文書檔案管理制度一、檔案管理制度（一）公司檔案管理制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，制訂本辦法：一、公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。即公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，科技檔案（已交辦公室的除外）分別由有關(guān)處室管理，以便于及時利用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各處、室在各項(xiàng)活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。二、公司辦公室設(shè)立檔案工作，受上級部門檔案處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管理公司的文書、科技（部門）檔案。其任務(wù)是：（一）收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；（二）積極開展檔案的提供利用工作；（三）進(jìn)行檔案鑒定；（四）進(jìn)行檔案統(tǒng)計；（五）保管部分科技檔案；（六）認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握立卷的基本方法，保證檔案質(zhì)量。三、立卷范圍：（一）上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的法規(guī)命令、指示、決定、決議、通知、任免、計劃、統(tǒng)計年報、預(yù)決算、規(guī)章制度、國家部委局頒布的各種標(biāo)準(zhǔn)、工作總結(jié)、報告等文件。（二）公司向上級機(jī)關(guān)的請示報告、工作計劃及對下級機(jī)關(guān)的批復(fù)。（三）公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。．（四）公司黨政會議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度）。（五）公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)。（六）公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議總結(jié)紀(jì)要，以及參加上級和外單位召開的會議帶回需要貫徹執(zhí)行的文件材料。（七）國際交流和合資企業(yè)來往文件、協(xié)議，報告和會談紀(jì)要等文件材料。（八）重要的人民來信、來訪及其處理結(jié)果。（九）有關(guān)人大政協(xié)提案處理結(jié)果。（十）公司各處室以上級管理部門名義的發(fā)文。（十一）其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。（十二）外單位直接發(fā)送給公司各處室的主、抄送信件，如和公司以往辦的函件有關(guān)，為了保持文件的完整，應(yīng)交辦公室保存立卷。（十三）根據(jù)公司現(xiàn)有人員和工作的實(shí)際情況，已立卷歸檔的科技檔案由文書檔案人員兼保管，其余的不再統(tǒng)一歸檔，仍然由各處收集、整理、鑒定、保管，以便利用、查找，更好地為本部門服務(wù)。四、立卷要求：（一）立卷的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行立卷。（二）在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。（三）擬定案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。（四）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。（五）全部案卷組成后，要對案卷統(tǒng)一排列編寫全檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。五、檔案借閱：（一）借閱檔案，要登記履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過辦公室主管主任批準(zhǔn)。（二）借閱時間，一般檔案最長不超過十天，密級檔案最長不超過一周。（三）借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并由有關(guān)處室陪同。