******公司接待管理手冊

1.目的

為認真貫徹落實中央八項規定，堅持發揚求真務實、勤儉節約的優良傳統，

著力簡化接待程序、降低費用支出、提高接待效果，推進建設節約型企業，有效

促進企業又好又快發展，特制定本管理手冊。

2.接待范圍

2.1內部接待

內部接待I旨公司系統內的接待，包括公司領導、公司各部門人員到所屬各單

位檢查、調研、指導工作等，基層單位領導、業務人員到公司機關請示、匯報或

辦理相關業務工作等。

2.2會務接待

包括大型綜合性會議、專題業務會議、業務培訓I和其他重大活動。

2.3公務接待。

包括上級和地方政府及行業主管部門的檢查、調研、指導等。

2.4商務接待。

主要指業主的考察、調研、洽談等。

3.接待原則

3.1接待過程，、熱情禮貌、服務周到”；

3.2接待標準“對內從嚴、對外從寬”；

3.3接待管理，'對口接待、預算管理”；

4.接待類別

接待任務按照接待對象的級別（以賓客最高層級為準），分為三級。

一類接待：適用于股份公司領導、工程局領導、廳局級黨政領導、局級戰略

客戶主要負責人、公司邀請的重要賓客的來訪；

二類接待：適用于工程局部門負責人、兄弟單位領導、公司級戰略客戶來訪；

三類接待：系統內部一般人員及一般客戶的來訪。

以上分類僅作為參考，具體實施可根據任務的實際情況確定，并匹酉照應的

接待標準。

5接待潮呈

步驟具體操作說明責任者

與對方溝通，確定來訪人員姓名、人數、職位及來訪

1.磔1」接彳由鐵承辦部門

目的

2.制定接待方案根搗王務要求，制定接待方案,明確人員職責與分工承辦部門

3.公司相關領導重要接待方案，主辦部門負責人審核后提交公司相關

主管/分管領導

審批領導審批方案

根據方案，由接待主辦部門組織實施接待..相關部門

4.組織實施接待承辦部門

級人員依照分工配合

4.1接送安排辦理迎送手續、做好迎送準備承辦部門

根據來訪人員身份預訂與之相匹配的房型..提前領取

4.2住宿安排承辦部門

房卡，需要配物品的房間提前配備

4.3車輛安排根據來訪人數，合理調度，做好準備工作承辦部門

4.4就餐安排根據實際情況，擬定就餐方案承辦部門

4.5活動安排布置會議、會見場地、安排考察、報道攝影活動承辦部門

4.6應急安排在接待過程中臨時變化、突發事件等做好應急準備承辦部門

5.費用核銷結算各類費用，按照財務;耀核銷，沖抵予Q算承辦部門

6.接待總結總結接待工作經驗，提出改進措施承辦部門

7建?立接待臺賬搜集整理接待有美信息，按時間建立接待臺賬承辦部門

雌：辦公室是上級?導地方無業務對口領導以及公司領導要求接待的其他賓客的接

待承辦部門，總部各部門是其對口接待的承辦部門。

2

6.接待流程指南

6.1接受接待任務并制定接待方案

三級一級

工作項目工作內容

蹄接待

根據領導要求，及時與對方聯系，了解賓客信息：到

訪時間、目的、活動范圍、人員情況（單位全稱、職

71

務、級別、性別、人數），往返情況（始發地、班次、

收到接待車次、出發時間、預計到達及離開時間）

掌握賓客（尤其是主賓）的生活、飲食習慣、工作條

1

件要求，參考查閱主賓以往的到訪情況，成立接待工Vy4

作小組，做好分工，明確接待負責人

如來賓中有女賓，盡量確保至少一名女性接待人員77

根據來訪賓客，結合人員到實地踩點情況，提出初步

7q

日程建議

經領導審核，并與對方溝通確定后，形成基本的日程

77

安排

根據日程安排擬定接待方案，內容包括，迎送陪同、

視察參觀、會議座談、宴請配餐、住宿、車輛、著裝77y

制定接待

要求等

方案

填寫《接待申請表》，按照流程^行接待方案，領導批

準后組織實施，特殊情況可事前經主要領導口頭同意

1

后執行接待方案、《搭寺申請表》被:雌后，及時將方77y

案告知參加接待的有關領導及參與配合的相關部門、

單位和個人

根據任務要求，編印小開本《接待手冊》

3

6.3住宿安排

三級一級

工作項目工作內容

接待接待接待

根據來賓身份提出個酒店備選經領導審核后確

2-3，，1J

定來賓入住酒店VV

實用房數量、房型、入住時間、住宿天數。根據來賓

級別安排房間：原則上一類賓客安排套間，二類賓客7qJ

y

安排商務間或單間，其他人員安排標準間

酒店預訂預定房間時將入住天數增加一天，避免來賓房卡過期

而造成不便q

來賓較多時，應預留機動房777

辦公室負責人員、領導秘書等人員的房間盡可能靠近

主賓房間777

提前辦理入住手續,領取房卡77

檢查房間設備是否完好7y

迎賓準備根據來賓等級，需要往房間配送物品的提前配送：如：

企業宣傳冊、歡迎卡、茶葉等77

提前開通房間的國內長話功能，并要求酒店采取限制

7qq

無關電話打進措施

與迎接人員保持聯系，確定到達時間，將情況及時向

1q1

等候迎接來賓的領導5口艮7

i

提前十分鐘在酒店大廳等候來賓777

迎賓安排

1

來賓到達酒店后，幫助卸取行李弋7

向來賓發放房卡，引導來賓上電梯7q7

5

6.4車輛安排

一級

工作項目工作內容

接待解接待

1

用車安排嘉賓用車，提前安排（司機姓名、電話、車牌號）7yy

根據接待方案，駕駛員提前熟悉來賓行程，對行車路

1j

車輛安排線進行設計，必要時踩點，選擇最佳路線，對可能出V7V

現的異常情況做好預案

駕駛員應提前檢查車況，檢直車上空調、影音設備，

1J?

