)過(guò)程中形成的其他文件，如投標(biāo)人的澄清、說(shuō)明材料，評(píng)標(biāo)委員會(huì)的討論記錄等。（七）定標(biāo)及中標(biāo)文件1.定標(biāo)決策文件，招標(biāo)人關(guān)于確定中標(biāo)人的決策過(guò)程記錄。2.中標(biāo)通知書，明確中標(biāo)人名稱、中標(biāo)價(jià)格、工期等主要中標(biāo)信息。3.中標(biāo)人的投標(biāo)文件副本，作為合同簽訂的參考依據(jù)。（八）合同文件1.合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、價(jià)格、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂過(guò)程中的往來(lái)函件、補(bǔ)充協(xié)議等，記錄合同簽訂的協(xié)商過(guò)程和最終確定的合同內(nèi)容。（九）其他文件1.招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等，記錄活動(dòng)中的重要事項(xiàng)和溝通情況。2.投訴處理文件，包括投訴書、受理通知書、處理決定書等，涉及招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的投訴及處理情況。3.其他與招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)相關(guān)的文件資料。四、檔案整理要求（一）整理流程1.收集：及時(shí)收集招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，確保無(wú)遺漏。2.分類：按照上述檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類。3.編號(hào)：為每份文件資料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)可采用年份+項(xiàng)目編號(hào)+類別編號(hào)+順序號(hào)的方式。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致或破損的文件進(jìn)行統(tǒng)一整理和修補(bǔ)，采用左側(cè)裝訂方式，確保整齊、牢固。5.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。（二）整理規(guī)范1.文字材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有修改應(yīng)加蓋公章或相關(guān)人員簽字確認(rèn)。2.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，并加蓋竣工圖章。3.聲像材料應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類整理。4.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可轉(zhuǎn)移性，并按照檔案管理要求進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)。五、檔案歸檔要求（一）歸檔時(shí)間1.招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后，招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案整理工作，并及時(shí)歸檔。一般應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。2.對(duì)于分階段實(shí)施的項(xiàng)目，應(yīng)在每個(gè)階段結(jié)束后及時(shí)歸檔該階段的文件資料。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序依次裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背上注明項(xiàng)目名稱、檔案類別、起止日期等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或?qū)Ｓ梅?wù)器上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案分類進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)制作電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)，便于查找和管理。3.聲像檔案應(yīng)刻錄成光盤，并附上文字說(shuō)明，與紙質(zhì)檔案一并歸檔。（三）歸檔手續(xù)1.檔案整理人員應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案的完整性和規(guī)范性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交人員溝通并整改。六、檔案保管與利用（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案的損壞、丟失等問題。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（二）利用規(guī)定1.建立檔案查閱制度，明確查閱檔案的范圍、審批程序和利用方式。2.內(nèi)部查閱檔案需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱檔案應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)招標(biāo)人或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱檔案如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.查閱檔案應(yīng)做好記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。七、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督主體1.招標(biāo)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身及招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.行業(yè)主管部門、招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管部門等應(yīng)定期對(duì)招標(biāo)投標(biāo)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)責(zé)令整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況，包括檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員職責(zé)、檔案整理流程、歸檔時(shí)間要求等。2.檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，檢查檔案是否涵蓋招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，文件資料是否真實(shí)有效、格式規(guī)范。3.檔案保管條件和安全措施落實(shí)情況，查看檔案庫(kù)房是否符合要求，檔案存儲(chǔ)是否安全。4.檔案利用情況，檢查查閱制度的執(zhí)行情況，查閱記錄是否完整。（三）整改要求1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，招