質量、環境、職業健康安全

程序文件

版號：第六版

文件編號：ZTJDQJ04-CX-2017

執行日期：2018年1月1日

受控狀態：（蓋章受控）

中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司

目錄

1、文件和資料管理程序（綜合辦公室）.......................................1

2、技術文件管理程序（科技管理部）........................................14

3、記錄管理程序（安全質量監察部）........................................26

4、管理評審程序（安全質量監察部）........................................32

5、協商、溝通與交流管理程序（綜合辦公室）................................38

6、人力資源管理程序（人力資源部）.....................................41

7、投標及合同管理程序（經營計劃部）......................................49

8、供方評價管理程序（物資部）............................................58

9、建筑材料、構配件、工程設備采購和管理程序（物資部）....................65

10、施工機具采購和管理程序（設備部）.....................................91

11、外部勞務隊伍評價與管理程序（勞務管理部）.............................99

12、產品實現策劃與管理程序（科技管理部）................................113

13、施工過程管理程序（工程管理部）......................................123

14、檢驗、試驗和測量設備管理程序（測試管理中心）........................138

15、相關方滿意的監視和測量管理程序（工程管理部）........................147

16、過程與產品的監視、測量管理程序（安全質量監察部）....................152

17、內部體系審核程序（安全質量監察部）..................................160

18、不合格品管理程序（安全質量監察部）..................................170

19、不符合、糾正和糾正措施管理程序（安全質量監察部）....................176

20、風險識別、評估控制程序（企業發展部）................................183

21、法律法規管理與合規性評價控制程序（法律事務部）......................186

22、施工現場環境因素識別程序（工程管理部）..............................192

23、公司機關環境因素識別與控制程序（機關事務管理中心）..................200

24、危險源辨識與風險評價控制程序（安全質量監察部）......................204

25、施工環境目標措施控制程序（工程管理部）..............................212

26、施工安全管理目標方案及措施控制程序（安全質量監察部）................217

27、易燃易爆危險品及消防安全管理程序（安全質量監察部）..................221

28、職業健康管理程序（工會工作部）......................................229

29、應急準備與響應控制程序（安全質量監察部）...........................234

30、施工環境監視和測量控制程序（工程管理部）............................240

31、公司機關環境監視和測量控制程序（機關事務管理中心）..................244

32、安全監視與測量控制程序（安全質量監察部）...........................246

33、職業健康監視和測量控制程序（工會工作部）............................251

程序文件文件和資料管理程序

文件和資料管理程序

文件編號:ZTJDQJ04-CX-01

版本:第八版

修改碼:[0]

