國華基建MIS系統物資管理子系統使用說明北京北斗興業信息技術2007年11月目錄第一章設備管理31.1設備清冊31.1.1操作說明41.1.2設備清冊明細項的功能操作51.2合同管理81.2.1設備訂貨明細81.2.2供給商管理81.2.3設備合同臺帳91.3設備催交監造101.3.1設備催交管理101.3.2設備監造管理111.4設備到貨111.4.1設備到貨記錄111.4.2設備檢驗報告121.4.3設備異常處理131.4.4設備缺陷131.5設備入庫141.5.1設備入庫單141.6設備庫存查詢141.6.1備品備件臺賬141.6.2備品備件領用單16專用工具借用單161.6.4設備出庫統計201.6.5設備臺賬201.6.6設備月度盤點231.6.7專用工具臺賬231.7設備出庫241.7.1設備出庫單241.8財務出入庫稽核251.8.1設備入庫稽核251.8.2設備出庫稽核251.9物資信息261.9.1催交信息261.9.2物資簡報261.9.3監造簡報27第二章材料管理282.1采購方案編制282.2材料出庫282.3材料到貨28第一章設備管理本功能模塊根據設備相關信息，進行設備合同的管理，完成設備入庫、出庫、跟蹤等功能，并可完成庫存查詢、采購審批等操作。它可以進行設備合同臺帳的建立、維護和查閱；對合同付款、交貨進度進行管理并產生設備費用控制表。建立設備合同臺帳主要是建立合同中設備明細以及工程工程與設備合同的關系，進行工程的費用分攤。1.1設備清冊設備清冊是根據西南設計院設計規劃的按專業分類的明細項。設備清冊包括汽機、鍋爐、運煤、除灰、化學、電氣、熱控、水工、暖通、消防、環保、房屋建筑物、脫硫、辦公用品等。根據設計建立設備清冊樹，采用樹狀結構對設備清冊進行管理根據設計建立設備清冊樹，采用樹狀結構對設備清冊進行管理。各電廠可根據本地實際情況進行分類。設備清冊項是竣工決算的根底功能設置、為竣工決算表移交資產表〔竣建05表〕，安裝機械設備一覽表〔竣建05-1表〕，不需要安裝機械設備〔竣建05-2表〕，提供根底數據及分類統計的功能。點擊“設備清冊〞功能菜單，翻開設備清冊信息窗口如下圖4-1-1：圖4-1-1設備清冊整個窗口共分三個欄目，左側欄目是設備清冊的專業分類，右側上部欄目是增加、修改清冊專業分類的功能窗口，右側上欄是對應每類專業的設備明細項。1.1.1操作說明左側窗口增加設備清冊專業分類時，如果要增加如車輛同級節點的“辦公用品“分類專業，或者如果要增加車輛子級節點的“轎車〞分類專業時，首先選擇節點〞車輛“，然后該單擊工具欄上的“+〞增加按鈕，如圖4-1-1所示，光標所在位置為新增加的專業記錄，然后在右側窗口設備分類編碼欄輸入數據，編碼是專業的編號，排序碼是該專業的在左側窗口同級節點的排列順序，輸入名稱，拼音編碼數據信息。然后單擊工具欄上的保存按鈕，保存數據。圖4-1-1增加設備清冊專業分類修改設備清冊專業分類時，將鼠標點擊清冊分類專業，在右側的“設備分類編碼〞修改所需要的字段，然后單擊工具欄的保存按鈕保存數據。刪除一項設備專業分類時，將鼠標選中要刪除的專業分類項，點擊工具欄上刪除按鈕，刪除記錄數據。1.1.2設備清冊明細項的功能操作每個設備清冊按專業分類項包括許多的設備明細項，增加設備明細項時，單擊設備項欄下方的“增加〞按鈕，彈出增加設備明細項對話框，如下圖4-1-2的界面：圖4-1-2增加設備明細項在填充項中錄入相應的字段信息，單擊保存按鈕，將新增的明細項保存至數據庫。如果要修改一條明細記錄時，從設備項列表中，選擇要修改的明細記錄，雙擊或單擊編輯按鈕，彈出設備明細記錄編輯對話框圖4-1-3所示,修改所需要的字段數據，然后點擊保存按鈕，修改后的記錄數據保存至數據庫。