附件7：

中鐵電化運管公司實物檔案管理細則

1.總則

1.1為加強公司實物檔案管理，更好地開發利用檔案信息

資源，充分發揮榮譽實物檔案在企業各項工作中的重要作用,

進一步提升實物檔案管理水平，根據上級有關規定，結合公

司實際，特修訂本細則。

1.2本細則所稱的榮譽實物檔案是指企業在生產、經營和

各項重大活動中獲得的榮譽獎勵（包括獎杯、獎狀、獎牌、

獎旗、證書、贈品等）、能以實物反映企業歷史的客觀記錄。

榮譽實物檔案是反映企業業績、社會聲譽、商務誠信的憑證

性載體，是企業無形資產的重要組成部分。

2.范圍

本細則適用于公司本部及所屬各單位。

3.實物檔案的收集與歸檔

3.1凡是形成實物檔案的部門，都應按歸檔要求，在實物

檔案形成之后，立即收集齊全，向檔案部門移交歸檔。

3.2榮譽實物檔案歸檔范圍。凡是上級單位頒發的獎杯、

獎狀、獎牌、獎旗、證書、重大活動有紀念意義的物品以及

領導人題字、字畫、贈品等均屬歸檔范圍，歸檔的榮譽實物

制品均應是原件。

凡是國家級頒發的或省部級以上（含）頒發的與生產經

營有關的重要的獎杯、獎狀、獎牌、獎旗、證書以及領導人

題字、字畫、贈品等保管期限為永久；省部級以下的保管期

限為30年。

3.3事故類實物歸檔范圍：事故發生后需要保存的事故實

物。無法移交檔案室保存的實物，須對其拍照，同時附事故

說明，標明實物現存地點。

3.4屬于歸檔范圍的實物檔案應該在取得實物后一個月，

由主責部門或個人編寫說明隨同電子版本（電子版要求大于

1MB）一并移交。

3.5榮譽實物檔案歸檔時應履行歸檔手續，移交單位要編

制移交目錄（附件3）一式三份，移交單位、接收單位、保管

單位簽字蓋章，各執一份。

4.實物檔案的編號

4.1實物檔案的代字為“sw”。

4.2實物檔案分類（附件1）后，按實物檔案的內容編寫文

字說明。一組內容聯系密切的聲像材料，除標明項目名稱外,

還應編寫總說明和分說明。

5.實物檔案的利用和統計

5.1檔案部門應編制實物檔案案卷目錄（附件2）,為利用者

提供方便。

5.2檔案部門應隨時收集利用中的信息反饋，不斷改進榮

譽實物檔案的管理，更好地為企業各項工作服務。

5.3重要的實物檔案，特別是原版、原件，一般不外借。

如有特殊需要，須經主管領導批準。

5.4做好榮譽實物檔案的收進、移出、現存和利用情況的

統計工作。

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6.實物檔案的保管、鑒定和銷毀

6.1實物檔案以件為保管單位，保持原封裝和面貌。珍品

應裝入防護罩內保管。

6.2實物檔案應粘貼編號卡，編號卡要貼在實物的背部或

底部，以不影響美觀為原則。

6.3實物檔案庫房的適宜溫度為18—24(,相對濕度為

45-65%o

6.4對已歸檔的實物檔案，要定期組織鑒定。對確已失去

保存價值的實物檔案，要造冊登記，報請主管領導審批后銷

毀。

7.附則

7.1本《細則》由公司辦公室負責解釋。

7.2本《細則》自公布公布之日起施行。

附件：1.實物檔案種類表

2.實物檔案案卷目錄

3.實物檔案移交目錄式樣

附件1：

附件2：

實物檔案案卷目錄

序號類別獲獎日期名稱成獎單位及文號保管期限備注

b附件3：

實物檔案移交目錄

移交日期:

序號類別順獎日期名稱領獎單位及文號備注

公章

公章

公章

移交單位：接收單位：保管單位：

簽字

答字

答字

移交單位負責人:接收單位負責人:保管單位負責人:

簽字