編制:王劍虹

審核:畢瑩

批準:蓋青山

執行日期:2018年1月1日

1

程序文件文件和資料管理程序

1.目的

通過對質量管理體系文件的管理，確保公司質量管理體系覆蓋的所有場所及時得到

和使用適宜的體系文件。

2.適用范圍

適用于公司機關及各項目部質量管理體系文件的管理。

3.職責

3.1綜合辦公室是本程序的主管部門，負責公司質量管理體系文件的核稿、登記、編號、

標識、發放和處置，對所屬單位的質量全管理體系文件管理進行檢查、指導及考核。

3.2安全質量監察部負責A類文件編制的策劃、換版和發放范圍的界定等。

3.3B類屬質量管理的技術標準、設計圖紙、標準圖、技術性作業指導書，由科技管

理部負責，屬于環境與職業健康安全法律、法規文件由法律事務部負責管理。

3.4公司及項目部各職能部門負責本部門體系文件的管理，并負責對口檢查和指導下屬

單位執行的有效性。

3.5各級辦公室負責本單位質量管理體系文件的發放、管理和控制。

4.工作程序

4.1質量管理體系文件的分類

A類：質量管理體系和50430規范：《質量手冊》、《程序文件》。

B類：質量技術標準、設計圖紙、標準圖、技術性作業指導書及與其有關的法律

法規文件。

C類：質量理體系其它文件（包括外來文件）、記錄。

4.2文件的批準和發布

4.2.1《質量手冊》由總經理批準發布；《程序文件》由管理者代表批準發布。

4.2.2B類質量管理文件執行《技術文件管理程序》，法律法規類文件由法律事務部

公布《有效法律法規目錄》，使用單位自行購買。

4.2.3C類文件由擬文部門的單位分管領導審批發布。

4.3文件管理與控制

4.3.1文件編號

A類文件由安全質量監察部統一編號，B類、C類文件由公司綜合辦公室統一編號,

按《中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司公文處理辦法》的有關規定辦理。外來文

件由管理職能部門識別和控制。

4.3.2受控文件標識

質量管理體系文件要加蓋受控章、編號，作唯一性受控標識。《質量手冊》、《程

序文件》由公司綜合辦公室負責受控標識，記錄按照《記錄管理程序》的規定標識，各

2

程序文件文件和資料管理程序

級制發的受控文件由本級辦公室負責受控標識。

4.3.3文件發放、接收

文件由擬稿單位在IOA上統一發放，并由辦公室統一在《發文登記簿》做好登記，

項目發文時可參考《發文稿紙》的格式，并確定發放范圍及是否受控。

紙質文件：各級辦公室收到文件后，應按《文件回執單》清點文件和簽名確認。文

件回執單要及時返回發文單位，文件回執單若與文件不符時要及時通知發文單位。同時,

對收到的文件要及時在本單位《收發文登記簿》上登記并由有關單位或業務部門簽收承

辦。

電子文件：公司網上發布的電子文件，各單位辦公室應及時下載，在《收發文登記

簿》上登記并以《呈閱文件報告單》形式由有關業務部門簽收承辦。公司機關各部門文

件管理人員應及時閱知和承辦。

文件發放部門應確保對質量起關鍵作用的崗位人員都能得到有關文件的現行版

本。

當文件破損需要更換時，應報告本級文件管理部門，由原發文機關辦公室辦理更換

手續，交回破損文件，領取新文件，加蓋受控印章，受控號不變。

當文件丟失時，應及時報告本級文件管理部門，由文件管理部門通知相關單位聲明

該文件作廢（注明所丟文件的名稱、編號），文件丟失部門應在《收發文登記簿》上注

明。需重新領用新文件時，由文件丟失部門填寫《領用（復制）文件申請單》，文件管

理部門負責辦理領取新文件，加蓋受控印章并重新編受控號。

4.3.4文件復制

管理體系文件不允許私自復制。若工作需要，由需要復制文件的部門或單位填寫《領

用（復制）文件申請單》，本級文件管理部門負責復制，復制文件作為受控文件一并管

理。

4.3.5文件作廢、銷毀及保留

文件作廢，由文件原擬制部門以書面形式通知本級辦公室，辦公室負責通知文件持

有單位（部門）或人員。

非存檔文件作廢后，做銷毀或保留處置。各級辦公室負責收回本級持有的作廢文件,

填寫《文件銷毀清單》并統一銷毀。需留作資料保存的作廢文件，由留存部門或人員提

出申請，經本級辦公室認定，并在原文件上標注“作廢留存”標識后，方可保留。歸檔

的作廢文件要在原文上標明“作廢留存”標識保存。

機構合并時，撤銷部門或單位的文件應交合并后的部門或單位統一管理。

4.3.6文件更改

由文件原擬制部門提出更改意見，填制《文件更改通知單》。按原文件的程序批準

3

程序文件文件和資料管理程

