2025武漢市海外旅游有限責任公司合同管理制度第一章總則第一條為規范武漢市海外旅游有限責任公司（以下簡稱“公司”）的合同管理工作，提高合同管理水平，防范合同風險，維護公司的合法權益，依據《中華人民共和國合同法》等相關法律法規及公司章程規定，結合公司實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構在經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于旅游服務合同、采購合同、服務外包合同、勞動合同、合作框架協議等。第三條合同管理的原則：合法性原則：合同內容必須符合國家法律法規，不得損害國家、社會公共利益和公司合法權益；等價有償原則：合同雙方的權利義務應當平等，利益對等；堅持誠信原則：合同的簽訂和履行應當遵循誠實守信原則，確保合同履行的真實性、可靠性；風險防范原則：合同管理應當以風險防范為核心，事前控制為主，事后補救為輔。第二章合同管理機構和職責第四條公司設立合同管理領導小組，由法定代表人任組長，總經理、分管副總經理、法務部負責人及相關部門負責人為成員，負責對公司重大合同的審批和管理。第五條公司法務部是公司合同管理的歸口管理機構，具體職責包括：負責公司合同管理制度的制定、修訂及組織實施；對公司合同的法律風險進行評估；參與公司重大合同的談判、起草及審查；對各部門提交的合同進行法律審查；負責公司合同的統一編號、登記、存檔及管理工作；監督檢查各部門合同履行情況，協調解決合同履行中出現的問題；組織開展合同管理培訓，提高全員合同法律意識。第六條公司各部門在合同管理中的職責：各業務部門負責根據業務需求起草合同初稿，并提交法務部進行審查；各業務部門負責人對本部門合同的合法性、真實性和可行性負責；各業務部門負責合同的履行，并按要求向法務部提交合同履行情況報告；各業務部門配合法務部做好合同糾紛的處理。第三章合同審查第七條所有合同在簽訂前必須經過法務部審查，未經法務部審查通過的合同不得簽署。第八條合同審查內容包括：合同對方的主體資格是否合法，包括但不限于營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等；合同內容是否符合國家法律法規，是否存在違反法律的條款；合同條款是否公平合理，是否有利于保護公司利益；合同條款是否具體明確，是否存在模糊不清或容易引起爭議的內容；合同金額、履行期限、履行地點、違約責任等關鍵條款是否明確；合同是否符合公司發展戰略和經營計劃；合同履行風險是否可控，是否需要采取相應的風險防范措施。第九條合同審查流程：合同承辦部門將擬簽訂的合同初稿及合同審查申請表提交至法務部；法務部在收到合同初稿后，應當在三個工作日內完成審查；法務部審查通過后，在合同審查申請表上簽署意見，并將合同初稿退回承辦部門；對于復雜或涉及重大風險的合同，法務部可以組織相關部門共同審查，必要時可以聘請外部法律顧問提供專業意見。第十條合同審查意見分為同意簽署、修改后簽署、不同意簽署三種情況。承辦部門應當根據法務部的意見進行修改，修改后重新提交審查。第四章合同的簽訂與履行第十一條合同簽訂應當符合以下要求：合同應當以書面形式簽訂，特殊情況下需要采取口頭或其他形式的，事后應當補簽書面合同；合同應當由法定代表人或其授權代表簽署，授權代表簽署合同的，應當事先取得法定代表人授權委托書；合同應當使用公司統一的合同格式，合同編號應當由法務部統一編號；合同簽署后，應當加蓋公司合同專用章，不得使用行政公章或財務公章代替；合同簽署后，承辦部門應當在三個工作日內將合同副本提交法務部備案。第十二條合同履行應當符合以下要求：合同履行應當嚴格按照合同約定執行，不得擅自變更合同內容；合同履行過程中發現對方存在違約行為的，應當立即書面通知對方，并及時采取措施維護公司合法權益；合同履行過程中發現合同內容存在爭議或需要補充完善的，應當及時與對方協商并簽訂補充協議，補充協議應當按照本制度規定履行審查和審批程序；合同履行完畢后，承辦部門應當及時整理合同履行資料，并移交法務部歸檔。第十三條合同履行中的爭議處理：合同履行過程中發生爭議的，承辦部門應當立即向法務部報告，并協商解決爭議；協商不成的，法務部應當根據實際情況，采取法律手段維護公司合法權益；在爭議解決過程中，承辦部門應當積極配合法務部提供相關資料，并及時報告進展。第五章合同檔案管理第十四條合同檔案管理應當遵循“統一管理、分類存放、妥善保管”的原則，確保合同檔案的完整性和安全性。第十五條合同檔案管理內容包括：合同簽訂前的相關資料，包括合同審查申請表、合同初稿、審查意見等；合同正本及副本；合同履行過程中的相關資料，包括驗收單、付款憑證、變更協議等；合同履行完畢后的結算資料及驗收報告；合同糾紛處理過程中的相關資料，包括律師函、法院判決書等。第十六條合同檔案管理的具體要求：合同檔案應當由法務部統一管理，未經授權的人員不得查閱或復制；合同檔案應當按年度、合同類型進行分類存放，便于查找；合同檔案應當長期保存，重要合同檔案應當永久保存；合同檔案的銷毀應當遵循公司檔案管理規定，不得擅自銷毀。第六章合同管理的責任追究第十七條違反本制度規定，造成公司經濟損失或聲譽損害的，公司將依法追究相關責任人的責任，具體包括：合同承辦部門未按規定履行合同審查程序的；合同承辦部門未按規定履行合同，導致合同無法履行或履行不力的；合同承辦部門未按規定保管合同檔案，導致檔案丟失或損壞的；合同承辦部門未及時報告合同履行中的爭議，導致經濟損失擴大的；其他違反合同管理制度的行為。第十八條責任追究方式包括警告、罰款、降級、撤職等，情節嚴重的將依法追究刑事責任。第七章附則第十