調(diào)卷入確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主管主任批準(zhǔn)。公司重要文件保管處理規(guī)定第一條目的重要文件的收藏、保管、處理按本規(guī)定實(shí)行。第二條種類重要文件分為以下四種,分別處理。最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件。（一）最重要文件（日常用）（二）最重要文件（非日常用）（三）一般重要文件（日常用）（四）一般重要文件（非日常用）日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件，非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。第三條保管場所在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更。（一）地下室倉庫內(nèi)貴重物品庫存放最重要文件中對于公司特別重要的材料。A章程以及公司規(guī)則的制定、修改、廢止等永久性查考文書章程、公司規(guī)程、通則等B股東名冊、股東大會會議記錄、營業(yè)報告等文件股東大會會議記錄、債權(quán)、財產(chǎn)權(quán)等C理事會的重要文件董事會議記錄等D重要的政府機(jī)關(guān)的許可書、認(rèn)證書以及指示、命令等文件營業(yè)許可證等E契約書等具有永久效力的文件契約書F有關(guān)理事及職員人事方面的重要文件健康保險、醫(yī)療保險資格登記、公司職員名冊、履歷書等G其他需要永久保存的重要文件、帳簿及統(tǒng)計業(yè)務(wù)監(jiān)察報告書、銀行存款帳、經(jīng)營統(tǒng)計資料、營業(yè)所長會議記錄等（2）十年保管分類項(xiàng)目事項(xiàng)A預(yù)算、決算以及有關(guān)會計的各種帳簿、各種憑證（包括法律上規(guī)定的商業(yè)帳簿）稅務(wù)報告書、結(jié)算底帳、現(xiàn)金出納帳、現(xiàn)金收入、支出帳、轉(zhuǎn)帳憑證、銀行存折、固定資產(chǎn)總帳、各種收據(jù)、業(yè)務(wù)文件、日記帳、日常債權(quán)、財產(chǎn)目錄、借貸對照表B干部會議等經(jīng)營管理上重要的查考性文件C人事、工資方面的文件人事文件、庶務(wù)文件、衛(wèi)生保健文件D公司內(nèi)向全體人員通告的文件E相當(dāng)于上述條款的其他文件擔(dān)保金寄存證和領(lǐng)取證（3）五年保管分類項(xiàng)目事項(xiàng)A期滿或解約的契約書B重要的會議記錄C短期內(nèi)需查考的文件業(yè)務(wù)日志、事故類文件、一般請示、收發(fā)文簿、郵票、收入印花收支簿、盤點(diǎn)報告、各種存款印票事務(wù)移交書D人事文件工資明細(xì)表、工資總帳、源泉征收簿、地方稅征收總帳、工資計算書、社會保險明細(xì)表、工薪者扶養(yǎng)情況申請報表、工薪者調(diào)動報告、工資支付報告E相當(dāng)于上述條款的其他文件（4）三年保管分類項(xiàng)目事項(xiàng)A會議記錄B一般文件、帳簿及圖表文件收發(fā)文簿、電報收發(fā)文簿、收入印花出納簿、郵票出納簿、掛號信收據(jù)、匯款說明、月記表、日記表、辦公用品收發(fā)記錄、債權(quán)余額證明C人事文件健康、醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)修訂通知書及決定通知書、雇用保險取得及喪失確認(rèn)通知書、雇用保險傳人、轉(zhuǎn)出受理通知書、雇用保險離職證明、加班協(xié)定、其他有關(guān)人事的協(xié)定書及許可申請書、通知書（增加工資、發(fā)布決定等）、出勤簿、工作調(diào)動申請書（副本）。有關(guān)人事方面的考勤簿（出差、遲到、早退等）旅費(fèi)結(jié)算單D相當(dāng)于上述條款的其他文件（5）一年保管分類項(xiàng)目事項(xiàng)A需要保存一年的簡單文件來往文件、通知、一般調(diào)查文件、參考性文件B復(fù)制件、副本等報告制度規(guī)定的日報、月報、住址姓名變更通知C相當(dāng)于上述條款的其他文件為了更加方便的保管文件、根據(jù)文件的利用率、文件保管場所可基本試行如下標(biāo)準(zhǔn)。