后，由原文件發放部門發到文件持有部門或持有人，由文件持有人負責修改，修改采用

劃改、粘貼、附頁等形式。

a.《質量手冊》的修改，由公司安全質量監察部提出修改意見，報總經理審批。

b.《程序文件》的修改，由各程序的原擬定部門提出修改意見，公司安全質量監察

部匯總后，報管理者代表審批。

c.相關文件只換發新文件，不作更改，由本級分管領導審批。原文件作廢并按4.3.5

條款處理。

d.對文件進行定期評審，必要時予以修改，并由授權人確認其適用性。

4.3.7《質量手冊》和《程序文件》換版

當文件需大幅度修改時應進行換版。由安全質量監察部提出換版申請，經總經理批

準后實施。換版后，原文件作廢并按照4.3.5款進行處理。

4.3.8文件借閱

紙質文件借閱，需經文件管理部門同意并填寫《文件借閱登記表》。借閱者要遵守

借閱規定，防止文件丟失或損壞，并按時交回。

電子文件查詢途徑，登錄公司網絡協同辦公平臺，點擊公文管理一文件管理

—?文件查詢一?發文查詢一?點擊文件名稱查看即可。

4.3.9文件歸檔

文件歸檔執行《中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司檔案管理辦法》。

5.相關文件

⑴《中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司公文處理辦法》

⑵《中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司檔案管理辦法》

6.記錄

(1)《收發文登記簿》ZTJDQJ04JL-01-01

⑵《文件回執單》ZTJDQJ04JL-01-02

⑶《領用(復制)文件申請單》ZTJDQJ04JL-01-03

(4)《文件更改通知單》ZTJDQJ04JL-01-04

⑸《文件銷毀清單》ZTJDQJ04JL-01-05

(6)《文件借閱登記表》ZTJDQJ04JL-01-06

⑺《呈閱文件報告單》ZTJDQJ04JL-01-07

(8)《發文稿紙》ZTJDQJ04JL-01-08

(9)《發文登記簿》ZTJDQJ04JL-01-09

(以上記錄由各級辦公室或文件持有部門保存，保存期3年。)

4

收發文登記簿

ZTJDQJ04JL-01-01

單位：編號:

收文收文原文受控秘密份發往收者簽名文件

口來文機關文件標題備注

月日編號編號等級數單位（月/日）處置

5

文件回執單

ZTJDQJ04JL-01-02

發文單位：收文單位：編號:

一

一

行

文

行

文

份

秘份簽收人秘簽收人

機

關

機

關

數

發文號受控號數發文號受控號

級月/日級月/日

說明：1、按文件回執單清點文件并簽名確認；

2、如文件回執單與文件不符時，請及時通知發文單位；

3、請將文件回執單及時返回發文單位。

6

領用（復制）文件申請單

ZTJDQJ04JL-01-03

單位：編號:

文件名稱文件編號

領用部門申請人

申請原因：

領用部門領導簽字：日期：

文件管理部門核實：

簽字：日期：

文件管理部門批準：

簽字：日期：

遺失、破損文件的分發號碼：

補發文件的分發號碼：

備注其他事項：

7

文件更改通知單

ZTJDQJ04JL-01-04

單位：編號:

文件

序號文件名稱更改條款更改內容

編號

編制：批準：年月日

8

文件銷毀清單

ZTJDQJ04JL-01-05

單位：編號:

年

來

文

序

份

原

文簽字

密銷毀

機

度

關

號

編

號文件標題

數

級理由批準人經辦人監銷人

.

銷毀時間:年月日

9

文件借閱登記表

ZTJDQJ04JL-01-06

單位:文件管理人：編號:

借

閱

借閱借閱人歸還

位

文件名稱及文件號批準人單備注

日期簽字日期

10

呈閱文件報告單

ZTJDQJ04JL-01-07

單位：編號:

文

件

名

稱

主

管

科

室

見

有

關

科

室

意

見

公

司

領

導

見

承辦單位:承辦人:

11

中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司（）發文稿紙

()號緩急密級

簽發會簽

主送

抄送

裝

主辦部門擬稿電話

主辦部門核稿校對

訂-審稿________________

打印份數（由核稿人填寫）

附件

線5

標題

12

發文登記簿

ZTJDQJ04JL-01-09

單位：編號:

