綜合性檔案資料規范化整理及數字化項目服務需求項目概況為了進一步提高檔案管理服務工作水平，減少由于檔案頻繁轉遞造成的安全管理風險，達到檔案管理服務制度化、規范化、信息化、網絡化的目標，擬對2022、2023年綜合性檔案資料進行規范化整理及數字化加工；本次招標項目主要工作內容包括對2022、2023年綜合性檔案資料整理組卷、編碼、掃描、裝訂、裝盒、掛接、入庫、上架等；并確保2022、2023年綜合性檔案資料規范化整理、數字化掃描、影像掛接的質量，2022、2023年綜合性檔案資料及其信息的安全，最終制作成標準化的電子檔案信息，確保能夠在本單位現行的檔案管理系統中正常使用；具體內容詳見采購文件第四章采購需求；服務期限中標供應商應在2025年11月30日前完成本項目的實施工作并通過驗收及正式上網應用；2022、2023年綜合性檔案資料規范化整理及數字化項目必須按采購單位要求的順序進行；如在規定的時間內由于中標供應商的原因不能完成的，中標方應承擔由此給采購人造成的損失；項目實施工作場地及服務方式實施場地：由采購人提供指定的地點；服務方式：中標供應商根據項目實際情況，提供所需的計算機、掃描儀等所有涉及到的整理、掃描、存儲等相關的檔案裝具、設備及掃描軟件系統等，配備足夠的技術服務人員；2022、2023年綜合性檔案資料規范化整理和數字化加工的工作要求2022、2023年綜合性檔案資料規范化整理和數字化加工工作：必須嚴格按照《建設電子文件和電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2017）、《檔案分類標引規則GB/T15418-2009》、《檔案著錄規則DA/T18-1999》、《歸檔文件整理規則DA/T22-2015》、《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）、《紙質檔案數字化規范》DA/T31-2017規定及采購人的要求進行；2022、2023年綜合性檔案資料交接：中標供應商應指定專人按照與采購人共同制定的計劃分批次對需要進行規范化整理和數字化加工的2022、2023年綜合性檔案資料進行調檔，并與采購單位指定的專人一起做好2022、2023年綜合性檔案資料的清點交接工作，并做好移交記錄；規范化整理要求：針對2022、2023年綜合性檔案資料進行包括但不限于：分類、梳理、排序、分卷、資料規整、去除金屬物、不規范紙張托裱、大圖規范折疊、敲頁碼、檔案信息著錄等工作；檔案梳理、文件完整性檢查和問題匯總；檔案信息著錄：檔案信息著錄按照城建檔案相關的行業標準及采購人現行的檔案管理系統要求進行，包含但不限于以下條件：項目級信息：項目名稱、規劃許可證、施工許可證、立項批準文號、立項批準單位、工程類型、土地規劃許可證號、土地使用證號、編制單位、編制時間等；案卷級信息：案卷題名、分類號、頁數、存放號等；卷內目錄信息：序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁碼、備注等；正確率要求達到100%；檔案組卷合理，案卷厚度一般控制在2cm-5cm左右，以采購人實際要求為準；按采購人現行規則編制檔號及總登記號，案卷裝盒入庫；檔案盒尺寸、質量需符合檔案規范及采購人要求，采用雙裱進口牛皮卡紙制作，所用各規格型號卷盒必須干燥、平整，不得起殼、脫膠；本項目所需檔案盒由中標供應商提供；檔案案卷必須保證平整、整齊、美觀，卷內圖紙折疊規范，裝訂牢固，不影響借閱利用；檔案盒（含A3幅面檔案盒）封面和脊背、案卷封面、卷內目錄、備考表等須采用打印方式；文字卷三孔一線裝訂裝盒，圖紙卷活頁裝盒，不裝訂；裝訂遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側邊緣對齊，檔案內頁下邊緣對齊；整體驗收完成后，進行檔案上架；要求對檔案材料必須做到認真鑒定、分類準確、編排有序、目錄正確、裝訂整齊；通過規范化整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求；檔案整理應保持文件之間的有機聯系，符合業務操作流程；數字化加工工作環節與質量要求檔案數字化加工工作必須嚴格按照檔案數字化技術規范要求進行，利用先進可行的計算機及相關技術，通過完整嚴謹的加工流程，將紙質檔案轉化為數字檔案，必要時需對原始影像數據進行高清