ZHGL-010物資管理制度?一、總則1.目的為加強公司物資管理，規范物資采購、驗收、存儲、發放、使用及處置等環節的工作流程，確保物資供應的及時性、準確性和合理性，降低物資成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有物資的管理，包括原材料、輔助材料、設備配件、辦公用品、勞保用品等。3.職責分工物資管理部門負責制定和完善物資管理制度，并監督執行。匯總各部門物資需求計劃，進行綜合平衡，編制物資采購計劃。組織物資采購招標、詢價、談判等采購活動，選擇合格供應商，簽訂采購合同。負責物資的驗收、入庫、存儲、發放、盤點等日常管理工作。定期對物資庫存進行清查，及時處理積壓、報廢物資。使用部門根據實際工作需要，按時、準確提交物資需求計劃。負責本部門領用物資的使用、保管和維護，合理控制物資消耗。配合物資管理部門進行物資盤點和清查工作。財務部門負責審核物資采購計劃和采購合同，安排采購資金。對物資采購、入庫、領用等環節進行財務核算和監督。參與物資盤點工作，對盤盈、盤虧情況進行財務處理。二、物資計劃管理1.需求計劃的編制各使用部門應根據本部門的生產經營計劃、工作任務和實際庫存情況，每月[具體日期]前編制次月物資需求計劃，并提交給物資管理部門。物資需求計劃應詳細列出物資的名稱、規格型號、數量、需求時間等信息，確保準確、清晰。2.計劃的審核與匯總物資管理部門收到各使用部門的物資需求計劃后，應進行認真審核，檢查計劃的合理性和準確性。對于不符合要求的計劃，及時與使用部門溝通，要求其進行修改和完善。物資管理部門對審核通過的物資需求計劃進行匯總，結合公司庫存情況和生產經營計劃，進行綜合平衡，編制物資采購計劃。3.采購計劃的審批物資采購計劃編制完成后，應提交給公司相關領導進行審批。審批流程如下：物資管理部門負責人初審，對采購計劃的合理性、必要性進行審核，并簽署意見。財務部門負責人審核采購資金的預算安排，確保資金的合理性和可行性，并簽署意見。公司分管領導終審，根據公司整體發展戰略和實際情況，對采購計劃進行最終審批。經審批通過的物資采購計劃作為物資采購的依據，未經審批不得擅自采購。三、物資采購管理1.供應商管理供應商的選擇物資管理部門應建立供應商檔案，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、實地考察等，對供應商進行篩選和評估。評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、服務周到的供應商作為合格供應商，并納入供應商檔案管理。供應商的考核與評價物資管理部門定期對供應商進行考核與評價，考核周期為每季度一次。考核內容包括交貨及時性、產品質量、售后服務等方面。根據考核結果，對供應商進行等級評定，分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優先合作機會；對于不合格供應商，及時進行淘汰，并終止合作關系。2.采購方式招標采購對于金額較大、技術復雜、通用性強的物資采購項目，應采用招標采購方式。物資管理部門應制定詳細的招標文件，明確采購物資的名稱、規格型號、數量、技術要求、交貨時間、售后服務等內容，并發布招標公告。詢價采購對于金額較小、市場價格相對透明的物資采購項目，可采用詢價采購方式。物資管理部門向多家供應商發出詢價單，要求其在規定時間內報價，根據報價情況選擇最低價或性價比最高的供應商進行采購。談判采購對于一些特殊物資或獨家供應商的采購項目，可采用談判采購方式。物資管理部門與供應商進行一對一談判，協商確定采購價格、交貨時間、質量標準等條款，并簽訂采購合同。3.采購合同管理物資采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括物資的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，物資管理部門應將合同草本提交給財務部門和法務部門進行審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。審核通過后，由公司法定代表人或授權代表簽署合同。物資管理部門應建立采購合同臺賬，對合同的簽訂、執行、變更、終止等情況進行詳細記錄，跟蹤合同執行進度，及時協調解決合同執行過程中出現的問題。四、物資驗收管理1.驗收準備物資到貨前，物資管理部門應通知使用部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。使用部門應安排熟悉物資性能和使用要求的人員參與驗收，質量檢驗部門應準備好必要的檢驗工具和設備。物資管理部門應根據采購合同和相關標準，制定物資驗收標準和驗收流程，并將其告知驗收人員。2.驗收程序物資到貨后，物資管理部門應及時組織驗收人員對物資進行驗收。驗收人員應按照驗收標準和驗收流程，對物資的數量、規格型號、外觀質量、技術性能等方面進行逐一檢查。對于需要進行質量檢驗的物資，質量檢驗部門應按照相關標準和規范進行檢驗，并出具檢驗報告。檢驗合格的物資方可辦理入庫手續，檢驗不合格的物資應及時與供應商聯系，辦理退貨或換貨手續。3.驗收記錄驗收人員應認真填寫物資驗收記錄，詳細記錄物資的名稱、規格型號、數量、到貨時間、供應商名稱、驗收情況等信息。驗收記錄應簽字確認，并妥善保存。