一

發文秘密份簽收人文件

發文號受控號發往機關文件標題數

日期等級日/月處置

13

程序文件技術文件管理程序

技術文件管理程序

文件編號：ZTJDQJ04-CX-02

版本：第六版

修改碼：[0]

編制：尤春穎

審核：胡利平

批準：蓋月山

執行日期：2018年1月1日

14

程序文件技術文件管理程序

1.目的

為確保與質量管理體系運行有關的活動場所都能及時得到和使用相應技術文件的

有效版本。

2.范圍

適用于管理體系所要求的技術文件的管理。

3.職責

3.1科技管理部是本程序的主管部門，負責技術文件的控制與管理，并對下級單位的技

術文件管理工作進行監督、檢查和指導。

3.2公司及所屬各單位相關部門，負責本業務范圍內技術文件的控制與管理。

4.工作程序

4.1技術文件按項目與文件往來單位的隸屬關系分內部技術文件和外來技術文件。

4.1.1公司內部技術文件包括：技術管理文件、有關技術會議紀要、技術交底、施工組

織設計、專項施工方案、施工工藝設計、臨時工程設計、指導工程施工的各種技術性作

業指導書（或工法）、施工現場調查資料、交樁資料等。

4.1.2外來技術文件包括：技術標準、技術指南、技術規程、定型圖、標準圖、通用圖、

設計文件、技術管理文件（包括上級來文、設計、監理及顧客涉及技術要求的來文）等。

4.2技術文件的管理原則

4.2.1技術文件實行分級管理。公司科技管理部設專（兼）職資料員，各項目部技術部

門指定工程技術干部對技術文件進行專（兼）職管理

4.2.2技術文件管理工作，包括技術文件識別、批準、更改、收文登記、呈閱、傳閱、

發文（或轉發）、借閱、復制、保存、歸檔等。文件管理可以書面形式辦理，也可以網

上（公司0A辦公系統）辦公方式進行。

4.2.3文件在收發、更改、復制、借閱管理過程中，可以將文件先按項目與文件往來單

位的隸屬關系分類，再按文件類型分類。

4.2.4施工現場不準使用不適宜的或已作廢的標準、指南、規范、規則及規程等。

4.3技術文件的批準和發布

4.3.1公司內部技術文件的批準和發布

a.公司技術管理文件，經公司總經理批準后，以中鐵建大橋工程局集團第四工程

有限公司文件形式發布。技術文件的擬稿、審稿以及發文管理按《中鐵建大橋工程局集

團第四工程有限公司公文處理辦法》執行。

各項目部編制的技術管理文件，由項目經理批準，以本級受控技術文件形式發布實

15

程序文件技術文件管理程

施。

b.其它文件：如有關協議、技術交底、臨時工程設計、指導工程施工的各種技術

性作業指導書（工法），施工技術方案等，經本級總工程師審核簽字后實施。重大項目

施工組織設計和施工方案，編制及審批執行公司《施工組織設計和專項技術方案管理辦

法》的有關規定。

C.記錄：現場調查資料、交樁資料、有關技術會議紀要、工程日志等應按《記錄

管理程序》進行管理。

4.3.2外來文件的使用和管理

a.凡外來的技術管理文件由本級總工程師簽閱，需轉發或下發的文件，由本級總

工程師簽發后，以受控技術文件的形式發布。

b.對現場使用的技術標準、規范、指南、規則、規程、定型圖、標準圖和通用圖

的有效版本目錄，可參考“集團公司技術中心”中“標準設計/規范標準/有效目錄”