加工處理，形成準確完整的檔案信息數據庫和檔案影像數據庫；并根據檔案信息管理系統的要求，正確地完成各類檔案信息的錄入、核對等工作，并確保上述信息準確、完整；檔案材料影像文件應與檔案材料相對應，符合閱讀習慣、內容完整準確、頁面干凈、文字清晰、照片真實、印章顏色明顯突出；檔案材料影像文件采用標準JPEG圖像格式存儲，檔案材料影像文件要求與采購人現行的《城建檔案管理系統》掛接；（1）檔案掃描根據檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應掃描儀；工程圖紙檔案采用大幅面圖紙掃描儀，一次掃描成像，不可以采用圖像拼接方式處理；同頁有兩個以上文件，需分別掃描；為保護檔案原件，A3及以下幅面檔案一律使用平板掃描儀掃描，對于少數現代檔案確實適用高速滾筒掃描的，必須事先征得采購方同意；對部分成冊材料不宜拆卷的，必須使用不拆卷掃描儀掃描，照片檔案需要高精度照片掃描儀；掃描時應認真登記掃描的文件類型和掃描頁數；掃描圖像必須與原圖頁面一一對應，不得出現顛倒、缺頁、重頁或錯頁情況；分辨率：文書檔案掃描分辨率標準為300dpi，24位真彩色；圖紙分辨率標準為300dpi，24位真彩色；照片分辨率標準為600dpi，24位真彩色，保持原檔方向；為了保證掃描影像的清晰度，特殊情況下要提高分辨率來掃描；檔案掃描形成文件在保證影像質量的前提下，盡量縮小文件占用空間；存儲格式：根據《建設工程文件歸檔規范》GB/T50328-2014形成JPEG格式；文件命名：掃描形成影像文件命名必須與檔號一一對應；圖像內容：正文內容、頁眉、頁腳、反面印章、附件、手寫注釋等信息完整；圖像內容與書本面完全對應，不得出現書頁內容殘缺或將旁邊頁面信息掃入本頁的現象；（2）影像質量要求所有掃描留下的黑線、指印、陰影或污點都必須清除干凈（在放大50%的情況下）；圖像整體傾斜不得超過1度；不得出現圖像的一部分傾斜或扭曲而影響閱讀的現象；如果檔案頁面存在部分傾斜的，以頁面中標題糾正為準；由于印刷質量或紙張質量等造成的頁面上有零星的污點和反面倒映文字污點比較多，如果在頁面視圖下看不清楚，或該污點嵌在文本行中無法清除，可以不清除，但應盡量保證圖像可讀；清晰度：掃描圖像字跡清晰、顏色恰當，不宜過淺和過深，并且不得出現字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況，即使原檔案存在繡斑變質、顏色過淺或深淺不一致，也應保證掃描圖像可讀，掃描留下的墨跡寬度不得超過0.5厘米，并且不能覆蓋或影響正文內容；如被加工單位另有要求的，則按照其要求進行加工處理；（3）質量保障需求a、質量自檢：加工單位必須建立嚴格的質量檢測體系，對加工的數據進行自檢，自檢達到采購人要求的數據質量標準后，才能提交采購人驗收；投標人需在投標材料中詳細說明擬采用的質檢方案；b、過程管理：中標供應商在進行檔案前處理和數字化加工的各個環節均應進行詳細的登記，建立工作日志并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄；完工驗收時應提交工作日志、產品質量檢驗、驗收記錄等資料；c、質量控制：本次項目由采購人進行全程質量控制，加工單位應定期將各個階段加工成果在自檢的基礎上，及時提交采購人進行審核；如果因提交不及時或質檢不合格而返回整改造成的損失由中標供應商自行負責；（4）檔案裝訂、裝盒、上架掃描工作完成后，保持每頁檔案原有的排列順序不變，案盒不掉頁，左邊和底邊整齊，做到安全、準確、無遺漏；a、檔案按盒立檔，要求線裝，采用三孔一線裝訂；b、編碼：具體以采購人《檔案分類方案和案盒號編碼規則(暫行)》為準；c、對已掃描并質檢的檔案，需在盒宗上蓋“已掃描”印章；d、備考表內容填寫：整理人、檢查人和日期，各項內容按實際情況填寫；e、裝訂、裝盒后按檔案編碼進行上架；（5）數據掛接要求與采購人現行的《城建檔案管理系統》數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行批量掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯，準確率應達100%；投標單位自行提供數據掛接相關設備及軟件，中標方若無法實現與采購人現行的《城建檔案管理系統》數