物資管理部門應定期對驗收記錄進行整理和歸檔，作為物資管理的重要依據。五、物資存儲管理1.倉庫規劃物資管理部門應根據公司物資的種類、數量和特性，合理規劃倉庫布局，設置不同的存儲區域，如原材料區、輔助材料區、設備配件區、辦公用品區、勞保用品區等。倉庫應配備必要的存儲設備和設施，如貨架、貨柜、托盤、叉車等，確保物資存儲安全、整齊、有序。2.物資入庫驗收合格的物資應及時辦理入庫手續，物資管理部門倉庫管理人員根據驗收記錄，核對物資的名稱、規格型號、數量等信息，無誤后將物資存入相應的存儲區域，并在庫存管理系統中錄入入庫信息。物資入庫時，應按照物資的類別、規格型號、批次等進行分類存放，便于查找和管理。同時，應在物資上標明名稱、規格型號、批次等標識，確保物資標識清晰、準確。3.庫存保管倉庫管理人員應定期對物資進行盤點和檢查，確保物資存儲安全，防止物資損壞、變質、丟失等情況發生。對于易受潮、易腐蝕、易氧化等特殊物資，應采取相應的防護措施，如密封、防潮、防銹等。倉庫應保持通風良好、干燥清潔，溫度、濕度應符合物資存儲要求。同時，應加強安全管理，配備必要的消防器材和安全設施，防止火災、爆炸等事故發生。4.庫存盤點物資管理部門應定期組織庫存盤點工作，盤點周期為每季度一次。盤點時，倉庫管理人員應根據庫存管理系統中的數據，對實物進行逐一核對，確保賬實相符。盤點結束后，倉庫管理人員應編制庫存盤點報告，詳細記錄盤點情況，包括盤盈、盤虧的物資名稱、規格型號、數量、原因等信息。對于盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，并按照相關規定進行處理。六、物資發放管理1.發放原則物資發放應遵循"先進先出、按需發放"的原則，確保物資的合理使用。各使用部門應根據實際工作需要，填寫物資領用申請表，經部門負責人審批后，到物資管理部門倉庫領取物資。2.發放流程物資管理部門倉庫管理人員收到物資領用申請表后，應核對申請表的內容是否完整、準確，審批手續是否齊全。無誤后，按照申請表上的物資名稱、規格型號、數量等信息進行發放。發放物資時，倉庫管理人員應在庫存管理系統中錄入發放信息，減少庫存數量，并要求領用人在物資發放登記表上簽字確認。對于貴重物資或限量發放的物資，應實行專人專管制度，嚴格控制發放數量和使用范圍。領用人應填寫專門的領用登記表，詳細記錄物資的領用時間、用途、使用情況等信息。七、物資使用管理1.使用部門職責各使用部門應建立物資使用管理制度，加強對本部門領用物資的使用管理，確保物資的合理使用和安全。使用部門應指定專人負責物資的保管和維護，定期對物資進行檢查和保養，確保物資性能良好，延長物資使用壽命。使用部門應嚴格按照物資的使用說明書和操作規程使用物資，不得擅自改變物資的用途和使用方法。如因特殊原因需要改變物資用途，應提前向物資管理部門申請，并經批準后方可實施。2.物資節約與控制各使用部門應加強物資節約意識教育，鼓勵員工節約使用物資，降低物資消耗。對于可回收利用的物資，應進行回收再利用，減少浪費。物資管理部門應定期對各使用部門的物資消耗情況進行統計和分析，制定合理的物資消耗定額，并將其作為考核各部門物資管理工作的重要指標。對于物資消耗超定額的部門，應及時查找原因，并采取相應的措施進行整改。八、物資處置管理1.報廢物資的鑒定與審批物資管理部門應定期對庫存物資進行清查，對于已損壞、變質、過期、閑置等無法繼續使用的物資，應及時組織相關人員進行鑒定，確定是否為報廢物資。報廢物資的鑒定應由物資管理部門、使用部門和技術部門等相關人員共同進行，根據物資的實際情況，填寫報廢物資鑒定表，詳細說明物資的名稱、規格型號、數量、報廢原因等信息。報廢物資鑒定表經物資管理部門負責人審核后，提交給公司分管領導審批。經批準后的報廢物資方可進行處置。2.報廢物資的處置方式報廢物資的變賣對于有一定經濟價值的報廢物資，物資管理部門應通過招標、拍賣、詢價等方式進行變賣，將變賣收入上繳公司財務部門。報廢物資的回收對于一些特殊的報廢物資，如廢舊金屬、廢舊紙張等，可由物資管理部門聯系專業的回收公司進行回收，回收款項上繳公司財務部門。報廢物資的銷毀對于無經濟價值或存在安全隱患的報廢物資，如過期藥品、易燃易爆物品等，應按照相關規定進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，并由相關人員簽字確認。3.處置記錄與歸檔物資管理部門應建立報廢物資處置臺賬，對報廢物資的鑒定、審批、處置方式、處置時間、處置收入等情況進行詳細記錄。報廢物資處置工作結束后，物資管理部門應將報廢物資鑒定表、處置記錄等相關資料整理歸檔，作為物資管理檔案的重要組成部分。九、監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門應定期對物資管理工作進行監督檢查，檢查物資采購、驗收、存儲、發放、使用及處置等環節的工作流程是否規范，制度執行是否嚴格，物資管理是否存在漏洞和風險等。物資管理部門應定期對各使用部門的物資管理情況進行檢查，檢查物資需求計劃的編制、物資領用、物資使用和物資節約等方面的工作是否符合要求，發現問題及時督促整改。2.考核評價公司應建立物資管理工作考核評價制度，對物資管理部門和各使用部門的物資管理工作進行考核評價。考核評價指標包括物資采購成本控制、物資供應及時性、物資庫存管理水平、物資使用效率、物資節約情況等方面。考核評價周期為每年一次，考核評價結果作為對部門