附表2保管場所標(biāo)準(zhǔn)分類項(xiàng)目事項(xiàng)A業(yè)務(wù)上確有必要查考，但每半年利用率不足一次的文件事務(wù)所以外的文件庫B利用率為半年一次左右的文件事務(wù)所內(nèi)不太方便的文件柜的下層C利用率為每月一次左右的文件文件柜的中層D每周或幾乎每天都需要利用的文件文件柜的上層或辦公桌邊的兩層文件柜E個人參考資料盡量剔除，在不能剔除時可根據(jù)利用率存放于辦公桌的抽屜或柜子里F業(yè)務(wù)上基本無需利用，若干年后或許可能查原則上予以銷毀，對于歷史記錄、財務(wù)上其他憑證等必要的文件可制訂標(biāo)準(zhǔn)，保存于事務(wù)所外的文件庫、柜中G大量制作的文件（宣傳材料、廣告單）將一個月的需要量存放于事務(wù)所內(nèi)柜架中，其余存放于事務(wù)所外的文件庫公司文書檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限區(qū)分第一章文書分類標(biāo)準(zhǔn)一、經(jīng)營基本文件（一）章程文件：①章程的變更；②登記；③申請；④其他。（二）股東會議文件：①股東會議記錄；②股東會議通知；③股東出、缺席會議回執(zhí)；④股東名冊；⑤股東印章簿；⑥其他。（三）董事會文件：①董事就任書；②董事會議記錄；③商業(yè)帳簿；④經(jīng)營業(yè)績；⑤請示；⑥業(yè)務(wù)執(zhí)行文件；⑦其他。（四）經(jīng)營業(yè)務(wù)文件：①經(jīng)營方針書；②經(jīng)營計劃書；③經(jīng)營會議記錄；④經(jīng)營會議通知書；⑤會議資料；⑥重要契約；⑦訴訟文件；⑧經(jīng)營業(yè)務(wù)執(zhí)行文件；⑨其他。二、經(jīng)營組織文件（一）業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)文件：①業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)表；②機(jī)構(gòu)調(diào)整文件；③其他。（二）業(yè)務(wù)分工文件：①業(yè)務(wù)分工變更方面的文件；②其他。（三）職務(wù)分工及有關(guān)權(quán)限文件：①職務(wù)分工變更方面的文件；②權(quán)限變更方面的文件；③其他。（四）業(yè)務(wù)管理文件：①內(nèi)部監(jiān)察文件；②其他。（五）報告文件：①各種報告書；②信用限度報告書；③其他。（六）會議文件：①各種會議文件；②通告；③其他。三、業(yè)務(wù)運(yùn)營文件（一）銷售業(yè)務(wù)運(yùn)營文件（二）制造業(yè)務(wù)運(yùn)營文件（三）采購業(yè)務(wù)運(yùn)營文件（四）一般事務(wù)運(yùn)營文件（五）總務(wù)運(yùn)營文件（六）人事、勞務(wù)文件：①報紙、雜志上刊登的招聘文件；②通過職業(yè)介紹所招聘職員的廣告；③招聘人員復(fù)制作；④履歷表；⑤招聘考試題目匯集；⑥考試答卷；⑦應(yīng)聘者一覽表；⑧考試通知書；⑨考場指南；⑩考試成績單；⑨聘用通知書；⑩任免文件；⑩誓約書；⑩身分保證書；⑥公司職員名冊；⑩其他。第二章檔案保管期限一、永久保管（一）登記、特批的重要文件（二）股東會議文件（三）股東名冊（四）股東印章簿（五）資產(chǎn)及負(fù)債文件（六）理事會文件（七）請示、決議等重要文件（八）重要的契約、申請（九）執(zhí)照、上級批準(zhǔn)證書等（十）重要統(tǒng)計文件（十一）土地、建筑物、電話方面的重要文件（十二）職員的履歷表、應(yīng)聘書、辭職書等（十三）職員名冊、人事、保健、工資方面的重要文件（十四）章程、公司條例、規(guī)則等（十五）訴訟文件（十六）客戶文件（十七）加入、退出外部社團(tuán)組織方面的文件（十八）重要儀式、典禮方面的文件（十九）制造計劃書、底圖、重要的考試、研究報告書（二十）公司內(nèi)部出版物、圖書登記冊（二十一）年度預(yù)算、決算文件（二十二）其他二、十年保管（一）股東名議換書（二）稅務(wù)方面的重要文件（三）會議文件（經(jīng)營主體）（四）月決算文件（五）重要商業(yè)帳簿（資產(chǎn)目錄、日記帳）（六）宣傳方面的文件（七）市場調(diào)查的匯總報告書三、五年保管（一）銷售帳簿（二）采購帳簿（三）人事方面的文件（四）主要交易憑證（結(jié)帳、交易方面）四、三年保管（一）管理人員、公司職員在外部社團(tuán)擔(dān)任職務(wù)的任免文件（二）政府機(jī)關(guān)的一般性認(rèn)可、申請文件（三）公司職員調(diào)動、工資、補(bǔ)貼、勞動標(biāo)準(zhǔn)法、保健、衛(wèi)生方面的臨時性權(quán)利、義務(wù)類文件（四）管理監(jiān)督者會議記錄（五）代理店會議記錄（六）技術(shù)磋商會議記錄（七）有關(guān)規(guī)定、通告廢止的文件（八）契約（簡單的）（九）事