學(xué)校文件收發(fā)傳閱管理制度?一、總則1.目的為了加強學(xué)校文件的收發(fā)、傳閱管理，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確、安全，提高學(xué)校工作效率，結(jié)合學(xué)校實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級組、各班級及全體教職工。3.文件定義本制度所指文件包括上級教育主管部門、政府部門及其他相關(guān)單位下發(fā)的各類文件、通知、函件等，以及學(xué)校內(nèi)部印發(fā)的各類公文、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告等。

二、文件收發(fā)管理1.收發(fā)機構(gòu)及職責(zé)學(xué)校設(shè)立文件收發(fā)室，負責(zé)全校文件的統(tǒng)一收發(fā)工作。文件收發(fā)室配備專人負責(zé)文件的接收、登記、分發(fā)等工作。接收文件：及時接收上級部門及其他單位發(fā)送的文件，核對文件數(shù)量、完整性，確保文件無缺頁、破損等情況。登記文件：對收到的文件進行詳細登記，包括文件名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息，并建立文件收發(fā)臺賬。分發(fā)文件：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好分發(fā)記錄。2.收文程序簽收：文件送達學(xué)校時，收發(fā)人員應(yīng)在文件送達回執(zhí)上簽字確認，并注明簽收日期。拆封：對密封文件，收發(fā)人員應(yīng)在辦公室內(nèi)拆封，注意保持文件的完整性，防止文件丟失或損壞。拆封后，檢查文件是否有遺漏或夾帶其他物品。登記：按照文件登記要求，對文件的基本信息進行詳細登記。登記內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，字跡清晰。分發(fā)：根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，填寫文件傳閱單，將文件及時分發(fā)給相關(guān)部門或人員。對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時間內(nèi)送達相關(guān)人員手中。3.發(fā)文程序擬稿：學(xué)校各部門需要發(fā)文時，由部門負責(zé)人或指定人員負責(zé)擬稿。擬稿應(yīng)符合公文格式要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔、明了，表述規(guī)范。審核：擬稿完成后，將文件送部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人應(yīng)認真審核文件內(nèi)容，確保文件質(zhì)量，對文件的準(zhǔn)確性、合法性、規(guī)范性負責(zé)。審核通過后，在文件上簽署審核意見和姓名。簽發(fā)：經(jīng)部門負責(zé)人審核后的文件，送學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需經(jīng)校長簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認真審閱文件內(nèi)容，對文件的真實性、準(zhǔn)確性、可行性負責(zé)，并簽署簽發(fā)意見和姓名。編號：文件簽發(fā)后，由文件收發(fā)室統(tǒng)一編號。編號應(yīng)按照學(xué)校公文編號規(guī)則進行，確保編號的唯一性和規(guī)范性。打印：根據(jù)文件簽發(fā)意見和要求，由學(xué)校指定的打印部門進行打印。打印文件應(yīng)清晰、整潔，格式符合公文要求。校對：打印完成后，由擬稿人或其他專人進行校對。校對人員應(yīng)認真核對文件內(nèi)容，確保文件無錯別字、漏字、格式錯誤等問題。校對無誤后，在校對欄簽字確認。蓋章：校對后的文件，按照學(xué)校印章管理制度，加蓋學(xué)校公章或部門印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確。分發(fā)：文件蓋章后，由文件收發(fā)室按照文件分發(fā)范圍進行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。分發(fā)記錄應(yīng)包括文件名稱、文號、分發(fā)部門或人員、日期等信息。

三、文件傳閱管理1.傳閱原則及時傳閱：文件收發(fā)室收到文件后，應(yīng)盡快安排傳閱，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)傳遞到相關(guān)人員手中，避免文件積壓。跟蹤催辦：對傳閱的文件進行跟蹤，及時了解文件的傳閱情況，對傳閱不及時或延誤的情況進行催辦，確保文件傳閱的時效性。安全保密：嚴(yán)格遵守文件傳閱的保密規(guī)定，確保文件在傳閱過程中的安全，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。2.傳閱范圍確定文件收發(fā)室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，準(zhǔn)確確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確、具體，避免擴大或縮小傳閱范圍。對于涉及多個部門或人員的文件，應(yīng)確保相關(guān)人員都能及時了解文件內(nèi)容。3.傳閱方式紙質(zhì)傳閱：對于一般性文件，采用紙質(zhì)傳閱的方式。文件收發(fā)室將文件放入文件傳閱夾，按照傳閱順序依次傳遞給相關(guān)人員。傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期和意見。電子傳閱：對于一些時效性較強、需要快速傳達的文件，可采用電子傳閱的方式。通過學(xué)校內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式，將文件發(fā)送給相關(guān)人員。電子傳閱時，應(yīng)確保文件的格式清晰、可讀，并要求傳閱人員在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)意見或確認已閱讀。4.傳閱流程文件收發(fā)室收到文件后，填寫文件傳閱單，注明文件名稱、文號、來文單位、日期、傳閱范圍等信息。按照傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關(guān)人員。傳閱人員收到文件后，應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，并認真閱讀文件內(nèi)容。傳閱人員如對文件內(nèi)容有意見或建議，應(yīng)在文件傳閱單上注明，并及時反饋給文件收發(fā)室。文件傳閱完畢后，由文件收發(fā)室負責(zé)收回文件，并對文件傳閱情況進行整理和歸檔。5.傳閱記錄文件收發(fā)室應(yīng)建立文件傳閱記錄臺賬，詳細記錄文件的傳閱時間、傳閱人員、傳閱意見等信息。傳閱記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和追溯。