欄中公布的內容。

各單位對照“集團公司技術中心”中“標準設計/規范標準/有效目錄”欄中公布

的目錄，核實本單位使用的技術標準、規范、指南、規則、規程、標準圖、定型圖和通

用圖。并將本單位所使用的標準規范統計在《標準規范一覽表》中。

c.設計文件

各單位技術部門收到設計單位或顧客提供的、更改的設計文件后，應及時審核，經

本級總工程師批準簽認后使用。

4.4技術文件的標識

4.4.1技術文件受控標識：統一采用編號標識，即在技術文件封面上蓋章標注“技（***）

###"。

說明：“技”表示受控技術文件；“***”代表本單位或下屬單位；"###"代表受控

技術文件的編號；編號要求唯一性，可帶有文字、字母和數字。各單位自行制定唯一編

號的方法，自定編號。

4.4.2技術文件作廢標識：作廢技術文件應在《技術文件收文登記簿》和《技術文件發

文登記簿》的“備注”欄中簽“作廢”標識字樣，同時在原文件封面上蓋“作廢”章進

行標識或將文件銷毀。對作廢需保留的技術文件應在《技術文件收文登記簿》和《技術

文件發文登記簿》的“備注”欄中簽“作廢留存”標識字樣，同時在原文件封面上蓋“作

廢留存”章進行標識。

作廢的標準規范應在《標準規范一覽表》的備注欄中簽“作廢”或“作廢留存”標

16

程序文件技術文件管理程序

識字樣，同時在原文件上蓋“作廢”或“作廢留存”章進行標識。

4.4.3技術文件更改標識：技術文件更改應在《技術文件收文登記簿》和《技術文件發

文登記簿》的“備注”欄中作狀態標識，即標注“更改單號”，并在原文件更改處加蓋

“已更改”印章。更改單一般與原文件同時保管。

4.5技術文件的接收與發放

4.5.1對內部技術管理文件和顧客提供的技術文件，各單位應在《技術文件收文登記簿》

上作收文登記。需下發或轉發的技術文件，由本級總工程師（或技術負責人）批準后，

作受控標識后下發或轉發。接收單位在《技術文件發文登記簿》上簽收（簽名）。對回

收的技術文件在《技術文件回收登記簿》上進行記錄。

4.5.2技術標準、技術指南、規范、規則、定型圖、標準圖、通用圖，由各單位技術部

門根據需要對照上級提供的信息自行購買。必要時也可由公司統一購買，進行配發，發

放應留有記錄。

4.6文件更改

4.6.1技術文件的更改采用以下三種形式：

a.劃改：局部修改采用劃改；

b.標注：修改內容較多時，采用“修改通知單”標注或附頁；

c.換版：對技術文件進行多次修改已識別不清的或經評審認為需要進行大面積修

改時，實施換版。

4.6.2公司內部技術文件，需要更改時，由文件原編寫部門提出修改意見，按照審批權

限辦理審批手續并發放至公司及各有關部門。

4.6.3接收單位收到文件的更改通知后，呈報本級總工程師批準，以《技術文件更改通

知單》的形式通知使用單位。

4.6.4技術文件的修改，由文件持有人按通知單要求實施更改，并在文件的明顯位置留

下文件更改單號或更改文件編號、更改人的簽字及生效日期。

4.7技術文件復制

因工作需要，技術文件可以復制，但需辦理復制審批手續。由本級技術負責人審批

后復制，復制件應標識，按受控技術文件管理。

4.8技術文件的作廢處理

技術文件作廢由原制訂部門發文通知。各單位收到作廢通知后，應及時按通知要求

處理。

4.9技術文件的保管、調用、回收與歸檔

17

程序文件技術文件管理程

4.9.1各單位技術管理部門應指定專(兼)職人員進行技術文件保管。施工過程中辦

