檔案管理制度38350?一、總則1.目的本檔案管理制度旨在建立科學、規范、高效的檔案管理體系，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，為公司各項工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。

二、檔案管理職責1.檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責統籌規劃、組織實施和監督檢查公司的檔案管理工作。檔案管理部門配備專業的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等具體工作。2.各部門職責各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并指定專人作為兼職檔案員，負責與檔案管理部門的溝通協調，確保本部門檔案及時、準確地移交至檔案管理部門。3.員工職責全體員工應嚴格遵守檔案管理制度，妥善保管在工作中形成的各類文件資料，按照規定及時移交檔案管理部門或本部門兼職檔案員。在工作中應積極配合檔案管理部門的各項工作，確保檔案的完整和有效利用。

三、檔案收集1.收集范圍公司各類會議文件、決議、紀要等。公司制定的各項規章制度、辦法、通知等。公司與外部單位簽訂的各類合同、協議、意向書等。公司的工作計劃、總結、報告、統計報表等。公司的工程設計圖紙、技術文件、產品資料等。公司的財務憑證、賬簿、報表等。公司的人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料等。公司的聲像資料，如照片、錄像、錄音等。其他具有保存價值的文件資料。2.收集要求各部門和員工應及時將工作中形成的各類文件資料收集齊全，不得遺漏。收集的文件資料應保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況應及時修復或補充。對于電子文件，應確保其格式的通用性和可讀性，并進行備份存儲。3.收集時間一般性文件資料應在形成后的[X]個工作日內收集整理完畢，并移交至檔案管理部門或本部門兼職檔案員。重要會議文件、合同協議等應在會議結束或簽訂后的[X]個工作日內收集整理完畢，并移交至檔案管理部門或本部門兼職檔案員。年度終了后，各部門應在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的各類檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。

四、檔案整理1.分類原則檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。根據公司檔案的實際情況，檔案分為以下幾大類：行政管理類黨群工作類經營管理類生產技術類財務審計類人力資源類基本建設類設備儀器類聲像檔案類實物檔案類2.分類方法行政管理類：按照文件的性質、內容和時間順序進行分類，可分為公司文件、會議文件、機要文件、信訪文件等。黨群工作類：按照黨群工作的類別進行分類，可分為黨組織建設、宣傳工作、紀檢監察、工會工作、共青團工作等。經營管理類：按照經營管理的業務范圍進行分類，可分為市場營銷、客戶管理、合同管理、物資采購、質量管理等。生產技術類：按照生產技術的專業領域進行分類，可分為產品研發、工藝技術、生產調度、設備維護、安全環保等。財務審計類：按照財務審計的業務內容進行分類，可分為財務預算、會計核算、財務報表、審計報告等。人力資源類：按照人力資源管理的模塊進行分類，可分為招聘錄用、培訓開發、績效考核、薪酬福利、勞動關系等。基本建設類：按照基本建設項目的階段進行分類，可分為項目規劃、可行性研究、設計文件、施工管理、竣工驗收等。設備儀器類：按照設備儀器的類別進行分類，可分為生產設備、檢測設備、辦公設備、運輸設備等。聲像檔案類：按照聲像資料的形式和內容進行分類，可分為照片檔案、錄像檔案、錄音檔案等。實物檔案類：按照實物的性質和來源進行分類，可分為榮譽證書、獎杯獎牌、印章印鑒、證照批文等。3.編號規則檔案編號采用"全宗號年度類別號保管期限件號"的結構，具體規則如下：全宗號：公司檔案管理部門統一編制，用于標識公司全宗。年度：文件形成的年度，采用公元紀年，如"20XX"。類別號：根據檔案分類結果編制的類別代碼，如"XZGL"表示行政管理類。保管期限：根據檔案的重要程度和保存價值確定的保管期限代碼，如"長期"表示保管期限為[X]年以上，"短期"表示保管期限為[X]年以下。件號：同一類別、同一保管期限內檔案的順序號，從"001"開始依次編號。例如："0012023XZGL長期001"表示公司行政管理類2023年度長期保管的第1份檔案。4.裝訂要求紙質檔案應采用A4規格的紙張進行裝訂，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。對于紙張規格不符合A4的文件，應進行折疊或粘貼處理，使其符合裝訂要求。電子文件應按照檔案管理系統的要求進行整理和存儲，確保文件名、文件格式、文件內容等信息的準確性和完整性。