四、文件借閱管理1.借閱范圍因工作需要，學(xué)校教職工可以借閱學(xué)校文件。借閱范圍包括學(xué)校內(nèi)部印發(fā)的各類公文、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告等。2.借閱程序申請：借閱人需填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、文號、借閱原因、借閱期限等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。審批：部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，對借閱申請進行審批。審批通過后，在借閱申請表上簽署意見和姓名。借閱：借閱人持審批后的借閱申請表到文件收發(fā)室辦理借閱手續(xù)。文件收發(fā)室工作人員根據(jù)申請表內(nèi)容，將文件借給借閱人，并做好借閱登記。借閱登記應(yīng)包括借閱人姓名、部門、文件名稱、文號、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱期限文件借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向文件收發(fā)室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。4.歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件。歸還文件時，應(yīng)確保文件完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。文件收發(fā)室工作人員在收到歸還的文件后，應(yīng)認真檢查文件的完整性，并在借閱登記臺賬上注明歸還日期。

五、文件保管與歸檔管理1.保管要求文件收發(fā)室應(yīng)設(shè)立專門的文件保管柜，對文件進行分類存放。文件應(yīng)按照類別、年度、文號等順序排列，便于查找和管理。定期對文件進行清理和檢查，確保文件的完整性和安全性。對于過期、失效或不需要保存的文件，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。加強文件保管場所的安全防范措施，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保文件不受損壞。2.歸檔范圍學(xué)校文件歸檔范圍包括上級部門下發(fā)的各類文件、學(xué)校內(nèi)部印發(fā)的各類公文、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告、會議記錄、重要活動資料等。3.歸檔程序收集：文件收發(fā)室定期對學(xué)校各部門的文件進行收集，確保文件齊全、完整。收集的文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件。整理：對收集到的文件進行分類整理，按照文件的類別、年度、文號等順序進行排列，編制文件目錄。裝訂：對紙質(zhì)文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。編目：按照檔案管理要求，對整理好的文件進行編目，包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查詢和利用。裝盒：將編目后的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)按照順序排列，存放在檔案柜中。4.檔案查閱利用學(xué)校教職工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案名稱、文號、查閱原因等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。經(jīng)審批通過后，持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、檔案名稱、文號、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。

六、文件保密管理1.保密制度學(xué)校建立文件保密制度，明確文件保密工作的責(zé)任和要求。全體教職工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守學(xué)校文件機密。對涉及學(xué)校機密、敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制傳閱范圍和知悉人員，確保信息不泄露。文件收發(fā)室和檔案管理部門應(yīng)加強對文件的保密管理，采取必要的保密措施，如設(shè)置保密專柜、限制訪問權(quán)限等。2.保密措施紙質(zhì)文件保密：對涉及保密的紙質(zhì)文件，應(yīng)在專門的保密場所進行處理和保管。文件傳閱過程中，應(yīng)避免無關(guān)人員接觸文件。文件使用完畢后，應(yīng)及時收回并妥善保管。電子文件保密：對涉及保密的電子文件，應(yīng)設(shè)置訪問密碼和權(quán)限，防止文件被非法訪問和篡改。存儲電子文件的設(shè)備應(yīng)定期進行備份，并妥善保管備份文件。人員保密教育：學(xué)校定期組織教職工進行保密教育，提高教職工的保密意識和保密技能。教職工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自傳播、泄露學(xué)校文件機密。

七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查學(xué)校辦公室負責(zé)對文件收發(fā)傳閱管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。定期對文件收發(fā)室、檔案管理部門的工作進行檢查，確保文件管理工作規(guī)范、有序。對各部門文件傳閱情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.考核