路線選擇確保油料充足，準備好通行費用，根據行程，提前準V7V

備好通行證件

穿著正式工作服，系領帶，白色手套y

駕駛禮儀保持服飾整潔、面容清潔7qq

使用禮貌用語，服從接待現場安排7qy

車輛編號車輛超過三輛時，應對車輛進行編號7y

配備并及時更新紙巾，礦泉水、雨傘、常用藥及當地1

車上物品V7q

地圖

在來賓上車前開啟車內空調，置于合適溫度，來賓上1

V7q

車后主動詢問溫度是否適宜

行車服務每天用車結束后，應及時清洗、除味、消毒，清理垃

17q

圾，保持車內干凈衛生y

來賓下車后，應檢查車內是否有來賓遺忘的物品7q7

針對可能出現的異常情況，做好預案，提前了解天氣、

應急預案17y

路況、車輛通行情況等變化

6

6.5就餐安排

一級

工作項目工作內容

接待解接待

根據來賓級別及相關要求預訂1-2家宴請地點，由相1I

餐廳選擇V7

關領導確定宴請地點

按要求布置就餐地點，酒水、香煙提前放置，紅酒需

餐廳布置y

要醒的提前通知酒店服務員提前醒酒7

17

落實來賓名單，確定就餐陪同人員yy

安排席位重大宴請時，根據出席人員名單制作排位表并擺放席

q

位卡

根據主賓或主要領導口味提前配菜，配菜要求：菜單

包括涼菜、熱菜、湯、甜點、主食、水果；了解來賓1

菜單安排V7q

口味合理搭配；體現當地特色和時令菜式；控制好用

餐標準及菜量，不鋪張浪費

J7

物品準備紅酒、白酒、香煙等yq

例行節約，原貝懷上高檔菜肴和名貴煙酒，宜選用當1

宴請標準Vq

地家常菜、特色菜和當地特產煙酒。7

J

布置好來賓休息區、安排茶水、消遣用品77

確認來賓到達時旬，告知相關陪同人員提前15分鐘到11

迎賓安排7V7

達餐廳等候

11i

引導來賓入座V77

用餐結束前15分鐘，通知相關接待人員、駕駛員做好1

7q7

車輛準備

宴會結束

協助領導將來賓送至門口或上車地點道別q77

在來賓離開時及時關注是否有遺留物品77

7

6.6活動安排（會議、考察接待）

一級

工病目工作內容*

接待接待接待

按照會議人數,會議形式確定會議室，布置會場，了解

會場設施7qq

提前制作會場橫幅Vq

1

保持會場清潔7qq

根據實際情況放置指示牌

場薇q

地樨前準備電子屏q

布準備筆墨紙硯供來賓題詞（如有需要）q

置在座位上擺放會議議程（包括參會人員名單、會議議程

7qq

及公司簡介）、交流材料等

根據來賓人數，準備適量的水果71yl

業主考保持接待室干凈衛生77

察接待

提前準備好熱水和茶葉7Vq

準備茶杯、茶葉、熱水、礦泉水、紙巾、筆記本、簽字

物品準備

筆、桌牌等必要用品qV7

檢直會場投影、音響設備及會議室電源、照明及空調系

設備檢查1

統，空調應提前開啟VVq

服務人員提前到位，提前通知參加會議人員入座q

會場服務會場服務人員應衣著得體，最好穿工裝7

會議服務期間,應及時為參會人員添加茶水qy

有關部門應提前準備錄像、錄音設備qVq

宣傳報道提前與媒體聯系，開展新聞報道q

對內對外宣傳報道經相關領導審核后方可發布V

會場布置工作就緒后，通知接待人員qq

迎接來賓及時了解來賓出發時間，預估到達會場時間q

確認來賓到認時間并向領導匯報，告知領導迎接來賓yyy

引導入座來賓到達會議室或接待室，引導來賓入座7Vq

會場服務人員應每20分鐘進入會場查看參會人員茶水

情況，并及時為來賓及參會人員添加茶水；會議休息時，7qq

會場服務

根據實際情況，及時清理會場

會議開始前，可播放節奏輕快的音樂q

資米整理會議結束回收整理資料，檢查是否有物品遺漏71y

8

6.7活動安車￡（視察）

,一級

工作項目工作內容

接待解接待

落實視察目的、時間及具體視察的基層單位或項目77

信息落實

了解視察地點當天的天氣情況177

相關部門應擬定1-2套視察議程報領導審核77q