理完畢的有關技術文件，應及時整理，并按顧客、公司檔案部門要求歸檔。

4.9.2停緩建工程項目、撤消機構的技術文件以及施工記錄等，由相關單位整理后送

公司檔案部門保存。

4.9.3工程項目完工或因工作需要，有關技術文件可調用到其它單位或其它場合繼續

使用，但需辦理調用手續。即在原單位《技術文件發文登記簿》中注明此文件已調往何

處使用，新單位使用時要求在《技術文件收文登記簿》中的“備注”欄中注明由何單位

調入。新單位受控標識可采用新標識，也可直接采用原標識。

4.10技術文件的借閱

借閱技術文件，應按規定辦理審批登記手續，并限期歸還。

4.11技術文件丟失后的處理

技術文件發生丟失，應及時向發文部門提出書面報告，注明文件的名稱、編號及丟

失的原因，并申請辦理補發領用手續。對不能辦理補發領用手續的技術文件，丟失單位

應采用同版本的正式文件進行復制，并將復印件重新登記、編號，按受控文件管理。

5.相關文件

⑴《施工組織設計和專項技術方案管理辦法》

⑵《中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司公文處理辦法》

⑶《中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司檔案管理辦法》

6.記錄

(1)《技術文件收文登記簿》ZTJDQJ04JL-02-01

⑵《技術文件發文登記簿》ZTJDQJ04JL-02-02

⑶《技術文件回收登記簿》ZTJDQJ04JL-02-03

(4)《標準規范一覽表》ZTJDQJ04JL-02-04

⑸《技術文件復制審批登記簿》ZTJDQJ04JL-02-05

(6)《技術文件更改通知單》ZTJDQJ04JL-02-06

⑺《技術文件和資料借閱登記簿》ZTJDQJ04JL-02-07

保存期限：工程竣工移交保存單位：項目部

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技術文件收文登記簿

ZTJDQJ04JL-02-01

單位：編號:

序

份

收文收文原文編號或簽收人

號

受控號來文機關文件標題數備注

日期編號有效版本號年月日

19

技術文件發文登記簿

ZTJDQJ04JL-02-02

單位：編號:

發文發文簽收人

序號受控號發往機關文件標題份數備注

日期編號年月日

20

技術文件回收登記簿

ZTJDQJ04JL-02-03

單位：編號:

序號文件名稱文件編號文件使用單位份數回收人/日期備注

21

標準規范一覽表

ZTJDQJ04JL-02-04

單位：第頁

原文編號或

序號標準規范名稱備注

有效版本號

22

技術文件復制審批登記簿

ZTJDQJ04JL-02-05

單位：第頁

簽字

復制件

序號原文編（圖）號名稱.份數復制理由備注

受控號

批準人/日期復制人/日期

23

技術文件更改通知單

ZTJDQJ04JL-02-06

單位：更改單號:

文件名稱文件號

更改部門批準人

更改理由

更改前情況：

更改后情況：

修改人/實施日期：

24

技術文件和資料借閱登記簿

ZTJDQJ04JL-02-07

單位：第頁

序

原文編借閱管理部門借閱歸還

號名稱受控號借閱人承辦人備注

（圖）號單位批準人時間時間

25

程序文件記錄管理程序

記錄管理程序

文件編號：ZTJDQJ04-CX-03

版本：第八版

修改碼：[0]