圖4-1-3編輯設備明細項如果要刪除一條明細記錄時，同樣從設備項列表中，選擇要刪除的明細記錄，點擊刪除按鈕，記錄從數據庫中被刪除。字段定義：內部編號:設備明細項編碼，系統自動獲取。KKS：設備的KKS編碼，移交生產時使用。設備名稱：設備明細項我設備名稱。供貨方：提供設備的甲方或乙方。設備類別：安裝設備、備品備件、專用工具、材料，該選項是竣建05-1，05-2表的分類依據。專業：所屬的專業分類。所屬主設備：該設備如果屬于主設備，該項這空值，那么在下面的“是否為主設備〞復選項點選，如果該設備為從設備，單擊“選擇〞按鈕，從主設備記錄列表中選擇主設備記錄。供貨單位、生產廠家：設備的供給商信息。固定資產類型：設備所屬的固定資產類型，與固定資產的關聯，是以后按竣工決算〔竣建05-1表，05-2表.,05-3表〕固定資產分類統計設備明細項的依據，只有該設備為主設備時，那么選擇固定資產類型后，才會在固定資產列表中顯示出來。機組及出庫費用：每臺機組及對應設備的出庫費用，從設備出庫審批單中的獲取數據,雙擊出庫金額，可翻開設備出庫窗口查看設備出庫的情況。公用數：即設備的的數量。訂貨數：數據來源于設備到貨數量。單位明細按鈕，翻開明細窗口，查看訂貨明細。是否需要安裝：設備是否需要安裝，該選項是竣建05-1，05-2表是否安裝機械設備一覽表的分類依據。安裝部位：設備安裝的位置。合同：該設備訂購時的合同名稱。設備清冊：設備在設備清冊所屬的位置。所屬概算：設備所歸屬的概算工程。該選項為設備與概算進行關聯，為竣工決算〔竣建05移資產表〕按概算統計設備明細項提供依據。圖片附件：上傳設備圖片或文件。手輸金額：每臺機組的設備費用。必填字段:內部編號、設備名稱、設備類別、所屬主設備、固定資產類型、公用數、是否需要安裝、安裝部位、所屬概算。設備清冊在工程初期建立，工程進行過程中應對相關字段信息不斷修改和完善。1.2合同管理1.2.1設備訂貨明細對設備的明細進行維護，主要用作設備明細的查詢。如下圖：供給商管理對設備供給商進行管理。可在此查看供給商的詳細信息、相關信息等如下圖：設備合同臺帳 對所有簽訂的設備合同信息進行管理。可在此進行物資類合同的詳細情況、設備明細、合同附件、合同分攤、合同變更、付款變更等多項信息進行查詢。如下圖：1.3設備催交監造設備催交管理設備催交管理是設備交貨過程中，甲方或設備代保管對設備供給商交貨時間、交貨設備的進度控制管理，如下圖4-2-1的界面：圖4-2-1-1設備催交管理設備列表中顯示全同信息、設備名稱、數量、到貨日期、變更日期、風險評估等字段信息。設備催交前，完成物資合同合同設備交貨進度的數據錄入。合同編號、合同名稱數據來源于物資合同臺賬。設備名稱、數量、到貨日期、變更日期數據來源于交貨進度。風險評估是交貨過程中所承當的風險等級。雙擊一條記錄，在翻開的編輯窗口中可編輯設備的要求到貨日期、實際到貨日期、風險評估字段信息。編輯完成后，單擊“確定〞按鈕，保存記錄數據。如圖4-2-1-1所示：圖4-2-1-1編輯設備催交監造可根據列表中不同字體的顏色查看設備到貨情況，紅色字體表示交貨時間已過期，黑色表示距交貨時間還有一個月時間，粉紅色字體表示距交貨時間還有三個月時間。1.3.2實現對設備在工程使用過程中的證明、工程停工、工程申請、付款證明、進度付款的等情況的管理。1.4設備到貨設備到貨記錄是對設備的到貨情況做臺帳記錄。如下圖：設備檢驗報告 對到貨的設備進行檢驗，并形成報告和臺帳以及檢驗設備明細。 如下圖：設備異常處理 對到貨設備的異常情況進行登記和處理，并形成臺帳。如下圖：設備缺陷對到貨設備中，有缺陷的設備進行登記和處理，并形成臺帳。如下圖：1.5設備入庫設備入庫單為了簡化使用人員的工作量，設備入庫前，要填寫要入庫合同的設備明細，設備信息會自己增加到入庫單中，并經過審核流程，生成庫存明細賬。