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行批量掛接，視為中標方違約，采購方有權終止合同；（6）數據備份以JPG格式文件用移動硬盤存儲一套；所有存儲介質中均需存儲對應圖像文件的目錄；同一案卷和同一份文件，不跨越兩個移動硬盤存儲；表面標示編號（按采購人數據編號規劃要求編制）；盤內須記錄所存儲數據的情況說明；硬盤儲存完成后，進行數據校對，以確保檔案資料無遺漏及正確性、可讀性；驗收質量要求2022、2023年綜合性檔案資料規范化整理及數字化項目符合城建檔案館資料移交要求并順利移交；包括但不限于以下要求：（1）項目驗收項目驗收是針對本次項目的工作成果進行驗收工作，驗收前先由加工單位進行自檢，在自檢合格后，采購人組織人員主要對檔案整理質量、檔案圖像掃描質量、圖像掛接準確率等內容進行檢查；驗收可按加工時間或加工量來進行分批劃定（每完成1000卷），驗收以抽檢方式進行，驗收合格后方可領取下一次的檔案整理和數字化內容；驗收的每個環節要做好驗收記錄，并認真填寫《檔案數字化質量驗收登記表》一式二份；驗收“通過”的結論，經加工單位項目負責人、質檢人員審查簽字；采購人對加工單位的圖像掛接進行驗收；驗收以抽檢方式進行，抽檢比例為5%以上，要求圖像掛接準確率達到100%，圖像合格率達到95%以上（含95%）予以驗收通過；若圖像掛接準確率未達到100%，圖像抽檢合格率在95%以下，提交的驗收數據全部發回加工單位全面自檢整改，直至達到驗收要求；整改完成后采購人在原驗收數據外再次對加工單位的圖像掛接進行驗收；抽檢比例為8%以上，要求圖像掛接準確率達到100%，圖像合格率達到95%以上（含95%）予以驗收通過；若出現二次驗收不合格的，采購人有權單方面終止合同，所發生的費用及損失由加工單位負責；要求做好驗收記錄，填寫《紙質檔案數字化驗收登記表》；檔案實體驗收抽檢比例為5%以上，必須逐盒清點，按檔案數量、文件狀況、盒內文件頁數與順序、裝訂要求等進行檢查，如發現檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責任；順序錯誤、裝訂不符要求、盒內文件顛倒等作為差錯，合格率達到100%予以驗收通過；（2）圖像質檢標準a、圖像資料和原檔案頁碼順序需一致；b、圖像不能存在壓邊、污點、扭曲、有陰影、比例變形、圖像無法顯示、錯掛等；c、不能存在整頁漏掃；d、資料上淡印公章，在實體上可明顯識別，要求圖像必須顯現，掃描后的打印效果，至少保留公章痕跡；f、漏編頁碼或頁碼不清楚的檔案資料，是否有在圖像的右上角重新標記頁碼；g、圖像屬性要與圖像內容相一致；h、圖像不能存在重復掃描；（3）實體檔案驗收標準a、整盒材料有無剃除多余重復件；b、材料有無按重要程度進行先后排序；c、有無去除訂書針等鐵質用品；d、檔案內容有無存在倒裝或缺頁；e、小于A4標準的資料有無貼補、托裱；f、有無敲印頁碼；g、盒內目錄、備考表填寫是否規范有無缺漏；h、盒皮內容與實體內容有無一致；i、有無按盒立檔，采用三孔一線裝訂及裝訂線是否緊實；j、盒皮上有無編號，有無蓋“已掃描”印章；k、案盒有無丟失；4、安全保密要求嚴格管理，明確責任，落實安全保密管理機制和質量管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全保密，確保各環節工作符合檔案行業標準的要求，并建立完整、規范的工作記錄；（一）中標供應商應制定嚴密的安全保密措施，嚴格遵守保密相關規定，嚴格遵守安全保密制度，確保檔案實物和信息數據的安全和保密；（二）采購人與中標供應商簽訂保密協議，采購人提供的全部文件資料，均屬保密內容，凡以直接、間接、口頭或書面等形式提供涉及保密內容的行為均屬泄密；（三）檔案整理和數字化加工工作必須在指定的場所內進行，并確保場所的正常秩序和安全；（四）項目工作人員必須具備一定的檔案業務知識和檔案整理操作能力及檔案數字化加工的實際操作經驗；（五）中標供應商不得出現丟失、損壞、損毀檔案或檔案材料內容；泄露檔案信息（包括檔案實物內容信息和數字化數據信息，下同），私自圈劃、涂改、復制、留存、使用檔案信息，抽取或偽造檔案材料；擅自處理或銷毀檔案材料等嚴重違反安全保密要求的行為；如發生以上情況，中標供應商須承擔補救責任和損害賠償責任，直至追究法律責任，采購人有權解除合同；（六）根據檔案局、保密局相關最新文件條款規定執行；（七）不得在工作場所使用與工作