落實考察陪同領導、人員名單777

通知基層單位做好接待準備并轉發接待方案等

77y

資料

通知基層單位安徘住宿、就餐地點7qq

前期準備落實用車安排，確定行車路線77

提前做好工作:匚報材料及答疑準備77q

視察點應提前做好清掃、保潔工作，特別是工作區、

會議室、衛生間、施工通道、入口等場所77y

做好現場布置工作777

提前準備安全帽并擺放整齊7y

做好迎接準備，迎接并引領來賓入場7y7

1

發放礦泉水和安全帽7qV

視察期間盡量避免造成灰塵多、噪音大、火星四濺的

現場實施1

操作7y7

協調落實下一步接待準備777

掌握視察和參觀時間，保證活動按計劃進行777

6.8應急安排

,一級

工作項目工作內容

蟋接待

J1

應急準備根據需要，提前做好應急預案y

接待開始前來賓信息變化（時間、人員、行程），及■

7qV

時調整方案，并報告相關領審口接待人員

信息變更

接待過程中信息變化（臨時增加或減少行程、人員變1

777

更、時間調整），及時報告相關領導和接待人員

接待過程中發生各類突發緊急事件須及時聯系當地相

771

關部門進行處理并及時報告上級領導

公司門前如突遇群體性時間，可及時調整接待會見地

點,并以適當的理由向來賓予以解釋，并盡快予以處77?

突發應對理

突遇天氣變化，自然災害事故或車輛故障等，及時聯

7?

系救治，維修并立即上報上級領導

有必要時，安耳靦行醫護人員7

9

6.9接待總結

一級

工作項目工作內容

接待接待

前期工作接待前準備工作不足或遺漏的方面

共結接待前工作存在的改進方法qq

接待中行程、住宿、用餐、用車安排及迎送等

7q

接待環節存在的問題

總結接待環節中存在的問題的解決辦法及優化方案q

接待環節中創新的工作方法總結qq

更新來賓信息q

其他

費用結算和報銷7qq

6.1()資料歸檔

三級一級

工作項目工作內容*

接待接待接待

11J

來往公文拜訪函、通知、領導批件、聯系方式VV

接待方案、接待手冊、會議簽到表、匯報材

會議資料q

料、交流材料等相關材料77

視察參觀咨料視察參觀點介紹資料弋

接待總結接待書面總結q

圖像音像資料現場照片、錄像、錄音等qq

主賓簡歷及其他個人信息，包括民族、出生

來賓重要信息年月、籍貫、飲食習慣、愛好忌諱等q

10

7.表格模板

7.1接待分工明細表模板

序號任務先L時間節點責任人

7.2接待日程方案模板

（單位）（姓S）（職務）一行撒寺日程方案

日期時間接待步驟接待內容參加人員備注

上午前往新______場迎接

接機——行人乘坐_靦由一飛抵、用車N客*88分*

10:00

入住前往酒店迎候

用車

10:30下榻________酒店X*

迎接

中午午宴

就餐、**拿用車分*東京8**

12:00地點：__

中次月**U下午會談、簽字儀式

郃義、用車名**883*

星期“14:00—15:30地點：集團公司2樓會議室

實地

15:30——17:30前往__________項目***、用車“*”*》*

考察

虹晚宴

**拿

就餐*8*、用車名*

18:00地點：

上午送_____一行前往機場

送行、用車X**88科

21:00乘坐航班至

7.3接待申請表模板

************公司接待申請表

填表日期：歸檔編號:

接待名稱

口工彳愧查口調研口考察口洽商口順訪口其他

來訪目的

具體事由：

接待部門

來訪時間月日時至月日時

姓名性別單位/職務

來兵情況

（總A數：—人）

來賓級別口f口』=135

酒店等級：—星名稱：_____________________________

房間總數：—間入侈戡：一天

住宿安排

類型:口套房—間口單人一間口雙人—間其他

結5!!理:口我方瑞旦口來賓自付

口橫幅內容：

口電子屏內容?