編制：王洪偉

審核：王汝君

批準：蓋青山

執行日期：2018年1月1日

26

程序文件記錄管理程序

1.目的

對質量管理體系所涉及的記錄進行控制和管理，實現體系運行的可追溯性。

2.適用范圍

適用于公司機關及公司屬各項目部質量管理涉及的記錄。

3.職責

3.1安全質量監察部是本程序的主管部門，負責《記錄管理程序》的制定、運行和監督

檢查。

3.2機關相關部門及公司屬各項目部，應指定專人負責對本業務工作范圍內的質量、環

境和職業健康安全記錄進行收集、整理、編目、標識、歸檔、查閱、保存和處理。

4.工作程序

4.1記錄的分類

4.1.1記錄按管理體系和所涉及工作的內容分為：

a.體系策劃、項目策劃、管理方案、內審和管理評審記錄等。

b.產品質量記錄（如原材料、半成品、成品的檢驗和試驗報告），顧客投訴及處理

記錄等；

c.體系運行過程中發生的監視和測量記錄，監視和測量設備的控制記錄；

d.不符合、糾正和風險措施的記錄；

e.持續改進和創新方面的記錄；

f.培訓與培訓效果評價記錄；

h.質量有關的其它記錄。

4.1.2記錄按來源分為：

a.程序文件中規定的記錄；

b.施工組織設計中規定的記錄；

c.公司管理性文件、作業指導書中規定的記錄；

d.國家、行業和顧客規定的記錄；

e.來自供應商、相關方等方面的記錄；

4.2記錄表格的形式及要求

4.2.1《程序文件》中要求的記錄由公司統一制定樣表。《程序文件》中規定的記錄編

號形式為ZTJDQJ04JL（記錄）一XX（程序序號）一流水號。

4.2.2除國家、地方、行業規范以及顧客有具體要求外，應統一使用公司所規定的表

格。

27

程序文件記錄管理程序

4.2.3記錄的各項內容應填寫完整、真實準確、字跡清晰、標識明確、具有可追溯性。

4.2.4記錄一般為文字材料，錄音帶、錄相帶、照片、磁盤、光盤等形式也可作為記錄。

4.3記錄的標識

4.3.1《程序文件》中規定的記錄，由公司文件編制部門統一制定格式、編號及規定保

存期。記錄發生時，發生單位自編順序號作唯一性標識。

4.3.2《程序文件》規定格式以外的記錄，按其發生的具體情況編號標識，且便于檢索

和查閱。

4.4記錄的收集、編目

為保證記錄的完整性，各相關部門和各單位應及時對記錄進行收集和整理，并列出

《卷內目錄》，便于查閱。適宜時，記錄均應加封皮，注明記錄名稱和保管人員。

4.5記錄的查閱

4.5.1可以查閱記錄的人員是各級領導、相關業務人員、體系運行各部門的工作人員、

內外審人員；當合同有要求時，在商定期內的顧客或其代表。

4.5.2上述以外人員查閱記錄需經主管部門負責人同意之后方可進行。查閱一般應當場

進行，不允許私自涂改、復制。如需要摘抄作為有效記錄，應經主管部門負責人同意（除

內審和外審外）。摘抄內容需加蓋公章，方為有效。

4.6記錄的歸檔保存

4.6.1記錄在收集、編目之后，應及時進行歸檔、立卷。

4.6.2各單位和各部門的記錄由本級整理歸檔保存，當有要求時，移交上級保存。

4.6.3記錄應貯存在適宜的環境中。貯存房間內保持整潔，嚴禁煙火，不得存放易燃易

爆品，要定期通風，溫度、濕度適宜，避免損壞、變質或遺失。

4.7記錄的保管和處理

4.7.1記錄的保管人員要定期對記錄進行檢查清點，發現破損和模糊不清的記錄應及時

進行修補復制。保管人員應嚴格執行崗位責任制，工作調動時，須將保管記錄的數量和

狀態移交清楚，并辦理相應的手續。

4.7.2應根據需要規定記錄的保存期限。一般應遵循的原則是：

a.有永久保存價值的記錄，應整理成檔案，長期保管。

b.有關工程產品的記錄，合同有要求時，記錄的保存期應征得顧客的同意或由顧

客確定。合同無明確要求時，一般保存期限不低于產品的責任期。

c.公司《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》有規定保管期的，執行其規定。

4.7.3記錄保存到期后，由保管部門提出處理意見，并填寫《記錄處理審批單》報本單

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程序文件記錄管理程序

位領導批準，由記錄保管人負責實施處置。

5.相關文件

⑴《中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司公文處理辦法》

⑵《中鐵建大橋工程局集團第四工程有限公司檔案管理辦法》

6.記錄

⑴《記錄處理審批單》ZTJDQJ04JL-03-01

⑵《卷內目錄》ZTJDQJ04JL-03-02

保存期限：工程竣工移交保存單位：各相關部門

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記錄處理審批單

ZTJDQJ04JL-03-01

單位：