五、檔案保管1.保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度調節設備、防火防盜設備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.保管方式紙質檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案目錄索引，便于查找和利用。電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份存儲，備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。聲像檔案、實物檔案等應根據其特點進行妥善保管，確保其完整性和可讀性。3.檔案盤點檔案管理部門應定期對檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點，確保檔案的數量、質量和保管狀況符合要求。盤點時應填寫檔案盤點表，詳細記錄檔案的名稱、數量、保管期限、存放位置等信息，并與檔案目錄進行核對。如發現檔案有丟失、損壞、變質等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。

六、檔案鑒定1.鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重準確的原則，根據檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員及相關業務專家組成，負責對檔案進行定期鑒定。3.鑒定方法檔案鑒定小組應根據檔案的形成時間、內容、來源、重要程度等因素，對檔案進行綜合分析和評估。對于保管期限已滿的檔案，應進行重點鑒定，如檔案仍具有保存價值，應重新確定保管期限；如檔案已無保存價值，應按照規定進行銷毀。鑒定結果應形成檔案鑒定意見書，經檔案鑒定小組組長審核簽字后存檔。

七、檔案銷毀1.銷毀范圍經檔案鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，應按照規定進行銷毀。2.銷毀程序檔案管理部門應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數量、保管期限、存放位置等信息，并經檔案鑒定小組組長審核簽字。檔案銷毀清冊應報公司分管領導審批，經批準后方可進行銷毀。檔案銷毀應指定專人負責，在檔案管理部門和監銷部門的共同監督下進行，確保銷毀過程的安全、徹底。檔案銷毀后，檔案管理部門應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由檔案管理人員和監銷人員簽字確認。3.銷毀方式檔案銷毀可采用焚燒、粉碎、電子數據擦除等方式進行，確保檔案信息無法恢復。

八、檔案利用1.利用原則檔案利用應遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用和信息安全。2.利用范圍公司內部員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照公司規定辦理相關手續。3.利用程序公司內部員工查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，經本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續。外部單位查閱、借閱檔案，應提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請函，并經公司分管領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續。檔案管理部門應根據查閱、借閱申請，提供相應的檔案資料，并做好查閱、借閱記錄。查閱、借閱記錄應包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱、數量、用途等信息。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印、摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行登記。借閱檔案應按照規定的期限歸還檔案管理部門，如需延期歸還，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。4.保密要求檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容和查閱、借閱情況。查閱、借閱檔案的人員應嚴格遵守保密規定，不得將檔案內容泄露給無關人員。對于涉及公司機密的檔案，應按照公司保密制度的要求進行管理和利用，確保公司機密信息的安全。

九、檔案統計1.統計內容檔案統計應包括檔案的收進、移出、整理、保管、利用等方面的情況，具體統計指標如下：檔案數量統計：統計各類檔案的年度新增數量、累計數量、銷毀數量等。檔案利用情況統計：統計檔案的查閱、借閱人次、利用檔案的主要內容等。檔案保管狀況統計：統計檔案的完好率、破損率、丟失率等。2.統計方法檔案管理部門應建立檔案統計臺賬，定期對檔案的相關情況進行統計，并填寫檔案統計報表。檔案統計報表應報送公司分管領導和相關部門，為公司檔案管理決策提供依據。3.統計分析檔案管理部門應定期對檔案統計數據進行分析，總結檔案管理工作中的經驗教訓，發現存在的問題，并提出改進措施和建議，不斷提