會見安排口投影口宣傳片h錄音口音響口話筒口水果

口瓶裝水口宣傳冊口拍照口攝像M他

宴請安排擬用餐總次數、用餐時間

用餐、用酒基本規格

活動安排活動時間、考察或觀光地點

展獻膘:是口否口也:口僧口火車口筋

返程安排

51^用:口助海口來賓自付

特殊安排按正常接待等級標準以外的其他要求

項目金額說明

住宿

餐飲

費用預算

合計

接待部門意見

分管領導審批

主管領導審批

13

7.4接待手冊模板

XXX一行蒞臨*****公司

******,0司展*********

會議手冊

20年月日

企業文化

企業精神：科學管理文明施工艱苦奮斗勇創一流

管理方針：以人為本塑造精品安全環保守約誠信真誠服務

進取創新

經營理念：責任榮譽共贏

企業愿景：發揮陜西省施工總承包龍頭企業優勢,爭做國內一流施工

企業

企業價值觀：奉獻社會富裕職工

企業服務宗旨：施工前為用戶著想施工中對用戶負責施工后讓用

戶滿意

15

調研提綱

1、20年上半年生產經營情況；

2、安全生產情況；

3、結合“十二五”規劃的執行情況，對標準化、信息化

的認識（重點，互動）；

16

會議議程

會議地點：******總部2樓會議室

日期時間會議內容

14:00——14:10***做調研講話

14:10——15:10***做工作匯報

月日

15:10——17:10標準化、信息化專題互動

17:10——17:40***做總結講話

17

?勿

XXX公司一行蒞臨*4**4*?4**4**J**J**!**jwrj**Jwrj*?jw公司

開展工作調研會議參會名單

序號單位

1

2

3

XXX公司領導

4

5

6

1

—

2

3總工程師

4集團領導副總經理

5副總經理

6副總經理

7副總領

1

2

3

4

5

6集團各部門

7

8

9

10

11

12

1總工程師

2副總姓理

***公司領導

3副總底理

4副總鈿

1綜合辦公室主任

2生產管理部部長

3*****各部門技術管B陪陪張

4

5財務負責人

18

天氣提示

周二09月29日農歷，5十七侯時：18K)

斫局四局五

00月3。日10月01日1。司U2日1。月恒日

聲］*

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西南風G風4廂鬲陰多云泡陶

^E99B西南風微風東曬風

3$

2”八的操用刖風向何水星柜上粉帙

19

****公司簡介

***********公司于1955年9月由中國人民解放軍建筑工程第七師集體轉

業而來，現為國家房屋建筑工程施工總承包壹級企業，并具備市政公用工程施工

總承包壹級、機電設備安裝工程總承包壹級、鋼結構工程專業承包壹級、園林古

建筑專業承包壹級、建筑裝飾裝修專業承包壹級等資質。

建司六十年來，集團公司秉承“科學管理、文明施工，艱苦奮斗、勇創一流”

的企業精神，承擔了荊江分洪、中國第一顆原子彈研制基地、西昌衛星發射中心

、陜西彩色顯像管總廠、西安咸陽國際機場等一大批國防及民生重點工程建設任

務，為我國經濟建設作出了突出貢獻。同時，企業還走出國門，先后在日本、古

巴、蒙古、加納、蘇丹等國家建成了一批名優項目，在海外樹立了良好的企業形

象。

近年來,集團以建設施工總承包特級資質企業為目標，夕付爪市場上規模，內

抓管理增效益，先后承接了西北第一高——陜西科技信息大廈、漢陽陵外藏坑A

段展示廳保護工程等一大批“高、大、精、尖項目。榮獲“魯班獎”工程1項，國

家優質工程5項，國家級文明工地1個，國家AAA級安全文明標準化誠信工地2

個，國家質量安全標準化示范工地1個，國家級新技術應用金牌示范工程1個。

承建的地電廣場一農行大廈工程榮獲2013—2014年度國家優質工程獎，航天六

院流動與力學環境研究試驗廠房工程等3項工程榮獲陜西省優質工程“長安杯”，并

建成省級文明工地7個，市級文明工地13個。同