如下圖：1.6設備庫存查詢實現對設備庫存信息的查詢，出入庫變化情況的管理。1.6.1備品備件臺賬是對類型為備品備件的設備數據的統計匯總。單擊設備管理子系統菜單功能下“備品備件臺賬〞，翻開設備備品備件臺賬信息列表，如下圖4-5-1：圖4-5-1-1備品備件庫存臺賬臺賬信息中列出合同編號、庫存設備名稱、規格、入庫數量、庫存數量、領用數量、存放地點等字段信息。入庫數量數據來源于設備入庫子功能數據信息。領用數量數據來源于設備備品備件領用子功能數據信息。庫存數量是入庫數量與領用數量兩者之差。單擊工具欄的上過濾按鈕翻開條件查詢窗口，如圖4-5-1-2所示，輸入要查詢的條件，單擊確定圖4-5-2備品備件過濾窗口查詢結果如圖4-5-1-3所示：圖4-5-1-3備品備件查詢列表1.6.21.6.3單擊設備管理下“專用工具借用單〞子功能，翻開專用工具借用單信息列表窗口，如圖4-5-3-1所示的界面：圖4-5-3-1專用工具借用單信息列表列表中顯示借用單號、對應合同號、主設備、借用時間、歸還時間、借用人、庫管員等字段信息。增加一條記錄時，單擊信息列表下方的增加按鈕，翻開增加專用工具窗口如圖4-5-3-2所示：圖4-5-3-2增加專用工具借用單在字段填充項中錄入相應的數據信息，選擇合同編號、借用單位、借用時間、歸還時間字段數據，錄入借用單號、設備名稱、領用單位數據信息。單擊下方的導入設備明細按鈕，翻開專業工具庫存臺賬如圖4-5-3-3：圖4-5-3-3選擇專用工具設備明細單擊“專業工具明細〞標簽功能，從專業工具明細列表中選擇要導入的明細記錄，單擊左邊的復選按鈕可多項選擇如圖4-5-3-3,然后單擊確定按鈕，選取設備明細記錄由系統自動導入圖4-5-3-1所示的明細列表中。然后單擊保存按鈕，新增加記錄保存至數據。圖4-5-3-3專用工具明細修改一條借用單記錄時，從專業工具借用單列表中選擇要修改的記錄，單擊修改按鈕，翻開記錄修改窗口，編輯所需要的字段信息，然后單擊保存按鈕，保存數據。刪除一條記錄時，從專業工具借用單列表中選擇要刪除的記錄，單擊刪除按鈕，該記錄從數據庫中所刪除。1.6.4設備1.6.5設備臺賬是對所有設備驗收、入庫、庫存、出庫、財務稽核情況的明細統計，單擊“設備管理子系統〞樹狀菜單下“設備臺賬〞，列出設備庫存臺賬信息。如圖4-5-5-1所示：圖4-5-5-1設備臺賬設備臺賬列出設備所在的機組、合同以及設備名稱、設備到貨日期、設備費用、供貨廠家、驗收單號、存庫數量等字段信息。點擊設備臺賬窗口下方的設備驗收單可查看設備的驗收情況，如圖4-5-5-2所示：圖4-5-5-2設備驗收信息點擊設備入庫按鈕，可查看設備的入庫情況，如圖4-5-5-3所示：圖4-5-5-3設備入庫信息點擊設備出庫按鈕，可查看設備出庫的明細情況,如圖4-5-5-4所示：圖4-5-5-4設備出庫信息點擊財務入庫可查看設備財務入庫明細及財務入庫設備稽核情況,如圖4-5-5-5所示圖4-5-5-5設備財務入庫明細點擊財務出庫按鈕,可查看設備財務出庫明細及出庫稽核情況,如圖4-5-5-6所示：圖4-5-5-6設備財務出庫信息1.6.61.6.7專用工具臺賬是對設備分類中專用工具類的庫存設備的匯總表。如下圖4-5-7：圖4-5-7專用工具臺賬臺賬信息列出專用工具類設備的合同、規格、入庫數量、庫存數量、領用數量、部件號、存放地址等字段信息。1.7設備出庫設備出庫單按合同編號進行出庫，一個設備合同可屢次出庫，出庫與入庫可單獨進行，這樣可防止沒有做入庫流程而無法出庫的情況，也可對出庫數量進行修改，方便操作者的使用,并經過出庫審批流程，完成出庫操作。如下圖：1.8財務出入庫稽核這一個模塊主要是為財務稽核做根底。1.8.1為了減少使用者工作量和保證設備數據的完整性，需要先進行入庫合同的設備明細和設備入庫的操作流程，并經過財務設備稽核無誤后，