無關的任何電子設備；項目實施擬使用的文字類掃描儀、圖紙類寬幅掃描儀和照片類專業掃描儀需為國內生產及保證無任何竊密裝置；（八）項目實施擬使用的文字類掃描儀、圖紙類寬幅掃描儀和照片類專業掃描儀需為全新未拆封，不得采用二手機、翻新機、租賃機等；檔案數字化加工設備和存儲介質不得擅自送外維修,必須送外維修的應經采購方同意,并由采購方工作人員現場監督；（九）中標供應商應做到：與項目工作人員就本項目簽訂終身保密協議，加強對工作人員的保密教育；建立嚴格的保密制度，所有加工的計算機設備不能接入互聯網、政務網等其他公共網絡，封斷所有加工設備的無線網絡功能，并負責檔案數據的保密工作；加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制、留存、使用等泄密行為；中標供應商應指定專職檔案交接員與采購人的專職檔案交接員配合，負責原始檔案的交接工作；中標供應商應在工作現場設安全保密員，負責檔案原件在整個整理和掃描流程中的安全管理和已掃描檔案數據的安全保密工作；不同的工序之間要采取措施，杜絕泄密事故的發生；掃描加工場地具備安全保密設施和措施，保證檔案原件的安全和保密；在工作平臺上建立監管系統，實時監控工作人員的操作過程，統一記錄保存；數字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜；非工作需要的私人物品，包括照相機、攝像機、手機、錄音機(筆)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設備和各類移動存儲介質，一律不得帶入數字化加工現場；不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備，包括拍攝設備；工作人員離開時，應切斷場內電器電源，確保工作場地的安全；如發生意外由中標供應商負責；未經合同采購人許可，任何檔案材料不得帶離工作區域；對服務器的操作有安全監管措施；工作區域采用內部局域網傳輸交換數據，不得存在對外出口；USB端口、光驅接口等所有不必要的信息輸出裝置或端口，封閉使用；各操作均有日志記錄：用戶登錄操作日志；用戶文件傳輸操作日志；系統管理員操作日志；刻錄光盤日志；文件上傳日志；網絡訪問日志等；已掃描和錄入的數據除按規定刻制提交的光盤以外，只能存放在工作區的電腦上，中標供應商工作人員不得攜帶任何移動數據存儲介質進入工作現場，或將存儲數據帶離現場；分批驗收進行數據移交時，工作站上的數據必須在工作人員的現場監督下銷毀，同時移交該批次數字化加工的監管系統監控記錄；不合格退回的返工介質，在中標供應商確認后交采購人銷毀；嚴禁擅自將數字化加工場所內的物品帶離現場；每天工作人員離開時，應切斷場內電器的電源，確保工作場地的安全；如發生意外由中標供應商負責；5、應遵循的業務標準（1）管理性標準規范《檔案法》；《城市建設檔案管理規定》；《檔案登記備份管理辦法》（2）業務性、技術性標準規范《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）；《建設電子文件和電子檔案管理規范》（GJJ/T117-2017）；《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB／T18894---2016)；《檔案分類標引規則》（GB/T15418-2009）；《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）；《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）；《紙質檔案數字化技術規范》(DA／T31--2017)；《照片檔案管理規范》(CB／T11821--2002)；其他要求為了更好的保障工程質量，需中標方一并提供如下服務（1）由采購人提供場地一處，中標方需自行提供電腦、掃描儀、打印機、裝訂機等軟硬件辦公設施；（2）由于該項目涉及業務規范，需中標方配合了解采購方相關業務知識及規章制度，掌握如檔案正確、完整保密等實施標準；并明確檔案整理及數字化加工現場的安全、保密、人員管理制度；（3）項目進行途中由中標方進行質檢，有問題需及時解決；項目完成后，中標方有義務負責后續檔案使用、運用問題的解決；（4）由采購人監督，中標方進行檔案作業前的移交搬運，及